郭春英

（濰坊市人力資源服務(wù)集團有限公司，山東濰坊 261041）

檔案管理工作是各企業(yè)建設(shè)發(fā)展的“重頭戲”，它是企業(yè)對各自身發(fā)展過程中方面重要事件的記錄。但是，新時期互聯(lián)網(wǎng)與相關(guān)電子技術(shù)的發(fā)展使各企業(yè)檔案管理工作的步調(diào)發(fā)生了變化，如何積極跟上社會發(fā)展的步伐并努力改革現(xiàn)有的檔案管理體制，是各企業(yè)面臨的重要難題。

1 新時期檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性

首先，合理有序的檔案管理有利于促進企業(yè)各項目更深入地發(fā)展。新時期越來越發(fā)達的信息技術(shù)可以實現(xiàn)對項目中圖像、文字、視頻、音頻等大量數(shù)據(jù)信息的長期保管。這些數(shù)據(jù)信息對企業(yè)自身日后的發(fā)展方向、市場地位、存在問題的分析研究等，都具有十分重要的作用。也就是說，新時期的企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)離不開信息化，而引進了信息化技術(shù)的檔案管理可以促進整個企業(yè)更長久、穩(wěn)定地發(fā)展。其次，新時期各企業(yè)的檔案管理工作效率明顯高于紙質(zhì)檔案管理時期。新時期電子模式的檔案管理工作在工作效率上具有更大的優(yōu)勢。方便、迅速、快捷就是新時期檔案管理工作的最重大優(yōu)勢之一。不管是對各種檔案進行分析、歸檔、存儲還是查詢，有了電子化與科技化設(shè)備，這些工作所需要的時間都可以大大地縮短。這對企業(yè)來說在很大程度上解放了人力，讓工作人員將更多的精力投入到其他重要的工作環(huán)節(jié)上。這對于以往的紙質(zhì)化檔案管理方式來說，是一種巨大的飛躍。

2 當(dāng)下企業(yè)檔案管理體制中存在的問題

2.1 工作人員對檔案管理的責(zé)任意識薄弱

現(xiàn)在部分企業(yè)的工作人員對檔案管理工作并不夠重視，而且管理的理念也跟不上企業(yè)體制改革這一時代步伐。許多企業(yè)的工作人員認為檔案管理工作就是完成分類和保管兩大任務(wù)。當(dāng)然，并不是說這種想法是錯誤的，只是這部分工作人員將檔案管理工作看得過于簡單了。檔案的意義在于為日后企業(yè)發(fā)展過程中的各項事務(wù)服務(wù)，所以在整理的過程中要遵循一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，尤其是相關(guān)體制改革后許多企業(yè)部門面臨著整改和重新組建，對分類后的檔案進行編碼是一項十分有必要的工作。然而很多工作人員都缺乏這一意識，使得新組建部門的檔案管理工作比較耗時耗力，達不到想要的效果。

2.2 新時期企業(yè)電子檔案的真實性和安全性缺乏保障

新時期檔案管理電子化、信息化是最主要的特征，但是電子檔案的真實性和安全性缺乏一定的保障。首先，電子介質(zhì)是具有較強的可讀性的，也正是因為這一特點，人們可以反復(fù)地輸入和修改電子檔案的內(nèi)容，而且在每一次修改之后不會產(chǎn)生特定的標(biāo)記。所以，人們也無法對文書檔案內(nèi)容的原始性程度進行判斷。另一方面，因為電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣可以在上面印章和簽名，所以相關(guān)企業(yè)無法鑒別電子檔案的真?zhèn)?。電子介質(zhì)的可讀性和落款問題嚴(yán)重影響了電子檔案的真實性。其次，隨著網(wǎng)絡(luò)與通訊的發(fā)達程度越來越高，電子檔案的兩面性特點也越來越明顯，網(wǎng)絡(luò)科技既為電子檔案管理工作提供了便捷，也帶來了一些不安全因素。近些年來，檔案信息被不法分子惡意攔截這種現(xiàn)象越來越常見。許多企業(yè)的重要信息被一些網(wǎng)絡(luò)黑客輕而易舉地攔截甚至惡意篡改。另一方面，人們的電腦系統(tǒng)還會因為各種病毒的入侵而癱瘓，重要的信息也會因此丟失，這種種現(xiàn)象都使企業(yè)電子檔案的安全性難以得到有效的保障。

2.3 缺乏完善統(tǒng)一的檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)

各企業(yè)的檔案建設(shè)管理工作都是繁瑣復(fù)雜的，如果想要實現(xiàn)對各類信息資源的共享，就更應(yīng)該建立完善統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)并不是各自獨立存在的，而是要彼此之間具備一定的關(guān)聯(lián)性。這些標(biāo)準(zhǔn)也使得各企業(yè)不得不對檔案建設(shè)和管理工作進行合理的整改。首先，面對新時期檔案管理逐漸信息化和電子化的趨勢，各企業(yè)要確保在管理過程中要與本地的數(shù)據(jù)庫保持一致的標(biāo)準(zhǔn)。但是我國整體的檔案管理系統(tǒng)還不夠成熟，這使得各企業(yè)在檔案建設(shè)和管理上呈現(xiàn)了多元化的特點，一些比較落后的企業(yè)在對檔案進行管理時具有片面性和滯后性。

