摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的信息在網(wǎng)絡(luò)上產(chǎn)生和傳輸，如何處理日益增多的檔案信息也成了不少事業(yè)單位正在面臨難題。在這種情況下，依托網(wǎng)絡(luò)來處理日益繁多的文件信息成為一種必然的態(tài)勢(shì)。本文探究了檔案信息化的必要性，以及對(duì)如今制約相關(guān)工作建設(shè)開展的因素進(jìn)行了探討，并給出了幾點(diǎn)建議，希望能對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案信息化工作的展開提供些許幫助。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案處理;單位

引言：

隨著科技的不斷發(fā)展，我國(guó)的事業(yè)單位穩(wěn)步提升，相關(guān)的檔案信息也越來越多。但是，很多事業(yè)單位對(duì)檔案的管理還停留在傳統(tǒng)的方式上，根本無法對(duì)數(shù)量日趨龐大的單位檔案進(jìn)行有效管理。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化轉(zhuǎn)變這一舉措正是解決我國(guó)不少單位當(dāng)下困境的良方。那么完成檔案的信息化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，成為了必然的趨勢(shì)。

一、事業(yè)單位的檔案管理完成信息化轉(zhuǎn)變的必要性

在服務(wù)層面上來說，檔案信息化是指從紙質(zhì)檔案為核心向以信息化檔案為核心來向社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。在電子網(wǎng)絡(luò)不斷普及的今天，完成檔案的信息化轉(zhuǎn)變對(duì)幫助事業(yè)單位的員工處理內(nèi)部越來越多的檔案，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策等極有必要。

（一）提升事業(yè)單位檔案管理部門整體素質(zhì)

檔案信息關(guān)系到我國(guó)事業(yè)單位的方方面面，想要真真正正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位有必要購(gòu)置專門的電子設(shè)備對(duì)信息化的檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理。只有硬件條件達(dá)到了，才能將檔案的信息化這一目標(biāo)落實(shí)。與此同時(shí)，全新的檔案存儲(chǔ)處理形式對(duì)于進(jìn)行相關(guān)工作的員工來說，意味著新的知識(shí)與技能。單位有必要對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，拔高員工的自身素質(zhì)。如此，設(shè)備更新了，相關(guān)人員技能豐富了，檔案處理部門的整體素質(zhì)水平必然將大幅上升。

（二）提高事業(yè)單位對(duì)檔案信息的利用水平

在管理層面上，管理紙質(zhì)檔案往往要付出較大的人力物力，而信息化檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)世界，只要通過一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備就能輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理與利用。尤其是在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，事業(yè)單位的相關(guān)工作人員動(dòng)一動(dòng)手指就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理。工作的簡(jiǎn)單化，意味著工作人員對(duì)檔案信息能夠進(jìn)行更多的處理，檔案信息能夠應(yīng)用在事業(yè)單位的更多方面。

二、當(dāng)前制約我國(guó)單位進(jìn)行檔案的信息化轉(zhuǎn)變的因素

檔案信息對(duì)我國(guó)企業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，能否實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效處理更是直接關(guān)乎單位項(xiàng)目能否正確開展。我國(guó)單位要想跟上時(shí)代腳步，完成檔案的信息化轉(zhuǎn)變已成必然前提。但是，我國(guó)不少單位的相關(guān)工作卻進(jìn)展緩慢，其中自然存在著不少制約因素。

（一）我國(guó)事業(yè)單位缺少管理檔案的專業(yè)人員

管理檔案的專業(yè)人員在我國(guó)的事業(yè)單位中是比較稀缺的，很多單位的檔案管理人員既沒有參加過專門的訓(xùn)練，又缺少相關(guān)的知識(shí)，管理能力普遍偏低。其次，單位內(nèi)部進(jìn)行檔案處理的員工經(jīng)常變動(dòng)，使得本就復(fù)雜的檔案處理工作變得極其混亂，檔案丟失亂象常有發(fā)生。另外，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)工作態(tài)度大都偏差，對(duì)自己的工作缺少責(zé)任心，更不用提耐心地去進(jìn)行復(fù)雜的檔案管理工作了。

