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        信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的改進策略

        2021-11-21 21:59:31周倩廣東尚東投資控股集團有限公司
        財會學習 2021年18期
        關(guān)鍵詞:信息化管理企業(yè)

        周倩 廣東尚東投資控股集團有限公司

        引言

        在大數(shù)據(jù)流行的時代環(huán)境下,企業(yè)越來越重視信息化和企業(yè)管理之間的關(guān)聯(lián)及相關(guān)系統(tǒng)建設(shè),以便根據(jù)行業(yè)特點,利用信息技術(shù)來優(yōu)化流程、提高效率或強化生產(chǎn)能力。然而,信息化帶來的便利及其相關(guān)風險對企業(yè)內(nèi)部控制來說存在一個適應(yīng)和改變的過程,需要通過不斷調(diào)整完善以實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標。

        一、信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題

        (一)缺乏先進的內(nèi)部控制管理觀念

        很多企業(yè)的內(nèi)部控制管理理念仍未與時俱進,雖然有意識到信息技術(shù)的影響力但不夠重視,或者出于對投入成本的考慮而暫緩信息化進度,這在一定程度上影響了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。內(nèi)部控制的信息化程度對企業(yè)未來的整體發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義,若是企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)太滯后于信息技術(shù)的發(fā)展趨勢,始終只能存在于形式上和實際的表層上,而無法深入貫徹到具體的工作實踐中,必定會嚴重阻礙企業(yè)的前進步伐。不僅內(nèi)部控制管理觀念和企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展之間存在重要的導向關(guān)系,而且企業(yè)內(nèi)控管理的實際執(zhí)行效果也和企業(yè)未來的發(fā)展前景息息相關(guān)。因此,企業(yè)內(nèi)部控制管理機制的有序運行,離不開企業(yè)其他部門的密切配合,更需要跟上信息科技的發(fā)展變化,轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)管理觀念,解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的內(nèi)部控制規(guī)范和執(zhí)行等問題。

        (二)內(nèi)部控制信息化更新周期較長

        在企業(yè)經(jīng)營活動中,業(yè)務(wù)內(nèi)容和交易過程瞬息萬變,相應(yīng)的內(nèi)部控制管理制度也要跟隨控制環(huán)境、運行狀況的改變及時做出調(diào)整。內(nèi)控系統(tǒng)信息化建設(shè)必須針對企業(yè)的控制方式和控制重點來設(shè)計,并隨著企業(yè)經(jīng)營內(nèi)容和經(jīng)營規(guī)模的變化而不斷改進和提升。但由于信息技術(shù)的專業(yè)化、信息化建設(shè)過程的復(fù)雜性和系統(tǒng)開發(fā)及更新成本昂貴等因素,導致信息化更新周期較長。所以很多企業(yè)即便在內(nèi)控管理過程中發(fā)現(xiàn)問題,也是暫時容忍而不愿進行信息化調(diào)整或升級,結(jié)果造成內(nèi)部控制管理效率日漸低下,使內(nèi)部控制的實際效果與預(yù)期產(chǎn)生不同程度的差距,還會在一定程度上降低內(nèi)部控制的有效性和可靠性,出現(xiàn)管理漏洞,增加控制風險。

        (三)無法妥善應(yīng)對內(nèi)控信息化帶來的沖擊

        目前信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為各大行業(yè)的共識,越來越多的企業(yè)在公司管理體系中積極開展信息化建設(shè),其中會計管理工作的信息化程度更是提升迅速,相關(guān)內(nèi)部控制的形式、內(nèi)容和對象也出現(xiàn)高效整合和多元化的革新。但與之相對應(yīng)的是,更多企業(yè)雖然看到了信息化會提高企業(yè)效率與合規(guī)性真實性,卻并未足夠重視信息化對傳統(tǒng)內(nèi)控管理范圍、崗位設(shè)置分工和控制過程等的沖擊性改變,在人員配置、職能架構(gòu)、系統(tǒng)設(shè)計和程序替代等方面轉(zhuǎn)變遲緩或被動應(yīng)付,未配備專業(yè)的系統(tǒng)維護人員,或者缺少掌握信息化技能的復(fù)合型人才。這些都會影響企業(yè)內(nèi)部控制信息化的發(fā)展進度,因為信息化需要有健全的數(shù)據(jù)管理制度和嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)管理人員提供安全保障,如果不能及時在人力、系統(tǒng)、權(quán)限控制等方面妥善采取應(yīng)對措施,減少信息化對傳統(tǒng)管理方法造成的沖擊,可能會對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略產(chǎn)生逆向副作用。

