陳欣卉

（廣西電網(wǎng)股份有限責(zé)任公司南寧供電局，南寧 530229）

0 引言

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代大背景下，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的重要途徑。完善的數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用管理體系不僅有助于全面提高檔案管理水平，而且正在成為檔案實(shí)現(xiàn)應(yīng)用價(jià)值再創(chuàng)造的重要推手。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用

1.1 全面提高檔案管理質(zhì)量與效率

基于數(shù)字化平臺(tái)的檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于檔案管理最顯著的促進(jìn)作用當(dāng)屬提高管理品質(zhì)與效率。在傳統(tǒng)模式下，檔案的資源利用價(jià)值不易于長(zhǎng)久保存，甚至隨著時(shí)間推移，較為久遠(yuǎn)的檔案極有可能在多次查詢或借閱等活動(dòng)中出現(xiàn)損傷甚至損毀的問(wèn)題，尤其是紙質(zhì)介質(zhì)類(lèi)的原始檔案損傷多數(shù)具有不可逆性，極大地影響檔案對(duì)于相關(guān)單位及機(jī)構(gòu)的資源利用價(jià)值。不僅如此，傳統(tǒng)的檔案管理工作普遍存在效率低下且準(zhǔn)確度不高的問(wèn)題。一是體現(xiàn)在檔案的管理工作方面，人工操作始終難以完全避免失誤或錯(cuò)漏，二是在檔案的應(yīng)用方面，一方面檔案應(yīng)用方極易因查詢和借閱的低效率而降低使用意愿；另一方面，容易進(jìn)一步增加工作人員的負(fù)擔(dān)，并可能由于歸檔和借閱等多種活動(dòng)的同時(shí)進(jìn)行而出現(xiàn)相互干擾，從而提高了人工管理的失誤率。

相比之下，基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案數(shù)字化管理能克服大多數(shù)傳統(tǒng)管理的缺點(diǎn)。一是保證了檔案的完整性。通過(guò)掃描等方式可將紙質(zhì)檔案全面、快速、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案集中存放于數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，數(shù)字化后的檔案在傳閱與應(yīng)用過(guò)程中也不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或缺失等問(wèn)題。二是提升了檔案管理的效率?；跀?shù)字化的檔案管理平臺(tái)劃分了前后臺(tái)的應(yīng)用，前臺(tái)應(yīng)用面向檔案使用人員，后臺(tái)應(yīng)用面向檔案管理人員，二者操作相互獨(dú)立互不影響，對(duì)管理員和使用人雙方都是極大的便利。三是降低了檔案管理的成本。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大量檔案的應(yīng)用及管理等工作更凸顯了數(shù)字化檔案在管理速度和效率方面的優(yōu)越性，相較于粗放投入人工的傳統(tǒng)管理模式，數(shù)字化能夠極大程度地壓縮檔案管理的人工成本。

1.2 進(jìn)一步提升信息資源價(jià)值應(yīng)用水平

唐太宗曾有一句名言：“以史為鑒，可以知興替”。指對(duì)比古今朝代更迭可以發(fā)現(xiàn)社會(huì)興衰的變化，而記錄歷史、反映歷史的正是各式各樣的檔案信息。檔案作為重要的信息載體，借助檔案來(lái)了解政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)各方面的發(fā)展變化是大多數(shù)人對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)視角。隨著信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，信息化對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的影響也愈加深刻，在信息化時(shí)代，信息資源、材料資源及能源共同構(gòu)成了國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的三大戰(zhàn)略資源。

信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，使得在數(shù)字化的時(shí)代信息資源呈海量的增長(zhǎng)，出現(xiàn)了“大數(shù)據(jù)”的概念，越來(lái)越多的企業(yè)甚至是國(guó)家通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的采集及挖掘分析獲取了更多的價(jià)值信息。例如，京東商城用戶畫(huà)像檔案應(yīng)用，采用大數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)對(duì)用戶進(jìn)行特征勾勒，產(chǎn)生用戶畫(huà)像檔案并通過(guò)統(tǒng)一數(shù)據(jù)服務(wù)接口供商城網(wǎng)站其他應(yīng)用調(diào)用，旨在提高與用戶間的溝通效率、提升用戶體驗(yàn)。在推薦搜索功能時(shí)調(diào)用，可針對(duì)不同用戶屬性特征、性格特點(diǎn)或行為習(xí)慣進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，從而對(duì)更可能符合該用戶偏好的商品進(jìn)行優(yōu)先推薦，很大程度上可提高用戶的購(gòu)買(mǎi)轉(zhuǎn)化率甚至重復(fù)購(gòu)買(mǎi)。在網(wǎng)站智能機(jī)器人JIMI 調(diào)用，可基于用戶畫(huà)像對(duì)用戶設(shè)定咨詢應(yīng)答策略，便于快速理解用戶意圖、開(kāi)展針對(duì)性商品評(píng)測(cè)或商品推薦、個(gè)性化關(guān)懷等，在大幅提升JIMI 智能水平和服務(wù)力度的同時(shí)，也提高用戶對(duì)商城的忠誠(chéng)度及黏性?？梢?jiàn)，借助快速增長(zhǎng)信息化平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅要便捷快速獲取檔案資源，更要提升信息資源價(jià)值應(yīng)用水平，全面、深入獲取檔案資源的信息價(jià)值，為使用者創(chuàng)造難以預(yù)計(jì)的可觀收益。

