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        管理會(huì)計(jì)視角下的現(xiàn)行高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化

        2021-11-22 07:14:01史可上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)
        財(cái)會(huì)學(xué)習(xí) 2021年32期
        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)管理學(xué)校

        史可 上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)

        引言

        據(jù)《中國(guó)教育經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)年鑒》顯示,我國(guó)在2015—2019年期間高等院校教育經(jīng)費(fèi)投入已經(jīng)從9518億元提升到了13464億元,費(fèi)用每學(xué)生人均支出也從18143元提高到38681元。當(dāng)前政府對(duì)學(xué)校資金的投入呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì),面對(duì)項(xiàng)目眾多且手續(xù)復(fù)雜的財(cái)務(wù)報(bào)銷管理工作,有必要實(shí)現(xiàn)報(bào)銷流程的優(yōu)化,以此規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)。

        一、目前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程存在的問題

        (一)報(bào)賬票據(jù)填寫問題

        傳統(tǒng)學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式屬于“有紙化”模式,其中包含排號(hào)報(bào)賬、收單式報(bào)賬以及投遞式報(bào)賬集中,報(bào)賬人填好票據(jù)后需經(jīng)過負(fù)責(zé)人審批才能到財(cái)務(wù)機(jī)關(guān)辦理報(bào)銷。實(shí)際上報(bào)銷業(yè)務(wù)人員很多,師生需排隊(duì)報(bào)賬,雙方工作壓力較大,等待時(shí)間交叉。其中,報(bào)賬票據(jù)在填寫整理方面的問題尤為明顯,比如公務(wù)出差或科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)需要填寫的報(bào)銷單不同,需要在其中提供人員信息、發(fā)票信息以及出差審批表等,表單多為手工填寫,如果填寫人不了解報(bào)銷流程,有可能反復(fù)辦理幾次才能完成。很多教師對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程不熟悉,對(duì)票據(jù)歸納整理與憑證填寫掌握不清,填寫時(shí)會(huì)有重復(fù)或手續(xù)不全的情況,影響報(bào)銷業(yè)務(wù)水平的提升[1]。

        (二)財(cái)務(wù)報(bào)銷效率低下

        隨著高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)的不斷完善,對(duì)報(bào)銷流程制度的規(guī)范要求越來越高。目前財(cái)務(wù)報(bào)銷人員普遍存在認(rèn)識(shí)偏差,報(bào)銷流程不熟返工多,信息溝通不暢誤解多,憑證報(bào)支傳遞缺失多,網(wǎng)絡(luò)安全隱患多等報(bào)銷效率低下已影響到財(cái)務(wù)正常工作進(jìn)程。同時(shí),一直以來學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)者簽字審批的方式,預(yù)算指標(biāo)負(fù)責(zé)人對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷進(jìn)行審批,且票據(jù)上涉及不同的管理者,需前往相應(yīng)部門與領(lǐng)導(dǎo)審批,整個(gè)過程煩瑣,且浪費(fèi)時(shí)間。很多人表示,學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷不僅是報(bào)銷難,更是找領(lǐng)導(dǎo)難。

        (三)財(cái)務(wù)報(bào)銷信息不對(duì)稱

        傳統(tǒng)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程內(nèi),財(cái)務(wù)人員以手工的方式整理報(bào)銷資料,對(duì)校內(nèi)報(bào)銷單據(jù)逐一審核、入賬以及支付,財(cái)務(wù)人員作為報(bào)銷流程的終端,想要了解業(yè)務(wù)具體信息,只能通過走訪或電話查詢的方式得知,難免出現(xiàn)信息錯(cuò)誤情況。長(zhǎng)此以往,財(cái)務(wù)人員對(duì)職業(yè)出現(xiàn)倦怠感,特別是在一個(gè)學(xué)期的期末、年末,經(jīng)常出現(xiàn)突擊報(bào)銷的情況,不僅加大了財(cái)務(wù)人員的工作量,也會(huì)引發(fā)信息不對(duì)稱的現(xiàn)象。

        二、管理會(huì)計(jì)視角下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化措施

        (一)實(shí)施網(wǎng)上自動(dòng)報(bào)銷,建立在線審批系統(tǒng)

