文/張 琳

新形勢(shì)下，企業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)的管理工作也提出了更高的要求。為了與市場(chǎng)發(fā)展更好地匹配，企業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)工作的關(guān)注，提供更優(yōu)質(zhì)更現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)服務(wù)與保障。企業(yè)應(yīng)該重視內(nèi)部檔案管理與服務(wù)模式的改進(jìn)創(chuàng)新，以更好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展。本文首先分析了進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究的意義，繼而論述并分析了目前企業(yè)在檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，繼而從多個(gè)方面對(duì)企業(yè)的檔案管理與服務(wù)模式的改進(jìn)提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施

做好企業(yè)的檔案管理工作，可以為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)和更有力的保障。隨著國(guó)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)體系漸漸完善以及企業(yè)數(shù)量規(guī)模的增大，相應(yīng)的企業(yè)在正常運(yùn)營(yíng)中需要管理儲(chǔ)存的檔案數(shù)量規(guī)模也在漸漸增大。而且，企業(yè)內(nèi)部很多資源的管理，比如信息、有形資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等，很多都與企業(yè)的檔案管理相關(guān)聯(lián)。在目前企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r之下，檔案管理的工作質(zhì)量能夠直接對(duì)企業(yè)的管理營(yíng)運(yùn)的效果產(chǎn)生影響。所以，在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作直接作用于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效果，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，具有創(chuàng)新性的先進(jìn)的檔案管理工作服務(wù)可以更好地保障企業(yè)的發(fā)展。促使企業(yè)進(jìn)步的強(qiáng)有力的動(dòng)力包括企業(yè)文化，它能夠體現(xiàn)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。而在當(dāng)前信息化形勢(shì)下，檔案管理能夠做到良好的延續(xù)保存企業(yè)文化，大大提升企業(yè)的工作成效，還可以對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展產(chǎn)生正面影響。

另外，現(xiàn)今人工智能與大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)發(fā)展逐漸成熟，信息化水平在飛速地發(fā)展，很大地影響著人們的生活。因此，當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作以及服務(wù)模式的改進(jìn)發(fā)展都應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合，形成具有數(shù)字化特征的管理方法。而且這樣做還能夠減少管理成本，大大提升檔案管理工作的效率。而且，具有數(shù)字化特征的管理方法可以促進(jìn)部門(mén)之間的溝通協(xié)作，有利于檔案管理質(zhì)量的提升?，F(xiàn)今，數(shù)字化在檔案管理工作中具有十分重要的角色，而且，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以提升工作質(zhì)量和效率，也與現(xiàn)今市場(chǎng)的發(fā)展需求相契合。所以，企業(yè)應(yīng)該重視內(nèi)部檔案管理與服務(wù)模式的改進(jìn)創(chuàng)新，以更好地適應(yīng)新形勢(shì)、新時(shí)期的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題分析

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

問(wèn)題一，企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平不高。企業(yè)的檔案保存記錄著企業(yè)自身從開(kāi)始到現(xiàn)在的發(fā)展歷程，能夠反映企業(yè)的發(fā)展水平、文化、人力資源狀況，也是企業(yè)管理工作的重要組成結(jié)構(gòu)之一。因此，企業(yè)的檔案管理工作是否有序、合理、科學(xué)能夠?qū)ζ髽I(yè)營(yíng)運(yùn)的狀況產(chǎn)生直接的影響。目前我國(guó)的檔案管理工作的發(fā)展雖然在進(jìn)步中，但也存在著一些問(wèn)題。檔案管理專業(yè)水平不高，這個(gè)問(wèn)題較為普遍。作為合格的檔案管理工作者，首先專業(yè)技術(shù)水平要足夠高，而且工作過(guò)程中要足夠細(xì)致和負(fù)責(zé)。但是在現(xiàn)今的企業(yè)中，很多工作人員一人兼任多項(xiàng)工作，檔案管理在很多企業(yè)中變成一種兼職工作。很多員工也會(huì)因?yàn)楣ぷ鞲＠麊?wèn)題不去認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作。另外，很多從事檔案管理工作的人員自身的相關(guān)知識(shí)水平?jīng)]有達(dá)到工作要求，在工作中，對(duì)于檔案相關(guān)文件資料的整理僅僅是基于先前的經(jīng)驗(yàn)，檔案相關(guān)資料的存放、歸納、梳理等操作也不夠規(guī)范，而且往往無(wú)法做到對(duì)檔案文件及時(shí)地進(jìn)行整理、存檔。

