葛穎 上海新長(zhǎng)寧(集團(tuán))有限公司
整改是企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中一項(xiàng)具有重要意義的活動(dòng),其主要是對(duì)企業(yè)質(zhì)量管理過(guò)程中存在的產(chǎn)品技術(shù)問(wèn)題或企業(yè)管理問(wèn)題,提出整改要求,并找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因,從而采取有效的措施來(lái)達(dá)到預(yù)期的目的。而這也對(duì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員提出了更高的要求,企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)在推動(dòng)審計(jì)整改過(guò)程中,充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)職能作用,促使審計(jì)整改常態(tài)化、制度化,利用內(nèi)部審計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改,同時(shí)對(duì)整個(gè)過(guò)后的成果進(jìn)行分析和總結(jié),這樣才能讓企業(yè)時(shí)刻保持活力,也才能夠促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。為此,本文重點(diǎn)針對(duì)企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中,以內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題促進(jìn)整改、以整改促進(jìn)發(fā)展的相關(guān)措施進(jìn)行分析。
整個(gè)公司情況:下屬企業(yè)有100 家企業(yè),房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目公司,在建工程180億,房地產(chǎn)租賃,物業(yè)管理建設(shè)工程業(yè)、市政建設(shè)、綠化建設(shè)、民辦教育等多種業(yè)態(tài),本部設(shè)立內(nèi)審部,是否能綜合表述企業(yè)整改問(wèn)題的發(fā)現(xiàn),外部和內(nèi)部問(wèn)題。問(wèn)題主要是通過(guò)去下級(jí)企業(yè)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的?!罢摹币辉~是整頓和改進(jìn)的簡(jiǎn)稱(chēng),對(duì)于企業(yè)運(yùn)行管理而言,有著重要的意義。而由于企業(yè)管理涉及的范圍較寬,會(huì)涉及許多問(wèn)題,如何保證企業(yè)整改工作的有效進(jìn)行,關(guān)鍵在于“問(wèn)題”的把握。通常情況下,企業(yè)需要整改問(wèn)題的發(fā)現(xiàn),主要源于這兩個(gè)方面:一是企業(yè)外部現(xiàn)場(chǎng)管理(工程建設(shè)、租賃房產(chǎn)、物業(yè)管理、中醫(yī)藥科研等);二是企業(yè)內(nèi)部管理文件和記錄。其中現(xiàn)場(chǎng)的問(wèn)題主要體現(xiàn)在企業(yè)管理不規(guī)范上,間接或直接導(dǎo)致工程質(zhì)量問(wèn)題、租賃資產(chǎn)閑置、物業(yè)服務(wù)不到位居民小區(qū)出現(xiàn)安全問(wèn)題,如中醫(yī)藥科研生產(chǎn)條件不滿足企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的基本要求、缺少關(guān)鍵生產(chǎn)試驗(yàn)檢驗(yàn)設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備完好性不達(dá)標(biāo)、人員生產(chǎn)工藝水平較低等。而管理文件和記錄主要體現(xiàn)在文實(shí)不一致、文文不一致上,如制度不具有操作性、三重一大和八項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行不到位等,員工培訓(xùn)制度中未確定員工安全和質(zhì)量教育的時(shí)間、地點(diǎn)和具體內(nèi)容等。