        為了實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化,從管理會(huì)計(jì)角度出發(fā),在財(cái)務(wù)管理工作中融入云計(jì)算與大數(shù)據(jù),打造財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化平臺(tái),使財(cái)務(wù)報(bào)銷流程包含預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、在線審批、財(cái)務(wù)處理、銀?;ヂ?lián)平臺(tái)、信息發(fā)布幾部分,報(bào)銷人可以登錄平臺(tái)在線填寫報(bào)銷單,只需將個(gè)人信息填入即可,或者直接使用手機(jī)攝像頭掃描報(bào)銷單,系統(tǒng)自動(dòng)生成單據(jù),并將其推送給負(fù)責(zé)人完成在線審批,突出審批流程的便捷化,即使教師校外出差也能完成報(bào)銷審批。接著,審批通過的報(bào)銷單會(huì)被上傳到財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審核后,將錯(cuò)誤的地方統(tǒng)一修改,通過平臺(tái)處理支付事宜,教師可全程了解具體情況,在節(jié)約排隊(duì)時(shí)間的同時(shí)降低出錯(cuò)率,提高報(bào)銷效率。對(duì)此,為保障網(wǎng)上報(bào)銷工作效率,建立縱向到底、橫向到邊的網(wǎng)上報(bào)銷管理體系,通過培訓(xùn)和指導(dǎo)報(bào)銷人員熟練掌握?qǐng)?bào)銷流程規(guī)定及規(guī)范報(bào)銷操作并嚴(yán)格執(zhí)行,才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校預(yù)算管理的信息化與自動(dòng)化。

        一直以來,國(guó)家對(duì)學(xué)校教育資金的投入使高校體量不斷增加,多校區(qū)發(fā)展模式已成常態(tài),但財(cái)務(wù)方面的“多跑腿”和“報(bào)賬難”問題始終無法解決。發(fā)揮信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì),建立網(wǎng)上財(cái)務(wù)報(bào)賬審批系統(tǒng),這不僅是技術(shù)應(yīng)用成果,更是應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情防控的創(chuàng)新舉措,報(bào)銷人在線填寫或掃描報(bào)銷單后,系統(tǒng)結(jié)合報(bào)賬審批要求將單據(jù)送往相關(guān)部門,以短信提示的方式完成審批。也可以利用微信公眾號(hào)審批預(yù)約單,審批后單據(jù)會(huì)被推送到線上統(tǒng)一報(bào)銷平臺(tái),同時(shí)向報(bào)銷人提供財(cái)務(wù)報(bào)銷注意事項(xiàng),財(cái)務(wù)后臺(tái)審批通過后完成制證,避免報(bào)銷人多跑腿[2]。

        (二)消除信息對(duì)稱壁壘,實(shí)現(xiàn)報(bào)銷公開透明

        與學(xué)校財(cái)務(wù)相關(guān)的報(bào)銷業(yè)務(wù)主要包含差旅費(fèi)、固定資產(chǎn)類的報(bào)銷,為提高財(cái)務(wù)審批與報(bào)銷效率,各方人員應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)人員工作,使報(bào)銷工作更加專業(yè)化,防止有人因?qū)?bào)銷流程不熟悉而出現(xiàn)問題。在學(xué)校內(nèi)應(yīng)安排專業(yè)管理會(huì)計(jì),專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)銷咨詢工作,引導(dǎo)報(bào)銷人通過微信公眾號(hào)咨詢相關(guān)問題。目前學(xué)校已經(jīng)在報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)增加了支付后系統(tǒng)提醒功能,方便報(bào)銷人隨時(shí)登陸并查詢報(bào)銷信息,避免信息不對(duì)稱,實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的事前控制。管理會(huì)計(jì)在優(yōu)化報(bào)銷業(yè)務(wù)流程的時(shí)候可以通過公眾號(hào)更新關(guān)于報(bào)銷業(yè)務(wù)的調(diào)整,加快報(bào)銷進(jìn)度,幫助報(bào)銷人登錄平臺(tái)完成操作?;诠芾頃?huì)計(jì)視角設(shè)置三方互通付款平臺(tái),實(shí)現(xiàn)銀行、學(xué)校以財(cái)政方面的互聯(lián)互通。報(bào)銷人在線填寫付款信息時(shí),平臺(tái)與財(cái)務(wù)付款系統(tǒng)相互對(duì)接,最大程度上降低人工出錯(cuò)率,可實(shí)時(shí)查詢金額和明細(xì)情況。

        科學(xué)定位管理會(huì)計(jì)功能,完成財(cái)務(wù)工作的高效變革。經(jīng)過職能轉(zhuǎn)型,將以往財(cái)務(wù)管理中的事后記錄轉(zhuǎn)為事前控制,再將核算型財(cái)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)化成績(jī)效預(yù)算型財(cái)務(wù)管理模式,充分發(fā)揮高校管理會(huì)計(jì)的職能。在日常財(cái)務(wù)管理工作中融入戰(zhàn)略思維,合理應(yīng)用平衡記分卡、波士頓矩陣等工具,發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的重要作用,將各部分?jǐn)?shù)據(jù)全部集中在平臺(tái)內(nèi),實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。升級(jí)網(wǎng)上報(bào)銷模式,發(fā)揮第三方平臺(tái)的技術(shù)優(yōu)勢(shì),將財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)看成是一種資源,通過主動(dòng)推動(dòng)或自主查詢的方法避免工作重復(fù)。做好線上平臺(tái)報(bào)銷宣傳工作,利用校園網(wǎng)和公眾號(hào)發(fā)布財(cái)經(jīng)法律法規(guī)與財(cái)務(wù)報(bào)銷工作需求,提升財(cái)務(wù)報(bào)銷效率,讓更多人參與其中,實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化再造。

