江蘇自動化研究所 黃 沈

供應(yīng)商管理的根本目的是通過提高供貨產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量及交付能力，縮短企業(yè)采購周期和生產(chǎn)成本，從而提升產(chǎn)品核心競爭力。在建立合作關(guān)系之前，企業(yè)采取各種方式對潛在供應(yīng)商進行考核評估，并在合作過程中不斷跟蹤及反饋，確保整個供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運行?！丁笆奈濉币?guī)劃》明確指出推動數(shù)據(jù)賦能全產(chǎn)業(yè)鏈。企業(yè)通過信息化手段提升供應(yīng)商管控能力，實現(xiàn)供應(yīng)商資源的有效整合，加強生產(chǎn)制造各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)應(yīng)用。本文在對企業(yè)供應(yīng)商管理問題深刻剖析的基礎(chǔ)上，構(gòu)建企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)功能架構(gòu)，并詳細介紹其主要功能模塊，應(yīng)用效果表明，該系統(tǒng)一定程度上解決企業(yè)的供應(yīng)商管理問題，為其它信息系統(tǒng)提供有效數(shù)據(jù)支撐。

1 供應(yīng)商管理問題分析

由于客戶需求的多樣性、生產(chǎn)周期的不確定性及生產(chǎn)過程中大量插單或變更等現(xiàn)象，導(dǎo)致物料采購品類繁雜，業(yè)務(wù)額度小，物資采購計劃制定難度很大，而供應(yīng)商供貨產(chǎn)品質(zhì)量及準時交貨率直接影響企業(yè)生產(chǎn)周期。受技術(shù)約束或客戶個性化要求，還存在單一來源供應(yīng)商。因此，企業(yè)通過制定各種規(guī)章制度和考核辦法約束企業(yè)與供應(yīng)商間的各項活動，一方面指導(dǎo)供應(yīng)商選擇，快速從供應(yīng)商處采購原材料并按客戶訂單要求如期完成生產(chǎn)交付，確保企業(yè)高效運轉(zhuǎn)；一方面促進與供應(yīng)商合作模式的升級，通過設(shè)計不同評價指標進行考核，根據(jù)考核結(jié)果進行供應(yīng)商分類，不斷探索與優(yōu)秀供應(yīng)商新的合作方式。實際執(zhí)行過程中，存在以下問題：

（1）供應(yīng)商準入審批手續(xù)滯后。采購時優(yōu)先選擇供應(yīng)商優(yōu)選名錄中的供應(yīng)商，當(dāng)名錄中的供應(yīng)商無法滿足供貨條件時，選擇新的供應(yīng)商需辦理供應(yīng)商準入手續(xù)，方可進行采購相關(guān)業(yè)務(wù)，但在實際過程中準入手續(xù)常常事后補辦。

（2）缺乏有效的供應(yīng)商評價管理手段。在組織評價過程中通過郵件、電話等方式跟蹤進度，工作量大，且評價結(jié)果靠人工收集、統(tǒng)計，極易出錯，急需通過信息化手段實現(xiàn)供應(yīng)商評價過程管理。

（3）供應(yīng)商信息更新不及時。一般情況下，供應(yīng)商信息更新發(fā)生在供應(yīng)商定期評價或是在某個部門發(fā)生采購或是付款業(yè)務(wù)時，但更新后無法及時通知其它部門，導(dǎo)致其它人員在不知情的情況下使用了“不合格”的供應(yīng)商或者臨時辦理更新手續(xù)。供應(yīng)商資質(zhì)信息有效期管理缺乏有效手段，資質(zhì)過期的供應(yīng)商不允許發(fā)生采購業(yè)務(wù)，缺少相關(guān)提醒機制。

（4）供應(yīng)商管理職能分散，數(shù)據(jù)不規(guī)范。一是缺少信息化手段，導(dǎo)致供應(yīng)商準入手續(xù)重復(fù)辦理的情況；二是質(zhì)量管理部門和財務(wù)部門對供應(yīng)商關(guān)注點和管理范圍不一致，部門間供應(yīng)商數(shù)據(jù)存在較大差異，數(shù)據(jù)不規(guī)范；三是在付款時，財務(wù)人員在財務(wù)管理系統(tǒng)中使用的供應(yīng)商缺少有效校驗，同一家公司因簡稱輸入、更名等原因存在多條記錄，十分混亂。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計

供應(yīng)商管理系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1所示，主要功能包括供應(yīng)商檔案管理、供應(yīng)商準入管理、供應(yīng)商信息變更管理、供應(yīng)商評價管理、投訴建議管理和黑名單管理等。通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)建設(shè)，打造統(tǒng)一的供應(yīng)商維護入口，解決企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)商信息“一物多碼”問題，規(guī)范企業(yè)供應(yīng)商管理流程。

圖1 供應(yīng)商管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

2.1 供應(yīng)商檔案管理

供應(yīng)商檔案管理主要用于查詢和展示系統(tǒng)中所有供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商名稱、納稅人登記號、開戶銀行、法人代表、聯(lián)系方式、公司地址、合格供方編碼、管理部門、供貨范圍、資質(zhì)信息等。供應(yīng)商檔案模塊存儲供應(yīng)商所有的信息，包括基本信息和管理信息。該模塊只對用戶開放查詢權(quán)限，支持用戶查詢所有供應(yīng)商信息，主要的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計如表1所示。