（二）檔案管理工作缺少技術(shù)支持

我國(guó)很多單位對(duì)于檔案的信息化這件事還只是一個(gè)概念。換句話說，很多單位沒有將檔案信息化這一目標(biāo)付諸實(shí)踐。有些單位甚至沒有給處理檔案信息的相關(guān)部門引進(jìn)專業(yè)的現(xiàn)代化設(shè)備。沒有硬件的支持，檔案的信息都錄不上去，一切目標(biāo)都是空談。其次，就算有硬件設(shè)備，相關(guān)的軟件條件也很難滿足。沒有專門的檔案系統(tǒng)處理軟件，工作人員對(duì)檔案的處理只能停留在保存，收集等表淺層面上，無法對(duì)信息進(jìn)行深度操作。

（三）事業(yè)單位對(duì)信息化檔案利用不足

事業(yè)單位對(duì)信息化檔案的利用普遍不足，相關(guān)工作人員對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)仍舊停留在信息的采集、保存方面，沒有看到信息化檔案在開發(fā)加工方面的巨大潛力。利用不足，也就無法產(chǎn)生對(duì)這方面的需求，嚴(yán)重限制了檔案管理信息化的進(jìn)展。

（四）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的相關(guān)工作忽視現(xiàn)象嚴(yán)重。領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度直接代表了整個(gè)單位對(duì)某件事的態(tài)度。而國(guó)內(nèi)現(xiàn)在的情況是，很多領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到信息化的檔案對(duì)檔案處理有關(guān)工作的重大意義和作用，于是出現(xiàn)了上層人員對(duì)檔案信息化建設(shè)疏于管理、指導(dǎo);下層人員對(duì)檔案管理信息化工作不上心，不主動(dòng)提升自己，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)的現(xiàn)象。這些，無一不極大的阻礙了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。想要扭轉(zhuǎn)當(dāng)前的局面，事業(yè)單位上層管理人員必須收起對(duì)本單位檔案管理信息化建設(shè)的輕視之心，在工作中展現(xiàn)出對(duì)其的看重。上行下效，由領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)事業(yè)單位全體員工對(duì)檔案管理信息化建設(shè)態(tài)度的改觀，激發(fā)他們對(duì)檔案管理的熱情，這將極大地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提高。

（五）事業(yè)單位員工困于傳統(tǒng)模式，檔案信息化水平落后。

過去，受限于科技水平，事業(yè)單位的檔案信息幾乎全部由紙張記錄。今天，全球信息化已成趨勢(shì)，檔案信息載體的選擇已不受科技水平的限制。要知道，紙質(zhì)檔案有諸多缺陷，但即使如此，很多事業(yè)單位員工還是受限于傳統(tǒng)模式，思維比較固化，認(rèn)為利用傳統(tǒng)的檔案管理模式比較得心應(yīng)手，對(duì)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)主觀上比較懈怠，在工作上還是偏向于采用紙張記錄事業(yè)單位的檔案信息，而不選擇更加優(yōu)秀的電子信息化載體。要知道，相比于傳統(tǒng)的紙張載體，將檔案以信息的形式保存在網(wǎng)絡(luò)上擁有諸多優(yōu)點(diǎn)。例如，信息化的檔案管理更加方便，借助一些管理程序，可以在幾秒鐘內(nèi)完成過去要耗時(shí)幾周或幾月的檔案信息排序、編輯、收錄能工作。其次，信息化的檔案易于存儲(chǔ)，保存條件不像紙張文件那么苛刻?？梢哉f，信息化檔案在諸多方面上可以碾壓紙質(zhì)檔案。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的工作人員要迅速改掉自己的習(xí)慣，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在檔案管理工作上利用電子設(shè)備進(jìn)行記錄、處理，促進(jìn)本單位檔案信息化的進(jìn)展。

