趙中林

摘? 要：本文通過(guò)對(duì)企業(yè)登記全程電子化實(shí)施后，市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)檔案管理的背景、現(xiàn)狀的分析，指出了企業(yè)登記檔案管理面臨的困難和問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題探討了全程電子化登記背景下市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)企業(yè)檔案管理發(fā)展途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)登記全程電子化;市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén);企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀發(fā)展路徑;互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)

Abstract： Based on the analysis of the background and current situation of the file management of the market supervision department after the implementation of the whole process of electronic enterprise registration， this paper points out the difficulties and problems faced by the file management of enterprise registration， in the light of the problems， this paper probes into the ways for the development of enterprise file management of the market supervision department under the background of the whole process electronic registration.

Keywords： The whole process of enterprise registration is electronic; Market regulator; Enterprise file management; Status quo; Path of development

企業(yè)登記全程電子化是指企業(yè)登記申請(qǐng)、受理、核準(zhǔn)、發(fā)照、公示等各環(huán)節(jié)均通過(guò)網(wǎng)上傳輸電子數(shù)據(jù)進(jìn)行無(wú)紙全程電子化登記。全程電子化登記形成的原始電子申請(qǐng)材料、市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)（登記機(jī)關(guān)）電子審核表單及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖像等符合法律規(guī)定的數(shù)據(jù)電文即為電子檔案，與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

近年來(lái)，我國(guó)基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃發(fā)展，電子檔案在各種實(shí)踐活動(dòng)中的管理控制價(jià)值更加凸顯。[1]全程電子化登記背景下，市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)原有的企業(yè)登記紙質(zhì)檔案全部完成了數(shù)字化加工，電子檔案在企業(yè)登記檔案中，占比越來(lái)越大。隨著市場(chǎng)監(jiān)管機(jī)關(guān)“智慧監(jiān)管”的不斷深入推進(jìn)，企業(yè)登記檔案管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，對(duì)企業(yè)檔案利用服務(wù)、管理方式提出更高要求。

1 背景及緣起

2014年2月，國(guó)務(wù)院《關(guān)于印發(fā)注冊(cè)資本登記制度改革方案的通知》（國(guó)發(fā)〔2014〕7號(hào)）要求“推行電子營(yíng)業(yè)執(zhí)照和全程電子化登記管理”，并明確提出“大力推進(jìn)以電子營(yíng)業(yè)執(zhí)照為支撐的網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上受理、網(wǎng)上審核、網(wǎng)上公示、網(wǎng)上發(fā)照等全程電子化登記管理方式”。

2014年8月，中共中央辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨的十八屆三中全會(huì)重要改革舉措實(shí)施規(guī)劃（2014—2020年）〉的通知》，要求2017年底之前在全國(guó)范圍內(nèi)完成企業(yè)登記全程電子化工作。

2015年12月，工商總局《關(guān)于推進(jìn)企業(yè)登記全程電子化試點(diǎn)工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》（工商企注字〔2015〕231號(hào)），提出“企業(yè)登記無(wú)紙化、無(wú)介質(zhì)全程網(wǎng)上辦理”的工作方向，各?。▍^(qū)、市）采取“外網(wǎng)受理、內(nèi)網(wǎng)登記、外網(wǎng)反饋”的模式，初步實(shí)現(xiàn)企業(yè)登記從名稱(chēng)預(yù)查、登記申請(qǐng)、受理審核到發(fā)照公示等環(huán)節(jié)電子化。

2017年4月，工商總局《關(guān)于推行企業(yè)登記全程電子化工作的意見(jiàn)》（工商企注字〔2017〕43號(hào)），提出以企業(yè)登記全程便捷、高效、利民為目標(biāo)，在保留窗口登記的同時(shí)，2017年10月底前開(kāi)通涵蓋所有業(yè)務(wù)、適用所有企業(yè)類(lèi)型的網(wǎng)上登記系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)型企業(yè)的設(shè)立、變更、備案、注銷(xiāo)等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)辦理，有條件的地方逐步實(shí)施無(wú)紙全程電子化登記。