從問(wèn)題來(lái)源來(lái)看,可將企業(yè)需要整改的問(wèn)題分成兩類(lèi),主要是建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量問(wèn)題、招投標(biāo)流程問(wèn)題和企業(yè)管理不善的問(wèn)題,而在對(duì)這兩類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行整改時(shí),所采取的方法也是不同的。對(duì)于產(chǎn)品技術(shù)類(lèi)問(wèn)題的整改,主要是根據(jù)問(wèn)題復(fù)雜程度及難度,有相關(guān)人員查找問(wèn)題發(fā)生的具體位置,并通過(guò)各種試驗(yàn)和理論分析手段,理清問(wèn)題發(fā)生的原因,然后進(jìn)行模擬、仿真試驗(yàn)或其他技術(shù)手段,進(jìn)行問(wèn)題再現(xiàn),證明問(wèn)題定位的準(zhǔn)確性和機(jī)理分析的正確性,這樣才能夠制定有針對(duì)性的措施來(lái)改進(jìn)和糾正,也才能夠引起相關(guān)部門(mén)的警惕,避免同一類(lèi)問(wèn)題再一次發(fā)生。而對(duì)于企業(yè)管理類(lèi)問(wèn)題,其主要是企業(yè)管理制度缺失或不完善、制度宣傳貫徹不到位這兩個(gè)原因引起,在整改過(guò)程中,先提出管理上的缺陷或薄弱環(huán)節(jié),搞清楚事實(shí),之后查明管理問(wèn)題產(chǎn)生的原因,然后在此基礎(chǔ)上找到問(wèn)題相關(guān)的部門(mén)及負(fù)責(zé)人員,區(qū)分主次責(zé)任及責(zé)任大小,最后在事實(shí)明確的基礎(chǔ)上制定整改計(jì)劃、落實(shí)糾正措施,從而避免類(lèi)型情形再一次發(fā)生。若再次發(fā)現(xiàn)有明顯違背管理規(guī)定的責(zé)任人,則嚴(yán)格按照企業(yè)相關(guān)考核制度予以懲罰,絕不姑息。
從整改的定義、方法和技巧來(lái)看,關(guān)鍵在于整改問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)上。問(wèn)題是課題研究的起點(diǎn),強(qiáng)烈的問(wèn)題意識(shí),并以重大問(wèn)題為導(dǎo)向,抓住關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)一步分析思考,才能夠解決發(fā)展過(guò)程中面臨的一系列矛盾和問(wèn)題。同時(shí),強(qiáng)化問(wèn)題意識(shí),也才能夠讓課題研究更加具有針對(duì)性、實(shí)踐性,有利于克服課題研究的“淺表思考”“跟風(fēng)式選題”和“低水平重復(fù)”等問(wèn)題,也有助于推動(dòng)企業(yè)向縱深發(fā)展。而如何整改發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,關(guān)鍵在于內(nèi)部審計(jì)職能的發(fā)揮。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督體系的重要內(nèi)容之一,通過(guò)內(nèi)部審計(jì)可及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題,并及時(shí)進(jìn)行改正,且充分利用審計(jì)結(jié)果進(jìn)行內(nèi)部實(shí)際情況的調(diào)整,可最大化地發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用,促使企業(yè)內(nèi)部全面改革創(chuàng)新,這有助于企業(yè)內(nèi)部制度建立健全,有助于企業(yè)時(shí)刻保持應(yīng)有的發(fā)展步伐,從而提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。
從上述分析可得知,內(nèi)部審計(jì)在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和整改中具有重要的作用。具體而言,內(nèi)部審計(jì)主要是通過(guò)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、在建工程專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、租賃專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、教育板塊專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等,同時(shí)結(jié)合集團(tuán)年報(bào)內(nèi)控測(cè)試來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的。通過(guò)審計(jì)來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,能夠減少由責(zé)任缺失、工程管理不規(guī)范等方面的問(wèn)題發(fā)生,可補(bǔ)足企業(yè)管理上的一些漏洞,確保企業(yè)管理制度更加完善。另外,通過(guò)問(wèn)題促進(jìn)整改,可進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)控效果,做到具體問(wèn)題具體分析,具體問(wèn)題針對(duì)性整改,也能有效預(yù)防和防范問(wèn)題的出現(xiàn)。
