高芳菲

（廈門醫(yī)學(xué)院，福建 廈門361023）

二級學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容具有復(fù)雜性、綜合性等特點，它是高校內(nèi)重要的行政單位、科研單位以及教學(xué)單位，在高校的運作中承擔(dān)著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)發(fā)展的作用，能夠協(xié)調(diào)高校與學(xué)生團體、教師團體、行政管理人員的關(guān)系，開展綜合管理和綜合服務(wù)［1］。風(fēng)險管理理論在企業(yè)治理中運用廣泛，并且已經(jīng)形成了較為成熟的運用策略，可以將其運用到二級學(xué)院辦公室中，以創(chuàng)新工作模式，提高服務(wù)水平。

一、二級學(xué)院辦公室的職能分析

伴隨著我國高等教育體制改革的不斷推進(jìn)，高校管理從以往的直接管理轉(zhuǎn)變?yōu)楹暧^管理，形成校、院二級管理模式。高校將行政權(quán)力下放到各個二級學(xué)院，使學(xué)院有了更多管理權(quán)利和辦學(xué)權(quán)利，管理重心發(fā)生改變，但是學(xué)院辦公室也面臨著更復(fù)雜的工作環(huán)境和工作內(nèi)容，需要提高風(fēng)險管理意識。

（一）管理職能

二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著重要事務(wù)管理的職能，它是一個綜合性部門，是二級學(xué)院各項工作的核心樞紐，一方面承擔(dān)著學(xué)院內(nèi)部的重要事務(wù)，另一方面還要處理和解決學(xué)校下達(dá)的各項任務(wù)。在實際的工作過程中，辦公室主要承擔(dān)程序化的工作內(nèi)容，需做好學(xué)院教學(xué)、科研、學(xué)生管理服務(wù)等工作，促進(jìn)學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)的達(dá)成，另外還需要處理一些隨機性的工作，比如突發(fā)事件、學(xué)生事故、活動事故等，這些內(nèi)容隨機性較強，處理難度較大［2］。

（二）參與決策職能

二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著參與決策的職能，對學(xué)院的各項規(guī)章制度、學(xué)生工作等都具有較強的決策權(quán)和管理權(quán)。隨著權(quán)力的下放，高校會根據(jù)社會環(huán)境、發(fā)展?fàn)顟B(tài)、機遇挑戰(zhàn)、資源配置情況等制定自身的發(fā)展策略，為高校各項工作制定決策和制度，二級學(xué)院需要在高校決策的基礎(chǔ)上，制定適合學(xué)院發(fā)展的相關(guān)制度。辦公室是二級學(xué)院工作的核心，需要連接學(xué)生和院領(lǐng)導(dǎo)，需立足學(xué)生基礎(chǔ)和二級學(xué)院的發(fā)展要求，進(jìn)行民主調(diào)查，科學(xué)制定學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃。

（三）服務(wù)協(xié)調(diào)職能

二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著服務(wù)協(xié)調(diào)職能，辦公室的行政工作人員，需要對學(xué)院內(nèi)的全體教師、學(xué)生、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)開展服務(wù)，做好黨政工作、科研支持工作、學(xué)生管理工作等。辦公室要對二級學(xué)院的其他部門開展協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)各個部門之間的溝通協(xié)作，處理好各個專業(yè)、學(xué)科之間的關(guān)系，幫助各個專業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展，減少學(xué)科間的不良沖突，維護(hù)學(xué)院內(nèi)各個組織的正常運行，為學(xué)院發(fā)展掃清障礙。

二、高校二級學(xué)院辦公室的工作現(xiàn)狀

（一）缺乏現(xiàn)代化的管理制度

當(dāng)前高校二級學(xué)院辦公室在日常工作中缺乏科學(xué)、現(xiàn)代化的管理制度，對傳統(tǒng)事務(wù)的處理占據(jù)絕大部分，歸納總結(jié)不夠明確，沒有科學(xué)管理理論的支撐，對管理制度的踐行情況不夠徹底。絕大多數(shù)二級學(xué)院的辦公室都沒有引進(jìn)科學(xué)的競爭機制，沒有制定合理的工作考核制度，導(dǎo)致辦公室的行政工作人員缺乏工作熱情和積極性，滿足于傳統(tǒng)程序化任務(wù)的完成，缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新策略。在實際工作中，辦公室行政人員局限于傳統(tǒng)事務(wù)的處理，無法發(fā)揮主體性，導(dǎo)致辦公室工作長期得不到發(fā)展，工作人員也很難獲得成長［3］。