2 企業(yè)登記檔案管理現(xiàn)狀

2.1 電子檔案成主體。企業(yè)登記全程電子化打破以往工商登記的時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)從“面對(duì)面”線(xiàn)下辦理到“鍵對(duì)鍵”線(xiàn)上辦理模式的里程碑轉(zhuǎn)變。以河南省市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)為例，2018年7月，在實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的同時(shí)，全省企業(yè)登記全程電子化實(shí)現(xiàn)“三個(gè)全覆蓋”：一是區(qū)域范圍全覆蓋：不但全省省、市、縣、所四級(jí)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)全部聯(lián)通，而且實(shí)現(xiàn)全國(guó)唯一能對(duì)接國(guó)家人口庫(kù)驗(yàn)證身份，可以全國(guó)范圍內(nèi)遠(yuǎn)程跨省辦理業(yè)務(wù)。二是主體類(lèi)型全覆蓋：全程電子化的適用對(duì)象覆蓋所有市場(chǎng)主體類(lèi)型，既包括公司制企業(yè)、個(gè)人獨(dú)資企業(yè)、合伙企業(yè)等各類(lèi)型企業(yè)，還包括個(gè)體工商戶(hù)、農(nóng)民專(zhuān)業(yè)合作社。三是業(yè)務(wù)范圍全覆蓋：無(wú)論是名稱(chēng)核準(zhǔn)、設(shè)立、變更、備案、注銷(xiāo)等各項(xiàng)登記業(yè)務(wù)，還是股權(quán)出質(zhì)等其他類(lèi)型業(yè)務(wù)，均可通過(guò)全程電子化方式辦理完成。

疫情防控期間，全省登記注冊(cè)全程電子化辦理率達(dá)93%，近半數(shù)省轄市局實(shí)現(xiàn)了單月100%全程電子化辦理（見(jiàn)表1）。

企業(yè)無(wú)紙全程電子化登記申請(qǐng)，經(jīng)市場(chǎng)監(jiān)管機(jī)關(guān)核準(zhǔn)后，登記的電子文件依托數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線(xiàn)接收，自動(dòng)完成電子文件的在線(xiàn)歸檔處理，生成符合規(guī)范的數(shù)字檔案。電子檔案成為市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)企業(yè)登記檔案資源的主體。

2.2 紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化。實(shí)行全程電子化登記之前，市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)企業(yè)登記檔案資源的保管對(duì)象，都是以傳統(tǒng)實(shí)體檔案為主，包括文字、圖表、電子影像、數(shù)據(jù)等資料，其中又以紙質(zhì)（書(shū)式）檔案占比最重。全程電子化登記試點(diǎn)推行期間，各級(jí)市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)按照國(guó)家總局的統(tǒng)一要求，完成了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)了“存量全部數(shù)字化”。

2.3 紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理。全程電子化登記實(shí)施后，市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)對(duì)企業(yè)登記檔案的紙質(zhì)檔案和電子檔案的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案的歸檔存儲(chǔ)、查詢(xún)利用等管理過(guò)程，實(shí)行并行管理。

3 企業(yè)登記檔案管理面臨的困難

3.1 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足。市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)企業(yè)登記檔案管理，由注冊(cè)登記部門(mén)負(fù)責(zé)，檔案資源的管理，諸如紙質(zhì)檔案的接收、整理、保管、查詢(xún)，一般由事業(yè)編制人員承擔(dān)，所以大多數(shù)檔案管理崗位的員工，以往從其他崗位調(diào)整過(guò)來(lái)的較多，受過(guò)專(zhuān)業(yè)的、系統(tǒng)的檔案學(xué)理論知識(shí)教育培訓(xùn)的相對(duì)較少，電子檔案逐步成為市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)檔案資源的主體，打破了傳統(tǒng)案卷管理模式，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方式的檔案管理人員，相應(yīng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能大多較為缺失。

3.2 現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)數(shù)量持續(xù)攀升增加人力和行政成本。作為企業(yè)的“出生證明”和“身份證明”，企業(yè)登記檔案材料廣泛應(yīng)用于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)、政府行政審批及備案、銀行開(kāi)戶(hù)信貸以及司法部門(mén)辦案等領(lǐng)域，在防范交易風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、融資征信、調(diào)查取證、訴訟審判等方面發(fā)揮重要作用，是企業(yè)資信證明體系的重要組成部分。

檔案載錄的企業(yè)工商注冊(cè)登記、經(jīng)營(yíng)范圍、投資規(guī)模、經(jīng)營(yíng)狀況等綜合情況的各種原始信息，如實(shí)地反映企業(yè)信息的真實(shí)狀況，是企業(yè)信息資源中最原始、最核心的構(gòu)成部分，具有較強(qiáng)的法律證明效力。

