王翠麗

內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視微波傳輸總站 內(nèi)蒙古 呼和浩特市 010050

本文對電子政務(wù)平臺功能進行綜合分析，對政府辦公中最重要的公文處理環(huán)節(jié)進行設(shè)計，同時對于政府日常工作中需要用到的公文、會議、文檔與綜合管理系統(tǒng)做出了全面分析并提出了設(shè)計方案。在設(shè)計階段，首先對系統(tǒng)整體架構(gòu)進行設(shè)計，將公文處理系統(tǒng)與綜合事務(wù)管理系統(tǒng)分為兩個子系統(tǒng)進行設(shè)計，按照系統(tǒng)的功能實現(xiàn)方式做出了介紹和說明，通過系統(tǒng)界面圖與實現(xiàn)流程圖等說明實現(xiàn)過程。

1 軟件架構(gòu)設(shè)計

在電子政務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計過程中，需要對系統(tǒng)結(jié)構(gòu)有一個清晰的設(shè)計。在本次四層架構(gòu)設(shè)計中，數(shù)據(jù)支持平臺與應(yīng)用支持平臺作為系統(tǒng)支柱支撐政府門戶網(wǎng)絡(luò)，協(xié)同管理應(yīng)用平臺為雙平臺的溝通提供了基礎(chǔ)［1］。并且辦公人員及群眾可以通過網(wǎng)絡(luò)接入門戶網(wǎng)絡(luò)進行功能訪問，系統(tǒng)架構(gòu)圖如圖1所示，各部分功能如下所示。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖

1.1 數(shù)據(jù)支撐平臺

數(shù)據(jù)支持平臺提供標準數(shù)據(jù)交換和共享接口，包括封裝數(shù)據(jù)訪問服務(wù)等。它還包括一個數(shù)據(jù)接口平臺，即基于XML的數(shù)據(jù)層交換管理。具體地，數(shù)據(jù)支持平臺將與下級單元的各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫交換數(shù)據(jù)，并自動收集和匯總業(yè)務(wù)信息?？偛繑?shù)據(jù)交換中心的作用是總結(jié)每個下屬單位的文件，數(shù)據(jù)和信息，并將總部的文件，數(shù)據(jù)和信息分發(fā)給每個下屬單位。

1.2 應(yīng)用支撐平臺

平臺為組件提供了服務(wù)，以支持各種類型的協(xié)作功能進行工作。

應(yīng)用服務(wù)：能夠提供在文件審批以及日常各種辦公流程時所需要的相關(guān)文件，以及各種資料服務(wù)；具有全面數(shù)據(jù)庫功能可以根據(jù)具體部門職員及職能不同進行個性化的資料搜索；具有全面統(tǒng)計功能并對數(shù)據(jù)信息進行自動統(tǒng)計。

通信服務(wù)：包括短信中心功能;提供電子郵件提醒和郵件遞送的電子郵件系統(tǒng);實現(xiàn)、無紙化傳真系統(tǒng);實現(xiàn)了全員即時通訊系統(tǒng)、視頻語音通訊等功能。

核心技術(shù)引擎：能夠?qū)ο到y(tǒng)各門戶界面等進行管理；支持各業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)的單點登錄功能；對業(yè)務(wù)審批及公文流轉(zhuǎn)時的各種核心信息進行總結(jié)與歸納并形成數(shù)據(jù)庫；能夠幫助行政單位等部門提供一體化工作流引擎。

1.3 協(xié)同管理應(yīng)用

參考類似協(xié)作管理平臺的成功經(jīng)驗，結(jié)合實際需求，包括人力資源，銷售管理，協(xié)作管理應(yīng)用程序功能模塊，如客戶管理，供應(yīng)商關(guān)系，預(yù)算報銷，資產(chǎn)管理和系統(tǒng)管理。在系統(tǒng)實施過程中，將根據(jù)實際情況和具體需求要求調(diào)整上述功能模型。

1.4 四個網(wǎng)絡(luò)

