文/內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市醫(yī)院 溫婷

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；醫(yī)院人事檔案則是醫(yī)院在人事管理工作中形成的專(zhuān)門(mén)檔案范疇。反映的是醫(yī)院干部、職工參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況的真實(shí)記錄。也是醫(yī)院檔案全宗的重要組成部分。人事檔案及其管理工作不僅為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供各類(lèi)人才信息和用人依據(jù)。而且為相關(guān)制度改革和職稱(chēng)評(píng)定等提供依據(jù)，因此人事檔案及其管理在醫(yī)院建設(shè)中有不可取代的重要作用，而且也是醫(yī)院改革發(fā)展中不可缺少的一環(huán)，如何在新形勢(shì)下科學(xué)、高效地進(jìn)行檔案管理進(jìn)而提供更好的服務(wù)是醫(yī)院人事檔案管理人員面臨的新的挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院檔案管理進(jìn)程中，由于醫(yī)院規(guī)模、人事制度、人員模式等差異，使得管理中存在的問(wèn)題既具有共性又兼具個(gè)性。我院于2009年開(kāi)始對(duì)全院人事檔案進(jìn)行整理，在工作期間發(fā)現(xiàn)我院檔案管理存在的共性問(wèn)題如下：

（一）從思想層面看，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理不夠重視。由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而且其業(yè)務(wù)知識(shí)有一定的局限性，因此不僅是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足，而且多數(shù)管理人員對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也不到位。實(shí)際上，在檔案工作中建檔是基礎(chǔ)需求，通過(guò)對(duì)檔案的管理為醫(yī)院建設(shè)提供各項(xiàng)服務(wù)才是目的。

（二）從管理體系看，醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)有的模式、手段及制度等相對(duì)落后。具體而言，部分醫(yī)院檔案管理僅限于將計(jì)算機(jī)作為檢索工作來(lái)使用，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)貯存、運(yùn)算速度以及識(shí)別能力等功能尚未被充分開(kāi)發(fā)和利用；檔案管理制度不健全，缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，也沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度；醫(yī)院人事檔案鑒定核查制度不完善，頻繁出現(xiàn)人事檔案資料信息造假事件。

（三）從人才隊(duì)伍來(lái)看，缺少專(zhuān)業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作人員。一方面，很少有專(zhuān)職檔案員從事人事檔案管理工作，造成主動(dòng)服務(wù)意識(shí)相對(duì)薄弱、專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏、整體隊(duì)伍素質(zhì)不過(guò)硬等問(wèn)題；另一方面，從事檔案管理的工作人員法制意識(shí)較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。此外，平時(shí)工作中檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)相對(duì)較少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，基于經(jīng)驗(yàn)的管理水平和思想觀念落后于時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力，使醫(yī)院檔案工作處于應(yīng)付和被動(dòng)狀態(tài)。

除上述共性問(wèn)題外，我院的檔案管理在長(zhǎng)期發(fā)展中形成若干個(gè)性問(wèn)題，這主要是由于醫(yī)院工作人員是否在編造成的。具體地說(shuō)，從存儲(chǔ)方式看，在編人員檔案存放在人力資源社會(huì)保障局檔案室，有電子存儲(chǔ)；編外人員檔案存放在醫(yī)院人事科檔案室，暫無(wú)電子存儲(chǔ)。這種存儲(chǔ)方式同時(shí)為檔案查詢(xún)帶來(lái)不便。從查詢(xún)程序看，在編人員需要帶著醫(yī)院專(zhuān)人及負(fù)責(zé)人簽字的申請(qǐng)書(shū)到人力資源社會(huì)保障局檔案室找專(zhuān)人簽字后，由另一專(zhuān)人查詢(xún)復(fù)印，程序復(fù)雜而且花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)；編外人員檔案由專(zhuān)人管理，需要找專(zhuān)人查詢(xún)。從檔案管理看，收管分離的分層式管理造成檔案未及時(shí)歸檔甚至忘記收集檔案等問(wèn)題。

二、未來(lái)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策與建議

人事檔案不僅為醫(yī)院的改革開(kāi)放、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)效益保障提供人才信息，而且為領(lǐng)導(dǎo)選人、用人提供真實(shí)可靠的依據(jù)。面對(duì)醫(yī)療改革以及新形勢(shì)下的檔案法制宣傳教育活動(dòng)，人事檔案管理工作必須主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不斷完善和健全管理模式以迎接新的挑戰(zhàn)。