從具體方面來(lái)看,首先,高質(zhì)量有效的審計(jì),可不斷改善企業(yè)內(nèi)部控制中存在的薄弱環(huán)節(jié),也能讓企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)更加完善,且在內(nèi)部審計(jì)作用下,可讓企業(yè)內(nèi)部控制缺陷和制度漏洞快速?gòu)浹a(bǔ),這樣便可將企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍之中。其次,高質(zhì)量有效的審計(jì),可快速提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和運(yùn)用效果,在審計(jì)的作用下,可對(duì)企業(yè)的資產(chǎn)進(jìn)行及時(shí)的管理,可對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行不斷的調(diào)控,也可對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)能力管理等方面進(jìn)行嚴(yán)格可的審計(jì),這樣可及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中存在的一些薄弱環(huán)節(jié),并針對(duì)性提出一系列的改進(jìn)意見(jiàn),最終促進(jìn)組織的全面發(fā)展。最后,通過(guò)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和整改,并運(yùn)用整改成果,可推動(dòng)管理措施充分落實(shí),使企業(yè)內(nèi)部制度建設(shè)建立健全,可最大化地發(fā)揮出內(nèi)部審計(jì)在企業(yè)管理中的作用,進(jìn)而促使企業(yè)管理工作更加秩序化和管理效益的提升。
以問(wèn)題促整改、以整改促發(fā)展是當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作開(kāi)展主要方向。但由于前期工作中缺乏對(duì)審計(jì)問(wèn)題的有效調(diào)查,使得內(nèi)部審計(jì)問(wèn)題整改及成果運(yùn)用停留在表面,無(wú)法更深層次及對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析和處理,所形成的審計(jì)報(bào)告也缺少追根溯源的依據(jù),無(wú)法做到舉一反三,也無(wú)法從問(wèn)題的根源去處理和解決問(wèn)題,這使得內(nèi)部審計(jì)問(wèn)題整改深度和輻射效應(yīng)不足,難以發(fā)揮出其最大的優(yōu)勢(shì),最終導(dǎo)致審計(jì)問(wèn)題整改不徹底、不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn),屢審屢犯的問(wèn)題重復(fù)出現(xiàn)。
現(xiàn)階段在企業(yè)內(nèi)部審計(jì)開(kāi)展過(guò)程中,對(duì)問(wèn)題發(fā)現(xiàn)和問(wèn)題整改的重要性認(rèn)識(shí)不足,片面地認(rèn)為審計(jì)程序可有可無(wú),且有時(shí)因?yàn)閷徲?jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題并沒(méi)有對(duì)控股企業(yè)造成太大的影響,于是就使得部分管理人員對(duì)相關(guān)違規(guī)的問(wèn)題沒(méi)有追根究底的責(zé)任心和決心,這樣會(huì)使得問(wèn)題不斷發(fā)展擴(kuò)大,最終給企業(yè)造成難以挽回的損失。而這一問(wèn)題的產(chǎn)生,實(shí)際上與企業(yè)歷史原因、文化氛圍有著密切的關(guān)系,一方面是因?yàn)樯蠈庸芾碚卟恢匾晫徲?jì)整改,且在命令層層傳遞后,壓力也層層遞減,這使得整改部門(mén)會(huì)從潛意識(shí)中認(rèn)為審計(jì)整個(gè)不需要太認(rèn)真;另一方面是因?yàn)閮?nèi)部存在著整改“好與不好一樣”的錯(cuò)誤想法,整改部門(mén)無(wú)心認(rèn)真對(duì)待整改工作,自然也就不會(huì)深入去挖掘問(wèn)題的根源,也就無(wú)法從根源上去解決問(wèn)題,并避免類(lèi)似問(wèn)題的再次發(fā)生。
通常情況下,被審計(jì)的部門(mén)需要根據(jù)上級(jí)審計(jì)要求對(duì)問(wèn)題不斷整改,且需要在審計(jì)報(bào)告下發(fā)之日的四周內(nèi),就應(yīng)完成審計(jì)報(bào)告中指出問(wèn)題的整改工作,同時(shí)對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的整改情況編制成相應(yīng)的報(bào)告。但由于四周的時(shí)間相對(duì)較少,許多企業(yè)很少能在這一規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成問(wèn)題的完整整改,且編制的整改情況報(bào)告中也難以體現(xiàn)出審計(jì)報(bào)告中涉及企業(yè)內(nèi)部制度建立健全的內(nèi)控機(jī)制以及完善業(yè)務(wù)管理流程,或者是關(guān)系到企業(yè)管理體制改革和企業(yè)發(fā)展方向等更深層次的問(wèn)題,于是使得企業(yè)難以在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行不斷整改并獲得良好的整改效果,編制的整個(gè)情況報(bào)告更多是對(duì)相關(guān)問(wèn)題處理后的匯報(bào)及相關(guān)問(wèn)題后續(xù)改革措施和安排,而對(duì)于問(wèn)題的跟蹤管理卻是較為薄弱的。