        (三)采用管理會(huì)計(jì)工具,完成報(bào)銷流程再造

        管理會(huì)計(jì)作為一門專業(yè)化較強(qiáng)的學(xué)科,在制定與執(zhí)行組織戰(zhàn)略的過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。有研究人員表示,管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)是目前企業(yè)會(huì)計(jì)的重要領(lǐng)域,作為會(huì)計(jì)的一項(xiàng)分支,管理會(huì)計(jì)服務(wù)于企業(yè)或行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理需求,利用信息融合財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)活動(dòng),實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)結(jié)合,并在企業(yè)規(guī)劃與決策中展開重要管理活動(dòng)。報(bào)銷流程的再造主要以財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)為核心,對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程重新設(shè)計(jì),使其更好地用于現(xiàn)代化財(cái)務(wù)報(bào)銷管理模式。

        制定相近的報(bào)銷流程再造計(jì)劃,實(shí)施“無現(xiàn)金報(bào)銷”模式。為了讓財(cái)務(wù)報(bào)銷流程更加便捷化、信息化,可以與第三方軟件公司合作,從系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段開始,加強(qiáng)軟件企業(yè)、銀行、學(xué)校之間的溝通,以此解決財(cái)務(wù)報(bào)銷細(xì)節(jié)問題。網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷模式要對(duì)科目做好全面梳理,預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程中可能遇到的問題,結(jié)合實(shí)際情況提出解決措施。梳理財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)章制度,繪制財(cái)務(wù)報(bào)銷流程圖,明確各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的內(nèi)容,科學(xué)確定崗位職責(zé),為管理會(huì)計(jì)提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)。依靠軟件公司完成軟件的轉(zhuǎn)換,管理會(huì)計(jì)與軟件方相互聯(lián)系,協(xié)作完成軟件轉(zhuǎn)換工作,確定會(huì)計(jì)科目與項(xiàng)目余額,完成對(duì)外報(bào)賬與財(cái)務(wù)處理工作。

        (四)管理會(huì)計(jì)應(yīng)具備互聯(lián)網(wǎng)思維,提高學(xué)費(fèi)收繳與日常報(bào)銷效率

        財(cái)務(wù)管理工作中,以傳統(tǒng)現(xiàn)金繳費(fèi)為基礎(chǔ),拓寬現(xiàn)存收繳方式,比如刷卡、網(wǎng)上自助繳費(fèi)等,但收繳到的數(shù)據(jù)沒有經(jīng)過匯總,不同項(xiàng)目的繳費(fèi)信息無法做出及時(shí)反饋和分類管理,信息不支持共享,影響財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的創(chuàng)新。要求學(xué)校管理會(huì)計(jì)強(qiáng)化自身互聯(lián)網(wǎng)思維,依靠網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷方式提高財(cái)務(wù)報(bào)銷速度,解決“報(bào)賬難”問題。與此同時(shí),還應(yīng)推進(jìn)數(shù)據(jù)共享,使財(cái)務(wù)工作從以往的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)為管理會(huì)計(jì),高校財(cái)務(wù)工作更加側(cè)重于對(duì)財(cái)務(wù)的記錄和反映,管理會(huì)計(jì)的工作要點(diǎn)在于事前控制與預(yù)測(cè)分析,而學(xué)校財(cái)務(wù)信息存在局限性,各系統(tǒng)之間銜接不緊密?;ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代下,學(xué)校已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了信息的綜合管理,支持互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)自主報(bào)銷模式,這給管理會(huì)計(jì)的工作提供了便利。學(xué)校內(nèi)的信息系統(tǒng)具有綜合化特征,其中不僅有學(xué)籍管理和后勤管理,還包含了財(cái)務(wù)報(bào)銷管理事項(xiàng),推動(dòng)管理會(huì)計(jì)的工作轉(zhuǎn)型,實(shí)現(xiàn)各部分系統(tǒng)的高效配合與系統(tǒng)的順利對(duì)接,有必要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校管理會(huì)計(jì)職能上的轉(zhuǎn)變和思維上的引導(dǎo)。

        結(jié)語

        總而言之,學(xué)校財(cái)務(wù)對(duì)外窗口作為重要的服務(wù)窗口,每日財(cái)務(wù)報(bào)銷工作涉及的項(xiàng)目很多,報(bào)銷憑證業(yè)務(wù)量大,每日?qǐng)?bào)銷人需要填寫很多票據(jù),無形中加大了財(cái)務(wù)管理人員的工作量。有必要實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)工作的轉(zhuǎn)變,優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程,依靠互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)“無紙化”財(cái)務(wù)報(bào)銷,解決信息不對(duì)稱問題,提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

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