企業(yè)登記檔案形成以后，在市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)歷來(lái)是“藏用并重”“藏重于用”，除市場(chǎng)監(jiān)管機(jī)關(guān)內(nèi)部使用外，大量應(yīng)用于滿(mǎn)足社會(huì)各界查詢(xún)需要。商事制度改革以及市場(chǎng)監(jiān)管機(jī)關(guān)取消打印檔案收費(fèi)后，企業(yè)登記檔案查詢(xún)打印量大幅度增長(zhǎng)，到市場(chǎng)監(jiān)管機(jī)關(guān)辦事大廳現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)的人數(shù)和打印檔案的數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)。企業(yè)辦事的人力成本、交通成本及時(shí)間成本都較高。同時(shí)各登記機(jī)關(guān)檔案查詢(xún)部門(mén)損耗的紙張及打印耗材持續(xù)攀升，行政成本及人力成本的壓力增大。

4 全程電子化登記背景下企業(yè)檔案管理發(fā)展途徑

4.1 加緊提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，除了文化知識(shí)的學(xué)習(xí)外，尤其是要加強(qiáng)檔案理論、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用能力的培養(yǎng)，通過(guò)“送出去”“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，分批分次組織員工到大專(zhuān)院校檔案專(zhuān)業(yè)、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)辦講座、資深檔案工作者專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，提高檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，調(diào)整傳統(tǒng)檔案工作者對(duì)電子文件歸檔的恐懼心理，真學(xué)、真懂、真干、真用，是檔案信息化對(duì)檔案從業(yè)人員的基本要求。[2]

4.2 嚴(yán)格遵循電子檔案歸集規(guī)范性要求。企業(yè)登記檔案按一戶(hù)一檔，一檔多卷的原則立卷管理，一戶(hù)企業(yè)的電子檔案具備“一檔”的數(shù)據(jù)完整性和“多卷”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致性。

無(wú)論采取哪種技術(shù)手段采集的數(shù)據(jù)，對(duì)于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，符合《企業(yè)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)》（GS/T3302-2002）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GS/T18894-2016），包括企業(yè)基本信息、案卷基本信息、卷內(nèi)文件目錄、頁(yè)級(jí)別信息、各項(xiàng)編碼等，按照工商總局公布的企業(yè)登記《提交材料規(guī)范》《申請(qǐng)文書(shū)規(guī)范》等文件要求統(tǒng)一生成電子檔案;對(duì)于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以符合國(guó)家電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的影像文件形式掛接。歸檔數(shù)據(jù)按照這些規(guī)則，將文件目錄、說(shuō)明文件、元數(shù)據(jù)、電子文件進(jìn)行組織、打包、固化、加蓋電子簽章，并對(duì)歸檔信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)，才能提交歸檔。[3]

4.3 加快推進(jìn)檔案互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)的普及。一是強(qiáng)化信息共享機(jī)制。加強(qiáng)政府部門(mén)之間內(nèi)部核查信息工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和推進(jìn)力度，利用已有的信息資源通過(guò)政府內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行信息核查，不讓辦事人跑路開(kāi)證明。二是改進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)。完善改進(jìn)遠(yuǎn)程查詢(xún)平臺(tái)的使用體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)查詢(xún)功能的多樣化、個(gè)性化，為政府部門(mén)和社會(huì)公眾提供更加精準(zhǔn)的檔案信息查詢(xún)服務(wù)，讓系統(tǒng)更好用，化解改革遇到的阻力。三是取消查詢(xún)專(zhuān)用章。逐步取消現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)加蓋檔案查詢(xún)專(zhuān)用章的做法，推動(dòng)社會(huì)公眾及政府部門(mén)改變“檔案必須是紙質(zhì)的，檔案必須加蓋公章”的傳統(tǒng)觀念，提高通過(guò)遠(yuǎn)程查詢(xún)平臺(tái)進(jìn)行線(xiàn)上查詢(xún)的積極性。四是加大宣傳力度。繼續(xù)加大對(duì)遠(yuǎn)程查詢(xún)服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)平臺(tái)的功能、使用須知、操作流程、注意事項(xiàng)等進(jìn)行廣泛宣傳，提高辦事群眾和政府機(jī)關(guān)的知曉度，鼓勵(lì)使用網(wǎng)上查詢(xún)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。

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（作者單位：河南省市場(chǎng)監(jiān)督管理局企業(yè)檔案管理服務(wù)中心? 來(lái)稿日期：2021-06-06）