四個網(wǎng)絡(luò)是局域網(wǎng)，單元LAN，因特網(wǎng)和GSM/CDMA網(wǎng)絡(luò)。該系統(tǒng)部署在局域網(wǎng)中的計算機房中。通過VPN對系統(tǒng)鏈路進行安全管控。

2 公文系統(tǒng)設(shè)計

2.1 公文管理系統(tǒng)設(shè)計

由于在政府日常處理辦公事務(wù)時，各級用戶都可能需要對新公文如收文登記發(fā)文擬稿等進行撰寫，所以系統(tǒng)為方便工作人員進行撰寫，可以按照實際需求將掃描文檔，常用辦公格式文件或辦公自動化系統(tǒng)中的官方文檔可以根據(jù)實際需要用作新文檔附件，在編寫完畢新的官方文檔后，只需單擊“發(fā)送”將新的正式文檔發(fā)送到下位管理人［1］。工作操作人員可以對發(fā)文單進行填寫，并按照系統(tǒng)流程對填寫好的公文流程進行發(fā)送。公文流轉(zhuǎn)流程圖如圖2所示。

圖2 公文流轉(zhuǎn)流程圖

電子政務(wù)系統(tǒng)中設(shè)計了待辦公文處理的功能，由于收文人可能因為某些原因無法及時處理收到的公文，因此，系統(tǒng)的實時提醒功能可以告知用戶需要及時處理的待處理事務(wù)，并且所有操作只能在權(quán)限設(shè)置范圍內(nèi)執(zhí)行［2］。同時，系統(tǒng)還會記錄文檔修改的痕跡：當前用戶修改文件內(nèi)容時，系統(tǒng)將自動記錄更改，文件處理表將通過系統(tǒng)中的權(quán)限設(shè)置記錄當前用戶的指令和簽名等信息，批準審核流程如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)審批圖

通過在流程設(shè)計工具中使用提醒和監(jiān)督設(shè)置項目，可以在系統(tǒng)中簡單地監(jiān)控流通文檔，以達到提醒和監(jiān)督的目的?？梢詾槲臋n處理的特定步驟設(shè)置提醒信息。系統(tǒng)記錄官方文檔的詳細處理信息，用戶可以隨時查看特定文檔每個步驟中官方文檔的時間和說明?？梢愿櫼咽盏焦俜轿臋n但尚未處理的特定時間信息，以便文檔處理過程透明和標準化［3］。

文檔管理系統(tǒng)通過管理工具為模塊管理員提供自定義文檔維護和日常自定義維護功能，如自定義文檔流程和自定義文件處理表。在文檔處理系統(tǒng)的管理工具側(cè)，管理員可以根據(jù)不同政府部門的個性化辦公情況任意設(shè)計不同的工作流程，滿足不同職員的需要。文檔管理者可以用可視化工具對不同公文處理步驟進行選擇后，設(shè)置好對應(yīng)職員間的連接關(guān)系（每個步驟的接收者，接收條件），可以通過圖像流程圖完成定制過程的過程。系統(tǒng)設(shè)計中提供了圖形化流程設(shè)計界面，當流程發(fā)生變化或人員變動導(dǎo)致流程發(fā)生變化時，流程可以很容易地進行修改。完全解決了需要源代碼改變過程的問題。自定義圖形編輯器界面如圖4所示。

圖4 自定義圖形編輯器界面

使用文檔設(shè)計工具，文檔管理器可以通過繪制表格并選擇相應(yīng)的控件來自定義與設(shè)備日常辦公室使用的表格完全相同的模板。普通用戶可以在不改變辦公習(xí)慣的情況下適應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)的實施。在自定義文件處理表單時，文檔管理器可以根據(jù)單元的實際情況或其中的一個或多個來自定義具有表單，正文或附件的文件。系統(tǒng)中的公文可以包含文本，表格與各種非結(jié)構(gòu)化信息，如各種多媒體元素等。發(fā)文單界面如圖5所示。

