文/山東省濟(jì)寧煤田地質(zhì)局第二勘探隊(duì) 吳軍

文書是檔案的前身，文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)。對于基層事業(yè)單位來講，會經(jīng)常性地接受或者擬制通知、紀(jì)要、工作交辦單等文書，這些文書是單位開展各項(xiàng)工作的依據(jù)，并且來源廣、涉及業(yè)務(wù)類別多，需要建立文書臺賬進(jìn)行逐一登記。從具體工作實(shí)踐看，建立文書臺賬能更好地發(fā)揮文書的作用，更好地明晰單位下屬部門的責(zé)任，便于對工作進(jìn)行督導(dǎo)，為評先樹優(yōu)提供依據(jù)，為迎接主管單位的檢查、考核及檔案整理歸檔奠定基礎(chǔ)。

一、文書臺賬的建立方法

基層事業(yè)單位尤其是生產(chǎn)性事業(yè)單位，建立文書臺賬，其目的是全面掌握部門工作情況，隨時(shí)掌握工作進(jìn)度與質(zhì)量，督促工作的及時(shí)落實(shí)，為單位的整體工作打下基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)這些目的，在建立文書臺賬時(shí)，臺賬要符合責(zé)任明晰、工作任務(wù)具體、時(shí)限準(zhǔn)確的要求。一般情況下，可將文書的來文時(shí)間、來源、業(yè)務(wù)類別、工作任務(wù)、工作時(shí)限、責(zé)任人、歸檔說明等作為臺賬的主要登記內(nèi)容，利用Excel辦公軟件進(jìn)行建立，其中工作任務(wù)、工作時(shí)限、責(zé)任人是關(guān)鍵。

對于基層事業(yè)單位來講，文書來源最高登記到省部級即可，具體講有省委、省政府及相關(guān)部委，其余有省直業(yè)務(wù)部門、主管單位、本單位、地方政府部門等，其中主管單位下發(fā)的文件（通知）、紀(jì)要、工作交辦單等在本單位轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，其來源宜登記為主管單位+本單位；業(yè)務(wù)類別應(yīng)根據(jù)文書來源、工作任務(wù)進(jìn)行登記，如黨建、紀(jì)檢監(jiān)察、人事勞動、審計(jì)、工會、團(tuán)委、資產(chǎn)管理、安全管理、經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)管理、質(zhì)量管理等；工作任務(wù)、工作時(shí)限及責(zé)任人，應(yīng)查閱檔案內(nèi)容，結(jié)合本單位轉(zhuǎn)發(fā)通知（或簽批意見）進(jìn)行登記，其中工作任務(wù)要簡單明了，可用關(guān)鍵詞代替，工作時(shí)限要準(zhǔn)確；歸檔說明是檔案管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，可登記文書的檔案卷號—序號等內(nèi)容，便于檔案的查找使用。

二、文書臺賬的作用

（一）為工作督導(dǎo)提供依據(jù)。一個(gè)單位的運(yùn)行實(shí)質(zhì)上就是工作安排—工作落實(shí)—檢查考核—持續(xù)改進(jìn)提高的過程，在這一過程中，督導(dǎo)是促進(jìn)工作落實(shí)的有效辦法?；鶎邮聵I(yè)單位，工作上有短期的也有長期的，對于短期的工作，督導(dǎo)責(zé)任部門可根據(jù)建立的文書臺賬，以完成時(shí)限為節(jié)點(diǎn)開展督導(dǎo)，對工作任務(wù)完成情況進(jìn)行檢查，對于長期的工作，督導(dǎo)責(zé)任部門可列出計(jì)劃分階段定期督導(dǎo)。每一項(xiàng)工作都要提出督導(dǎo)意見，向單位分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。從制度上來講，文書臺賬工作的開展能夠?yàn)榛鶎邮聵I(yè)單位工作的開展提供依據(jù)，為保障基層事業(yè)單位工作質(zhì)量，督導(dǎo)責(zé)任部門會不定時(shí)進(jìn)行工作情況的檢查，以對一定時(shí)間范圍內(nèi)單位工作情況進(jìn)行了解。文書臺賬有效記錄了單位大小工作內(nèi)容與時(shí)間，為督導(dǎo)工作的開展提供了便利，這也是當(dāng)下文書臺賬的主要作用。

