王海云

摘要：檔案是記錄社會社發(fā)展、機構(gòu)演變和個人成長的重要歷史歷資料，將檔案資料維護好，對社會發(fā)展具有重要的意義。本文結(jié)合當前的社會形勢，闡述了及時優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度，以提高信息化和智能化的管理水平，對實現(xiàn)檔案管理與人才策略的緊密結(jié)合具有一定的意義。

關(guān)鍵詞：單位 ?檔案管理 ?總是與策略

一、單位檔案管理存在的問題

檔案管理是各單位日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，與各項工作環(huán)環(huán)相扣。檔案管理工作具有完善的工作制度，每一個環(huán)節(jié)都要按照規(guī)章制度來完成，但隨著社會環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的管理流程開始暴露出不足之處，出現(xiàn)了一些新時期的新問題，具體來說，主要體現(xiàn)在以下方面：

1.制度不完善，內(nèi)容流于形式

單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了一些上級機構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機制。另外也有個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致本單位檔案管理工作與實際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機構(gòu)運行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了本單位的整體發(fā)展。

2.傳統(tǒng)檔案電子化比例低

隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級檔案管理部門已經(jīng)開始大力推定檔案的信息化管理，新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點，既要將新的檔案實現(xiàn)原件與電子存儲相結(jié)合的方式，還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連，制約了體系內(nèi)整體工作的開展。

3.缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才

人才是各單位各項專業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，各單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實現(xiàn)管理工作的不斷升級。但實際上，各單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，在缺乏專業(yè)知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史歷價值和重要意義。

檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無法實現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。

二、單位檔案管理的創(chuàng)新策略

1.借鑒現(xiàn)代管理理念創(chuàng)新思路

各單位檔案管理制度都存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要是管理思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，各單位檔案管理工作的升級優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機制，提高運行質(zhì)量。

2.加強制度考核創(chuàng)新制度管理

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴格執(zhí)行，需要加強督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

3.實現(xiàn)數(shù)字檔案普遍化創(chuàng)新管理手段

檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確?；パa性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4.加強專業(yè)培訓(xùn)創(chuàng)新人才培育機制

要實現(xiàn)各單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓(xùn)，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進檔案管理工作科學(xué)、順利地開展。

綜上所述，各單位檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰(zhàn)和機遇，檔案管理工作應(yīng)該以信息化轉(zhuǎn)型為導(dǎo)向，結(jié)合制度建設(shè)、人才儲備、理念創(chuàng)新等優(yōu)化策略，綜合運營信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，結(jié)合檔案工作的特殊性和本單位工作的普遍性，打破傳統(tǒng)思維和管理手段，形成科學(xué)、完善、可持續(xù)的新時期檔案管理制度。