文/王景杰

新時期我國鐵路建設(shè)蓬勃發(fā)展，檔案管理工作的重要性愈加凸顯，需要與時俱進，借助互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)推進鐵路建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)步伐，提升檔案管理效率，保障檔案信息全面、精準、及時、便捷。本文主要從檔案資料收集、檔案數(shù)據(jù)管理、管理平臺建設(shè)、信息安全保障四個方面進行了分析，以期能夠提升鐵路建設(shè)項目檔案管理水平

為更好地保障經(jīng)濟發(fā)展，近年來我國鐵路建設(shè)速度較快，鐵路建設(shè)投入越來越大，其目的就是更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展，服務(wù)于人民群眾的生產(chǎn)生活。隨著鐵路建設(shè)項目的增多，鐵路建設(shè)項目檔案也越來越多，而且隨著信息技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷應(yīng)用，鐵路建設(shè)檔案的價值得到更為有效地開發(fā)。因此，為了給鐵路建設(shè)快速發(fā)展提供先進的科學(xué)手段，探究檔案信息化建設(shè)路徑十分必要。

一、鐵路建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的必要性

一是提升檔案管理效率的重要保障

首先，信息化管理檔案依靠信息化平臺整合管理資源，使檔案管理資源得到最大化利用。在信息化轉(zhuǎn)化過程中增加信息化檢索模式，大大提高了檔案調(diào)用的效率，為鐵路建設(shè)提供有力的決策參考，從而提高檔案的利用效率；其次，信息化管理將紙質(zhì)、圖像、聲音等轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，檔案占用的物理空間大大降低，數(shù)字信息在傳遞速度、全面性以及安全性等方面都得到提升，工作人員對檔案進行歸檔、分類、查閱、隱藏價值挖掘等管理效率更高，而且大大降低了檔案管理在物理空間上的投入；最后，信息化管理檔案，管理人員的勞動強度大大降低，信息更新和完善速度更快，信息關(guān)聯(lián)性更強，能夠形成全面、完整的檔案信息，使檔案可利用價值大大提升。

二是檔案管理工作的重要發(fā)展方向

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入應(yīng)用，檔案的價值得以更好地開發(fā)，使得檔案的重要性越來越明顯。鐵路建設(shè)項目檔案信息化管理可以釋放更多鐵路檔案人才資源，將有限的人力資源轉(zhuǎn)入檔案資料收集、檔案信息服務(wù)、檔案價值挖掘等工作環(huán)節(jié)中去，從而提高鐵路建設(shè)項目檔案的真實性、全面性、安全性和可靠性。同時，信息化管理能夠?qū)㈣F路建設(shè)項目檔案資源進行重新優(yōu)化配置，提升鐵路建設(shè)項目檔案管理的科學(xué)性，拓寬鐵路建設(shè)項目檔案的服務(wù)范圍與實用價值，使鐵路建設(shè)項目檔案管理工作從消耗型管理向服務(wù)型和價值開發(fā)型管理工作模式發(fā)展，是檔案管理創(chuàng)新的必然選擇。

二、鐵路建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)路徑

路徑之一，檔案資料收集的信息化。鐵路檔案管理實現(xiàn)信息化后，可以依靠網(wǎng)絡(luò)進行在線檔案信息收集、傳遞、共享等。而且，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日益成熟，推動鐵路建設(shè)項目的審簽流程也走向電子化，施工過程進行全程自動記錄，工程驗收實現(xiàn)電子化等等，都為檔案收集的信息化提供了可能。因此，在鐵路建設(shè)項目實施前、實施中、實施后都利用信息化手段進行檔案編寫和收集，才能確保檔案的真實、全面和關(guān)聯(lián)性，從而為信息化管理提供保障。

路徑之二，檔案信息數(shù)據(jù)的標準化。檔案管理信息化需要統(tǒng)一而標準的信息數(shù)據(jù)，才能在信息化平臺共享、傳遞、保存、調(diào)用等。因此，在信息化建設(shè)過程中，首要任務(wù)是實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)標準化。在檔案信息的產(chǎn)生、歸檔、分類、保存時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)非標準化時，需要立即核實并轉(zhuǎn)化為標準數(shù)據(jù)，以便后續(xù)使用效率和價值開發(fā)不受影響。建設(shè)統(tǒng)一的信息化管理平臺，平臺下端所有軟件都必須與信息平臺的數(shù)據(jù)類型高度一致，最終實現(xiàn)檔案標準化管理。

路徑之三，檔案信息化管理平臺的建設(shè)。首先，鐵路檔案信息化管理平臺的開發(fā)需要明確系統(tǒng)架構(gòu)。一般而言，鐵路建設(shè)項目的信息化管理系統(tǒng)分為項目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)并行，依靠標準的數(shù)據(jù)接口進行互聯(lián)。前者包括項目建設(shè)的信息數(shù)據(jù)庫、項目進度計劃、檔案歸檔計劃、實施全過程管控、項目驗收管理、成果展示與歸檔、項目考核等；后者包括檔案管理的目錄、信息數(shù)據(jù)的接收、檔案歸檔組巻、檔案查詢、檔案借閱、統(tǒng)計分析、價值開發(fā)；依靠標準化的數(shù)據(jù)接口進行兩個并行系統(tǒng)的信息傳輸。其次，鐵路檔案信息化管理平臺的功能。該系統(tǒng)主要有三級功能：一級功能是將檔案進行大類劃分，如聲像、文書、科技等。二級功能是將一級分類進行細分歸劃，如聲像檔案是將多媒體、聲音、圖像等電子信息進行收錄歸檔。三級功能是將一、二級功能進行目錄編制、卷宗編制、文件名編制、檔案號編制等。最后，將庫房管理納入信息化管理平臺。一般從卷入手進行檔案錄入，檔案卷在庫房的位置要在系統(tǒng)中標明，系統(tǒng)模擬庫房進行案卷管理，方便后續(xù)使用和開發(fā)。

路徑之四，檔案信息安全的保障。首先，信息化管理系統(tǒng)需要互聯(lián)網(wǎng)的支持，那么對于檔案安全的保障能力就需要加強。硬件設(shè)備首選品質(zhì)高、功能強、使用方便的設(shè)備，同時創(chuàng)造標準的使用環(huán)境，避免溫、濕、靜電、電磁等對硬件進行干擾。其次，利用多元化的安全保障技術(shù)進行檔案安全防護，如殺毒軟件、防火墻、系統(tǒng)漏洞補丁升級、防雷防電措施落實、管理權(quán)限設(shè)置、檔案數(shù)據(jù)加密、IP限制等等，確保檔案信息及數(shù)據(jù)庫在歸檔、編研、使用時安全可靠。

不言而喻，鐵路建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)既是提升檔案管理效率的重要保障，也是檔案管理工作的重要發(fā)展方向。有關(guān)部門和單位應(yīng)當(dāng)從源頭規(guī)范檔案數(shù)據(jù)標準，加強信息管理平臺建設(shè)，保障信息安全，為檔案管理信息化提供條件，切切實實把鐵路建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)搞好。