表1 供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

2.2 供應(yīng)商準入申請

供應(yīng)商準入申請分為合格供方準入申請、名錄外準入申請和業(yè)務(wù)往來準入申請。根據(jù)不同采購業(yè)務(wù)的管理要求，填寫供應(yīng)商準入申請單，系統(tǒng)根據(jù)準入類型，啟動不同審批流程，審批通過后供應(yīng)商信息寫入供應(yīng)商檔案。

軟件流程如圖2所示，在供應(yīng)商準入申請界面中，點擊新增按鈕時，軟件調(diào)用CardBodyBoforeEditEvent創(chuàng)建申請單，當(dāng)用戶錄入基本信息，點擊保存時，軟件判定供應(yīng)商的統(tǒng)一社會信用代碼是否已存在，若不存在，則保存申請單，若存在，則提示用戶修改。當(dāng)申請單保存成功后，點擊提交按鈕時，觸發(fā)CardBodyAfterEditEvent，執(zhí)行審批流程，當(dāng)審批通過時，更新申請單狀態(tài)，同時將供應(yīng)商信息更新到檔案中，以供用戶查詢和使用；當(dāng)審批不通過時，只更新申請單狀態(tài)。

圖2 供應(yīng)商準入申請軟件流程圖

2.3 供應(yīng)商信息變更

當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生更名、法人變更、資質(zhì)變更等情況或企業(yè)內(nèi)部考核評定結(jié)果需重新評級時，需要根據(jù)實際情況更新供應(yīng)商信息。根據(jù)企業(yè)對供應(yīng)商變更的管控要求，設(shè)計了基本信息變更和管理信息變更兩種類型，并根據(jù)不同變更類型設(shè)置不同審批流程。

2.4 有效期管理

系統(tǒng)對供應(yīng)商信息進行有效期控制，及時提醒管理人員及時更新系統(tǒng)中供應(yīng)商信息，包括名錄外供應(yīng)商狀態(tài)有效期控制和供應(yīng)商資質(zhì)有效期控制。名錄外供應(yīng)商狀態(tài)有效期控制是指通過名錄外供方準入手續(xù)進入系統(tǒng)的供應(yīng)商，生效期即將滿1年時進行提示，重新辦理準入手續(xù)，否則該供應(yīng)商信息自動失效。供應(yīng)商資質(zhì)有效期控制是指在辦理合格供方或名錄外供方準入手續(xù)時，在提交的供應(yīng)商資質(zhì)信息中設(shè)置失效期，當(dāng)失效期臨近時進行提示，通知供應(yīng)商提供新的資質(zhì)信息，辦理供應(yīng)商信息變更手續(xù)。

2.5 供應(yīng)商評價管理

供應(yīng)商評價管理用于對供應(yīng)商的資質(zhì)、質(zhì)量保證能力和產(chǎn)品/服務(wù)績效等方面進行評價，根據(jù)評價結(jié)果進行供應(yīng)商等級分類。評價結(jié)果為“基本合格”及以上等次的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄，評價結(jié)果為“不合格”等次的供應(yīng)商取消合格供應(yīng)商資格。供應(yīng)商評價管理模塊主要包括評估方案、評估表、評估報告等功能。

2.6 投訴建議管理

投訴建議一般有如下兩個使用場景：一是在產(chǎn)品使用過程發(fā)現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，向供應(yīng)商反饋但供應(yīng)商不響應(yīng)；二是根據(jù)單位管理制度，質(zhì)量部門定期集中收集供應(yīng)商投訴建議信息，業(yè)務(wù)人員提交投訴建議單，審批通過后，由采購部門從商務(wù)角度要求供應(yīng)商履行響應(yīng)，根據(jù)供應(yīng)商反饋結(jié)果對供應(yīng)商進行處理。

2.7 黑名單管理

當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商多次供貨合格率過低，質(zhì)量問題整改響應(yīng)不及時、交貨履約率過低等情況時，業(yè)務(wù)人員隨時可發(fā)起供應(yīng)商黑名單申請，采購、管理人員進行相關(guān)確認，審批通過后更新供應(yīng)商檔案，納入黑名單的供應(yīng)商不會直接從系統(tǒng)中刪除，但在其它信息系統(tǒng)中無法使用。

2.8 供應(yīng)商統(tǒng)計及智能分析

根據(jù)不同用戶的使用訴求，設(shè)計供應(yīng)商信息分析模型，對供應(yīng)商類型、供貨類型、合同履行情況、供貨產(chǎn)品質(zhì)量情況、采購次數(shù)、采購合同額、催請記錄等信息進行多維度、多層次的統(tǒng)計及展示，為企業(yè)制定科學(xué)的采購策略和付款策略提供數(shù)據(jù)支撐。

本文深入分析企業(yè)供應(yīng)商管理的存在問題，構(gòu)建企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，規(guī)范供應(yīng)商準入、變更、評價、投訴建議等管理流程，提高供應(yīng)商信息更新及時性，減少不同系統(tǒng)重復(fù)錄入和手續(xù)重復(fù)辦理等工作，大力提高企業(yè)的數(shù)據(jù)標準和供應(yīng)商管理水平，通過探索供應(yīng)商、采購等信息綜合智能分析，不斷提高供應(yīng)商評價水平，建立更加完善的供應(yīng)商獎懲機制，建立牢固的供需關(guān)系，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。