文/雷 勇

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，帶來了海量數(shù)據(jù)的聚集和沉淀，大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)運(yùn)而生。我國在“十三五”發(fā)展期間，大數(shù)據(jù)不僅從概念上成為熱門的話題，從檔案管理的現(xiàn)實(shí)中更加成為研究的重要課題，它無論在宏觀的社會(huì)領(lǐng)域還是微觀的企業(yè)個(gè)體，都從本質(zhì)上沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理模式。本文將基于大數(shù)據(jù)的概念和特點(diǎn)，以航空企業(yè)為背景，重點(diǎn)研究其對(duì)企業(yè)檔案管理模式帶來的挑戰(zhàn)和變革

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)信息的交互使用，海量信息不斷聚集和沉淀，數(shù)據(jù)的頻繁使用和調(diào)用，使得“大數(shù)據(jù)”的概念被提上日程，被不斷延伸和發(fā)展，終成為海量信息的代名詞。在我國“十三五”期間，航空企業(yè)幾十年的資源沉淀，“大數(shù)據(jù)”堆積已經(jīng)成為企業(yè)的普遍現(xiàn)象。企業(yè)的信息多以紙質(zhì)的形式存在，或以電子的形式存在PDM、0A等流程設(shè)計(jì)和辦公管理系統(tǒng)中。那么大數(shù)據(jù)和檔案有怎么樣的互聯(lián)互通關(guān)系，又有怎樣的差異和不同以及它對(duì)現(xiàn)有檔案的管理模式會(huì)帶來怎樣的變革和挑戰(zhàn)，本文著重進(jìn)行分析與思考。

一、什么是大數(shù)據(jù)？它與檔案有怎樣的共通和差異？

為便于分析與研究，筆者首先從大數(shù)據(jù)概念入手，并厘清其與檔案的關(guān)系。

1.大數(shù)據(jù)的概念

筆者以為，大數(shù)據(jù)顧名思義是個(gè)體數(shù)據(jù)依靠一定的軟硬件平臺(tái)所形成的規(guī)?；?，就企業(yè)而言，它能夠反映和記錄企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展蹤跡，是企業(yè)信息的匯集。

2.與檔案的關(guān)系

檔案是企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)所形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄的總和。在形成特征上，大數(shù)據(jù)與檔案都是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄，具有歷史性和確定性，這是它們的共通之處；在價(jià)值利用上，大數(shù)據(jù)是沒有經(jīng)過鑒別的數(shù)據(jù)堆積和聚合，而檔案則是依據(jù)一定的鑒定評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行有針對(duì)性的保存和利用。從數(shù)據(jù)本體而言，大數(shù)據(jù)是集合，檔案則是集合中的子集。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案工作的影響

大數(shù)據(jù)在形式上是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，無論是電子信息，還是紙質(zhì)等其他載體形式的數(shù)據(jù)，因?yàn)闆]有被篩選，其量的積累驚人，造成了現(xiàn)有企業(yè)庫房存放面積的嚴(yán)重腫脹和飽和。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的各單位而言，尤其是機(jī)構(gòu)撤銷的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，歷史形成的數(shù)據(jù)都在各單位自行保管，由于保管條件的限制，加之有些數(shù)據(jù)屬于歷史原因形成，鑒別無從著手，又不能輕易處置，因此歸檔成為他們解決此類問題最便捷的途徑，這種潛意識(shí)的思維和行為，無疑給檔案部門的工作帶來極大的壓力和挑戰(zhàn)。諸如：

1.鑒別不易，館藏驟增

各單位急于歸檔的各類數(shù)據(jù)，包括文件、圖紙、工資、記錄、各類報(bào)表、上報(bào)信息等磁介質(zhì)和紙介質(zhì)，雖然檔案部門在接收之前，就已經(jīng)到各單位進(jìn)行了鑒別、甄選，但是仍然無法剔除太多無用數(shù)據(jù)資料，只能將各單位積累的大量歷史數(shù)據(jù)和資料全部接收，暫存于檔案館內(nèi)，這樣就造成了館藏從量上的驟增，進(jìn)而庫房面積嚴(yán)重緊缺，給檔案管理部門帶來庫房趨緊和人力成本劇增等壓力。

