文/山東省臨沂市沂水縣四十里堡鎮(zhèn)人民政府 周京秋

一、事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系的作用和意義

事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系，是指事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作所涉及的各個(gè)相關(guān)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行確定，并通過(guò)一定的方式和方法，對(duì)這些指標(biāo)的運(yùn)行情況進(jìn)行分析的過(guò)程。從根本上來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系是分析事業(yè)單位檔案管理狀況的重要工具，通過(guò)事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系，既可以分析事業(yè)單位檔案管理的總體情況，又可以對(duì)事業(yè)單位檔案管理中某一方面存在的不足進(jìn)行查找。這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)而言，是非常有必要的，只有在充分發(fā)現(xiàn)檔案管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上，才能采取針對(duì)性的措施進(jìn)行解決。

二、事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的原則

事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的原則主要包括四個(gè)，即真實(shí)性原則、完整性原則、動(dòng)態(tài)性原則和實(shí)用性原則。

（一）真實(shí)性原則。事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的真實(shí)性原則指的是評(píng)價(jià)的指標(biāo)數(shù)據(jù)要真實(shí)、可靠。事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建過(guò)程中離不開(kāi)指標(biāo)數(shù)據(jù)，選取的指標(biāo)數(shù)據(jù)不僅僅要如實(shí)反映考核對(duì)象的情況，而且數(shù)據(jù)的來(lái)源也要十分清楚，這樣才能保證對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象進(jìn)行正確的評(píng)價(jià)。

（二）完整性原則。事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的完整性原則指的是評(píng)價(jià)的指標(biāo)數(shù)據(jù)要完整。事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系是一個(gè)多層次、多方位、多內(nèi)容的體系，它由各類不同的指標(biāo)數(shù)據(jù)組成，而無(wú)論哪一類指標(biāo)數(shù)據(jù)，都會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)結(jié)果產(chǎn)生一定的影響，因此，在指標(biāo)數(shù)據(jù)的選取上一定要涵蓋各個(gè)方面，避免由于指標(biāo)數(shù)據(jù)選取的片面性，導(dǎo)致檔案管理的評(píng)價(jià)結(jié)果不夠客觀公正。

（三）動(dòng)態(tài)性原則。事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的動(dòng)態(tài)性原則指的是各項(xiàng)檔案管理指標(biāo)數(shù)據(jù)的選取，不僅僅要能夠靜態(tài)地反映考核對(duì)象的發(fā)展情況，而且還要?jiǎng)討B(tài)地考察其發(fā)展的潛力，選取的指標(biāo)數(shù)據(jù)要具有動(dòng)態(tài)性，可以衡量同一指標(biāo)在不同時(shí)段的變動(dòng)情況，這樣各項(xiàng)檔案管理指標(biāo)數(shù)據(jù)的選取才有實(shí)際意義，因?yàn)閺母旧蟻?lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理就是不斷變化的，比如管理方式，按照傳統(tǒng)的檔案管理，是不會(huì)考慮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用這一指標(biāo)的，但是對(duì)于今天的事業(yè)單位檔案管理而言，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的應(yīng)用情況，就是一個(gè)必不可少的評(píng)價(jià)指標(biāo)。

（四）實(shí)用性原則。事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的實(shí)用性原則指的是各項(xiàng)檔案管理指標(biāo)數(shù)據(jù)的選取，既要具有可行性，又要具有可操作性。首先，各類指標(biāo)要最大可能地簡(jiǎn)化，方法要簡(jiǎn)便，在指標(biāo)的選取過(guò)程中要體現(xiàn)出重點(diǎn)。其次，在指標(biāo)確定的過(guò)程中，要充分考慮指標(biāo)數(shù)據(jù)獲取的可能性，對(duì)于一部分無(wú)法獲取或者數(shù)據(jù)不易確定的指標(biāo)，應(yīng)盡量避免使用。最后，對(duì)于選取使用的各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)，必須保證其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

三、事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中涉及多項(xiàng)指標(biāo)，因此，事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)屬于多指標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)，對(duì)于這樣的評(píng)價(jià)，需要建立相關(guān)的指標(biāo)體系，并通過(guò)綜合指標(biāo)評(píng)價(jià)體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理多層次、全方位的評(píng)價(jià)。從根本上來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立是以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀為核心而構(gòu)建的，所以構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系應(yīng)當(dāng)以單位檔案管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，并做到目標(biāo)明確、針對(duì)性強(qiáng)且具有可操作性。

