李麗

一、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷發(fā)展和提升，科技發(fā)展有了質(zhì)的飛躍，數(shù)字化信息技術(shù)已廣泛融入人們生活。但檔案管理工作依舊延續(xù)傳統(tǒng)方式，已經(jīng)跟不上當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的腳步，管理方式的改革迫在眉睫。當(dāng)然，事業(yè)單位人事檔案工作作為檔案事業(yè)的一部分，實(shí)現(xiàn)信息化管理是必然趨勢，將數(shù)字信息化引入人事檔案管理也是檔案管理改革的重要方案之一。人事檔案信息化管理方式是隨著計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、存儲(chǔ)、掃描、數(shù)字?jǐn)z影等技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生。它是一種新型檔案信息形態(tài)，利用各種技術(shù)把不同載體存儲(chǔ)的檔案信息通過拍攝、掃描等方式轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)據(jù)，再以數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)方式存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)管理查詢、網(wǎng)絡(luò)化形式連接，從而形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng)，及時(shí)、便捷為大家提供利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案管理為主

目前，從檔案的產(chǎn)生、收集、整理和歸檔過程來看，檔案的管理還是圍繞紙質(zhì)檔案進(jìn)行，信息化管理手段還僅處于輔助階段。信息化手段雖應(yīng)用于人事檔案管理，但無論是利用辦公自動(dòng)化技術(shù)生成電子文件并打印制作成紙質(zhì)材料，還是將紙質(zhì)材料信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，在數(shù)量、質(zhì)量等方面并沒有減少對(duì)紙質(zhì)檔案的歸檔要求。目前，電子文件仍然無法代替紙質(zhì)檔案，甚至從某種程度來看，增加了檔案管理人員的工作量。后期，在紙質(zhì)檔案歸檔后，即使檔案被借閱、查詢也是針對(duì)紙質(zhì)檔案，而電子檔案往往被忽略。

（二）電子化檔案利用率不高

由于人事檔案的局限性，其涉及到個(gè)人健康、婚姻、懲處等個(gè)人隱私內(nèi)容，為確保個(gè)人隱私不能公開，事業(yè)單位人事檔案的查閱必須在人事部門監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，手續(xù)繁多，耗時(shí)較長，這在某種程度上導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)的保存功能大于實(shí)際使用。檔案信息化管理需通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備來完成，電子設(shè)備容易受到病毒威脅，對(duì)其保存的檔案數(shù)據(jù)造成損害。因此，目前單位人事檔案專用電腦一般不允許接入通信網(wǎng)絡(luò)以及其他移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，雖很大程度上保證了檔案的信息安全，但也導(dǎo)致檔案信息的管理只能局限于檔案室內(nèi)完成，使其無法得到充分利用。

（三）人事檔案信息管理封閉，形成“信息孤島”

很多單位人事檔案管理系統(tǒng)還處于單機(jī)版操作狀態(tài)，人事檔案信息還需一個(gè)個(gè)手動(dòng)錄入，無法通過辦公軟件批量錄入，重復(fù)勞動(dòng)效率低下。不同單位之間，甚至單位內(nèi)部不同部門之間存在不同的、互不兼容的檔案信息管理系統(tǒng)，形成一個(gè)個(gè)系統(tǒng)間的“信息孤島”，信息不能互相交叉、互換，各個(gè)系統(tǒng)間的信息也不能及時(shí)更新，最后，造成同樣的信息數(shù)據(jù)需要不斷重復(fù)輸入。一個(gè)個(gè)“信息孤島”，需要大量的數(shù)據(jù)錄入，人員不停更新、維護(hù)，違背了信息化辦公高效的初衷。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在問題的原因分析

（一）制度方面

一方面，缺乏相關(guān)指導(dǎo)性文件和政策。沒有頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃的指引，人事檔案信息化建設(shè)不能很好的納入我國電子政務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展總體框架中，使其發(fā)展各自為政，與文件管理系統(tǒng)相脫離，缺少兼容性，失去發(fā)展空間。另一方面，信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。相對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理和使用等方面都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的操作規(guī)范，人事檔案信息化管理還只是處于起步階段，缺少相關(guān)的規(guī)范和操作流程，因而產(chǎn)生的信息檔案格式差異，也導(dǎo)致不同單位之間的信息交流存在障礙。