（二）為主管單位的檢查考核提供基礎(chǔ)資料。從事業(yè)單位運(yùn)行機(jī)制看，主管單位會不定期地到所屬基層單位開展檢查、調(diào)研，年度結(jié)束時(shí)基層事業(yè)單位要接受主管單位（或行業(yè)主管機(jī)關(guān)）的績效考核，為達(dá)到科學(xué)合理的考核目的，考核指標(biāo)往往都非常具體。為做好檢查、調(diào)研、績效考核的準(zhǔn)備，基層事業(yè)單位要對工作進(jìn)行詳細(xì)客觀的總結(jié)梳理，充分反映本單位的工作情況，而文書臺賬可為總結(jié)編寫提供翔實(shí)的管理工作素材。主管單位的檢查、調(diào)研通常分業(yè)務(wù)領(lǐng)域開展，績效考核是全業(yè)務(wù)按領(lǐng)域設(shè)定指標(biāo)，在編寫工作總結(jié)時(shí)，可根據(jù)建立的文書臺賬，利用Excel辦公軟件的排序功能，將涉及該領(lǐng)域的文書臺賬交業(yè)務(wù)部門，安排其提供分管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作總結(jié)，業(yè)務(wù)部門根據(jù)文書臺賬結(jié)合日常工作落實(shí)情況提供素材，發(fā)揮臺賬的作用，解決總結(jié)編寫人員對業(yè)務(wù)不熟悉的問題，提高總結(jié)編寫質(zhì)量。

（三）為評先樹優(yōu)提供定量指標(biāo)。評先樹優(yōu)是增強(qiáng)職工榮譽(yù)感、調(diào)動職工工作積極性的有效方式。評先樹優(yōu)的依據(jù)是職工的政治思想水平和工作實(shí)績，其中工作實(shí)績包括工作量及工作質(zhì)量，文書臺賬是記載管理工作量的參照，部門提供的業(yè)務(wù)領(lǐng)域工作總結(jié)是其工作量的細(xì)化，而工作質(zhì)量則來自主管單位在檢查、調(diào)研時(shí)的評價(jià)或績效考核的結(jié)果，根據(jù)文書臺賬及主管單位在檢查、調(diào)研時(shí)的評價(jià)或績效考核的結(jié)果，建立起評先樹優(yōu)的量化指標(biāo)體系，將會使評先樹優(yōu)結(jié)果更具說服力和引導(dǎo)力，使評先樹優(yōu)能促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的開展，提高管理水平。文書臺賬工作能夠?yàn)樵u先樹優(yōu)提供依據(jù)，文書臺賬是對單位職工工作內(nèi)容的有效記錄，通過文書臺賬對各崗位職工的工作情況一目了然，為單位評先樹優(yōu)提供了有效條件。評先樹優(yōu)是對單位工作積極職工的遴選，在此過程中，評書樹優(yōu)主要是對工作人員工作績效與思政水平等內(nèi)容的考察，文書臺賬作為記錄工作人員工作內(nèi)容的主要載體，其內(nèi)容較為精細(xì)，有利于評先樹優(yōu)人才選擇的公平性。

（四）為檔案建立奠定基礎(chǔ)。檔案是文書的歸宿，對于辦理完畢的文書進(jìn)行整理（立卷）、歸檔時(shí)，可以文書臺賬為基礎(chǔ)，按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及《歸檔文件整理規(guī)則》，建立檔案目錄，并將相應(yīng)的文書進(jìn)行匯總。在建立檔案目錄時(shí)，可選擇文書臺賬中的來源、業(yè)務(wù)類別、關(guān)鍵詞（從工作任務(wù)中提?。┑茸鳛槟夸泝?nèi)容，形成卷目錄，置于卷首并進(jìn)行存儲，這樣便于檢索查找。事業(yè)單位工作檔案的建立對單位的發(fā)展具有重要作用，文書臺賬作為文化檔案的基本組成部分，其內(nèi)容具有較高的價(jià)值，對此可直接采用文書臺賬進(jìn)行匯總，以形成專項(xiàng)檔案，促進(jìn)單位檔案工作的完善。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位文書臺賬建設(shè)與管理的措施

