李春茹

遼寧省沈陽市法庫縣社會事務服務與行政執(zhí)法中心（公證處、法律援助中心） 遼寧 沈陽 110400

前言

隨著我國整體經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提升，對事業(yè)單位也提出了全新的要求。在此背景下，事業(yè)單位為滿足當前時代發(fā)展以及國家對其的實際需求，需要對自身的管理體系與機制進行不斷優(yōu)化與完善。在事業(yè)單位不斷進行改革的過程中，檔案管理是一項非常重要的工作，能夠為單位內部各項工作的開展提供強而有力的數(shù)據(jù)支持，并且該項工作在開展過程中具有一定的復雜性，因此加強對事業(yè)單位的檔案管理工作的管理水平非常重要。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

1、遵循統(tǒng)一，靈活使用?！稒n案法》明確規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@是通過立法的形式確定了我國檔案工作的基本原則，是對中華人民共和國成立以來我國檔案工作的基本經(jīng)驗的總結，也是對我國檔案工作基本原則的發(fā)展和完善。在事業(yè)單位檔案管理過程中，都應遵循這一基本原則，都應由檔案機關統(tǒng)一、分級、分專業(yè)地進行管理。事業(yè)單位本身其業(yè)務性、專業(yè)性都特別強，那就應該在檔案主管部門的指導下，根據(jù)本部門的工作實際，嚴格按照檔案管理工作的要求，對事業(yè)單位運行中形成的檔案進行統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理。但在該項工作實際開展過程中，檔案工作人員應秉承檔案工作的基本原則，根據(jù)自己所在單位的實際特征與發(fā)展情況，對所產(chǎn)生的檔案進行針對性地收集、整理及歸檔，保護好本部門檔案的完整與安全，這樣方能夠發(fā)揮檔案便于社會各方面的利用功能，才能使檔案管理工作隨著事業(yè)單位管理體系的不斷完善，進行靈活的使用。

2、遵守體系的制定與執(zhí)行，完善管理。檔案事業(yè)管理體制就是指檔案事業(yè)管理的體系和組織制度，1985年中共中央和國務院批準并調整了檔案工作領導體制，比如，我國的集中式檔案事業(yè)管理體制的建立。所以說，在事業(yè)單位運行過程中，任何一項工作的開展，都具有相應的工作流程與工作特征，檔案工作也是如此。只有在事業(yè)單位內部遵守制度、科學管理，方能夠保護好檔案的完整及安全，本單位才能夠取得長足的發(fā)展。檔案管理是見證單位歷史發(fā)展，為單位內部各項工作提供良好的理論與數(shù)據(jù)支持的一項不可缺少的工作，檔案工作人員應為該項工作構建一個完善的且具有針對性的組織管理制度。按照《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，嚴格按照部門內部的管理制度開展每一項工作。如遇到工作上的難題，應與上級主管部門及時進行溝通，得到有效解決，從而全面提升檔案管理工作的整體質量與工作效率。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑

1、加大檔案工作的宣傳力度。為有效提升事業(yè)單位內部檔案管理工作的實效性與科學性。首先，增強對檔案管理工作的重視程度，在日常進行工作部署的過程中，應將檔案管理工作的標準化與規(guī)范化工作提到工作日程上，使單位的每位工作人員都能知曉檔案的重要，同時遵守檔案管理工作的基本原則，都能夠按照檔案管理工作的實際要求進行檔案收集與整理，以此全面提升檔案管理共合作的規(guī)范化程度。

2、提高人員的綜合素質。檔案管理工作具有專業(yè)性、復雜性和綜合性的特點，這要求工作人員要有較高的素質，不只是較強的專業(yè)素質，還要有較高的道德素養(yǎng)，和對本職工作的認同感和責任心。檔案管理人員的素質對檔案管理工作有著重要影響，所以單位必須注重對人員的培養(yǎng)。首先，要選用專職人員負責檔案管理工作，避免管理人員頻繁變動，加強人員的穩(wěn)定性。其次，要定期對檔案管理人員進行培訓，學習先進的檔案管理知識，提高工作人員的綜合素質。檔案管理工作也要與時俱進，對檔案管理工作人員進行考核，督促工作人員對過往工作進行總結分析。進而提高其道德品質和工作能力，更好地做好本職工作，進而確保檔案管理工作中的利用價值能夠發(fā)揮出最大效果。在此過程中，單位檔案工作人員應從以下幾個方面進行優(yōu)化:

(1)深入理解與明確對檔案立卷歸檔的重點。在對檔案進行收集與整理的過程中，檔案工作人員需要對不同類型的檔案進行明確并進行清楚的劃分。在此過程中，不同的檔案文件在內容上或者形式上存在相似現(xiàn)象，則需要工作人員對兩份檔案中的內容進行全面研究分析，以此有效規(guī)避單位內部的檔案庫存在信息重復或者冗余的不良現(xiàn)象。