2 數(shù)字化檔案建設(shè)及應(yīng)用管理常見(jiàn)問(wèn)題

2.1 檔案管理應(yīng)用不足

一是檔案管理規(guī)范化限制應(yīng)用。即使是同一單位不同部門(mén)之間也可能存在檔案格式不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況，即便實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化、數(shù)據(jù)化，然而因?yàn)闄n案管理未統(tǒng)一規(guī)范，造成了信息資源應(yīng)用的壁壘；二是應(yīng)用與業(yè)務(wù)融合不足。大多數(shù)單位的檔案應(yīng)用往往局限于后勤、行政管理業(yè)務(wù)，僅實(shí)現(xiàn)了檔案的管理應(yīng)用，未對(duì)檔案當(dāng)中的信息價(jià)值進(jìn)行挖掘分析，將檔案的資源價(jià)值與企業(yè)的業(yè)務(wù)應(yīng)用深度融合以支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展。

2.2 復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后

檔案數(shù)字化不僅涉及基礎(chǔ)管理知識(shí)，更涉及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用與信息安全防護(hù)技術(shù)，需要管理人員具備較高的理論知識(shí)與實(shí)踐技能水平。然而時(shí)下的一些單位在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中將重點(diǎn)集中于信息化硬件設(shè)施的配備與安裝，卻忽略了人的“軟件”因素，部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)基本認(rèn)知，對(duì)數(shù)字化管理認(rèn)知和熟悉程度有限，在具體管理過(guò)程中難以發(fā)揮應(yīng)有的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

2.3 安全防護(hù)不足

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代掌握了信息便是掌握先機(jī)，檔案安全防護(hù)是一個(gè)系統(tǒng)工程，在數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，隨著大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)技術(shù)在數(shù)字化檔案存儲(chǔ)及管理中應(yīng)用，在帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了更多的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的安全防護(hù)不足都可能使敏感信息泄漏造成企業(yè)甚至國(guó)家的重大損失。

3 全面提升檔案數(shù)字化建設(shè)及管理應(yīng)用水平

3.1 強(qiáng)化數(shù)字化支撐能力

一是規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)。從檔案管理建設(shè)初期進(jìn)行規(guī)劃，建立統(tǒng)一制度用以規(guī)范檔案采集、存儲(chǔ)、使用各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地避免信息壁壘困境的產(chǎn)生；二是提升數(shù)字化檔案管理實(shí)用化，推進(jìn)信息資源在業(yè)務(wù)的應(yīng)用，通過(guò)加裝數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換裝置、擴(kuò)展數(shù)據(jù)接口等方式實(shí)現(xiàn)檔案資源與業(yè)務(wù)的融合；三是持續(xù)開(kāi)展檔案管理數(shù)字化、智能化建設(shè)，利用前沿技術(shù)不斷更新數(shù)字化檔案的應(yīng)用方式，通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等方式開(kāi)展數(shù)據(jù)挖掘分析，提升檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值。

3.2 提升管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平

要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，不僅需要既有檔案管理知識(shí)又兼有網(wǎng)絡(luò)與信息技能的復(fù)合型人才，更需要全面普及數(shù)字化管理理念，要求非檔案管理崗位人員同樣應(yīng)當(dāng)了解和掌握相應(yīng)的檔案信息化理論與實(shí)踐技能。一是提升內(nèi)部能力。定期聘請(qǐng)信息管理、網(wǎng)絡(luò)安全等專家開(kāi)展面向全員的專題講座、技能培訓(xùn)；開(kāi)展相應(yīng)競(jìng)賽，以賽促學(xué)，提升管理人員學(xué)習(xí)主觀能動(dòng)性。二是強(qiáng)化外部支撐。與先進(jìn)管理企業(yè)開(kāi)展交流合作，擴(kuò)展技術(shù)及業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識(shí)，發(fā)現(xiàn)自身短板及不足并落實(shí)相關(guān)提升措施。

3.3 做好安全防護(hù)

信息資源是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的三大戰(zhàn)略資源之一，建立安全可靠的檔案管理系統(tǒng)更有助于敏感信息的保護(hù)及信息資源的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)邊界、責(zé)任主體和防護(hù)要求。一是做好網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)。企業(yè)中檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)平臺(tái)往往存在不少數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)的交互與網(wǎng)絡(luò)跨區(qū)服務(wù)通常使得檔案管理平臺(tái)成為安全防護(hù)的薄弱點(diǎn)，在檔案系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃中采用可信可靠的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品及服務(wù)，提升檔案系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備的防護(hù)水平。二是深化態(tài)勢(shì)感知能力及防護(hù)體系建設(shè)。持續(xù)完善對(duì)檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)及預(yù)警，定期對(duì)檔案系統(tǒng)開(kāi)展漏洞修復(fù)與安全滲透測(cè)試，全面降低安全風(fēng)險(xiǎn)。三是做好系統(tǒng)防護(hù)。完善檔案災(zāi)備體系、建立災(zāi)備系統(tǒng)；對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行分級(jí)，對(duì)權(quán)限進(jìn)行最小化管理；增加面部識(shí)別、指紋或聲紋識(shí)別等多因子認(rèn)證途徑，避免身份盜用風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

做好檔案數(shù)字化建設(shè)不僅只是構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理系統(tǒng)，更要注重管理觀念的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化。檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)質(zhì)是借助網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)充分延伸檔案管理應(yīng)用的范圍，在全面提升檔案管理品質(zhì)與效率的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)化地對(duì)信息資源進(jìn)行深入挖掘分析，使檔案作為珍貴信息資源的應(yīng)用效果成倍提升，不斷實(shí)現(xiàn)價(jià)值再創(chuàng)造的預(yù)期，強(qiáng)化信息資源服務(wù)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的作用，提升信息資源戰(zhàn)略意義。