問(wèn)題二，企業(yè)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化水平不高。很多企業(yè)很少在自身營(yíng)運(yùn)管理時(shí)引入先進(jìn)的檔案管理方法以及相關(guān)技術(shù)，缺乏對(duì)當(dāng)下先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行研究。因此，在企業(yè)的檔案管理工作中，很多企業(yè)采用的檔案管理方法體系非常傳統(tǒng)，而且經(jīng)常使用人工去收集和整理檔案數(shù)據(jù)。由于很多企業(yè)的檔案管理相關(guān)技術(shù)設(shè)備水平不高，設(shè)備現(xiàn)代化水平不夠，因此在檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，很多企業(yè)的檔案管理工作人員只在檔案的數(shù)據(jù)采集和取用時(shí)使用相關(guān)技術(shù)軟件協(xié)助工作。還有很多企業(yè)的檔案管理人員不會(huì)及時(shí)地利用檔案數(shù)據(jù)解決工作問(wèn)題，因此很多企業(yè)的檔案管理工作實(shí)際產(chǎn)生的價(jià)值并不大，檔案的服務(wù)功能沒(méi)有得以很好地展現(xiàn)。

問(wèn)題三，企業(yè)檔案管理方法不合理?，F(xiàn)今信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)國(guó)民的生產(chǎn)生活也產(chǎn)生了較深的影響。在這種狀況之下，部分企業(yè)漸漸開(kāi)始實(shí)行數(shù)字化的管理體系。但是，目前在檔案管理工作中專業(yè)水平高的管理人才數(shù)量嚴(yán)重不足，而且能夠?qū)嶋H應(yīng)用操作檔案管理技術(shù)軟件的人才數(shù)量更是稀缺。因此，盡管很多企業(yè)擁有比較健全的檔案管理體系，可是缺乏能夠在檔案管理工作中實(shí)踐操作計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件的技術(shù)人才，因此不能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的作用。

問(wèn)題四，企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視。當(dāng)前，很多企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作的開(kāi)展并不順利，話語(yǔ)權(quán)不強(qiáng)，這是因?yàn)槠髽I(yè)相關(guān)人員，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作重視不夠所造成的。一些公司的管理人員覺(jué)得檔案管理工作不會(huì)對(duì)公司的進(jìn)步產(chǎn)生很大的影響，因此忽略企業(yè)的檔案管理工作，缺少對(duì)檔案管理工作相關(guān)資源的投入，包括人力資源以及物質(zhì)資源。長(zhǎng)久下去，進(jìn)入惡性循環(huán)，最終檔案管理產(chǎn)生的負(fù)面影響會(huì)逐漸加深，不能為企業(yè)提供有效的且具有質(zhì)量保障的工作服務(wù)。

二、企業(yè)檔案工作重點(diǎn)內(nèi)容與加速數(shù)字化措施分析

分析一，持續(xù)推進(jìn)企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

加快企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是培養(yǎng)管理能力進(jìn)而達(dá)成檔案工作對(duì)數(shù)字文檔、重要參數(shù)以及內(nèi)容等的先進(jìn)管理的科學(xué)手段，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和進(jìn)步為企業(yè)加速發(fā)展帶來(lái)更便捷、更細(xì)致的服務(wù)。必須持續(xù)進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化任務(wù)，并且在中央企業(yè)必須完成全部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。通過(guò)國(guó)家有關(guān)部門(mén)下達(dá)的指令，進(jìn)行有關(guān)應(yīng)急預(yù)案的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)辦，增強(qiáng)企業(yè)檔案任務(wù)面臨突發(fā)問(wèn)題時(shí)的管理水平。將電子文件單套制存檔以及電子檔案單套制管理適用規(guī)模必須由會(huì)計(jì)系統(tǒng)擴(kuò)大到各個(gè)方面業(yè)務(wù)系統(tǒng)，不局限于單一會(huì)計(jì)系統(tǒng)。不同試點(diǎn)應(yīng)逐點(diǎn)進(jìn)行，企業(yè)集團(tuán)應(yīng)從內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字檔案館（室）以及先進(jìn)管理技術(shù)的試用。

以各個(gè)試點(diǎn)為基礎(chǔ)，深層次增加企業(yè)電子文本存檔以及電子檔案管理、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）開(kāi)發(fā)的涉及范圍，而且完成檔案任務(wù)的橫縱一體化。設(shè)立的試點(diǎn)應(yīng)采取應(yīng)用區(qū)塊鏈以及更先進(jìn)、更科學(xué)的技術(shù)手段，如圖1所示，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)在于可滿足信息管理智能化和信息資源共享的要求，實(shí)現(xiàn)提高工作效率、提高檔案信息的時(shí)效性、提高檔案信息的利用率的目標(biāo)。數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化加工是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。

