文/江蘇省南通市腫瘤醫(yī)院 陳娜

如今，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)逐步演變成復(fù)雜的系統(tǒng)工作，在做好檔案實體管理工作的同時，又要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的新趨勢、新要求，充分做好檔案信息的開發(fā)利用工作，這對醫(yī)院的日常管理和發(fā)展意義重大。

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理的趨勢

什么是“大數(shù)據(jù)”？簡單地說，就是利用相關(guān)算法對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，使得“沉睡”的海量數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值，從而服務(wù)生產(chǎn)生活的現(xiàn)代信息技術(shù)。檔案材料在大數(shù)據(jù)時代并不僅僅是一堆“上了年紀(jì)”的“退休”資料，如果運用得當(dāng)，將會產(chǎn)生巨大的價值。挖掘醫(yī)院檔案信息價值的第一步，就是認(rèn)識大數(shù)據(jù)時代的醫(yī)院檔案管理趨勢。

（一）管理智能化。在信息化迅捷發(fā)展的新時期，醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)逐步完善，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的要求也不斷提高，檔案管理工作人員對信息化帶來的檔案價值發(fā)揮態(tài)度更為積極，檔案信息錄入、掃描等流程等逐漸優(yōu)化；

（二）服務(wù)自動化。隨著檔案服務(wù)水平不斷提升，信息錄入逐漸標(biāo)準(zhǔn)化，查詢路徑逐步優(yōu)化。在這種形勢下，醫(yī)院檔案服務(wù)系統(tǒng)自動化要求越來越高。

（三）應(yīng)用一體化。醫(yī)院的就診卡作為“數(shù)據(jù)信息”的濃縮，能夠與醫(yī)院檔案系統(tǒng)相連接，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)掛號、繳費、就診以及取藥的一體化。

二、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案資源利用現(xiàn)狀及問題

（一）服務(wù)管理仍要序時跟進(jìn)。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)處理的新技術(shù)給醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供了有益思路，同時也對醫(yī)院檔案的管理制度、人員素質(zhì)、工作能力等提出了新的挑戰(zhàn)。首先，醫(yī)院管理層重視程度不夠，相關(guān)制度未能及時更新，開發(fā)利用流程有待完善。其次，工作人員雖能意識到運用信息化處理檔案的重要性，但自身能力受限，一定程度上不能承接大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化相關(guān)工作，對于檔案的開發(fā)利用更是相形見絀。

（二）檔案信息化工作發(fā)展滯后。當(dāng)前信息化的普及給民眾帶來了極大的便利，但醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程遠(yuǎn)遠(yuǎn)未跟上其他領(lǐng)域的步伐，與用戶獲取信息的方式不能完全匹配，滿足不了他們的多樣化需求。長期以來條塊化、分割狀的管理體制，使得醫(yī)院檔案系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，兼容性不強(qiáng)，從而造成人力、物力、財力的資源浪費。此外，檔案信息安全體系薄弱，亟須完善。如果不能確定好保密與開放、隱私與知情之間的界限，檔案信息化發(fā)展將難以推進(jìn)。

（三）存量檔案數(shù)字化工作量大。從檔案利用的角度出發(fā)，檔案管理人員對增量檔案數(shù)字化更新較為及時。但由于人手有限且數(shù)量龐大，存量檔案要全部進(jìn)行數(shù)字化處理比較困難。除此以外，目前醫(yī)院檔案查詢?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)管理方式，存在檢索手段單一、關(guān)鍵詞較少、查全率低等問題，導(dǎo)致檔案查詢利用比較困難。當(dāng)前，醫(yī)學(xué)科研發(fā)展對檔案信息資源的需求量越來越大，但實際有效供應(yīng)量卻達(dá)不到要求。