（二）工作人員缺乏崗位認(rèn)知

工作人員是辦公室發(fā)展的基礎(chǔ)要素，所有的辦公室工作都需要依靠工作人員來完成。當(dāng)前部分辦公室工作人員缺乏崗位認(rèn)知，對自身的職責(zé)、任務(wù)等不明確，不能將辦公室工作當(dāng)成一個發(fā)展性事業(yè)，自身工作素質(zhì)有待提高。目前很多二級學(xué)院的辦公室工作人員都是在校教師兼任，還有一些崗位是教師家屬，人才質(zhì)量不高，工作缺乏對口性。在培訓(xùn)方面，辦公室工作人員缺乏系統(tǒng)的工作培訓(xùn)，這進(jìn)一步加重了辦公室工作的問題，工作人員學(xué)習(xí)積極性較差，難以認(rèn)清學(xué)校發(fā)展的新形勢和社會需求，其在工作中缺乏創(chuàng)新的手段和方法，信息化程度不高，工作效率較低。

（三）風(fēng)險意識薄弱

高校二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)服務(wù)的功能，在資料管理、學(xué)生管理、教學(xué)實踐管理、科研等方面應(yīng)該提高重視力度，增強風(fēng)險意識。如在突發(fā)事件方面，近些年高校出現(xiàn)了不少人身傷害、意外事故、公共衛(wèi)生等事件，嚴(yán)重危及了學(xué)生的生命財產(chǎn)安全，不利于高校的長遠(yuǎn)發(fā)展［4］。二級學(xué)院辦公室在協(xié)調(diào)學(xué)生活動、開展學(xué)生服務(wù)時，應(yīng)該加強常規(guī)活動風(fēng)險管理，重視綜合性防范，提高風(fēng)險意識。

三、風(fēng)險管理理論應(yīng)用于二級學(xué)院辦公室的策略

（一）創(chuàng)新預(yù)警機制，增強風(fēng)險意識

辦公室是二級學(xué)院各項工作的核心，應(yīng)該創(chuàng)新預(yù)警機制，加強風(fēng)險監(jiān)控、風(fēng)險預(yù)報、風(fēng)險控制，及時收集風(fēng)險信息，加快信息傳遞和處理。二級學(xué)院辦公室要及時發(fā)現(xiàn)可能存在的風(fēng)險，時刻掌握風(fēng)險變化，對風(fēng)險的類型、風(fēng)險可能造成的后果進(jìn)行監(jiān)控。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)展，學(xué)生接收到的文化信息呈現(xiàn)多元化發(fā)展的態(tài)勢，同時吸收世界各個國家的思想文化，大學(xué)生容易受到不良思想的影響，從而在價值觀念、生活方式上體現(xiàn)出來，會對大學(xué)生思想造成嚴(yán)重的侵蝕，不利于和諧校園的構(gòu)建，也不利于學(xué)生的個人發(fā)展。在此種情況下，辦公室工作人員要及時了解學(xué)生動向，通過微博、微信、QQ等平臺，收集學(xué)生信息，凸顯出高校精神文化的價值觀念，弘揚主流文化，使學(xué)生樹立科學(xué)的人生觀、世界觀、價值觀，加強學(xué)術(shù)規(guī)范，提高自身精神信念。

（二）強化風(fēng)險管理，促進(jìn)創(chuàng)新發(fā)展

二級學(xué)院的辦公室要以學(xué)院發(fā)展為根本目標(biāo)，以院領(lǐng)導(dǎo)、校領(lǐng)導(dǎo)為主導(dǎo)，促進(jìn)和諧校園的構(gòu)建，時刻關(guān)注日常工作事項中的風(fēng)險，加強風(fēng)險管理，制定風(fēng)險預(yù)案，最大限度地降低學(xué)院和學(xué)校的損失，避免風(fēng)險的擴大和升級，采用恢復(fù)補償?shù)却胧?，穩(wěn)定高校日常的運營秩序。在高校的發(fā)展進(jìn)程中，高等教育逐漸呈現(xiàn)出大眾化、國際化和社會化的發(fā)展態(tài)勢，學(xué)生的管理和服務(wù)工作、科研工作、教學(xué)工作等，面臨著越來越復(fù)雜的風(fēng)險，辦公室應(yīng)該采用動態(tài)、系統(tǒng)、綜合性的風(fēng)險管理方法，科學(xué)分析新形勢下校園面臨的風(fēng)險。在風(fēng)險管理中，辦公室要以學(xué)校廣大師生的根本利益為出發(fā)點和落腳點，將以人為本作為風(fēng)險管理的宗旨，降低學(xué)校損失。在辦公室制度設(shè)置方面，需要建立公平公正的調(diào)節(jié)機制，維護(hù)科研管理、后勤保障、矛盾協(xié)調(diào)處理等工作的正常開展，對風(fēng)險進(jìn)行科學(xué)評估，加強預(yù)防和處理［5］。