（一）必須從思想上高度重視醫(yī)院人事檔案管理。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展聯(lián)系起來(lái)，從根本上重視人事檔案管理。思想是行動(dòng)的指導(dǎo)，只有領(lǐng)導(dǎo)從根本上消除以往對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)，從事檔案管理的工作人員才會(huì)積極地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，以專(zhuān)業(yè)的服務(wù)為其他管理決策提供檔案價(jià)值。2020年既是《中華人民共和國(guó)檔案法》修訂通過(guò)年，也是《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案法治宣傳教育第七個(gè)五年規(guī)劃（2016-2020年）》的最后一年，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅要借助此契機(jī)狠抓全院的法制宣傳教育工作，同時(shí)也要樹(shù)立依法治檔的思想意識(shí)，從根本上提高檔案工作的重要性，以?xún)?yōu)質(zhì)的管理為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

（二）不斷創(chuàng)新管理體系，敢于打破和淘汰現(xiàn)有的落后管理模式、手段及制度等。檔案管理是一項(xiàng)貫穿于醫(yī)院發(fā)展的長(zhǎng)期工作，必須結(jié)合《檔案法》《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案法治宣傳教育第七個(gè)五年規(guī)劃（2016-2020年）》《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》等法律法規(guī)及指導(dǎo)意見(jiàn)建立和修訂相應(yīng)的制度。從我院的實(shí)際情況出發(fā)，制定檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理，把復(fù)雜的查詢(xún)方式簡(jiǎn)單化；充分認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的價(jià)值，堅(jiān)持兩者并存；建立獎(jiǎng)懲制度，樹(shù)立起依法管檔的法制觀念，對(duì)違反《檔案法》的行為嚴(yán)懲不貸。通過(guò)建立健全一套統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理制度，使得我院的檔案管理真正做到有章可循、有法可依，實(shí)現(xiàn)以服務(wù)創(chuàng)造良好社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的目的。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院的信息化建設(shè)，用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)我院的現(xiàn)代化管理。我國(guó)第十個(gè)五年規(guī)劃確認(rèn)了以信息化帶動(dòng)工業(yè)化的發(fā)展目標(biāo)，企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)就是在各項(xiàng)活動(dòng)中逐步深入廣泛地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)和信息方法的過(guò)程，它不僅僅是信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程，也是企業(yè)管理理念、方法與體制的更新與適應(yīng)的過(guò)程。這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，我院也要盡快建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用計(jì)算機(jī)管理人事檔案，建立全院職工考勤系統(tǒng)，對(duì)全院各類(lèi)人員的資料進(jìn)行梳理和補(bǔ)充，及時(shí)完善體現(xiàn)個(gè)人特色的內(nèi)容，例如個(gè)人誠(chéng)信、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技能、獎(jiǎng)懲等材料，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

（四）建立專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，不斷提高其素質(zhì)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理的水平，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，新行業(yè)、新領(lǐng)域、新載體不斷豐富著檔案管理內(nèi)容，迫切要求檔案管理工作人員加快素質(zhì)建設(shè)。檔案管理工作人員一是要樹(shù)立正確的工作意識(shí)，在工作中具有高度的責(zé)任感，盡職盡責(zé)地做好本職工作。二是要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的目標(biāo)，不斷充實(shí)專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，而且抓住進(jìn)修、培訓(xùn)等機(jī)會(huì)完善與工作相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技能。三是要培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，密切關(guān)注新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理研究的最新變化，不斷與時(shí)俱進(jìn)，推陳出新。總之就是打造一支主動(dòng)型、創(chuàng)新型、復(fù)合型的專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍。

綜上所述，醫(yī)院檔案人事管理既是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，也是一項(xiàng)需要隨著形勢(shì)變化隨時(shí)進(jìn)行修訂和完善的工作。在實(shí)際工作中，既要不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，也要通過(guò)持續(xù)的學(xué)習(xí)不斷深化對(duì)檔案管理工作意義的認(rèn)識(shí)，使其在我院的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革中發(fā)揮重大的作用。