圖5 發(fā)文單界面圖

在文檔的處理過程中，管理系統(tǒng)對不同的操作人員賦予了不同的權(quán)限，通過系統(tǒng)管理員預(yù)分配的相關(guān)權(quán)限就可以對文檔進行處理。設(shè)置文件主體的操作權(quán)限，附件，文件處理形式和每個步驟的處理。對于文件處理操作權(quán)限系統(tǒng)采取雙重設(shè)置的方法，當無權(quán)限用戶想要對文件進行修改時需要同時具有操作許可與步驟許可的權(quán)限，節(jié)點信息權(quán)限圖如圖6所示。

圖6 節(jié)點信息權(quán)限圖

2.2 公文交換系統(tǒng)設(shè)計

針對發(fā)文問題，電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計了發(fā)文功能，向官方人員或所有員工開放相關(guān)權(quán)限，當信息可用時，起草人能夠?qū)Πl(fā)文的每個環(huán)節(jié)進行直觀的了解，進而對所需文檔的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)與下一審批人有清晰的認識。并且系統(tǒng)具有個性化的定制功能能夠根據(jù)不同的需求進行相應(yīng)發(fā)文單常用格式與模板進行設(shè)計。發(fā)文單界面如圖7所示。

圖7 發(fā)文單界面圖

對于已提交的已發(fā)送處理訂單，起草人可以跟蹤當前消息當前到達的鏈接，以幫助確定是否需要提醒或通知；同時，系統(tǒng)可以提供特定時間段的文檔處理周期。在跟蹤過程中，系統(tǒng)還提供了審批對象的圖形范圍和處理所花費的時間，便于統(tǒng)計過程中的分析。公文請求圖如圖8所示。

圖8 公文請求圖

通過發(fā)文系統(tǒng)發(fā)布公文時，擬稿人首先要擬定發(fā)文稿主題，通過各部門進行審核通過后就可以進行發(fā)布，發(fā)布完成后，已發(fā)布的官方文檔將被存檔，公文簽發(fā)流程圖如圖9所示。

圖9 公文簽發(fā)流程圖

在系統(tǒng)設(shè)計中，官方文檔的發(fā)送可以由系統(tǒng)手動或自動發(fā)送。在啟用文檔的文檔交換過程到達歸檔節(jié)點后，狀態(tài)將在文檔傳遞列表中“發(fā)送”。當官方文檔被拒絕時，系統(tǒng)會在拒絕時顯示被拒絕的狀態(tài)［4］。發(fā)送系統(tǒng)狀態(tài)時，表示在正式文件交換后，它已到達接收和發(fā)送單位中的指定服務(wù)器目錄。公文狀態(tài)圖如圖10所示。

圖10 公文狀態(tài)圖

接收文件的處理可以根據(jù)單位的實際情況進行調(diào)整。由負責(zé)人處理相應(yīng)的事項并直接對其進行編號。與文檔管理的統(tǒng)計類似，可以統(tǒng)計收據(jù)過程的時間限制和數(shù)量統(tǒng)計，授權(quán)人員可以對數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控并且做出相應(yīng)措施，以保證文檔的安全性。收文流程圖如圖11所示。

圖11 收文流程圖

3 綜合管理系統(tǒng)設(shè)計

3.1 工作流程系統(tǒng)設(shè)計

電子政務(wù)綜合管理系統(tǒng)可用于實現(xiàn)通過電子手段與單元的內(nèi)部甚至外部部分連接和通信的過程。同時電子化的工作流程可以在一定程度上解決傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔辦公復(fù)雜，流程緩慢的特性，通過設(shè)計了固定的流程來實現(xiàn)日常辦公的穩(wěn)定性［5］。從工作流管理應(yīng)用程序的技術(shù)實現(xiàn)來看，其技術(shù)總體架構(gòu)圖如圖12所示。

圖12 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)圖

首先，根據(jù)單位的需要對工作流程進行分類，同時設(shè)置相應(yīng)的表單卡。在系統(tǒng)中設(shè)置工作流節(jié)點的管理可以根據(jù)不同的規(guī)則設(shè)置節(jié)點負責(zé)人，并支持不同的節(jié)點負責(zé)者設(shè)置不同的布局。對于系統(tǒng)進程簽名批準，系統(tǒng)支持進程的單個節(jié)點的人員將逐個簽名或不簽署或?qū)徟幚磉^程。它可以滿足流程的并行操作，建立同步聚合，XOR或聚合，并支持流程合并處理。可以將該過程設(shè)置為在一個節(jié)點處自動觸發(fā)另一個進程。