(2)檔案材料的完成程度，對于其日后在應用過程中的應用價值能夠產(chǎn)生決定性的影響。相關工作人員在整理檔案的過程中，應做好對檔案的核對工作，在確保檔案內部的所有資料完整無遺漏以后，方能夠對檔案進行立卷與裝訂。并且在裝訂的過程中，相關工作人員應嚴格按照相關規(guī)定與流程對檔案進行標準化裝訂，保障對檔案的裝訂質量，以此全面提升檔案立卷歸檔的標準化程度。

3、高度重視，健全組織。本部門要高度重視檔案工作，要不斷完善檔案工作領導小組，嚴格按照《檔案法》及保管期限表管理和利用機制機關事業(yè)單位需要認識到檔案管理的重要性，根據(jù)實際情況完善檔案管理和使用機制；明確各崗位工作人員的職責，嚴格按照檔案管理制度和流程開展具體工作，杜絕違法違規(guī)行為的出現(xiàn)。同時，要對檔案管理人員進行統(tǒng)一領導，分級管理。根據(jù)制度要求分類管理檔案信息，確保檔案管理工作更加科學。各單位應當成立專門的檔案管理工作小組，對檔案管理工作制定詳細計劃；并以此作為重要依據(jù)，保證檔案管理工作的有序開展。

新中國成立初期，我國檔案事業(yè)管理體制是屬于分散式的管理體制，雖經(jīng)歷了幾次改革和變動，但始終堅持黨政檔案工作統(tǒng)一管理的基本原則，重視黨對檔案事業(yè)的領導，重視政府部門對檔案事業(yè)建設與發(fā)展的支持。由分散管理逐步向集中統(tǒng)一管理發(fā)展過渡，實行黨、政檔案工作統(tǒng)一管理的原則，進一步加強了各級人民政府對檔案事業(yè)的領導，同時也進一步促進了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

4、平臺建立，載體豐富。文檔一體化系統(tǒng)是實現(xiàn)電子文件全過程管理和前端控制的重要平臺。在文檔一體化系統(tǒng)中，可以對電子文件的產(chǎn)生、運轉、歸檔管理或銷毀的全過程實施控制和管理，更為重要的是，檔案人員可以從系統(tǒng)的設計之初就介入其中，使系統(tǒng)的設計和實施能夠體現(xiàn)文件的檔案化管理思想，這對于保證電子文件的真實性和完整性極為重要。

文檔一體化包括:(1)文檔實體生成一體化。即對公文、檔案從生成、流轉、歸檔直至被銷毀為止的整個生命周期進行全面管理；(2)文檔管理一體化。從管理體制、組織機構、人員配備等方面保證一體化的實現(xiàn)；(3)文檔信息利用一體化。可直接通過文檔檢索查找所需要的文件或檔案；(4)文檔規(guī)劃一體化。文檔一體化要求在公文辦理和檔案管理中實施統(tǒng)一協(xié)調的規(guī)范和要求。

檔案是歷史的真實記錄，是人類社會文明進步的見證。這不僅反映在檔案的內容上，而且表現(xiàn)在檔案的載體、形態(tài)等外在特征上。檔案載體非常重要，中國最初古代甲骨文、鐵質鐘鼎文、錦帛檔案、紙質檔案、音像檔案，直至今天的電子檔案，從檔案的出現(xiàn)到每一次變化，都是人類記憶的一次進步，人類的記憶從大腦中獨立出來之后，有其記錄載體和記錄方式的變化，不斷向高密度、易傳遞、易查找、多媒體的方向變化，越來越豐富、準確地反映社會生活的真實面貌，成為連接過去、現(xiàn)在與未來的紐帶，特別是電子檔案更是現(xiàn)代信息技術的結晶。