（二）技術(shù)方面

首先，由于人事檔案自身局限性，再加上傳統(tǒng)觀念和技術(shù)因素制約，人事檔案的數(shù)字化程度不高。即便將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到人事檔案管理中，但未全面數(shù)字化管理，特別是傳統(tǒng)的、已歸檔的紙質(zhì)檔案未進(jìn)行全面數(shù)字化整理，導(dǎo)致人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)不全。其次，人事檔案系統(tǒng)發(fā)展緩慢、功能性差、兼容性低、數(shù)據(jù)庫更新不及時(shí)。再者，人事檔案系統(tǒng)的運(yùn)維網(wǎng)絡(luò)安全保障能力不高，導(dǎo)致人事檔案信息受到泄密和竊取等威脅，只能依靠單機(jī)操作運(yùn)維環(huán)境，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”，這也在某種程度阻礙了其發(fā)展。 最后，硬件設(shè)備陳舊落后不能及時(shí)更新。通過調(diào)研，很多單位人事檔案信息化管理設(shè)備不達(dá)標(biāo)，不能及時(shí)更新。有的電腦已使用長達(dá)10年之久，辦公軟件還是2003版office，配套打印機(jī)、掃描儀也不能達(dá)標(biāo)，這些情況在某種程度上也無法滿足檔案信息化管理的發(fā)展要求。

（三）人員方面

首先，檔案工作人員信息化管理意識(shí)不強(qiáng)。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作甚至檔案信息化管理重視程度不夠。事業(yè)單位檔案工作人員在主觀意愿上還是喜歡依靠紙質(zhì)檔案，不愿投入過多精力和時(shí)間到檔案的信息化管理。檔案的查閱者或使用者，也應(yīng)加強(qiáng)使用意見的反饋，對(duì)于人事檔案的信息化建設(shè)也可起到推動(dòng)作用。其次，人員信息化管理業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。目前，很多事業(yè)單位缺少專業(yè)檔案管理人員，特別是具備數(shù)字化技能，高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人員稀缺，很多檔案管理人員身兼數(shù)職，很難在信息化管理上投入精力和時(shí)間。最后，信息化培訓(xùn)機(jī)制不完善。很多事業(yè)單位缺少定期、全面、專業(yè)的常態(tài)化的檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制。檔案管理人員在計(jì)算機(jī)應(yīng)用、專業(yè)技能等方面，不能熟練掌握所需技能和操作規(guī)范。檔案的使用者，也需要工作人員對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)進(jìn)行使用。培訓(xùn)機(jī)制的不完善，也在一定程度上影響檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展。

四、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的必要性

（一）保護(hù)了紙質(zhì)檔案

目前事業(yè)單位人事檔案主要依托傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體進(jìn)行管理，而紙質(zhì)檔案在保存或使用過程中容易受很多因素制約出現(xiàn)檔案損壞、丟失等現(xiàn)象。例如，紙張?jiān)诒４鏁r(shí)受溫度、濕度等條件影響很大，高溫或低溫都會(huì)造成紙張破損，電子檔案則不會(huì)受此因素干擾。在干部選拔任用、開具證明、信息核查、辦理退休、榮譽(yù)申報(bào)等很多工作中都需要查閱檔案，有時(shí)還需復(fù)印或者反復(fù)利用，加之很多檔案材料的紙張較薄較脆弱，久而久之會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成極大傷害，減少保存時(shí)間。通過人事檔案信息化，便可快速實(shí)現(xiàn)對(duì)需求人檔案內(nèi)容及相關(guān)信息的查詢和打印，能夠有效解決經(jīng)常翻閱紙質(zhì)檔案帶來的紙張干擾問題，減少紙張損壞，有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案載體。

（二）提升了檔案利用效率

隨著事業(yè)單位人事工作制度和檔案管理規(guī)定的逐漸完善和深入，加之事業(yè)單位正處于改革期，干部任免、人員變動(dòng)等都需要查閱人事檔案了解情況，使用頻率逐步提高。查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要從檔案柜找到對(duì)應(yīng)人的檔案，并按目錄類別逐一查找需要的信息，耗時(shí)長，查找不方便。通過人事檔案信息化，能夠有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案查詢效率低的問題，利用人事檔案管理系統(tǒng)的搜索功能，很快定位需求人和需求信息，大大提高了檔案利用效率，為事業(yè)單位相關(guān)部門及時(shí)查閱人事信息資料提供便利。

（三）提供了科學(xué)評(píng)價(jià)機(jī)制

干部人事檔案具有動(dòng)態(tài)性、客觀性和現(xiàn)實(shí)性，能夠有效反映干部個(gè)人政治思想、專業(yè)素養(yǎng)、工作實(shí)績、廉潔自律、家庭狀況等，在組織選拔考察和管理監(jiān)督干部的過程中，通過查詢檔案能夠較為全面地了解干部的基本情況。利用人事檔案管理系統(tǒng)，通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，能夠?qū)Ω刹啃畔M向、縱向存儲(chǔ)和查詢，建立起科學(xué)評(píng)價(jià)機(jī)制，有效進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為干部資源配置、隊(duì)伍宏觀管理等提供信息支撐和科學(xué)參考。

