王 迎

（興安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，內(nèi)蒙古自治區(qū) 興安盟 137500）

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代中檔案信息管理的主要內(nèi)容

1.1 信息內(nèi)容數(shù)字化

在檔案管理工作中，信息處理占據(jù)了十分重要的份額。通過(guò)合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)所存儲(chǔ)的檔案數(shù)字信息進(jìn)行精準(zhǔn)分析。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將所有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息數(shù)字化處理，在整理和收集的過(guò)程中，將不同類型的檔案進(jìn)行合理分類，通過(guò)此種方式全面提高檔案信息收集的工作效率，為后續(xù)的檔案資源開(kāi)發(fā)與應(yīng)用打好基礎(chǔ)。

1.2 信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化

一直以來(lái)，我國(guó)的檔案管理工作所采用的都是紙質(zhì)檔案模式，大多以人為操作為主。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案信息的數(shù)字化管理不僅僅是將檔案信息進(jìn)行電子化處理后存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，同時(shí)還要根據(jù)新時(shí)代中行業(yè)的發(fā)展需求實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化發(fā)展。在很多檔案管理人員的意識(shí)中，認(rèn)為檔案信息管理工作的主要內(nèi)容是將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)。但事實(shí)上，此種做法只是其中的一個(gè)環(huán)節(jié)，并不能夠充分體現(xiàn)出檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義。為此，檔案管理部門要進(jìn)一步優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，從科學(xué)的角度構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)不同類別的檔案資源設(shè)置樹(shù)狀結(jié)構(gòu)、鏈條結(jié)構(gòu)，通過(guò)此種方式全面提高大數(shù)據(jù)時(shí)代中檔案信息的應(yīng)用效率[1]。

1.3 管理人才專業(yè)化

大數(shù)據(jù)為檔案管理工作提供了諸多的便利，但同時(shí)對(duì)人力資源的專業(yè)水平也提出了更高的要求。如果想要?jiǎng)偃未髷?shù)據(jù)時(shí)代中的檔案信息管理工作，不僅要保證檔案管理人員具備應(yīng)有的專業(yè)技能，同時(shí)還要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。為此，檔案管理部門需要制定出系統(tǒng)化的人才培養(yǎng)方案，投入更多的資金用于完善檔案設(shè)施建設(shè)，確保所有檔案管理人員都可以熟練運(yùn)用信息管理系統(tǒng)，并根據(jù)實(shí)際要求精準(zhǔn)解構(gòu)、分析、整理檔案。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代中檔案信息管理存在的問(wèn)題

2.1 安全性不高

在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，諸多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)層出不窮，信息資源的類型也開(kāi)始呈現(xiàn)出多樣化。從整體角度加以分析，大數(shù)據(jù)技術(shù)的蓬勃發(fā)展為各個(gè)行業(yè)的檔案管理工作帶來(lái)了諸多契機(jī)，但同時(shí)也伴隨著新的挑戰(zhàn)。通常情況下，被正式歸檔的信息內(nèi)容都彌足珍貴，其中的資料涉及范圍非常廣泛，因此在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行電子版檔案制作時(shí)，必須要確保檔案內(nèi)容的完整性以及存儲(chǔ)環(huán)境的安全性。但就當(dāng)前的形勢(shì)來(lái)看，部分單位在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常會(huì)忽視載體的安全等級(jí)，在大數(shù)據(jù)平臺(tái)中并沒(méi)有設(shè)置最新版本的安全防護(hù)軟件，導(dǎo)致電子檔案的信息容易受到病毒或黑客的侵襲，造成了檔案內(nèi)容的丟失和損壞，帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的巨大損失。因此，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過(guò)程中，需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理工作的安全性，制定出系統(tǒng)化的管理制度，提高管理水平[2]。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

雖然在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，人力資源得以釋放，各項(xiàng)新技術(shù)和新理念層出不窮，大幅度提高了檔案信息管理的工作效率。但歸根結(jié)底，再先進(jìn)的檔案管理技術(shù)也需要由專業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成。但縱觀當(dāng)前的檔案信息管理現(xiàn)狀，部分檔案人員的管理意識(shí)仍然停留在傳統(tǒng)階段，對(duì)先進(jìn)技術(shù)的理解不到位，在應(yīng)用過(guò)程中也存在很多問(wèn)題。此外，還有一部分檔案管理單位在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過(guò)程中缺乏獨(dú)立思考能力，所制定的管理制度也過(guò)于千篇一律，并沒(méi)有從自身的實(shí)際情況出發(fā)，這在無(wú)形當(dāng)中阻礙了檔案信息管理工作效率的提高。

2.3 工作制度不夠完善

大數(shù)據(jù)時(shí)代中的檔案管理工作發(fā)生了明顯的改變，為了確保各項(xiàng)管理流程的順利進(jìn)行，必須要制定出科學(xué)、完善的管理制度。但在當(dāng)前的管理現(xiàn)狀中，部分檔案管理單位的質(zhì)量意識(shí)有待提高，將絕大多數(shù)的精力放到了技術(shù)創(chuàng)新和人員培養(yǎng)上，而忽略了管理制度的完善，導(dǎo)致其中的管理內(nèi)容與實(shí)際情況不符合。此外，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過(guò)程中，還存在不同程度的無(wú)序操作問(wèn)題，這在無(wú)形中增加了不必要的管理流程，造成資源浪費(fèi)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代中加強(qiáng)檔案信息管理的措施建議