由于大部分企業(yè)實(shí)施的是縱向化管理,所以企業(yè)管理層較多,而大部分企業(yè)并沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和整改責(zé)任主要由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行,這很大程度上影響了審計(jì)整改責(zé)任的獨(dú)立性,也大大削弱審計(jì)整改的自主性。若內(nèi)部審計(jì)與同級(jí)職能部門(mén)在審計(jì)中存在監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系,那就會(huì)使得審計(jì)工作難以順利進(jìn)行,可能會(huì)因?yàn)槿饲閱?wèn)題或?qū)徲?jì)中推諉陳等問(wèn)題,使得審計(jì)問(wèn)題整改主體責(zé)任難以有效落實(shí),最終導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)整改和成果運(yùn)用效果不理想。
圍繞“以問(wèn)題促整改、以整改促發(fā)展”這一中心,不斷提高內(nèi)部審計(jì)問(wèn)題整改深度及輻射效應(yīng)。首先,建立完善的信息交流共享機(jī)制,企業(yè)應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議,加強(qiáng)對(duì)審計(jì)問(wèn)題整改及成果進(jìn)行溝通和交流,對(duì)企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)報(bào)告進(jìn)行不斷的審閱,整理歸納出審計(jì)中存在的問(wèn)題,針對(duì)一些普遍發(fā)生的問(wèn)題,及時(shí)分析和研究,并深挖其根源,從根源上找到解決問(wèn)題的方法和對(duì)策。同時(shí),要加強(qiáng)內(nèi)部信息交流與共享,促使內(nèi)部工作上的問(wèn)題都能夠得到有效的解決,并通過(guò)信息交流共享的方式推進(jìn)舉一反三,最大化地發(fā)揮出內(nèi)部審計(jì)成果作用。其次,建立完善的審計(jì)問(wèn)題協(xié)同整改機(jī)制,企業(yè)審計(jì)管理部門(mén)要充分發(fā)揮自身的帶頭作用,組織相關(guān)職能部門(mén)推進(jìn)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題整改工作的開(kāi)展,并對(duì)一些工作機(jī)制進(jìn)行串聯(lián),明確相關(guān)職能部門(mén)的責(zé)任職能和要求,建立完善規(guī)范的工作流程。同時(shí),針對(duì)審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,相關(guān)職能部門(mén)要各司其職,處理好自己的工作,確保部門(mén)整改工作安全順利進(jìn)行,推動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題本質(zhì)進(jìn)行整改,進(jìn)而最大化地發(fā)揮出整改效應(yīng)。最后,應(yīng)建立審計(jì)問(wèn)題建賬銷(xiāo)號(hào)機(jī)制,為確保審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)地解決和處理,需要企業(yè)審計(jì)管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的動(dòng)態(tài)管理,針對(duì)問(wèn)題整改及落實(shí)的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤及掌握,以此對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題整改進(jìn)行建賬銷(xiāo)號(hào)的管理。這需要企業(yè)審計(jì)管理部門(mén)建立統(tǒng)一的、科學(xué)的審計(jì)整改賬本和清單,被審計(jì)部門(mén)則按照清單中的問(wèn)題及時(shí)處理,并根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)及建議內(nèi)容嚴(yán)格進(jìn)行問(wèn)題的處理,確保每一項(xiàng)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題都能夠不斷整改,促使整改效果最大化,最后再將已經(jīng)處理完畢的問(wèn)題報(bào)送至上級(jí)公司審計(jì)管理部門(mén)銷(xiāo)毀。