5、規(guī)范信息化建設標準。隨著我國整體經(jīng)濟的飛速發(fā)展，當前我國已經(jīng)完全進入到了一個信息化的新時代。不同行業(yè)在發(fā)展過程中都在致力于信息化、智能化的建設。事業(yè)單位內部的檔案管理工作在開展過程中也應向著這一方向不斷發(fā)展與完善。檔案信息化建設是以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源社會共享為目標的動態(tài)發(fā)展過程。在具體組織實施檔案信息化建設的過程中，需要注意加強對若干策略的設計與研究。因此，事業(yè)單位在發(fā)展過程中，也應加強對檔案管理信息化建設標準的力度，比如，制度完善:制度建設具有多重目標，其中重要的目標之一就是謹防檔案信息化中各類“檔案信息孤島”的出現(xiàn)。第二，資源建設。檔案信息化的實質是為檔案信息資源開放與開發(fā)提供一個新的平臺和空間，因此，根據(jù)信息化要求針對性地開展檔案信息資源的有序化、規(guī)范化和特色化建設就成為檔案信息化建設的重要環(huán)節(jié)，確定納入檔案信息化目標的信息類型，比如實體信息、檔案檢索信息、檔案內容信息、檔案開發(fā)信息、檔案開放信息等等，以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫的共建。針對單位內部正在實行的檔案管理工作的工作內容、工作流程，建構一個相應的操作系統(tǒng)，使工作人員在進行檔案管理工作過程中，能夠按照操作系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺與標準完成對單位內部檔案的收集、整理、檢定、保管等工作，并且在對每個檔案進行管理的過程中，都具有統(tǒng)一的操作模式與工作體系，進而將以往的人工檔案管理轉化為智能化、信息化的檔案管理，最終保障該項工作能夠實現(xiàn)高效的共建共享。提高檔案管理信息化建設程度是為了提高檔案管理工作的效率，單位不僅要在思想上重視，還應做好物質投入工作。充分運用現(xiàn)代化設施管理檔案，提高檔案信息化程度。隨著科學技術的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術也不斷普及，加強檔案信息化建設，能夠有效提高工作的效率。有助于檔案資料的分類，為機關事業(yè)單位發(fā)展提供更全面、更專業(yè)的信息資料。信息化檔案能夠更全面搜集資料信息；管理檔案工作人員應當加強對圖像與影音等資料的記錄。同時，還可以建立檔案信息資料共享平臺，便于信息資料的登記與查詢，提高信息資料的使用率。提高檔案管理工作信息化程度，工作人員也應當學習相關知識，激發(fā)自身積極性，掌握相關安全知識，做好部分檔案的保密工作，使檔案管理工作更加科學安全。

總之，檔案信息化建設是一個系統(tǒng)工程，也是一個十分重要的趨勢。確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)信息公開與信息利用中的社會公平，實現(xiàn)社會公眾滿意的檔案信息社會化服務。

6、規(guī)范檔案著錄與分類號。要想保障事業(yè)單位內檔案管理工作的實效性，首先相關管理部門應為該項工作建構相應的檔案重組與鑒定工作。對于事業(yè)單位來說，其單位內部的檔案數(shù)量較多且非常繁雜。面對這一現(xiàn)狀，相關工作人員、應從以下幾個方面對檔案進行重組與鑒定:首先，對于一些內容較多且比較繁雜，檔案文本較厚的資料，工作人員需對這類資料進行重新組卷。在組件過程中，需將同類內容的檔案進行有效組合，對于一些目錄缺失、頁碼不清的檔案，工作人員需為這類檔案補齊目錄，做好頁碼編著工作，進而保障檔案在重新組合排列以后能夠更加規(guī)范、標準，最終使單位內部的檔案資源能夠更加有序性，大幅度提升檔案管理工作的工作效率。另一方面，對檔案的著錄工作是檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設的最重要的工程之一，該項工作的開展對于檔案管理工作的真實性與安全性都起著決定性的影響。因此，事業(yè)單位內部的檔案管理部門在開展檔案的著錄工作過程中，需嚴格遵循行業(yè)內的《檔案著錄規(guī)則》，并且需要綜合當前事業(yè)單位現(xiàn)階段的檔案管理工作信息化建設水平，對檔案著錄行為進行系統(tǒng)化的規(guī)范與管理。其次，在對檔案管理工作進行優(yōu)化與完善的過程中，分類號是提升檔案的檢索效率的決定性因素，對于檢索實效性非常重要。因此，部門內部相關工作人員在對每個檔案制定分類號的過程中，應在《中國檔案分類法》的基礎上對其進行科學分類。并且還需要結合當前事業(yè)單位的檔案管理工作的實際發(fā)展狀態(tài)，最終為單位創(chuàng)設一個信息化、合理化的檔案分類標準與分類流程，為事業(yè)單位方案管理工作的實效性與科學性打下良好基礎。

三、結束語

綜上所述，在事業(yè)單位運行的發(fā)展過程中，單位內部的檔案管理工作要想得到有效優(yōu)化與完善，首先需要提升該項工作的規(guī)范化與標準化水平。單位內部的相關管理人員應在日常開展工作部署中給予該項工作高度重視，方能夠保障檔案管理工作的有序、有效開展。與此同時，事業(yè)單位應結合單位自身檔案管理工作的實際進展情況以及工作體系，積極吸取當前檔案管理領域中先進的檔案管理思想與管理機制，為該項工作建構一個規(guī)范性的工作記錄與工作標準。