3.1 持續(xù)加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)力度

現(xiàn)如今，我們已經(jīng)正式進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大量的檔案信息管理工作需要由專業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成。為了能夠更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的積極作用，檔案管理單位要從自身情況出發(fā)制定出系統(tǒng)的檔案人才培養(yǎng)計(jì)劃。目前，部分檔案管理單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致很多檔案管理人員不具備應(yīng)有的創(chuàng)新意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，在無(wú)形中阻礙了檔案管理系統(tǒng)的完善與業(yè)務(wù)技能的升級(jí)。針對(duì)這一現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)從如下3個(gè)方面改進(jìn)：首先，各個(gè)地方政府部門要督促高校盡快開(kāi)設(shè)復(fù)合型專業(yè)，針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代中的檔案信息管理工作培養(yǎng)專業(yè)人才，以此為檔案管理行業(yè)補(bǔ)充新鮮血液。其次，要逐步完善人才引入途徑，可以嘗試從國(guó)外引進(jìn)先進(jìn)人才對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代中的檔案管理工作進(jìn)行前期指導(dǎo)，深入檔案管理第一線督促大數(shù)據(jù)技術(shù)的落實(shí)。最后，要持續(xù)加大資金投入力度，為大數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供資金保障，使得檔案管理單位盡快擺脫人才緊缺的局面。

3.2 盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的電子化與網(wǎng)絡(luò)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理信息化需要得到信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。為了能夠盡快擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，要在現(xiàn)有基礎(chǔ)之上加快檔案信息管理的升級(jí)與改革工作。檔案管理人員要整合傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的各類問(wèn)題，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的概念和特征，在日常的檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將其逐步滲透到檔案管理的各個(gè)方面。在升級(jí)和改造的過(guò)程中，檔案管理人員還要密切關(guān)注電子化與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并予以解決，從源頭處著手提高檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。另外，檔案管理部門還要投入更多的資金用于購(gòu)入相關(guān)設(shè)施，逐步完善檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)、分析、處理以及監(jiān)督功能，認(rèn)真梳理大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求，從理論和實(shí)踐層面入手，保證大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)效性。

3.3 持續(xù)落實(shí)檔案信息的安全管理工作

大數(shù)據(jù)時(shí)代的一大顯著特征即為共享性，檔案管理單位需要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步深化檔案信息數(shù)據(jù)的共享工作，并在這一過(guò)程中提高信息數(shù)據(jù)的利用效率。除此之外，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，檔案信息管理工作也呈現(xiàn)出諸多明顯的變化，例如容量大、種類多、渠道復(fù)雜以及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)速度快等。為了在充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)用性的同時(shí)提高檔案管理的安全等級(jí)，要基于上文中所提到的諸多特點(diǎn)，逐步細(xì)化檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。在這一過(guò)程中，檔案管理人員要分別從環(huán)境、人為等角度出發(fā)細(xì)化管理業(yè)務(wù)，并認(rèn)真分析檔案管理過(guò)程中是否存在信息丟失和數(shù)據(jù)篡改等現(xiàn)象，選擇相應(yīng)的技術(shù)手段提高檔案信息的數(shù)據(jù)質(zhì)量。此外，檔案管理部門還要圍繞《保密法》《檔案法》等法律制度中的相關(guān)內(nèi)容加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，在日常的培訓(xùn)活動(dòng)中增加有關(guān)職業(yè)道德和法律制度的知識(shí)，以此督促檔案信息管理工作的順利進(jìn)行[3]。

3.4 做好云服務(wù)工作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，云服務(wù)是一項(xiàng)十分重要的功能，主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以針對(duì)檔案信息管理工作的各項(xiàng)要求強(qiáng)化服務(wù)與交互功能。云服務(wù)的落實(shí)，一方面能夠全方位地滿足檔案利用者的各項(xiàng)需求，另一方面則可以大幅度提高檔案信息的利用率，深度開(kāi)發(fā)檔案資源的使用價(jià)值。在日后的工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極分析大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，明確檔案信息的管理目標(biāo)和利用效率，在此基礎(chǔ)之上合理利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)展開(kāi)信息統(tǒng)計(jì)工作，以保證信息查閱和使用功能。另外，檔案管理部門也要盡快構(gòu)建出功能完善的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，使得檔案利用者足不出戶即可通過(guò)移動(dòng)終端登錄查詢系統(tǒng)，只需輸入關(guān)鍵詞即可獲取自己所需要的檔案信息資源。為了保證網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的安全，檔案管理部門務(wù)必要細(xì)化權(quán)限登記，逐步提高服務(wù)水準(zhǔn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入應(yīng)用促進(jìn)了我國(guó)檔案管理水平的全面提高。在日后的工作中，檔案管理人員要認(rèn)清時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，找出現(xiàn)有檔案管理模式存在的問(wèn)題，積極提高自身專業(yè)水平的同時(shí)樹(shù)立起應(yīng)有的責(zé)任意識(shí)。