王國琴

貴州農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院

但是當(dāng)前高職檔案管理工作仍然采取紙質(zhì)檔案模式，在檔案信息收集、處理等環(huán)節(jié)過于依賴人工方式。同時(shí)高職院校各部門各自為政，為檔案信息開發(fā)與利用帶來了不利影響，這需要高職院校引起足夠的重視，不斷改進(jìn)檔案管理工作模式，引入現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，保證高職檔案管理規(guī)范化水平的提升。

一、高職檔案管理工作的重要性

檔案管理在高職院校教育管理工作中占有重要地位，也是高職院校管理工作中的重要內(nèi)容，對檔案管理工作來說，能夠?yàn)楦呗氃盒＝逃|(zhì)量與管理水平的評估與衡量提供可靠依據(jù)，完善的高職院校檔案管理應(yīng)體現(xiàn)出對檔案的科學(xué)管理水平。但是當(dāng)前很多高職檔案管理中還有缺陷，管理制度不完善，管理方法過于單一，檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)。對此，高職院校要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不僅要優(yōu)化檔案管理體制，還要注重檔案管理監(jiān)察工作，對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人員。這樣才能保證高職院校檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升，真正體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，為高職院校的改革與發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

二、檔案管理對策

1.利用信息技術(shù)。

對本部門檔案管理工作負(fù)責(zé)，學(xué)校的照片檔案、視頻檔案、電子檔案都需要及時(shí)、有序歸檔，并且不斷完善。怎樣落實(shí)校長工作要求，把照片檔案、影像檔案工作做得更好。在強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性之后，對學(xué)校的檔案管理工作做簡單的回顧，她盤點(diǎn)了學(xué)校已有的檔案資料及相關(guān)器材，肯定針對目前學(xué)校檔案管理工作中存在的分類不明確，歸檔不及時(shí)，檔案不完整的問題，提出了兩點(diǎn)辦法：利用“愛數(shù)云盤”匯集所有文字音像資料，實(shí)現(xiàn)互通有無，資源共享。校辦、學(xué)生處、教務(wù)處、總務(wù)處、電教中心、學(xué)生廣電中心的相關(guān)資料，都要求“三備份”：一備份放“愛數(shù)云盤——學(xué)校影像資料文件夾”中，二備份各部門自己存檔；三備份放移動(dòng)硬盤中，每學(xué)年結(jié)束前將移動(dòng)硬盤交到校辦檔案室存檔。

2.做好培訓(xùn)教育。

檔案管理工作，尤其是音像資料管理工作的重要性及意義。影像檔案，照片檔案收集不完整，管理不到位，我們還要加強(qiáng)管理，提高水平。學(xué)校信息中心的工作要更進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)劃，大家要力爭做到學(xué)校檔案管理規(guī)范化，把校長的要求落到實(shí)處，做好聲像檔案管理工作，為學(xué)校留下寶貴資料。創(chuàng)造歷史的人很辛苦，是學(xué)校的功臣；但是留住歷史的人，也很重要，同樣是學(xué)校的功臣。根據(jù)國標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從檔案收集、檔案確定、檔案分類、檔案排序、歸檔要求等做詳細(xì)講解，并強(qiáng)調(diào)檔案的歸檔范圍、保管期限的甄別確定和分類編號的嚴(yán)格有序。在提問環(huán)節(jié)，針對老師們在實(shí)際工作中遇到的問題，結(jié)合實(shí)例對文件歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求逐項(xiàng)說明，幫助大家增強(qiáng)檔案收集意識和提高整理技巧。另外，在學(xué)校檔案室，王紅光教授還對檔案的分類、歸檔、整理等細(xì)節(jié)進(jìn)行了指導(dǎo)。高校檔案管理工作是高校最寶貴的信息財(cái)富之一，既是對高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題、改進(jìn)管理的重要依據(jù)。隨著我國高等教育改革的不斷深入，特別是民辦高校取得快速發(fā)展的態(tài)勢下，檔案管理工作的重要性日益凸顯。近年來，學(xué)院非常重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理制度，檔案歸檔質(zhì)量有了一定程度的提高，在教學(xué)評估、文件流轉(zhuǎn)、巡視診改等重要事項(xiàng)上發(fā)揮了積極作用。檔案管理工作是學(xué)校一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，涉及面廣，與每一位師生都有不可分割的聯(lián)系。

希望各位老師能充分認(rèn)識到高校檔案管理的重要性，共同進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化，為學(xué)校未來的發(fā)展提供可靠準(zhǔn)確的檔案信息支持。學(xué)校開展本次培訓(xùn)，不僅是深入貫徹習(xí)近平總書記新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想和十九大精神，也是學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記查擺和糾正形式主義、官僚主義問題做出的重要講話和指示精神，以高標(biāo)準(zhǔn)和扎實(shí)的工作作風(fēng)做好學(xué)校檔案管理工作。培訓(xùn)結(jié)束后，老師們均表示對檔案管理工作有了全新的認(rèn)識，領(lǐng)悟到了檔案管理對學(xué)校發(fā)展的重要意義，也初步了解和掌握了歸檔立卷的業(yè)務(wù)流程。這將為學(xué)校建立健全檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

高職院校主要承擔(dān)著培養(yǎng)技術(shù)型人才的重要職責(zé)，做好檔案管理工作，將為高職院校的建設(shè)與發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案作為高職院校發(fā)展的真實(shí)記錄，可以將教學(xué)活動(dòng)、科研工作和學(xué)生管理等情況反映出來，并為教學(xué)改革提供可靠依據(jù)。