張曉玲

摘要：加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息的科學(xué)管理，是現(xiàn)代企業(yè)落實(shí)日常管理技術(shù)當(dāng)中必不可少的工作內(nèi)容，同時(shí)也是現(xiàn)代化信息建設(shè)當(dāng)中的重要組成部分。要想促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)自身的檔案建設(shè)，不斷對(duì)信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用，更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供支持與服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息資源;整合利用

近來(lái)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題被各個(gè)企業(yè)所重視，企業(yè)檔案是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要記錄，不僅詳實(shí)記錄了企業(yè)的歷史背景，還對(duì)企業(yè)的未來(lái)建設(shè)有重要指導(dǎo)意義?？萍蓟瘯r(shí)代的到來(lái)讓企業(yè)檔案信息資源的存在凸顯出來(lái)，只有將企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用提上日程，將信息資源最大化的呈現(xiàn)出來(lái)，才能讓企業(yè)檔案信息資源成為發(fā)展動(dòng)力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)揮其最大價(jià)值。

1 企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的必要性

首先，從企業(yè)管理層的決策來(lái)說(shuō)，做好企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用可以讓企業(yè)管理更具準(zhǔn)確性。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，管理者需要以大量信息資源為基礎(chǔ)，那么企業(yè)檔案就是其中一項(xiàng)依據(jù)。新進(jìn)管理者可以通過(guò)檔案了解企業(yè)的歷史以及發(fā)展動(dòng)向，前輩管理層也可以通過(guò)回溯來(lái)更加準(zhǔn)確地把握未來(lái)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，在企業(yè)檔案信息資源的支持下，企業(yè)管理者必將做出對(duì)企業(yè)發(fā)展最好的規(guī)劃。其次，企業(yè)檔案為企業(yè)文化的建設(shè)做出貢獻(xiàn)。在長(zhǎng)期的企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)變遷.企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的改變都被記錄在檔案中，形成了無(wú)比珍貴的企業(yè)知識(shí)體系，這對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)與發(fā)展都起到發(fā)揚(yáng)作用。同樣，企業(yè)想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，更離不開(kāi)企業(yè)文化的奠基，企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是幫助企業(yè)文化一步步形成的工具。在企業(yè)文化的推廣過(guò)程中，企業(yè)可以建立屬于自己的形象，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力也會(huì)隨之增強(qiáng)。最后，企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供保障。企業(yè)檔案的管理能夠體現(xiàn)企業(yè)最根本的需求，對(duì)信息資源合理開(kāi)發(fā)利用后，企業(yè)投標(biāo)競(jìng)標(biāo).科研投人.硬件改造等過(guò)程面臨的問(wèn)題都會(huì)迎刃而解，企業(yè)經(jīng)營(yíng)制度會(huì)越來(lái)越完善，企業(yè)的后期發(fā)展方向會(huì)越來(lái)越明確。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)來(lái)講是有益的，企業(yè)經(jīng)營(yíng)良好經(jīng)濟(jì)效益自然會(huì)隨之提高。

2 企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

一是隨著知識(shí)的爆炸性增長(zhǎng)，企業(yè)海量檔案信息會(huì)造成工作量無(wú)限地?cái)U(kuò)大。二是開(kāi)發(fā)利用的技術(shù)依附性高，檔案信息資源從收集.加工處理到傳輸交換，都離不開(kāi)電腦.網(wǎng)絡(luò)，需要有一定的技術(shù)儲(chǔ)備。三是利用者需求多樣且要求較高。近年來(lái)，隨著社會(huì)環(huán)境的發(fā)展變化，人們的信息需求空前活躍，檔案利用需求呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)，對(duì)檔案信息資源利用成品也提出了更高的要求。

當(dāng)前，企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題有∶檔案資源開(kāi)發(fā)意識(shí)薄弱.檔案工作機(jī)制不完善.檔案資源不豐富.檔案質(zhì)量較差.檔案工作人員水平不高等，給檔案信息資源價(jià)值的有效開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了阻礙。針對(duì)這些難題，筆者認(rèn)為，對(duì)檔案利用反饋信息的收集是一個(gè)較好的解決途徑。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要途徑

3.1 進(jìn)行源頭管理

重視檔案信息資源的建設(shè)工作，需要從源頭出發(fā)，嚴(yán)格控制檔案信息資源的質(zhì)量，確保信息資源能夠具有較高的開(kāi)發(fā)價(jià)值。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的建設(shè)。在源頭管理方面，企業(yè)下屬的各個(gè)部門(mén)和單位需要加大對(duì)檔案的管理力度，并配備專業(yè)的檔案管理人員來(lái)管理整個(gè)項(xiàng)目部門(mén)的檔案資料管理工作，這不僅需要企業(yè)制定一個(gè)完整的檔案管理制度，同時(shí)需要各個(gè)部門(mén)之間開(kāi)展緊密的合作，并進(jìn)行相關(guān)的考核工作。只有這樣，才能夠真正地實(shí)現(xiàn)源頭管理的目標(biāo)，這對(duì)于檔案信息建設(shè)具有重要的意義，也能夠?yàn)闄n案信息資源的開(kāi)發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 通過(guò)對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的制定，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用的監(jiān)督管理

隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案信息管理工作得到一定程度的發(fā)展。要不斷促進(jìn)檔案利用中各項(xiàng)規(guī)章制度的完善，不斷強(qiáng)化檔案資料最基本的查詢和復(fù)制功能。同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的人員查詢企業(yè)檔

案資源的層次進(jìn)行規(guī)范，制定相關(guān)規(guī)定，明確查詢檔案資料所需要的手續(xù)。因?yàn)檫@些檔案資料是記錄企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)文件，在一定程度上涉及企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密，因此加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的管理工作具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。除此之外，還應(yīng)當(dāng)正確處理檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系，為企業(yè)保守機(jī)密是每一名員工必盡的義務(wù)，更是檔案管理人員的職能。在日常工作當(dāng)中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的重視程度，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，要確保企業(yè)檔案資料能夠?qū)C(jī)密保密與資源利用相結(jié)合。

3.3 用先進(jìn)的技術(shù)手段.加速開(kāi)發(fā)利用檔案信息

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源過(guò)程中可以借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加快開(kāi)發(fā)利用檔案信息的步伐。先進(jìn)的技術(shù)除了資源共享的優(yōu)勢(shì)之外，還能實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。因此，企業(yè)檔案管理信息資源開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中要運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高工作的效率，讓工作人員有更多的時(shí)間可以探究信息資源的開(kāi)發(fā)。比如加人社會(huì)館藏機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)，建立相應(yīng)的檔案網(wǎng)頁(yè)，使之成為企業(yè)檔案集成管理系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索：也可以與館藏機(jī)構(gòu)合作，建立電子文檔數(shù)據(jù)管理中心，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的電子文件，實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動(dòng)收集.上傳.歸檔.查詢及閱覽等綜合功能。

3.4 加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)

歸根到底，開(kāi)發(fā)人員才是企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主體，那么他們的工作能力直接決定了企業(yè)信息資源的開(kāi)發(fā)潛能。加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)要從以下幾個(gè)方面人手，一是開(kāi)發(fā)人員的意識(shí)要緊跟市場(chǎng)潮流，不能落后于市場(chǎng)的發(fā)展，"落后就要挨打"，及時(shí)創(chuàng)新，敢于改革，這是評(píng)價(jià)開(kāi)發(fā)人員的標(biāo)準(zhǔn)。二是開(kāi)發(fā)人員的思想應(yīng)該超前一步，如果僅僅保持企業(yè)跟隨市場(chǎng)的風(fēng)向，那么企業(yè)是無(wú)法做到行業(yè)頂尖的，只有引領(lǐng)信息資源開(kāi)發(fā)方向的企業(yè)才能成為行業(yè)中的佼佼者。三是在工作中不斷進(jìn)取，學(xué)習(xí)更先進(jìn)的信息技術(shù)，這樣開(kāi)發(fā)人員就能用最先進(jìn)的方式完成最優(yōu)秀的企業(yè)檔案服務(wù)。四是依據(jù)開(kāi)發(fā)人員的真正工作能力，給予相應(yīng)的薪水，如果企業(yè)只對(duì)開(kāi)發(fā)人員做出各種要求，卻不付出相應(yīng)的薪酬，那么很可能造成人才流失，失去專職信息資源開(kāi)發(fā)人才對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是莫大的損失。不難看出企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用與企業(yè)的經(jīng)濟(jì).管理密切相關(guān)，加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)是企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵。

3.5 加強(qiáng)物質(zhì)與技術(shù)保障

要促進(jìn)檔案信息管理資源的開(kāi)發(fā)與利用，提供一定的物質(zhì)與技術(shù)保障是非常有必要的。沒(méi)有一定的保障機(jī)制，檔案管理信息開(kāi)發(fā)也不可能順利完成。因此，在推進(jìn)企業(yè)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的過(guò)程中，要在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中盡可能地運(yùn)用一些先進(jìn)的技術(shù)手段，并提供相應(yīng)的人力資源保障，盡可能地確保其能夠起到保障檔案管理工作順利開(kāi)展及實(shí)施的作用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案工作是一個(gè)非常復(fù)雜且重要的工作。因而，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)以及合理利用是開(kāi)展檔案工作的最初的出發(fā)點(diǎn)以及最后的歸宿。要對(duì)企業(yè)的檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，首要的任務(wù)就是做好檔案管理的開(kāi)發(fā)與利用工作。

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