文/楊皓量

醫(yī)院檔案管理信息化是目前檔案管理技術(shù)手段的大勢所趨。開展醫(yī)院檔案信息化建設(shè)有助于提高醫(yī)院管理水平，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)信息共享能力。本文針對醫(yī)院檔案管理目前存在的問題，對醫(yī)院檔案如何開展信息化建設(shè)的路徑進(jìn)行了思考與論述

醫(yī)院檔案信息化是使用計(jì)算機(jī)與人工智能等先進(jìn)技術(shù)，對在醫(yī)療過程中產(chǎn)生的復(fù)雜而又大量的檔案資料進(jìn)行管理的一種方式。具有提高醫(yī)院檔案管理效率、提升檔案資源共享、增強(qiáng)檔案資源的有效利用、節(jié)省人力物力等優(yōu)勢，是推動醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要手段和有力舉措。

一、醫(yī)院檔案開展信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院檔案的信息化，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。其意義主要在于：

一是提升醫(yī)院管理水平

醫(yī)院檔案的構(gòu)成較為復(fù)雜，內(nèi)容較多，區(qū)別于其他單位組織。醫(yī)院檔案的主體是醫(yī)療檔案。目前醫(yī)院檔案大多以紙質(zhì)為載體，分散保存，沒有形成相應(yīng)的專門檔案管理部門。電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在收集、保存和檢索方面都更加高效便捷，借助信息化管理，不僅可以節(jié)約大量的人力、財力和時間成本，保證信息資源的規(guī)范、完整。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，可以利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的智能化檢索，從而大大提高檔案的利用率。同時，管理層可以通過數(shù)字化平臺對當(dāng)前的檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，也可以通過對檔案管理情況進(jìn)行梳理以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院整體運(yùn)營情況。[1]通過實(shí)施檔案信息化管理不僅能強(qiáng)化醫(yī)院整體工作效率，也能對多種檔案信息進(jìn)行合理保存，及時為管理層的決策提供可靠、準(zhǔn)確的依據(jù)。

二是提升醫(yī)療服務(wù)水平

醫(yī)院作為特殊的服務(wù)機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步提升醫(yī)療質(zhì)量、提高服務(wù)水平，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的醫(yī)療服務(wù)是所有醫(yī)院的使命。醫(yī)院檔案特別是醫(yī)療檔案，作為重要的臨床數(shù)據(jù)庫和文獻(xiàn)資料，其重要性不言而喻。針對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，提升檔案利用率，使檔案信息資源能夠得到充分運(yùn)用，醫(yī)護(hù)人員在信息化平臺對檔案資料進(jìn)行查找和分析，可以了解患者在醫(yī)院就診之前所有的病歷，有助于醫(yī)療服務(wù)能力的全面提升。

三是增強(qiáng)信息共享能力

隨著信息時代的到來，檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢。檔案載體從紙質(zhì)轉(zhuǎn)向數(shù)字化，檔案的利用也逐漸向數(shù)字化傳遞轉(zhuǎn)變。當(dāng)前分級診療和醫(yī)聯(lián)體建設(shè)正在有序開展，而其核心和出發(fā)點(diǎn)是資源共享。[2]實(shí)施醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，建立數(shù)字化存儲、實(shí)現(xiàn)全文檢索、形成結(jié)構(gòu)化檔案信息庫，就可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的及時利用和信息共享。

二、醫(yī)院檔案開展信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在一些問題，現(xiàn)狀不能令人滿意，諸如：

1.重視程度不足，缺乏完善的制度。在我國醫(yī)療體系中，檔案管理意識總體薄弱，檔案管理工作處于邊緣化狀態(tài)，醫(yī)院管理層對檔案管理工作普遍未形成系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化理念，日常的檔案工作僅僅停留在保存和查詢的階段。而且醫(yī)院的檔案管理受制于分散的體制制約，文件材料為各部門職能管理，病史檔案歸于醫(yī)療業(yè)務(wù)部門管理，信息化由專業(yè)部門歸口，而檔案工作一般由行政辦公室管理。[3]由此帶來醫(yī)院的檔案管理工作尚未得到統(tǒng)籌，相關(guān)的管理制度也處于陳舊、僵化甚至缺失的狀態(tài)，行政部門之間各自為戰(zhàn)，不能有效分工合作，所以信息化建設(shè)往往顧此失彼，流于表面。

