○王佳慶

企業(yè)高質量發(fā)展離不開人才的助力。在識別選用人才的過程中人事檔案發(fā)揮著至關重要的作用，這就對檔案管理提出了較高要求。隨著信息技術的發(fā)展，檔案數(shù)字化打破了原有檔案管理的瓶頸，在提供準確信息的同時，還具有一定的便捷性和安全性，大大提高了檔案工作的服務效率。

一、人事檔案的特點

在建設高素質專業(yè)化干部人才隊伍的過程中，人事檔案發(fā)揮著極其重要的作用。保證檔案材料內容的真實、準確、規(guī)范是維護企業(yè)選人用人公信力的關鍵，特別是其中的“三齡兩歷”（即出生、參工、入黨這三項時間及學習和工作經歷）信息是組織人資部門了解干部基本情況的重要依據。人事檔案具有以下幾個特征：

一是人事檔案具有“現(xiàn)實性”特征。在識別人才、選拔干部的過程中，檔案中所涵蓋的材料體現(xiàn)了干部個人的政治品質、學歷經歷、道德品行和社會關系等現(xiàn)實情況，發(fā)揮著給組織人事部門提供現(xiàn)實信息的重要功能，反映“現(xiàn)實”是人事檔案的表征之一。

二是人事檔案具有“動態(tài)性”特征。人事檔案從最初建立起就具有了明顯“動態(tài)性”表征。隨著一個干部的學習經歷、工作經歷不斷豐富，檔案材料也會不斷充實，再加上“檔隨人轉”“人檔統(tǒng)一”的管理要求，使檔案材料不斷處于“動態(tài)”完善的過程中。

三是人事檔案具有“保密性”特征。人事檔案中既包含提供給組織參考的重要依據，又包含獎懲信息、家庭信息和職業(yè)評價等重要的個人隱私，具有長時間保密的特點，不允許個人隨意查詢。

四是人事檔案具有“全面性”特征。從人事檔案所包含的材料來看，一份檔案涵蓋了學歷、獎懲、鑒定、考核、政審、政治面貌和工資情況等內容，能夠客觀地反映干部“全貌”。為干部“精準畫像”是檔案材料的重要特點，具有很明顯的“全面性”。

二、傳統(tǒng)檔案管理的“瓶頸”和數(shù)字化檔案的優(yōu)勢

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，配套的干部人事制度也在不斷細化和完善，在保障落實人才選用制度的同時，儲備優(yōu)秀人才、選拔優(yōu)秀干部、人員任免調動都需要干部人事檔案的信息作為支撐。一本檔案的形成和使用需要經過收集、整理、管理、利用等各個步驟，特別是在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案資料在查閱過程中會造成磨損，可能在轉遞過程中遺失，這都將給選人用人工作造成影響。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要占用大量的物理空間，面對卷帙浩繁的檔案材料，查閱過程也需要消耗大量的時間和人力。隨著新設備、新技術的更迭，在為現(xiàn)代社會帶來了技術進步紅利的同時，也對檔案管理工作提出了新的要求，由此基于圖像識別設備和信息化技術的數(shù)字化檔案為傳統(tǒng)的檔案管理工作打開了新思路。

傳統(tǒng)的檔案主要以紙質為載體，由于不同年代紙質材料的材質差別，再加上墨跡的氧化和紙質的磨損，很容易隨著時間的流逝造成破損。數(shù)字化檔案的首要步驟，就是把檔案內容數(shù)字化。按照2018 年印制發(fā)行的新版《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，數(shù)字化檔案制作加工應符合相應的國家技術標準，同時《條例》詳細規(guī)定了數(shù)字檔案在使用過程中的保密要求。相對于紙質檔案，數(shù)字化檔案具有以下幾方面優(yōu)勢：

一是具有保護性優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案一旦遺失、被涂改破壞或在使用過程中被磨損都會釀成不可逆的嚴重后果。對其數(shù)字化后，完全可替代原件為查詢人員提供有用信息，最大程度地減少了對原件的頻繁侵擾，有效地保護了原件內容。