表單自定義工具要求是一個圖形應(yīng)用程序，表單自定義工具需要在圖形界面中自定義和編輯表單，支持多種業(yè)務(wù)文檔類型，并且可以處理各種表單元素。同時，表單的定制和組織結(jié)構(gòu)無縫結(jié)合，表單定制操作需要強大的可用性和便利性。表單定義可以應(yīng)用的對象如圖13所示。

圖13 表單應(yīng)用對象圖

電子政務(wù)平臺可以控制流程的任何節(jié)點對表單字段的控制。它包括當前節(jié)點，節(jié)點運算符，它遍歷的路由以及將流經(jīng)的路由。通過圖形化的編輯和拖拽便可以完成操作，流圖化設(shè)計器界面圖如圖14所示。

圖14 流圖化設(shè)計器界面圖

在系統(tǒng)設(shè)計中，表單定義分為三個部分，第一部分是表單的樣式。電子政務(wù)系統(tǒng)在工作流設(shè)置中能夠按照個性化要求對各部門自身的流程表單樣式進行設(shè)計，而且無需編寫任何代碼，后臺可以靈活地控制數(shù)據(jù)輸入的格式，前端界面可以根據(jù)用戶的需要進行設(shè)計。簽報系統(tǒng)界面圖如圖15所示。

圖15 簽報系統(tǒng)界面圖

系統(tǒng)在流轉(zhuǎn)審批過程中支持串行審批，并行審批，同時具有條件路由判斷以及混合審批的操作方式。串行審批就是一個節(jié)點一個階段的處理，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定好的工作流程進行逐級審批，當一個節(jié)點審批通過之后才可以進行下一步。并行批準意味著流程需要在流向節(jié)點之前在多個部門或組織之間并行流動，并且不會影響彼此的流通。當并行分支完成該過程時，它可以正常到達下一個節(jié)點，并且每個分支共享相同的過程表單數(shù)據(jù)。但是，表單數(shù)據(jù)具有獨立的操作權(quán)限，串行節(jié)點批準流程圖如圖16所示。并行節(jié)點批準流程圖如圖17所示。

圖16 串行節(jié)點審批圖

圖17 并行節(jié)點審批圖

條件批準根據(jù)條件支持不同的流程，并根據(jù)條件進入事務(wù)分支流程; 在處理節(jié)點設(shè)置中，根據(jù)用戶的帖子，角色，表格中的字段等作為判斷條件，判斷下一個分支。在進程退出設(shè)置中，表單中的字段可以用作下一個判斷條件。

3.2 會議系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)主要是對政府日常工作中所需要用到的會議日程安排，會議室等進行管理，系統(tǒng)管理員可以通過系統(tǒng)平臺對會議室的狀態(tài)進行查看，它包括單位內(nèi)各會場的基本信息登記會議舉行流程圖如圖18所示。

圖18 會議舉行流程圖

3.3 文檔管理系統(tǒng)

電子政務(wù)系統(tǒng)的文檔管理解決方案通過在日常工作和溝通中幫助單位自動積累知識，包括單個文檔的手動建立、在日常流程運轉(zhuǎn)過程中的自動積累、內(nèi)部溝通協(xié)作過程中的自動積累、計劃日程安排時形成的知識文檔積累、內(nèi)外部郵件來往溝通的自動積累、與異構(gòu)系統(tǒng)的文件交換的知識積累、以及隱性知識的轉(zhuǎn)換積累［6］。系統(tǒng)通常是結(jié)合文檔庫進行統(tǒng)一建立，并針對不同文檔類型根據(jù)用戶的個性化需求進行積累。文檔管理系統(tǒng)功能圖如圖19所示。