2.缺乏專門人才，硬件設(shè)施落后。目前醫(yī)院的檔案管理工作分散而邊緣，缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)或信息化專業(yè)人員，往往都是其他崗位兼管檔案，他們普遍并未接受過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，專業(yè)的檔案管理知識匱乏，尤其難以接觸和接受新知識、新理念，自身的管理水平有限，達(dá)不到與時俱進(jìn)，也無法掌握信息化建設(shè)和管理的內(nèi)涵，加之在醫(yī)院的整體工作中難取得話語權(quán)，使得檔案管理工作的重要性和先進(jìn)性無法為管理層得知，發(fā)展過程中的信息不對稱導(dǎo)致了信息化建設(shè)的滯后、甚至走向歧路。而要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和管理，配套的硬件設(shè)施不可或缺，當(dāng)前醫(yī)院的檔案部門設(shè)備陳舊落后，僅能負(fù)擔(dān)日常的運(yùn)行工作，且故障率高，安全性低，并不適于開展信息化建設(shè)。

三、醫(yī)院檔案開展信息化建設(shè)的路徑

通過分析研究，筆者以為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的主要路徑在于：

1.轉(zhuǎn)變管理理念。從醫(yī)院內(nèi)部而言，無論是管理層還是每一個員工，都應(yīng)當(dāng)樹立檔案信息化的理念，明確檔案的信息化建設(shè)是大勢所趨，也是醫(yī)院發(fā)展更上一層樓的必然要求。管理者首先要樹立新的檔案管理理念，形成整體化、系統(tǒng)化的建設(shè)方案；堅(jiān)守科學(xué)管理方式，善于將檔案信息用于分析決策和醫(yī)療服務(wù)，同時也要保證檔案管理的有效性和保密性。醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)不可能一蹴而就，這就要求管理者應(yīng)從管理層面對信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，對檔案管理模式做好研究分析，制定完善的管理制度，創(chuàng)新管理方式。[4]調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，將醫(yī)院檔案管理工作貫徹到每位人員，使得全員充分認(rèn)識檔案管理的重要性，重視檔案工作和檔案的信息化建設(shè)。

2.引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，專業(yè)的信息化管理人才不可或缺，檔案信息化建設(shè)，需要檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、醫(yī)院管理和醫(yī)療管理、后勤管理的高水平、復(fù)合型人才?，F(xiàn)階段，醫(yī)院尚不能實(shí)現(xiàn)此類人員的充分到崗，首先應(yīng)做到對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，提升專業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)工作，轉(zhuǎn)變管理理念和管理方法；注重員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，以及應(yīng)對突發(fā)狀況的反應(yīng)能力。其次，引進(jìn)有利于檔案信息化建設(shè)的高水平、復(fù)合型人才，通過組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，提升檔案信息化建設(shè)的成效。最后，醫(yī)院要通過改革職稱、聘用、繼續(xù)教育等各項(xiàng)工作制度和管理規(guī)定，做好人才的培養(yǎng)使用，形成相應(yīng)的人才引進(jìn)和發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)化、層次化、結(jié)構(gòu)化。[5]

3.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過程中，優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備必不可少，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，醫(yī)院要增加相應(yīng)投入，大力支持基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息資源建設(shè)，提升檔案室工作的現(xiàn)代化、信息化和科學(xué)化水平。目前，醫(yī)院檔案大多還處于紙質(zhì)檔案的階段，即便是醫(yī)療檔案，也只有一部分醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，絕大多數(shù)的醫(yī)院還沒有實(shí)行電子檔案，由此使管理工作大大受到時空的限制，也浪費(fèi)了大量的人力和空間，影響檔案管理的效率和質(zhì)量，而且也無法做好檔案的利用工作。因此，醫(yī)院應(yīng)與時俱進(jìn)，利用現(xiàn)代科技，打造數(shù)字檔案室，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而推動醫(yī)院的管理模式改進(jìn)、提升醫(yī)療服務(wù)能力，降低紙質(zhì)檔案的儲存，提升管理水平。

4.注重檔案的安全保護(hù)。注重檔案資料的保護(hù)措施，保障檔案的安全性是檔案工作的重中之重。在日常管理中，遵守新修訂《檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)，信息化建設(shè)過程中，注重網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。

綜合上述分析研究，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理水平的重要一環(huán)。各級領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，采取相應(yīng)措施，加大建設(shè)力度，盡早實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，這不僅事關(guān)檔案管理工作的本身，同時對于醫(yī)院整體工作也是一個有力的促進(jìn)，醫(yī)院的進(jìn)步與發(fā)展，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不可或缺，必須下功夫、用氣力切切實(shí)實(shí)抓好。