五、改進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的建議

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，完善管理體制

造成事業(yè)單位人事檔案信息化管理混亂的根本原因在于沒有統(tǒng)一的制度規(guī)范和完善的體制做指引。中組部及省市級(jí)相關(guān)組織部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，推廣全國統(tǒng)一的人事檔案信息化管理軟件，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和操作流程，建設(shè)統(tǒng)一的人事檔案信息化管理平臺(tái)，平臺(tái)可以根據(jù)行政機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位、企業(yè)等不同性質(zhì)的單位對(duì)于人事檔案要求的不同分級(jí)設(shè)立，建立、健全統(tǒng)一的人事檔案管理制度，完善各個(gè)單位管理體制，這可以極大減少各個(gè)單位間、不同部門間電子檔案文件的各種格式，也在一定程度上促進(jìn)國家電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展。

（二）加大投入力度，推動(dòng)檔案信息化發(fā)展

首先，事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化環(huán)節(jié)。不能受限于傳統(tǒng)觀念，要從紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變到信息化檔案管理模式，把紙質(zhì)檔案電子化做到“應(yīng)轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)”。其次，加大對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和維護(hù)的資金投入，做好數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和備份，防止數(shù)據(jù)損壞丟失。再者，要加強(qiáng)信息安全維護(hù)。確定專人管理存放電子檔案的電腦，保障電腦的存放安全、使用安全。禁止非檔案管理員將U盤、硬盤、光盤等插入電子檔案電腦，利用好高新技術(shù)的加密功能，防止檔案數(shù)據(jù)泄露，提高安全保密意識(shí)。只有良好的、安全的、健康的運(yùn)行環(huán)境，才能保證人事信息檔案高效、便捷地發(fā)揮作用。最后，加大資金投入，及時(shí)更新軟件和硬件設(shè)備。檔案的信息化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)軟硬件的保障，沒有過硬的現(xiàn)代設(shè)備，何談檔案的信息化建設(shè)。所以，需要保障足夠的資金，推進(jìn)人事檔案信息化進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理人員能力建設(shè)

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理人員能力建設(shè)首先要轉(zhuǎn)變?nèi)藛T意識(shí)，形成信息化管理為主，紙質(zhì)檔案管理為輔的檔案管理格局，這個(gè)轉(zhuǎn)變的首要條件是單位領(lǐng)導(dǎo)重視，其次是檔案管理人員及檔案使用人員的轉(zhuǎn)變。再者，要加強(qiáng)管理人員相關(guān)培訓(xùn)，單位應(yīng)定期制定培訓(xùn)方案，列好培訓(xùn)計(jì)劃，提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，甚至包含檔案使用人員的培訓(xùn)和宣講。最后，可以適當(dāng)提高管理人員職級(jí)待遇。哈佛大學(xué)威廉·詹姆士教授通過實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，在得到科學(xué)、有效的激勵(lì)時(shí)，人可以從20%—30%到80%—90%發(fā)揮出潛能。很多單位對(duì)人事檔案管理注重程度不夠，為了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)該轉(zhuǎn)變此觀念。提高相應(yīng)專業(yè)信息化管理人員職級(jí)待遇，推動(dòng)信息化檔案管理建設(shè)。

六、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)化管理。本文結(jié)合事業(yè)單位人事檔案信息化管理現(xiàn)狀，充分分析事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展制約因素，從檔案管理的制度建設(shè)、投入力度、人員能力建設(shè)三方面給出建議，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 孫紫茜.S監(jiān)獄干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀、問題與對(duì)策[D].蘇州：蘇州大學(xué)政治與公共管理學(xué)院，2018：1-50.

[2] 彭憶.大數(shù)據(jù)環(huán)境下雙流區(qū)人事檔案管理信息化建設(shè)研究[D].成都：西南交通大學(xué)公共管理學(xué)院，2019：1-55.

[3] 韓平.檔案信息化在人事檔案工作中的應(yīng)用[J].城建檔案，2016（12）：29-30.

[4] 謝利芳，丁蘭嵐.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（1）：66-67.

[5] 魏娟.高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)與對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（29）：1-3.

[6] 王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究-以濟(jì)南市高職院校為例[D].濟(jì)南：山東大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院，2014：1-64.

[7] 戴彥.基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新探討[J].湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，32（18）：18-22.

[8] 姚珊.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].城建檔案，2018（12）：29-30.

[9] 王冠.完善高校人事檔案信息化管理研究[D].青島：中國石油大學(xué)（華東），2010：1-48.

[10]楊瑞萍.信息化時(shí)代干部人事檔案管理工作策略探討[J].工作指導(dǎo)，2020（9）：160-161.

[11]王艷芳.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理思路淺談[J].陜西檔案，2021（1）：49-50.

作者單位：天津圖書館（天津市少年兒童圖書館）