（四）檔案資源挖掘力度不夠深入。目前，人們的檔案意識逐步增強(qiáng)。醫(yī)院在發(fā)展過程中形成的資料越來越多、越來越雜，但管理還不夠到位。檔案資料還處于比較雜亂的狀態(tài)，檔案的開發(fā)利用仍處于低端供給階段，一定程度上未能體現(xiàn)檔案對于醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的價值。檔案的開發(fā)利用還主要停留在編撰院史，記載大事記，修訂醫(yī)院的工作制度、工作職責(zé)、應(yīng)急預(yù)案和材料匯編等方面。在編研出版優(yōu)秀文化產(chǎn)品、打造檔案展覽精品、傳承醫(yī)院發(fā)展記憶等方面的價值仍需進(jìn)一步挖掘。

三、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的價值

（一）管理服務(wù)價值。醫(yī)院檔案為醫(yī)院日常管理提供了豐富的信息資源。我們通過對檔案信息資源進(jìn)行分類整理、歸納總結(jié)，可以為醫(yī)院的管理規(guī)劃、科學(xué)決策提供基礎(chǔ)依據(jù)。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，除紙質(zhì)檔案資料外，還需對電子檔案信息進(jìn)行整合管理，通過信息化手段實現(xiàn)對檔案資源的再生利用。在創(chuàng)建醫(yī)院電子檔案資源庫的基礎(chǔ)上，積極構(gòu)建現(xiàn)代電子化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案資源服務(wù)模式，為用戶提供更為高效、更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）社會歷史價值。當(dāng)前檔案信息資源的種類越來越繁雜，醫(yī)院檔案包括文字、圖片、影像、實物等多種不同類型，有序的整合方式可以使醫(yī)院檔案資源的共享變得更加簡單。信息化資源的整合與開發(fā)利用，在很大程度上解決了信息資源存在的無序性問題。此外，通過對醫(yī)院歷史檔案的研究，我們能夠更為清晰地看到我國醫(yī)院發(fā)展的脈絡(luò)和人民健康水平的進(jìn)步，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供歷史憑據(jù)和參考依據(jù)。

四、醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的有效路徑

（一）注重有效管理。深化思想認(rèn)識，以醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用為契機(jī)，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，革新傳統(tǒng)檔案管理模式，正視開發(fā)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)及產(chǎn)品大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)和利用工作對醫(yī)院發(fā)展所產(chǎn)生的積極作用。唯有如此，在推進(jìn)檔案管理信息化、挖掘檔案利用價值的過程中，才能在人力、物力、財力等各個方面得到支持。與此同時，通過相關(guān)培訓(xùn)提高醫(yī)院基層醫(yī)護(hù)人員對檔案管理工作的關(guān)注度，從而營造出全員參與醫(yī)院檔案工作的新局面。

（二）優(yōu)化管理流程。常言道：“沒有規(guī)矩，不成方圓。”健全醫(yī)院的檔案管理制度，明確檔案管理人員分工和職責(zé)，層層壓實責(zé)任，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)制度把關(guān)檔案工作。同時，重新梳理并規(guī)范檔案利用和服務(wù)相關(guān)工作流程，讓每一個工作步驟都有理可循、有據(jù)可依。在大數(shù)據(jù)時代背景下，在加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的同時，也要進(jìn)一步完善信息安全管理制度，預(yù)防信息安全事故的發(fā)生，確保醫(yī)院檔案信息資源得到安全、合理的利用。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才。大數(shù)據(jù)時代的到來對醫(yī)院檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，培養(yǎng)專業(yè)人才必不可少，在嚴(yán)把檔案工作專職和兼職人員入門“門檻”關(guān)的基礎(chǔ)上，可以從提升在崗人員和引進(jìn)專業(yè)人才兩個方向著手。一方面，通過組織在崗人員參加短期培訓(xùn)班、職業(yè)技能講座，引導(dǎo)他們創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案開發(fā)利用意識，將檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，為醫(yī)院各科室優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理服務(wù)；另一方面，注重引進(jìn)軟件系統(tǒng)開發(fā)、檔案管理方面的專業(yè)人才，讓專業(yè)人做專業(yè)事，提高醫(yī)院檔案管理服務(wù)的精準(zhǔn)性和專業(yè)性。