3 新時期企業(yè)有效應(yīng)對檔案管理體制改革的策略

3.1 增強企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識

檔案管理人員是企業(yè)發(fā)展過程中活躍性比較強的影響因素，其專業(yè)素養(yǎng)對整個企業(yè)的發(fā)展都起著十分關(guān)鍵的作用。同時，各企業(yè)如果想要提高自身檔案管理工作的整體效率，為企業(yè)將來的發(fā)展做出更好的貢獻，還必須要提高他們的責(zé)任意識。首先，檔案管理人員是企業(yè)檔案的直接接觸者，其具體的管理行為影響著企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。而管理人員的管理行為又受到其思想意識的影響和調(diào)動。因此，企業(yè)要對檔案管理人員進行集中的、科學(xué)的教育，讓他們能夠從不同的方面意識到檔案管理工作的意義。改革后的企業(yè)更要在發(fā)展的過程中對檔案的管理工作進行大力宣傳，讓管理人員的熱情得到激發(fā)，能夠真正明白檔案的使用價值和重要性。有的企業(yè)已經(jīng)將檔案管理這項工作納入到管理人員的考核項目中，讓他們能夠主動地對這項工作上心。其次，除了思想上重視，行動上也不能夠落后。要對檔案管理人員的工作進行監(jiān)督，想要從根本上提高他們的責(zé)任意識，實施相應(yīng)的獎懲制度也不失為一種好的辦法。除此之外，適當(dāng)提高檔案管理人員的工作地位，讓他們能夠?qū)ぷ饔懈鼜姷呢?zé)任心。最后，對單位內(nèi)的相關(guān)工作人員組織統(tǒng)一的進修培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容除了相關(guān)的專業(yè)知識與能力外，還要促進他們道德思想的提高，這是一條對提高檔案管理人員工作能力十分快速的途徑。

3.2 建立安全措施，確保電子檔案真實性與安全性

各企業(yè)不僅需要重視電子檔案的真實性和安全性，也需要重視整體檔案信息是否完整，哪些方面還有殘缺。首先，企業(yè)可以建立完善的檔案信息保密體系。在這個保密體系中，管理人員所收集和錄入的各項數(shù)據(jù)信息必須受到監(jiān)督。信息的真實性以完整性為前提，只有信息和數(shù)據(jù)相對完整，才能夠去考察這些數(shù)據(jù)的真實性。各企業(yè)可以采取相應(yīng)的安全措施，例如建立起專門的檔案安全保障體系。需要注意的是，管理人員不僅要確保該體系的全面性，還要能夠從整體上提高相關(guān)系統(tǒng)的防范能力和安全問題處理能力。因此健全的保障體系對企業(yè)來說是必不可少的。其次，對于獲取的數(shù)據(jù)不能不加辨別地運用，要對其真實性進行考察。最后，從意識層面上來說，檔案管理人員的素質(zhì)問題、責(zé)任問題以及專業(yè)水平也是事關(guān)檔案信息安全性的重要因素，各企業(yè)應(yīng)著力避免管理人員存在非法操作的現(xiàn)象；從管理層面上來說，企業(yè)對相關(guān)管理設(shè)備進行定期的維護或者是升級，也是一種有效的安全防范措施；從科技層面來說，要加強檔案管理與相關(guān)先進技術(shù)的深入結(jié)合，許多企業(yè)重點放在了殺毒軟件和防火墻上面，在最大程度上確保網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3.3 完善檔案管理的監(jiān)督體系和預(yù)警機制

正是因為新時期電子檔案的安全問題十分重要，因此相關(guān)各企業(yè)需要對自身的蛋糕管理監(jiān)督體系進行進一步的完善，除此之外，還要建立健全的預(yù)警機制。首先，在完善檔案管理監(jiān)督體系的過程中，相關(guān)部門要引進先進的管理理念，例如精細化管理理念就十分貼合當(dāng)下的企業(yè)檔案管理實際，所以備受青睞。管理人員秉持精細原則，將管理工作做精，每一個數(shù)據(jù)都要保證精益求精。同時，工作人員還要將管理工作做細，尤其是在處理一些細節(jié)問題時，更要保證細致入微。其次，建立起檔案預(yù)警機制，其作用在于對電子檔案進行實時的管理和監(jiān)測，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題能夠及時地進行反饋，管理人員可以在最快的時間內(nèi)制定科學(xué)的解決方案，有效解決問題或者是規(guī)避檔案風(fēng)險，這樣可以將企業(yè)的損失降到最小。

4 結(jié)語

綜上所述，任何一個企業(yè)在發(fā)展過程中都離不開檔案，而且工作量越大，檔案的內(nèi)容就越龐雜繁瑣。在信息化這一新時代“浪潮”下，企業(yè)的檔案管理工作逐漸實現(xiàn)電子化和信息化是大勢所趨，而如何有效地解決和規(guī)避問題，應(yīng)對相關(guān)體制的改革，對各企業(yè)來說是不小的挑戰(zhàn)。