【摘要】? ? 隨著高等教育的普及化、大眾化發(fā)展，我國高校數(shù)量也在不斷增加，同時高校規(guī)模也在不斷擴大，在此背景下，高校發(fā)展過程中形成的人事檔案也越來越多。高校人事檔案是高校人力資源管理工作開展的重要依據(jù)，為了保證高校人力資源管理質(zhì)量和效率，必須加強對人事檔案的有效管理。海量、復雜的人事檔案如何進行有效收集、分類、管理、利用是目前高校管理中需要重點考慮的問題。高校人事檔案管理具有復雜、繁瑣、系統(tǒng)的特點，僅僅依靠人力管理顯然無法達到理想管理目標。在信息時代發(fā)展背景下，加強對現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)化人事檔案管理工作是必然趨勢。目前很多高校在人事檔案管理方面都加強了信息化建設(shè)，信息化建設(shè)對提高人事檔案管理整體水平具有重要的意義。本文就高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值進行分析，并提出信息化建設(shè)的有效策略。

【關(guān)鍵詞】? ? 人事檔案? ? 高校? ? 信息化建設(shè)? ? 價值? ? 策略

引言：

近年來，隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等被逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)當中，這對推動各行各業(yè)信息化建設(shè)具有重要的意義。目前企業(yè)管理、工業(yè)生產(chǎn)在信息化的支撐下，其質(zhì)量和效率都得到了顯著提升。在高校人事檔案管理工作中，也可以加強對信息化的建設(shè)。信息化建設(shè)即將各種先進技術(shù)，如信息技術(shù)、計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等與人事檔案管理工作相結(jié)合，這對促進人事檔案管理工作自動化、信息化、電子化發(fā)展具有重要的意義。人事檔案管理信息化發(fā)展相比傳統(tǒng)管理模式，更有利于提高管理質(zhì)量和效率，這對保證高校人力資源管理水平，促進高校良好發(fā)展都具有重要意義。

所以，高校應(yīng)該認識到信息化建設(shè)的價值，進而結(jié)合高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀、特點、需求，加強推動信息化建設(shè)。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值

21世紀以來，人類逐漸步入了信息時代，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等這些先進的科學技術(shù)成為了推動社會變革的重要力量，也正是在先進科學技術(shù)的影響下，社會各行各業(yè)、人們生產(chǎn)生活都發(fā)生了巨大的變化。如工業(yè)生產(chǎn)、醫(yī)療、農(nóng)業(yè)等基于對先進科學技術(shù)的應(yīng)用，都實現(xiàn)了信息化管理、信息化生產(chǎn)，而人們的生產(chǎn)生活在先進科學技術(shù)的應(yīng)用下，也越來越便利、高效、舒適。而這種改變在教育教學領(lǐng)域中也有著深遠的影響，如目前基于先進科學技術(shù)，已然實現(xiàn)了教育教學活動的信息化發(fā)展、教育教學管理的信息化發(fā)展。

高校作為我國高等教育的重要陣地，為了促進高校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，就必須做好高校內(nèi)部管理工作，其中高校人事檔案管理工作就是尤為重要的內(nèi)容。高校人事檔案具有海量、繁雜的特點，為了滿足高校人力資源管理所需，則需要對這些檔案進行有效收集、分類、保管、利用。若僅僅依靠人力開展檔案管理工作，不僅容易影響管理質(zhì)量和效率，還容易出現(xiàn)各種問題。而通過加強檔案管理信息化建設(shè)就可以有效解決這些困境。

檔案信息化建設(shè)簡單理解就是應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對人事檔案進行有效開發(fā)和利用的一種新興管理模式，其可以實現(xiàn)對人事檔案信息資源的數(shù)字化處理、網(wǎng)絡(luò)化管理、智能化利用等。這對提高檔案管理的整體質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮人事檔案的信息資源作用與價值都具有重要的意義[1]。