2.整理困難，價(jià)值難定

對(duì)于檔案工作而言，整理是最基礎(chǔ)的工作，只有整理到位，提供利用才能便捷無誤，但因各單位歸檔的所謂歷史形成的數(shù)據(jù)群，整無出處，理無依據(jù)，給檔案工作的整理、編目造成了諸多不便；加之歸檔的大多數(shù)數(shù)據(jù)年代久遠(yuǎn)，價(jià)值無從考證，檔案的鑒別工作就如同雞肋一樣，嚼之無味，棄之可惜，造成了檔案工作進(jìn)退兩難的境地。

3.庫房飽和，保管困難

館藏的驟増，必然帶來庫房面積的緊缺，對(duì)于檔案而言，其保管條件必須做到“八防”，除濕、除塵和溫控都有嚴(yán)格的要求，但這種保管條件非一朝一夕之間就可形成；由于量的劇增，現(xiàn)有的庫房無法滿足保管的需要，檔案部門就要以各種請(qǐng)示、報(bào)告、閱批件等形式來說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為這些所謂的歸檔“大數(shù)據(jù)”另擇佳處，而往往這些“佳處”就是一些無人辦公的偏遠(yuǎn)地方，沒人值守，無人管理，一切基礎(chǔ)性設(shè)施無從談起，歸檔的數(shù)據(jù)只能沉睡在冰冷的“庫房”中，成為真正意義上無人知曉的僵尸檔案，慢慢地隨著時(shí)間的推移而被人們遺忘，造成了企業(yè)歷史數(shù)據(jù)的流失，似此勢(shì)必會(huì)給企業(yè)帶來了隱性的巨大損失。

4.分析受限，難創(chuàng)效益

大數(shù)據(jù)從本質(zhì)上來說，就是各類數(shù)據(jù)的匯集；而檔案從本質(zhì)上說是在大數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計(jì)、分析的基礎(chǔ)上得來的有價(jià)值的信息，能為企業(yè)帶來價(jià)值和變相地產(chǎn)生效益。然而檔案部門所保管的上述“大數(shù)據(jù)”基本上都是一些難以鑒定的數(shù)據(jù)堆積，統(tǒng)計(jì)、分析受到了時(shí)間、事件和經(jīng)辦人員的限制，難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，檔案的價(jià)值也就難以體現(xiàn)；因?yàn)閿?shù)據(jù)的挖掘和分析不僅僅是經(jīng)驗(yàn)主義和意識(shí)形態(tài)的想當(dāng)然，更多是結(jié)合當(dāng)時(shí)的歷史事件所做的信息判斷，將其通過一定的語言組織，形成可以為企業(yè)決策所用的有價(jià)值的檔案信息，可以為企業(yè)創(chuàng)造效益，進(jìn)而提升檔案部門的服務(wù)功能和影響力。

三、應(yīng)對(duì)措施

大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生是隨著企業(yè)科研生產(chǎn)等各項(xiàng)工作開展而出現(xiàn)的，它對(duì)檔案部門帶來的上述沖擊是擺在檔案部門面前的現(xiàn)實(shí)問題，如何解決與應(yīng)對(duì)這些壓力和挑戰(zhàn)，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手：

1.建立企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)管理中心

企業(yè)內(nèi)部應(yīng)以部門為單位，按照檔案部門管理的制度要求，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分類管理和定期鑒定，同時(shí)檔案部門也應(yīng)定期做好各單位數(shù)據(jù)管理的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，便于各單位數(shù)據(jù)管理都有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，明確細(xì)化歸檔范圍，保證各單位產(chǎn)生的重要價(jià)值信息能夠及時(shí)被檔案部門收集和集中管理，為后期數(shù)據(jù)的二次開發(fā)奠定基礎(chǔ)，也能對(duì)不易鑒別的數(shù)據(jù)從源頭了解其保管的價(jià)值和時(shí)限，不至于堆積太多，最終導(dǎo)致無從下手，失去了數(shù)據(jù)管理的意義。企業(yè)內(nèi)部各單位的數(shù)據(jù)，有些雖不歸檔，但對(duì)于企業(yè)來說，在特定的時(shí)期內(nèi)也屬于有效信息，不可隨便處置。因此檔案部門可以每年進(jìn)行各單位的數(shù)據(jù)積累情況摸底，有針對(duì)性地制定合理可行的風(fēng)險(xiǎn)防范方案，保證“數(shù)據(jù)中心”有序、合理地運(yùn)行，達(dá)到良性循環(huán)的目的。