圖19 文檔管理系統(tǒng)功能圖

4 門戶系統(tǒng)設(shè)計

4.1 門戶系統(tǒng)架構(gòu)

信息門戶將是一個綜合的門戶，其功能主要是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序訪問的接入點，除此之外其具有部分附加功能如系統(tǒng)保密性、安全防護、信息搜索及上傳下載功能等。從技術(shù)層面來看，信息門戶可以分為四個主要層次，首先是表示層，第二層為應(yīng)用數(shù)據(jù)層，第三層為業(yè)務(wù)邏輯層，第四層為系統(tǒng)支撐層。門戶系統(tǒng)是系統(tǒng)的基礎(chǔ)和最關(guān)鍵的內(nèi)容。當開發(fā)其他系統(tǒng)時，在系統(tǒng)技術(shù)支持層將相應(yīng)構(gòu)件進行組件后，對其設(shè)置權(quán)限，它們就可以反映在表示層中［7］。門戶系統(tǒng)架構(gòu)圖如圖20所示。

圖20 門戶系統(tǒng)層次圖

電子政務(wù)系統(tǒng)門戶平臺具有如下特性：

門戶管理平臺支持從界面菜單或顯示內(nèi)容中定義無代碼。為不同的組織，角色和人員定義了不同的門戶。

系統(tǒng)架構(gòu)是基于JSR168和JSR286B標準進行開發(fā)。該系統(tǒng)架構(gòu)附帶有豐富的數(shù)據(jù)顯示功能，可以顯示平臺本身的數(shù)據(jù)：過程，文檔，時間表等，同時也可以顯示平臺外的數(shù)據(jù)，如異構(gòu)系統(tǒng)的頁面與系統(tǒng)所生成的運行日志等并且可以進行一定的功能拓展。

系統(tǒng)門戶界面對于不同人員所需要的使用權(quán)限進行了清晰的劃分，對于運維人員與使用人員的權(quán)限有清晰的界定關(guān)系，門戶系統(tǒng)的維護由系統(tǒng)專人制定負責(zé)，對系統(tǒng)進行維護，并且管理員可以通過下發(fā)權(quán)限的方式對不同職員日常辦公所使用的權(quán)限進行管理。在系統(tǒng)的日常維護中也是采用多門戶多責(zé)任的維護方案，即對不同的系統(tǒng)進行維護時界定維護人員的維護責(zé)任，來確定每個系統(tǒng)模塊是由專人進行管理，進一步減輕了系統(tǒng)管理員的工作職責(zé)，使得維護人員各司其職。同時也保證了系統(tǒng)維護的專業(yè)性與系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性。門戶系統(tǒng)邏輯架構(gòu)圖如圖21所示。

圖21 門戶系統(tǒng)邏輯架構(gòu)圖

4.2 系統(tǒng)認證登錄

門戶系統(tǒng)支持AD統(tǒng)一認證；系統(tǒng)能夠通過驗證用戶的角色職位不同來顯示出不同的工作內(nèi)容、以及個性化的工作界面與流程，并通過單擊自動輸入他們需要處理的工作流程或流程來處理演示文稿。門戶系統(tǒng)認證圖如圖22所示。

圖22 門戶系統(tǒng)認證圖

統(tǒng)一認證系統(tǒng)功能實現(xiàn)流程如下：由于現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中通常使用組織結(jié)構(gòu)化功能如果系統(tǒng)中的新員工被留下或轉(zhuǎn)移，則需要在每個系統(tǒng)中設(shè)置員工。因此管理組織結(jié)構(gòu)工具因勢而生，LDAP的軟件的作用是能夠?qū)ο到y(tǒng)地址或組織結(jié)構(gòu)進行管理，其他系統(tǒng)可以輕松調(diào)用。它包括基本人員信息，工作信息和郵件系統(tǒng)。在系統(tǒng)的人力資源管理中，通過Web服務(wù)接口的后臺，可以方便地將組織結(jié)構(gòu)信息與LDAP服務(wù)器同步。