圖1 檔案管理數(shù)字化流程

分析二，要尋找融入業(yè)務(wù)的突破口和機(jī)會(huì)

在“十三五”期間，根據(jù)企業(yè)檔案信息的創(chuàng)造以及使用、電子文本存檔等作為著力點(diǎn)，國(guó)家檔案局已經(jīng)把檔案任務(wù)結(jié)合到國(guó)有資產(chǎn)管治、金融、運(yùn)輸、貿(mào)易以及稅收等等任務(wù)，從而深層次增加檔案項(xiàng)目對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的效益?！笆濉钡膶?shí)行也表明這是十分稀有的經(jīng)歷。因此，在“十四五”期間，在各個(gè)區(qū)域，想要給予中小企業(yè)更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，必須共同聯(lián)系開(kāi)發(fā)區(qū)行政部門(mén)根據(jù)開(kāi)設(shè)發(fā)展云平臺(tái)提供檔案管理云服務(wù)，以此增強(qiáng)中小企業(yè)的檔案信息化水平。

分析三，進(jìn)一步在地區(qū)集團(tuán)層面完善企業(yè)檔案管理體制機(jī)制

應(yīng)注意增強(qiáng)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)和治理力度，進(jìn)而提升對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)控指揮。為新興企業(yè)檔案管理的審核提供新手段，開(kāi)設(shè)檔案監(jiān)管領(lǐng)導(dǎo)平臺(tái)，逐步完善信息化的指導(dǎo)任務(wù)。在國(guó)家層面，應(yīng)該深層次探究國(guó)有檔案的界限，針對(duì)上市公司和非公有制企業(yè)進(jìn)行特殊的服務(wù)監(jiān)管以及相關(guān)指引，根據(jù)組建合作團(tuán)隊(duì)等模式指引非公有制企業(yè)完善檔案制度，增加檔案人員團(tuán)隊(duì)的組建。

利用人才選用、技術(shù)教學(xué)、專業(yè)培養(yǎng)等方案，組建專門(mén)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)。激勵(lì)非公企業(yè)檔案工作者參與職稱評(píng)審以及職務(wù)評(píng)審，增強(qiáng)該檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。優(yōu)秀的大規(guī)模企業(yè)集團(tuán)應(yīng)設(shè)立相關(guān)檔案工作技術(shù)經(jīng)理制度，開(kāi)建檔案主任和檔案副主任等職位，為檔案工作與業(yè)務(wù)相結(jié)合提供制度支撐。如圖2所示，企業(yè)檔案管理研究的幾個(gè)焦點(diǎn)問(wèn)題，主要包括以下幾個(gè)方面：企業(yè)檔案管理的歸屬與流向問(wèn)題、資產(chǎn)與評(píng)估問(wèn)題、檔案管理工作存在問(wèn)題與對(duì)策等方面。

圖2 企業(yè)檔案管理研究的主要問(wèn)題

三、企業(yè)檔案管理及其服務(wù)模式的改進(jìn)措施

措施一，企業(yè)檔案管理工作必須強(qiáng)化

首先，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)層必須加強(qiáng)對(duì)其相關(guān)工作的重視。在公司的營(yíng)運(yùn)期間，在制定公司將來(lái)發(fā)展計(jì)劃的時(shí)候一定要將公司內(nèi)部的檔案管理也納入考慮范圍內(nèi)，依據(jù)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行未來(lái)規(guī)劃的設(shè)計(jì)。另外，所有檔案管理的相關(guān)工作人員都應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)。在做相關(guān)工作的時(shí)候必須對(duì)工作的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行核驗(yàn)檢查，檔案管理工作內(nèi)容不能浮于表面，避免劣質(zhì)工作成果的出現(xiàn)。

為了讓企業(yè)的檔案管理工作者更好地掌握該崗位的工作技巧，公司可以采取舉辦講座的形式對(duì)他們進(jìn)行專題培訓(xùn)，激發(fā)他們對(duì)這項(xiàng)工作的積極性，更深刻地感受到所從事的這份檔案管理工作的分量，重新認(rèn)識(shí)這份工作。當(dāng)員工體會(huì)到所從事檔案管理崗位的重要價(jià)值，可能會(huì)更加積極地工作以增加創(chuàng)造自身的價(jià)值。