（一）評(píng)價(jià)對(duì)象和評(píng)價(jià)目標(biāo)的確定。事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)的對(duì)象是事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，既可以是檔案管理的人員狀況、各種檔案管理設(shè)備情況、各類檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)情況，也可以是檔案管理體制情況和檔案管理制度建設(shè)情況。評(píng)價(jià)的目的是評(píng)判他們對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的作用，并運(yùn)用評(píng)價(jià)的結(jié)果，提出有效的改進(jìn)措施，使得檔案管理更能促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，則包含了所有事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)的對(duì)象，當(dāng)然按照事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的四項(xiàng)原則，還要對(duì)這些對(duì)象進(jìn)行篩選和重新確定，根據(jù)實(shí)際最終確定事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)對(duì)象。

（二）基于“人、機(jī)、法、料、環(huán)”方法構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)所涉及的指標(biāo)是比較多的，并且這些指標(biāo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理都或多或少的產(chǎn)生了一定的影響，需要篩選和重新確定。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)的確定，參照了“人、機(jī)、法、料、環(huán)”方法，評(píng)價(jià)指標(biāo)體系也以這種方法為基礎(chǔ)進(jìn)行了構(gòu)建。

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，雖然管理的理念有很多，但是，參照企業(yè)合規(guī)性管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建，主要還是“人、機(jī)、法、料、環(huán)”這些基本要素。通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，這五大基本要素相互制約，但是又具有各自不同的特點(diǎn)。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，根據(jù)這五大基本要素進(jìn)行深入的分析，就能夠找出事業(yè)單位檔案管理存在不足和問(wèn)題的根源，進(jìn)而為有效解決問(wèn)題奠定基礎(chǔ)。

（三）指標(biāo)因子的確定。從根本上來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系應(yīng)是多層次的，根據(jù)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際，一般可以分為三層。即目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層?！叭?、機(jī)、法、料、環(huán)”則分別對(duì)應(yīng)為檔案管理人員構(gòu)成情況、檔案管理設(shè)備與設(shè)施情況、檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)情況、檔案管理體制情況、檔案管理制度建設(shè)情況。1.檔案管理人員構(gòu)成情況。從一定程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理人員是檔案管理的基礎(chǔ)，也是檔案管理的具體執(zhí)行者，檔案管理人員管理水平和技能的高低直接影響事業(yè)單位檔案管理結(jié)果。參照企業(yè)合規(guī)性管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，檔案管理人員構(gòu)成對(duì)應(yīng)“人”這一基本要素。2.檔案管理的設(shè)備與設(shè)施情況。檔案管理設(shè)備與設(shè)施為事業(yè)單位檔案管理提供了必要的平臺(tái)，在事業(yè)單位檔案管理中有著非常重要的作用。一定程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理設(shè)備與設(shè)施這一指標(biāo)，決定了事業(yè)單位檔案管理能否順利進(jìn)行。參照企業(yè)合規(guī)性管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，事業(yè)單位檔案管理設(shè)備與設(shè)施對(duì)應(yīng)“機(jī)”這一基本要素。3.檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)情況。從根本上來(lái)看，檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理的重要環(huán)節(jié)和具體內(nèi)容，檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)的優(yōu)劣直接反映了事業(yè)單位檔案管理的效果。參照企業(yè)合規(guī)性管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)情況對(duì)應(yīng)“法”這一基本要素。4.檔案管理體制。檔案管理體制是事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)，參照企業(yè)合規(guī)性管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，檔案管理體制對(duì)應(yīng)“料”這一基本要素。5.檔案管理制度建設(shè)情況。檔案管理制度建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作如何開(kāi)展的重要依據(jù)。參照企業(yè)合規(guī)性管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)應(yīng)“環(huán)”這一基本要素。

（四）事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的確立。根據(jù)基于“人、機(jī)、法、料、環(huán)”方法對(duì)事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)因子的確定，在事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建相關(guān)原則的基礎(chǔ)上，通過(guò)以上分析，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建如下圖所示。

事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系圖

從以上指標(biāo)體系圖中可以看出，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系共分為三層，其中準(zhǔn)則層和指標(biāo)層是對(duì)檔案管理產(chǎn)生重要影響的具體指標(biāo)因子。這些指標(biāo)因子組成的體系基本上涵蓋了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的各個(gè)方面，同時(shí)每項(xiàng)指標(biāo)因子對(duì)指標(biāo)體系的影響也是比較顯著的，并且指標(biāo)因子具有動(dòng)態(tài)性。所以說(shuō)，這一事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建符合了真實(shí)性、完整性、動(dòng)態(tài)性和實(shí)用性的要求。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理評(píng)價(jià)體系對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理乃至整體管理都發(fā)揮著重要的作用，因此對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，構(gòu)建起科學(xué)的、可行的檔案管理評(píng)價(jià)體系是非常有必要的。值得注意的是，在事業(yè)單位檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建過(guò)程中，一定要根據(jù)檔案管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的原則，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行構(gòu)建，只有這樣，構(gòu)建起來(lái)的檔案管理評(píng)價(jià)體系才能發(fā)揮實(shí)際效用，才能真正促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理水平乃至整體管理水平的提升。