圍繞“以問(wèn)題促整改、以整改促發(fā)展”這一中心,還需要不斷去強(qiáng)化審計(jì)責(zé)任擔(dān)當(dāng),對(duì)整改機(jī)制不斷完善。首先,在思想認(rèn)識(shí)上,應(yīng)督促第一責(zé)任人提高自身的站位,嚴(yán)抓整改,確保整改意見(jiàn)有效落實(shí),這不僅是嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律的必然要求,也是提升主動(dòng)整改意識(shí)和強(qiáng)化整改實(shí)效的重要手段。因此,必須要落實(shí)整改責(zé)任,應(yīng)將審計(jì)整改納入公司領(lǐng)導(dǎo)班子重要議事議程中,明確整改任務(wù)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人,將整改落實(shí)作為檢驗(yàn)領(lǐng)導(dǎo)干部政治意識(shí)、法治觀念及擔(dān)當(dāng)精神的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)主管審計(jì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人員要發(fā)揮牽頭作用,聯(lián)合人事、紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)等多個(gè)部門(mén)參與聯(lián)合督查整改機(jī)制,針對(duì)反復(fù)出現(xiàn)、屢審屢犯的問(wèn)題,深入調(diào)查研究,從源頭上提出問(wèn)題解決的方法,確保整改責(zé)任有效落實(shí)。其次,要不斷完善整改機(jī)制,按照“嚴(yán)、緊、細(xì)、深”的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)整改機(jī)制進(jìn)行完善,并摒棄“重問(wèn)題、輕整改”的觀念,對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要較真較勁,緊盯不放,做到件件有落實(shí)、事事有回應(yīng),使整改機(jī)制有效落地,而不是走過(guò)場(chǎng)。同時(shí),在行動(dòng)上,要改變“審計(jì)反應(yīng)問(wèn)題就完事,留給被審單位去整改”的做法,應(yīng)建立審計(jì)最終整改程序,實(shí)施審計(jì)整改結(jié)果通報(bào)和公告制度,充分發(fā)揮群眾參與和輿論監(jiān)督的作用,最大化地提升審計(jì)促治理能力提升的作用。
為進(jìn)一步督促審計(jì)整改落實(shí),企業(yè)應(yīng)切實(shí)增強(qiáng)監(jiān)督實(shí)效,首先要做到監(jiān)督的全面覆蓋,針對(duì)已經(jīng)發(fā)生的問(wèn)題,既要及時(shí)給出整改建議,也要加強(qiáng)監(jiān)督,對(duì)審計(jì)建議、執(zhí)行審計(jì)決定的情況進(jìn)行監(jiān)督。審計(jì)部門(mén)也要鼓勵(lì)其他人員認(rèn)真負(fù)責(zé)完成自身工作,提高企業(yè)內(nèi)部風(fēng)氣。而針對(duì)未發(fā)生的問(wèn)題,則要確保監(jiān)督的謹(jǐn)慎性,落實(shí)防范措施,避免問(wèn)題的出現(xiàn)。其次是對(duì)上一輪整改通過(guò)的成果也要加強(qiáng)監(jiān)督,并曝光屢審屢犯及拒不整改的典范,完善審計(jì)整改“回頭看”機(jī)制,以此督促被通告部門(mén)積極糾正資金的措施,避免自身再次出現(xiàn)了問(wèn)題,從而提高整改的成效。最后還需要針對(duì)企業(yè)內(nèi)控管理實(shí)施監(jiān)督評(píng)價(jià),并提出相應(yīng)的優(yōu)化建議,針對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及內(nèi)部控制的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)和薄弱環(huán)境進(jìn)行有效的監(jiān)管,從而促使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的提升,保障企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。
總之,新時(shí)代背景下,內(nèi)部審計(jì)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的作用,企業(yè)需要精準(zhǔn)把握,加大內(nèi)部審計(jì)力度,通過(guò)內(nèi)部審計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并圍繞“以問(wèn)題促整改、以整改促發(fā)展”這一中心,切實(shí)推進(jìn)整改工作,使整改工作常態(tài)化、制度化,進(jìn)而不斷推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。