        (四)企業(yè)內(nèi)部控制中存在一定的系統(tǒng)風險

        在內(nèi)部控制信息化應(yīng)用的背景下,企業(yè)系統(tǒng)運行中會產(chǎn)生一些新型風險,主要集中在計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全上,例如電子數(shù)據(jù)的刪改、系統(tǒng)侵入、惡意篡改。計算機系統(tǒng)的安全如果沒有做好授權(quán)、內(nèi)部監(jiān)管、定期維護等防范工作,勢必會影響企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的平穩(wěn)運行,嚴重的話會給企業(yè)帶來無法挽回的損失。此外,很多企業(yè)在急于信息化建設(shè)的過程中,沒有仔細考慮內(nèi)部控制信息化引起的對崗位設(shè)置、授權(quán)范圍等方面的重大改變,未進行充分的風險評估,導致相關(guān)軟件開發(fā)與實際需求缺少適配度,沒有根據(jù)系統(tǒng)的安全標準來實施各個模塊的設(shè)計,為后續(xù)內(nèi)控管理工作的安全埋下隱患。

        二、信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的改進策略

        (一)轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部控制管理理念

        隨著信息時代的到來,企業(yè)要想在信息化環(huán)境中獲得可持續(xù)性發(fā)展,必須及時改變傳統(tǒng)人控型的內(nèi)部控制管理觀念,從控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通和有效監(jiān)督這五個要素著手,研究各要素涉及信息化的實際工作范圍及相關(guān)人員配置、權(quán)限設(shè)置的變化。在這一過程中,企業(yè)應(yīng)該注重對專業(yè)人員的培訓和引進,使他們樹立信息化的思維和誠實的道德觀,清晰了解自己在內(nèi)控系統(tǒng)中的崗位與職責分工,并且有足夠的專業(yè)勝任能力。根據(jù)企業(yè)規(guī)模和組織架構(gòu)體系梳理信息化的利弊,結(jié)合IT專家的咨詢意見,篩選并定制符合公司戰(zhàn)略目標的信息化產(chǎn)品,使其成為精簡崗位或流程、提高企業(yè)效率和遏制舞弊的合理保障。同時在減少手工處理內(nèi)部控制優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上,加強對計算機控制程序風險的防范,做好審批、備份、加密或建防火墻等維護和監(jiān)測工作,在公司內(nèi)部建立公開的信息發(fā)布和反饋機制,確保所有員工都能獲取內(nèi)控程序的執(zhí)行情況和獎懲措施,及時掌握外部信息技術(shù)和內(nèi)控管理的發(fā)展狀況,定期與同行交流以取長補短,提高信息化風險防范意識,堅持不懈地提升企業(yè)的內(nèi)部控制管理能力。

        (二)促進內(nèi)部控制管理制度的完善

        企業(yè)內(nèi)部控制信息化帶來的改變大部分體現(xiàn)在財務(wù)管理信息化上,比如會計科目的統(tǒng)一規(guī)范、科目余額的平衡校驗、數(shù)據(jù)的快速匯總、查詢和分析等都體現(xiàn)了信息化的高效性,但會計數(shù)據(jù)的復(fù)核崗位被計算機程序復(fù)核代替,復(fù)核人工成本的減少也伴隨著數(shù)據(jù)安全的風險產(chǎn)生,相應(yīng)提高了控制環(huán)境的復(fù)雜性和風險范圍。因此企業(yè)的相關(guān)管理和規(guī)定需要及時跟進修改完善,建立并強化數(shù)據(jù)管理制度,以提高內(nèi)部控制流程的實效性。信息化系統(tǒng)在對企業(yè)內(nèi)部控制管理流程進行分析和優(yōu)化時,應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)問題,以便管理人員根據(jù)實際情況提出恰當?shù)慕鉀Q方案,合理安排崗位,并提高財務(wù)信息的真實性和準確性。同時,信息化建設(shè)是一個龐大的工程,在會計信息化的基礎(chǔ)上逐步推進到整個企業(yè)管理體系的信息化提升,需要穩(wěn)扎穩(wěn)打,全局規(guī)劃,分步操作,除了購買必需的軟硬件,還要配置合格的計算機人才,完善與信息化相匹配的內(nèi)控管理制度,讓每一個內(nèi)部控制質(zhì)量的提升都能夠有跡可循。