4.3 單點登錄認證

作為門戶平臺，電子政務(wù)平臺為其他系統(tǒng)進行用戶登錄演示。只要您首先登錄系統(tǒng)門戶，其他系統(tǒng)無需登錄帳戶和密碼即可登錄。通過每個系統(tǒng)和協(xié)同管理平臺的綁定，在每個異構(gòu)系統(tǒng)和管理平臺之間集成接口，用戶不會感覺到不同系統(tǒng)之間的切換。單點認證登錄圖如圖23所示。

圖23 單點認證登錄圖

5 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫技術(shù)是進行信息管理系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)，在本次電子政務(wù)平臺設(shè)計中，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計采用了傳統(tǒng)的E-R模型關(guān)系，這種模型關(guān)系可以幫助我們分析系統(tǒng)中不同功能需求所需要建立的數(shù)據(jù)庫表，不充分考慮到信息的重復(fù)性會使數(shù)據(jù)庫的建立難度增大且冗余程度變高［8］。因此，結(jié)合協(xié)同矩陣模型來設(shè)計數(shù)據(jù)庫可以減少數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)量，加快計算速度。電子政務(wù)系統(tǒng)部分E-R模型圖如圖24所示。

圖24 數(shù)據(jù)庫E-R關(guān)系圖

在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計中E-R關(guān)系圖是對系統(tǒng)中各部分表間關(guān)系進行說明，數(shù)據(jù)庫表用來對系統(tǒng)中所需要用到的各種字段加以屬性說明，以下例舉系統(tǒng)中所需要用到的主要信息表。

5.1 單位信息表

單位信息表中包含了政府單位部門中的各種信息，如單位編號、單位名稱等，說明了各種數(shù)據(jù)的屬性，其中由于考慮到目前政府部門單位名稱唯一，所以將其設(shè)置為主鍵，以便于對數(shù)據(jù)庫屬性進行區(qū)分。如表1所示。

表1 單位信息表

5.2 用戶信息表

用戶信息表的功能是詳細記錄不同職員之間信息的差別，數(shù)據(jù)庫內(nèi)存儲了每個職員相應(yīng)的權(quán)限與賬戶，用戶賬號為唯一用戶辨識，將其設(shè)置為主鍵，并且考慮到用戶有些信息可以進行隱私保留，所以在填寫非必要信息時可以選擇空。用戶信息表如表2所示。

表2 用戶信息表

5.3 公文信息表

公文信息表中記錄了公文的編號，公文的標題以及內(nèi)容等，并且表中對公文處理的狀態(tài)以及環(huán)節(jié)都進行了相應(yīng)記錄，公文信息表如表3所示。

表3 公文信息表

5.4 文檔信息表

文檔信息表主要包括了政府日常工作中需要保留的文檔，如文檔內(nèi)容、文檔級別以及文檔類型等，幫助工作人員日后更好的查詢記錄，文檔信息表如表4所示。

表4 文檔信息表

5.5 會議信息表

會議信息表的主要功能是對政府日常工作中的會議信息進行記錄，主要包括了會議的內(nèi)容、舉行時間等信息，管理員今后可以通過唯一會議編號來對會議進行查詢。會議信息表如表5所示。

結(jié)束語

本文主要是對電子政務(wù)系統(tǒng)的各部分軟件設(shè)計做出說明，介紹了系統(tǒng)架構(gòu)的四層架構(gòu)，對各層架構(gòu)做出說明。然后對公文系統(tǒng)所應(yīng)用的公文管理、公文統(tǒng)計、收發(fā)文等功能的流程與界面等內(nèi)容做出說明。敘述了綜合管理系統(tǒng)中各子系統(tǒng)的功能以及實現(xiàn)流程。對門戶系統(tǒng)的設(shè)計邏輯架構(gòu)進行了說明，并簡要說明了登錄所需流程等，最后對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行了設(shè)計，結(jié)合協(xié)同矩陣模型以及E-R模型關(guān)系表說明了數(shù)據(jù)庫設(shè)計理念，并例舉了部分信息表，對系統(tǒng)進行了較為完善的設(shè)計。