二是具有高效性優(yōu)勢。數(shù)字化后的檔案材料，能最大程度地借助信息技術的優(yōu)勢，利用加密查詢系統(tǒng)，通過互聯(lián)網保密傳送，形成縱向到底，橫向到邊的信息覆蓋網絡，一旦有需要可以實現(xiàn)對檔案內容的實時查閱，為跨板塊、跨部門、跨機構、跨區(qū)域調動調整干部提供便利，提升了檔案傳閱的效率。

三是具有集約性優(yōu)勢。傳統(tǒng)紙質檔案需要占用大面積的房間作為物理儲存空間，還要布置閱檔空間，往往因結構布局而顯得很局促。數(shù)字化后的電子檔案可以存儲在光盤、硬盤、閃存等載體中，這些載體具有容量大、體積小的特征，可以有效地破解物理存儲空間的局限。

四是具有規(guī)范性優(yōu)勢。對干部檔案數(shù)字化后，由于傳遞查閱的都是電子檔案，可以有效地杜絕傳統(tǒng)紙質檔案在查閱過程中出現(xiàn)的抽取、撤換、涂改等現(xiàn)象，保證了檔案材料的真實性，提高了檔案管理的規(guī)范性。

三、晉能控股集團數(shù)字化檔案的具體實踐

數(shù)字化檔案建立和使用需以安全保密為前提，以高效率管理、高質量服務為宗旨，融合高速網絡技術、智能檢索技術、分布式數(shù)據庫技術，且要滿足檔案的管理需求和傳遞使用的功能。

根據山西省委組織部2019 年《關于開展干部人事檔案數(shù)字化網絡化建設的函》要求，晉能控股集團嚴格按照有關規(guī)定，在經過數(shù)字化建設立項、黨委會議審議、招投標會議評標后，引進了有相關資質且完全符合保密要求的專業(yè)公司，圍繞以下五方面完成了傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化任務。

一是搭建硬件基礎設施。物理設施主要由網絡網管系統(tǒng)、安全設備、存儲陣列、服務器構成。在組建完成專用的業(yè)務寬帶、局域網的基礎上安裝操作系統(tǒng)、數(shù)據庫管理軟件，搭建基本的系統(tǒng)運行環(huán)境。

二是設計開發(fā)專用軟件。根據不同的功能需求，開發(fā)檔案采集、管理、查詢系統(tǒng)，對不同管理人員實行分權限管理，根據不同管理權限給予不同的數(shù)據訪問權限，并采用最新的加密算法保障檔案內容的安全性和保密性。

三是對檔案進行數(shù)字化加工。根據國家檔案局發(fā)布的《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）標準，數(shù)字化檔案需要用掃描儀等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，并根據該檔案內的目錄關系建立數(shù)據關聯(lián)，形成獨立的可進行索引的數(shù)據塊。前期，企業(yè)確定了干部檔案數(shù)字化順序，對人事檔案進行了查缺，要求各單位限期補充材料并歸檔。隨后，經過對人事檔案基本信息錄入、目錄錄入、檔案掃描、原始圖像制作、圖像優(yōu)化和數(shù)據復審等環(huán)節(jié)，完成了3500 卷人事檔案的數(shù)字化工作。

四是加強原件的保護及保存。在數(shù)字化檔案內容的過程中，工作人員對原件進行了裱糊和裝訂，整理成冊的檔案按照編號順序放置于適宜溫度和濕度的庫房內，并采取了防火、防盜、防霉、防蟲和防鼠等方面的保護措施。

五是建立專業(yè)化管理隊伍。數(shù)字化檔案推動了檔案工作的深度變革，工作重心也由管理紙質材料開始向管理信息數(shù)據轉變，所有的信息化功能、日常的運行維護、流程的監(jiān)督管控等都需要工作人員具有一定的電腦知識，因此，對目前的檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓，不斷提高其業(yè)務能力和法律意識，幫助管理人員盡快適應數(shù)字化對檔案管理工作的新要求。

干部人事檔案數(shù)字化是檔案管理的發(fā)展趨勢，檔案工作者應當改變現(xiàn)有思維習慣和工作模式，利用當下的技術手段創(chuàng)新管理方式，不斷適應新時期新階段新要求，以檔案管理的清清爽爽保證用人的清清爽爽，讓干部人事檔案成為干部選用工作中可靠的“聽診器”。