（三）提高信息化水平，發(fā)揮科技優(yōu)勢

作為高校二級學(xué)院的辦公室部門，應(yīng)該不斷提高信息化水平，實現(xiàn)信息化管理，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)在辦公室工作方面的重要作用，提高工作效率。信息化管理是現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志，辦公室可以建設(shè)網(wǎng)上管理監(jiān)督平臺，更方便、快捷地服務(wù)教師和學(xué)生，還可以通過多樣化的互聯(lián)網(wǎng)平臺，了解社會的發(fā)展動向，宣傳正確的價值觀念，引領(lǐng)學(xué)生思想。辦公室承擔(dān)著上傳下達(dá)和協(xié)調(diào)服務(wù)的功能，一方面要把學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策下達(dá)給教師、學(xué)生，另一方面還要協(xié)調(diào)學(xué)院的各個部門，保持信息暢通，加強部門之間的合作，實現(xiàn)多向溝通。當(dāng)前辦公室工作越發(fā)復(fù)雜，工作內(nèi)容繁雜多樣，具有綜合性、突發(fā)性、廣泛性的特點，在此基礎(chǔ)上，辦公室可以充分發(fā)揮信息管理平臺的優(yōu)勢，加強對日常工作的監(jiān)督、總結(jié)和歸納，了解學(xué)院內(nèi)師生的動態(tài)，保證信息的正確性、及時性和有效性。信息化管理不但可以實現(xiàn)無紙化辦公，還能加強監(jiān)督力度，從而進(jìn)一步強化風(fēng)險的預(yù)測和管理功能，及時掌握風(fēng)險動態(tài)。

（四）加強競爭考核，提升人員素質(zhì)

在風(fēng)險管理理論下，二級學(xué)院辦公室需要建立科學(xué)的管理制度，運用現(xiàn)代化的管理方法，不斷創(chuàng)新管理方式，提高管理水平。規(guī)范化的制度能夠確保辦公室管理工作行之有效，提高工作人員素質(zhì)，加強工作人員的專業(yè)化程度。制定管理制度時，需要充分結(jié)合二級學(xué)院的發(fā)展?fàn)顩r，體現(xiàn)出辦公室管理工作的特殊性，明確各個崗位的權(quán)利、責(zé)任以及義務(wù)，樹立創(chuàng)新發(fā)展觀念，對工作人員實行系統(tǒng)化培訓(xùn)，不斷提高其工作主動性和創(chuàng)造性。在辦公室工作競爭與考核方面，需要制定相應(yīng)的管理機制，引入優(yōu)秀人才，增強相關(guān)工作人員對辦公室工作的理解，提高工作人員對自身崗位的認(rèn)同感，意識到辦公室工作的重要性，從個人事業(yè)發(fā)展、學(xué)院發(fā)展的角度，不斷發(fā)現(xiàn)學(xué)院工作的問題，尋求創(chuàng)新的解決方法。

四、結(jié)語

在當(dāng)前高校教育的發(fā)展過程中，推動辦公室管理工作的創(chuàng)新，增強風(fēng)險管理意識和能力，有利于辦公室中心樞紐工作的凸顯，能夠更好地發(fā)揮其學(xué)生服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)等功能，加強各部門的溝通。目前高校二級學(xué)院辦公室還面臨著復(fù)雜的內(nèi)外風(fēng)險，需要結(jié)合風(fēng)險管理理論，采用創(chuàng)新型的工作方法，樹立先進(jìn)的工作理念，加強工作人員對自身崗位的認(rèn)知程度，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，建立科學(xué)化的工作制度。