三、對(duì)提高我國(guó)檔案的信息化工作水平的建議

近年來，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作已日趨完善，但是離真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還有相當(dāng)長(zhǎng)的一段路要走。目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中還存在許多問題，如果不能及時(shí)解決，勢(shì)必會(huì)影響事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。于是，本文給出了如下幾點(diǎn)建議。

（一）擺脫傳統(tǒng)模式，適應(yīng)信息化改變。事業(yè)單位的檔案管理人員普遍受困于傳統(tǒng)模式，還在用以前的思維看待事物。這使得他們習(xí)慣于在紙張上記錄檔案信息，而很難適應(yīng)目前更加高效的信息化處理模式，更不用提主動(dòng)地促進(jìn)傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉(zhuǎn)變了。員工要順應(yīng)時(shí)代改變，擺脫傳統(tǒng)模式對(duì)自己的桎梏，主動(dòng)走出自己的舒適區(qū)，去接觸現(xiàn)在發(fā)達(dá)的電子信息技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。有關(guān)單位要做好相關(guān)員工的思想工作，幫助他們完成思想上的轉(zhuǎn)變。只有這樣，檔案處理工作的相關(guān)員工才能在全新的檔案處理模式中如魚得水，而不是對(duì)此感到懈怠。為了幫助員工完成這樣的轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)可以組織相關(guān)講座，幫助自己的員工學(xué)習(xí)信息技術(shù)，適應(yīng)當(dāng)前的信息化改變。

（二）保證事業(yè)單位檔案信息的安全性。信息化的檔案同以前的紙質(zhì)檔案相比擁有諸多優(yōu)點(diǎn)，但是，也和紙質(zhì)檔案一樣存在安全問題。如果事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)了信息化檔案遺失、缺漏、遭竊等安全問題，勢(shì)必會(huì)引起單位上下對(duì)信息化的檔案的安全性的考慮，極大地挫傷員工的積極性。為此，有關(guān)單位要做好防范工作，杜絕以上事件。在這一要求下，事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員為檔案信息化的安全顧問，建立事業(yè)單位信息化檔案的防火墻，防止單位的檔案信息流出。

（三）事業(yè)單位對(duì)檔案管理員工的專業(yè)本領(lǐng)和思想建設(shè)要兩手抓。要想真正完成事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵還是在人。只有單位的檔案管理相關(guān)人員去做，才能將一切手段付諸現(xiàn)實(shí)。為此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)本領(lǐng)顯得極為重要。事業(yè)單位可以定期舉辦關(guān)于檔案管理技能、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等檔案管理信息化相關(guān)方面的知識(shí)講座，給本單位的員工接觸這些知識(shí)的機(jī)會(huì)，幫助他們學(xué)習(xí)相關(guān)技能，提高自己的業(yè)務(wù)水平。另外，檔案管理人員由于其工作的特殊性，稍有人心術(shù)不正，就極其容易導(dǎo)致事業(yè)單位的信息流失，造成單位的巨額損失。故單位在強(qiáng)化員工專業(yè)本領(lǐng)的同時(shí)，也要做好員工的思想建設(shè)，可以向他們普及相關(guān)的法律知識(shí)，杜絕這種監(jiān)守自盜的現(xiàn)象。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理有效與否直接關(guān)系到事業(yè)單位的人才選拔、培養(yǎng)，單位高層的決策，員工調(diào)動(dòng)等諸多重要方面。尤其是在電子信息技術(shù)不斷普及的今天，檔案信息處理的高效與否顯得更加重要。我國(guó)單位只有把握住時(shí)代脈搏，完成網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與自身的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效處理，才能不斷發(fā)展，為國(guó)家創(chuàng)造更多利益。

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作者簡(jiǎn)介：鄒馨1978.7，女，漢族，江蘇常州金壇人，南京河海大學(xué)，單位：常州市金壇區(qū)水利局金城水利管理服務(wù)站。