2.建立檔案管理安全防范預(yù)警機(jī)制

檔案管理安全是檔案管理工作的重中之重，檔案部門應(yīng)在館址選擇、面積預(yù)估、突發(fā)情況等方面制定切實(shí)可行的防范措施，例如在數(shù)據(jù)驟增、面積緊缺、保管條件達(dá)不到要求時(shí)，檔案部門應(yīng)如何應(yīng)對(duì)？其實(shí)對(duì)于企業(yè)而言，檔案部門的地位永遠(yuǎn)被定性在技術(shù)保障的名列之下，如若要被重視，應(yīng)有所作為，比如在海量數(shù)據(jù)中尋求規(guī)律，發(fā)現(xiàn)可以創(chuàng)造效益的有用信息；在數(shù)據(jù)收集整理前，做好各項(xiàng)工作的前端控制；在突發(fā)事件發(fā)生后，可以第一時(shí)間控制局面，掌握解決問題的主動(dòng)權(quán)；可以利用一切機(jī)會(huì)，為檔案的保管創(chuàng)造更好的條件，以解決不可預(yù)估的突發(fā)事件，降低損失。

3.引進(jìn)和培養(yǎng)數(shù)據(jù)分析人才

數(shù)據(jù)分析是大數(shù)據(jù)能夠成為檔案最主要的途徑之一，大數(shù)據(jù)雖然不會(huì)說話，但是數(shù)據(jù)分析會(huì)說話，會(huì)暴露管理和生產(chǎn)中存在的問題。例如好的統(tǒng)計(jì)分析，可以幫助企業(yè)的決策者了解什么時(shí)段什么樣的人在什么情況下產(chǎn)生的質(zhì)量問題多，產(chǎn)生的廢品多；比如人員的學(xué)歷、專業(yè)及成本、效益分析，可以幫助企業(yè)在日后人才的引進(jìn)方向和數(shù)量提供參考。但是對(duì)于企業(yè)的檔案人員而言，并非專業(yè)出身，檔案的基礎(chǔ)管理和業(yè)務(wù)能力相對(duì)較弱，對(duì)于數(shù)據(jù)的整理和分類較為熟悉，但是對(duì)于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析能力卻不擅長(zhǎng)，然而數(shù)據(jù)分析之于企業(yè)的職能部門，之于企業(yè)管理層面都有著決策的重要作用，因此檔案部門在做好日常整理工作的同時(shí)，更要做好和指導(dǎo)好各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析的能力，實(shí)現(xiàn)跨部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌分析，解決分析受限，效益難創(chuàng)的局面。

4.建立自上而下的大數(shù)據(jù)研發(fā)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)資源的體系化建設(shè)

大數(shù)據(jù)研發(fā)計(jì)劃，就是要從檔案管理的方向上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的市場(chǎng)化觀念，挖掘數(shù)據(jù)更深層次的價(jià)值，用最小化的數(shù)據(jù)管理成本實(shí)現(xiàn)最大化的效益，解決大數(shù)據(jù)躺在文件柜中睡大覺的局面，實(shí)現(xiàn)通用數(shù)據(jù)的專用轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)有用信息的共享化管理，實(shí)現(xiàn)集數(shù)據(jù)挖掘、統(tǒng)計(jì)分析和推廣為一體的資源庫建設(shè)工作，讓大數(shù)據(jù)資源按照一定的規(guī)律自成體系，為企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營提供依據(jù)和借鑒作用。

通過上述分析與研究可見，大數(shù)據(jù)不僅僅是概念上的名詞，它更多的應(yīng)該是一種基于某種規(guī)律而自成體系的集合體，要實(shí)現(xiàn)這種產(chǎn)生效益的集合體，離不開檔案部門從數(shù)據(jù)源頭的總體設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃，更離不開檔案管理人員自我提升的意識(shí)和恪盡職守、有所作為的心態(tài)，只有這樣，基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作才能緊跟企業(yè)發(fā)展的實(shí)際，才能讓大數(shù)據(jù)狀況下的檔案管理被認(rèn)可，有效發(fā)揮出檔案管理的真正價(jià)值和作用，為企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步提供更大的助推力。