措施二，改進(jìn)企業(yè)檔案管理的工作模式

企業(yè)內(nèi)的檔案管理一般都會(huì)進(jìn)行對(duì)各部門(mén)運(yùn)作情況的記錄，比如各組織之間的人員變動(dòng)情況、部門(mén)工作內(nèi)容的改變等，這些存檔的檔案信息能夠?yàn)楹芏嗷顒?dòng)的進(jìn)行提供非常有價(jià)值的參考信息。在傳統(tǒng)模式下，幾乎所有企業(yè)都是由專門(mén)開(kāi)設(shè)的組織部門(mén)專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的開(kāi)展與實(shí)施。在新形勢(shì)下，依靠信息化技術(shù)企業(yè)能夠在檔案管理工作中進(jìn)行信息的共享，因而檔案管理工作可以讓不同的組織的人員都參與進(jìn)來(lái)，不僅能夠增進(jìn)其他組織人員與檔案管理部門(mén)相關(guān)工作的聯(lián)系，還能夠同時(shí)做到對(duì)該部門(mén)服務(wù)模式的創(chuàng)新。采用這種方式，在增進(jìn)組織間聯(lián)系的同時(shí)也可以將檔案管理工作的價(jià)值和作用更好地展現(xiàn)出來(lái)。

在企業(yè)管理過(guò)程中，如果領(lǐng)導(dǎo)層能夠發(fā)覺(jué)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言是非常有價(jià)值的信息資源，就會(huì)有利于檔案管理工作成果更好地體現(xiàn)其價(jià)值。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，企業(yè)可以發(fā)展智能化的檔案管理體系提升經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中自身企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，把數(shù)字化服務(wù)模式融入到企業(yè)的日常營(yíng)運(yùn)工作之中。如圖3所示，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，采用管理系統(tǒng)將檔案資料分類存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化歸檔和高效率査詢與借閱，引用信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理與服務(wù)模式，是工程建設(shè)領(lǐng)域檔案建設(shè)的趨勢(shì)。

圖3 檔案管理的工作模式

措施三，培養(yǎng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作能夠直接對(duì)企業(yè)的營(yíng)運(yùn)質(zhì)量造成影響，因此對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)很有必要成立特定的檔案管理組織進(jìn)行相關(guān)工作的開(kāi)展。該組織的成員專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)工作，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納、存儲(chǔ)以及使用，組織中擁有優(yōu)秀的檔案管理人才是非常重要的。檔案管理專業(yè)人員的能力狀況會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量造成決定性影響，因此對(duì)檔案管理工作崗位的人員進(jìn)行能力強(qiáng)化培訓(xùn)是有必要的。

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理崗位的招聘工作時(shí)，應(yīng)該著重考察應(yīng)聘者的工作態(tài)度，以及其對(duì)檔案管理工作流程的熟悉程度與專業(yè)程度。入職后要對(duì)檔案管理崗位員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，及時(shí)更新員工勝任該崗位的需要具有的新的知識(shí)儲(chǔ)備，學(xué)習(xí)最新的檔案管理方法，把先進(jìn)技術(shù)及時(shí)應(yīng)用到檔案管理工作之中。

措施四，建立嚴(yán)格的企業(yè)檔案管理制度

想要順利完成檔案管理與其工作模式的改進(jìn)創(chuàng)新，首先要有嚴(yán)格的規(guī)章制度為工作創(chuàng)新護(hù)航。所以，企業(yè)需要參考真實(shí)的企業(yè)狀況以及檔案管理工作的計(jì)劃去建立合適的檔案管理制度。檔案管理工作的一系列流程，包括信息接收、檔案歸納、整理、存儲(chǔ)等都要在制定的檔案管理制度中有明晰的條文進(jìn)行明確的規(guī)定，讓檔案管理人員實(shí)行規(guī)范化操作。

建立嚴(yán)格的檔案管理制度除了要做到對(duì)檔案管理工作流程的科學(xué)嚴(yán)格監(jiān)督，對(duì)于重要的檔案文件，要建立嚴(yán)密的存放查驗(yàn)制度。檔案管理規(guī)章制度中還應(yīng)該包括明晰的獎(jiǎng)懲措施，促進(jìn)檔案管理工作更有序的實(shí)施。對(duì)于確實(shí)存在工作失誤的檔案管理人員，要依據(jù)檔案管理制度追究應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。

通過(guò)上述探究，在現(xiàn)今環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理工作業(yè)已成為企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作也提出了更高的要求。相應(yīng)地，為了與市場(chǎng)發(fā)展更好地匹配，企業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)工作的關(guān)注，提供更優(yōu)質(zhì)更現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)服務(wù)。在大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，目前國(guó)內(nèi)的檔案管理水平還存在很大的改進(jìn)空間，因此，當(dāng)前企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際狀況，探究存在的問(wèn)題并從多方面找出改進(jìn)檔案管理與工作模式的路徑，做到對(duì)企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)利用。而企業(yè)檔案的創(chuàng)新發(fā)展，無(wú)疑會(huì)助推企業(yè)更快地發(fā)展與進(jìn)步。