人事檔案管理中，由于人力資源具有流動性的特點，所以要求檔案信息也能夠同步調(diào)整和記錄，這對人事檔案管理工作而言是一項挑戰(zhàn)。

而通過信息化建設(shè)，基于人事檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、在線平臺等，就可以實現(xiàn)檔案信息的實時更新、調(diào)整、記錄。可以說，在信息化建設(shè)的支撐下，高校人事檔案管理工作可以獲得多維度服務(wù)。這對高校人事檔案管理工作、高校良好發(fā)展都具有十分積極的影響。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

基于高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要價值，在新形勢下，很多高校為了提高人事檔案管理質(zhì)量和效率，都加大了信息化建設(shè)力度。雖然信息化建設(shè)逐漸落實到檔案管理工作當中，但是就實際來看，很多高校人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀卻不算理想，其中還存在較多的問題和不足。

首先，在人事檔案管理信息化建設(shè)方面就存在意識落后的問題。雖然高校在積極開展信息化建設(shè)工作，但是很多工作人員由于傳統(tǒng)思想及工作模式的影響，所以一時之間難以適應(yīng)新的管理模式，很多情況下仍然會堅持傳統(tǒng)管理方法。這顯然不利于信息化建設(shè)的全面落實。

其次，在人事檔案管理信息化建設(shè)方面還存在資源匱乏的問題。信息化建設(shè)不僅需要相應(yīng)的技術(shù)支持，同時還需要相應(yīng)的人才支持。而就實際來看，很多高校在信息化建設(shè)方面都存在技術(shù)手段落后、缺乏專業(yè)人才的問題。在資源困境下，信息化建設(shè)的速度和效果必然會受到影響。

再次，在人事檔案管理信息化建設(shè)方面還存在管理制度不完善的問題，比如沒有基于信息化建設(shè)需求和要求建立規(guī)范的工作流程、完善相應(yīng)的制度體系。

最后。在人事檔案管理信息化建設(shè)方面還存在信息安全的問題。信息化建設(shè)中包括對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，且為了提高檔案管理效率，還會采取資源共享措施，這些都會增加人事檔案信息資源的風險性，進而出現(xiàn)信息被盜、丟失、破壞等情況。

基于高校人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，加強對信息化建設(shè)的優(yōu)化和創(chuàng)新尤為重要。

三、高校人事檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1樹立正確的信息化建設(shè)意識

人事檔案管理信息化建設(shè)是目前高校人事檔案管理工作改革的重要方向，但是信息化建設(shè)作為一種新興的檔案管理模式，對于大多數(shù)人而言都是陌生、未知的，要促進信息化建設(shè)的工作的順利有效開展，前提是管理人員、工作人員必須樹立正確的信息化建設(shè)意識。對此，高校就需要針對人事檔案管理信息化建設(shè)做好宣傳和教育工作，引導全體工作人員提高對信息化建設(shè)的重視。作為人事檔案管理人員，則需要有創(chuàng)新精神、創(chuàng)新意識，要認識到信息化建設(shè)是檔案管理工作創(chuàng)新的重要方法，進而積極配合、參與到信息化建設(shè)工作當中。

3.2加強信息化建設(shè)的資源配置

信息化建設(shè)是一項十分復雜且具有技術(shù)性的工作，其中基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)人才都是信息化建設(shè)中不可或缺的資源。所以高校要想實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，就必須加強信息化建設(shè)的資源配置。

首先，就基礎(chǔ)設(shè)施配置而言，高校應(yīng)該基于人事檔案管理工作實際情況，配備相應(yīng)的計算機設(shè)備、信息化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，以及引進先進的信息化系統(tǒng)，構(gòu)建安全可靠的數(shù)據(jù)庫等[2]。基于信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施在應(yīng)用方面較為復雜，所以針對這些基礎(chǔ)設(shè)施，高校要組織好所有工作人員開展培訓和教育工作，以提高基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用水平。

其次，就人力資源配置而言，高校應(yīng)該基于信息化建設(shè)的需求和要求，結(jié)合人事檔案管理特點，加強對現(xiàn)有人才的培訓和教育，提高管理人員信息技術(shù)應(yīng)用水平和綜合能力。同時高校還需要加強對復合型人才的引進。作為復合型人才，不僅要能懂得人事檔案管理業(yè)務(wù)的知識和技能，同時還需要具備較高的計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用能力。在高水平的人力資源支撐下，人事檔案管理信息化建設(shè)水平必然可以得到提高。