五、創(chuàng)新開發(fā)利用

在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案信息資源逐漸集成化、電子化，電子檔案內(nèi)容和體系不斷優(yōu)化，這就要求醫(yī)院檔案管理工作基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和云計算等對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘、高效整合。

（一）加快統(tǒng)一信息平臺建設(shè)。信息化時代，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)打破各自為政的壁壘，在數(shù)據(jù)庫逐步完善的過程中，搭建統(tǒng)一的檔案資源信息服務(wù)平臺。通過不斷優(yōu)化平臺功能，自上而下提高檔案管理效率。另外，加強(qiáng)海量信息整合利用，積極構(gòu)建醫(yī)院電子檔案信息庫，將新進(jìn)檔案和存量檔案及時轉(zhuǎn)化成電子檔案，并嚴(yán)格按照管理流程進(jìn)行分類管理。

（二）促進(jìn)軟件開發(fā)集約化發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院檔案工作的實際需求和變化，加強(qiáng)軟件的集約化升級，積極構(gòu)建檔案檢索平臺，為醫(yī)院檔案管理工作提供較為完備的軟件環(huán)境。同時，在軟件管理系統(tǒng)中，設(shè)置訪問權(quán)限，提高文檔信息的安全系數(shù)。

（三）探索資源服務(wù)新模式。大數(shù)據(jù)時代背景下，人民群眾對醫(yī)院檔案信息資源的需求也與日俱增。出于滿足用戶需求日益?zhèn)€性化、智能化和便捷化的現(xiàn)實需要，醫(yī)院要積極探索開發(fā)檔案信息資源的公共查詢、檢索瀏覽、信息推送、互動參與等服務(wù)功能。醫(yī)院檔案工作者要研析醫(yī)務(wù)護(hù)理人員、行政人員、患者、科研工作者等不同用戶的特點，細(xì)分用戶類別。針對不同用戶的個性化需求，提供檔案資源信息的“私人定制”服務(wù)，推送相對應(yīng)的個性化內(nèi)容。同時，在做好保密工作的前提下，對用戶開放的檔案資源要在廣度和深度上下功夫，想用戶之所想，深挖用戶需求。利用文字、圖片、音像等豐富多彩的形式，生動立體、多維度地向用戶呈現(xiàn)醫(yī)院檔案信息內(nèi)容。進(jìn)一步改善檔案用戶的使用感受，提升用戶的滿意度，從而使醫(yī)院檔案信息資源管理有的放矢，提高工作效率和效能。

（四）巧用技術(shù)手段開展檔案編研工作。大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，需要檔案管理人員積極創(chuàng)新編研技術(shù)，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行深入挖掘。首先，為了能夠有針對性地對用戶需求進(jìn)行檔案編研，檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)對用戶的需求分析。此外，要及時關(guān)注國內(nèi)外走向、熱點及學(xué)科發(fā)展方向，通過數(shù)字掃描技術(shù)、云計算技術(shù)等手段，多載體、全方位、深層次地進(jìn)行檔案資源開發(fā)。

六、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展在對醫(yī)院檔案管理工作提出挑戰(zhàn)的同時，又帶來了不可多得的機(jī)遇。醫(yī)院在不斷加深對檔案開發(fā)利用、優(yōu)化管理流程、培育專業(yè)人才的基礎(chǔ)上，應(yīng)主動擁抱大數(shù)據(jù)時代帶來的發(fā)展機(jī)遇，趁此“東風(fēng)”，積極構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺，集約化開發(fā)系統(tǒng)軟件，創(chuàng)新醫(yī)院檔案編研技術(shù)，不斷革新、深化醫(yī)院檔案管理工作，提升管理效能，從而更大程度地實現(xiàn)醫(yī)院檔案的真正價值。