        (三)注重企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督管理工作

        信息化技術(shù)的發(fā)展極大地提高了企業(yè)管理效率和會計信息質(zhì)量,也給內(nèi)部控制管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。大部分企業(yè)在內(nèi)部控制管理過程中,深受傳統(tǒng)管理理念的影響,因此與信息化環(huán)境還存在諸多不太匹配的地方。為了保證企業(yè)內(nèi)部控制管理工作的正常運行,企業(yè)應(yīng)該注重通過有效監(jiān)督來加強管理防范風險。首先,企業(yè)應(yīng)當定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行更新和維護,做好硬件檢修和軟件升級工作,每天備份信息與數(shù)據(jù),若發(fā)現(xiàn)有惡意刪改與外部侵入等安全問題必須及時應(yīng)對,并上報管理層以查明原因做出恰當處理。其次,通過內(nèi)外部審計和預(yù)算管理等措施來強化監(jiān)督功能。管理層通過定期或不定期的內(nèi)審與外審來獲取關(guān)于企業(yè)經(jīng)營活動和管理工作的分析調(diào)研報告,預(yù)測風險,查處舞弊,及時糾正錯誤并做出快速調(diào)整,通過實行全面預(yù)算管理來合理配置公司資源,建立戰(zhàn)略目標責任體系進行業(yè)績考核,督促各級員工為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略總目標而不斷自我改進,為企業(yè)創(chuàng)造持續(xù)穩(wěn)定的經(jīng)濟效益。

        (四)建立健全信息化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制體系

        企業(yè)應(yīng)當建立一個完善且可操作性的內(nèi)部控制規(guī)范體系,有助于更好地保護企業(yè)資產(chǎn)安全、保證企業(yè)運轉(zhuǎn)流暢、提高信息報告質(zhì)量和保障戰(zhàn)略目標的順利實現(xiàn)。信息化將內(nèi)部控制從人控轉(zhuǎn)化到人機并控,使內(nèi)控工作更加高效化、多元化和動態(tài)化,兩者之間是相輔相成和互相影響的。首先,企業(yè)應(yīng)該設(shè)置包括董事會、審計委員會、監(jiān)事會和各職能部門的組織架構(gòu),梳理內(nèi)部控制系統(tǒng)的相關(guān)操作流程,構(gòu)建合規(guī)的內(nèi)控管理體系。其次,科學制定詳細的業(yè)務(wù)流程和部門規(guī)章,明確劃分各個崗位的職責范圍,根據(jù)實際工作風險點來設(shè)計必要的控制程序,避免出現(xiàn)權(quán)限的交叉重疊,方便精準考量,構(gòu)建一個相互制約和相互監(jiān)督的牽制制度,防范和化解各類風險。在信息化環(huán)境下,計算機技術(shù)和內(nèi)部控制管理的結(jié)合,大大促進了企業(yè)層面和業(yè)務(wù)層面的信息化發(fā)展,對企業(yè)經(jīng)濟效益的提高也起到立竿見影的作用。將來的企業(yè)會更需要懂信息技術(shù)和專業(yè)職能技術(shù)的復(fù)合型人才,來打造更適合產(chǎn)業(yè)升級、集成高效的內(nèi)部控制規(guī)范體系。

        結(jié)語

        總而言之,在信息化高速發(fā)展的社會環(huán)境下,內(nèi)部控制質(zhì)量的高低和企業(yè)的實際發(fā)展情況息息相關(guān)。然而,在經(jīng)營規(guī)模、成本壓力和人力資源等條件的限制下,企業(yè)還需要繼續(xù)改進與信息化發(fā)展不兼容的傳統(tǒng)內(nèi)控管理理念,完善內(nèi)部控制監(jiān)督糾錯機制,強化績效評價制度。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)社會發(fā)展的需求和自身經(jīng)營特點,不斷提高管理技術(shù),以科學合理的策略實現(xiàn)信息技術(shù)和內(nèi)部控制的融合,促進內(nèi)部控制質(zhì)量的躍升。同時,企業(yè)還要加強對內(nèi)部控制管理流程的監(jiān)管,提高風險管理能力和信息化應(yīng)用能力,在可容忍范圍內(nèi)為企業(yè)爭取更多的投資機會,給股東創(chuàng)造更多的利潤,促進企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

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