3.3完善人事檔案管理信息化建設(shè)管理體制

人事檔案管理信息化建設(shè)是一項復雜、系統(tǒng)的工作，為了保證信息化建設(shè)水平，不僅需要有相應(yīng)的資源配置作為支撐，同時還需要有良好的管理體制作為保障。所以在高校人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，要加強完善相應(yīng)的管理體制[3]。

首先，高校應(yīng)該基于人事檔案管理信息化建設(shè)需求和要求，建立規(guī)范的工作流程，包括明確人事檔案信息化管理內(nèi)容、步驟、方法、目標、要求，促進人事檔案信息化管理工作規(guī)范、標準、高效開展。

其次，高效應(yīng)該基于人事檔案管理信息化建設(shè)需求和要求，完善相應(yīng)的信息化建設(shè)管理制度。比如要結(jié)合信息化建設(shè)的實際特點，明確檔案管理的組織架構(gòu)，明確各部門、各人員的工作范疇、責任，針對工作人員，采取責任制度和激勵制度，以此來保證人事檔案信息化管理的整體水平。針對檔案信息化管理內(nèi)容，還需要完善相應(yīng)的配套體系，比如明確檔案信息檢索制度、傳遞制度、安全保密制度等。這對提高人事檔案管理整體水平具有重要的意義。

3.4強化人事檔案信息資源安全管理

信息化建設(shè)在帶來效率、便利、快捷的同時，也會帶來一定的信息風險。高校在檔案信息化建設(shè)過程中，不能因為有信息風險而放棄信息化建設(shè)，更不能無視信息風險的存在。為了保證人事檔案信息資源安全，高校需要提高對人事檔案信息資源安全管理的重視，切實采取有效的措施保證信息安全。

首先，高校在信息化建設(shè)過程中，要注重提升管理人員的自身素質(zhì)，加強通過職業(yè)道德培訓提高其安全保密意識。

其次，高校應(yīng)該聘請專業(yè)的信息技術(shù)人員定期對信息管理平臺、系統(tǒng)、設(shè)備等進行維護、升級、管理，避免出現(xiàn)安全隱患。

最后，高校可以針對信息化管理系統(tǒng)設(shè)置不同崗位的管理權(quán)限，利用防火墻技術(shù)、秘鑰技術(shù)、數(shù)字化信息備份等來降低信息安全風險。

通過強化管理、層層約束、層層控制，就可以最大程度發(fā)揮信息化建設(shè)的作用與價值，最大程度減少信息化建設(shè)帶來的影響，從而為人事檔案管理工作提供保障。

四、結(jié)束語

高校人事檔案管理信息化建設(shè)是信息時代下，高校人事檔案管理工作創(chuàng)新和改革的必然路徑。隨著高校規(guī)模的不斷擴大，其人事檔案管理工作也越來越復雜、繁瑣，而通過信息化建設(shè)，在各種信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，就可以為了人事檔案管理工作提供有效的支撐和有力的保障。

所以高校要提高對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視，基于信息化建設(shè)需求和要求，做好相應(yīng)的資金支持、技術(shù)支持、人才支持等工作，保證信息化建設(shè)的價值和作用在人事檔案管理中得到最大發(fā)揮。

參? 考? 文? 獻

[1]馬菲菲.新時代背景下高校干部人事檔案信息化建設(shè)路徑研究[J].黃河水利職業(yè)技術(shù)學院學報，2021，33（03）：92-95.

[2]李艷.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018（16）：172.

[3]雷文.高校人事管理信息化建設(shè)必要性及對策研究[J].黑龍江科學， 2016（20）：82-83.

張春艷（1978.06），女，滿族，內(nèi)蒙古通遼縣，博士研究生，構(gòu)造地質(zhì)高級職稱，研究方向：檔案信息化。