（一）建立完善的文書臺賬管理制度。從文書臺賬的作用與價(jià)值來講，文書臺賬對事業(yè)單位工作的開展具有一定的促進(jìn)作用，為強(qiáng)化文書臺賬的價(jià)值與作用，事業(yè)單位要不斷就文書臺賬管理制度進(jìn)行優(yōu)化。文書臺賬管理制度的制定與優(yōu)化能夠促進(jìn)文書臺賬管理工作質(zhì)量的提升，這有利于文書臺賬的管理。為保障文書臺賬相關(guān)工作的高質(zhì)量落實(shí)，單位應(yīng)當(dāng)將文書臺賬管理工作納入考核指標(biāo)中，以增強(qiáng)工作人員的工作責(zé)任感，保障文書臺賬工作質(zhì)量，以此促進(jìn)文書臺賬管理工作質(zhì)量水平的提升。

（二）加大對文書臺賬的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是當(dāng)下社會各行業(yè)發(fā)展的主要趨勢，基于此事業(yè)單位可就文書臺賬工作進(jìn)行信息化建設(shè)。信息化文書臺賬工作的開展符合當(dāng)下社會發(fā)展趨勢，且與傳統(tǒng)紙質(zhì)文書臺賬工作相比，信息化文書臺賬更加具有操作性。從文書臺賬的工作來講，其工作具有系統(tǒng)性特點(diǎn)，且此工作耗時(shí)較長，內(nèi)容涵蓋范圍較廣，這也就導(dǎo)致在工作過程中會耗費(fèi)大量的人力物力，且受紙質(zhì)檔案的影響，其在管理過程中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)因素。互聯(lián)網(wǎng)背景下，信息化建設(shè)作為當(dāng)下文書檔案管理的主要形式，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷落實(shí)文書臺賬的信息化建設(shè)，以提升文書檔案管理的質(zhì)量與效率。在對文書檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)做好如下幾點(diǎn)：首先，事業(yè)單位應(yīng)對已有的文書臺賬進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)換，以保障相關(guān)資料與數(shù)據(jù)的可追蹤性；其次，文書檔案工作人員在開展工作的過程中，可直接進(jìn)行信息化文檔建設(shè)，以落實(shí)信息化文書臺賬工作；最后，單位可建立信息化文書檔案數(shù)據(jù)庫，以保障文書臺賬保存的有效性，進(jìn)而促進(jìn)文書臺賬價(jià)值的體現(xiàn)。

（三）強(qiáng)化對文書臺賬工作人員的培訓(xùn)。在文書臺賬的工作過程中，工作人員作為文書臺賬的主要工作者，其工作水平與工作態(tài)度決定著文書臺賬的質(zhì)量，基于此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對文書臺賬工作人員的培訓(xùn)。文書臺賬對工作細(xì)節(jié)的要求較高，為保障單位文書臺賬內(nèi)容的真實(shí)性，文書臺賬工作人員要具備較強(qiáng)的工作能力。在對文書臺賬工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要做到如下幾點(diǎn)：首先，要對文書臺賬工作的重視程度進(jìn)行提升，通過文書臺賬工作的重要性與必要性，提升工作人員對工作的認(rèn)真程度，以確保文書臺賬工作質(zhì)量；其次，培訓(xùn)過程中需要對工作人員專業(yè)水平進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)可從文書臺賬管理等細(xì)節(jié)工作著手，以切實(shí)落實(shí)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的穩(wěn)定性；最后，在培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)人員需要對工作人員的思想道德進(jìn)行培訓(xùn)，以提升其參與工作的積極性，進(jìn)而主動參與到工作過程中，促進(jìn)文書臺賬工作的高效開展。

（四）創(chuàng)新事業(yè)單位文書臺賬管理模式。在當(dāng)下的社會發(fā)展過程中，對于文書臺賬等檔案管理模式來講，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不適用。對此，為保障事業(yè)單位文書臺賬管理工作的高效開展，應(yīng)當(dāng)不斷就文書臺賬的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。傳統(tǒng)文書臺賬的管理工作具有局限性，阻礙著其價(jià)值的有效發(fā)揮。基于此，事業(yè)單位要不斷與時(shí)代背景相結(jié)合，并對文書臺賬的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。創(chuàng)新后的文書臺賬管理能夠有效提升其工作質(zhì)量，這對構(gòu)建服務(wù)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的文書檔案管理部門具有重要意義。

四、結(jié)語

建立文書臺賬，是檔案管理前期工作的重要內(nèi)容，運(yùn)用文書臺賬參與單位管理活動，更具針對性及實(shí)用性，能切實(shí)提高單位管理工作水平，并能促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。