摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)間競爭日漸激烈，其中檔案管理影響企業(yè)的發(fā)展，但目前大多企業(yè)還沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。故本文簡單闡述了企業(yè)檔案管理的重要性，如可以幫助企業(yè)更加規(guī)范化、信息化以及有利于實現(xiàn)資源共享等等。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位;檔案管理;信息化;資源共享

現(xiàn)如今，檔案管理技術(shù)不斷提高，大多企業(yè)采用服務(wù)器進行管理，方便查找翻閱。此項工作屬于基礎(chǔ)性管理工作，參與工作人員較多，企業(yè)可以根據(jù)自身管理優(yōu)勢，在競爭中脫穎而出，加速企業(yè)發(fā)展。

一、管理現(xiàn)狀

目前，大多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人只注重企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，對檔案管理的制度沒有完善，還存在一些漏洞，使檔案管理不能有效開展，與其他部門不能進行及時溝通，導(dǎo)致一些記錄不完善。也有部分領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為這是一項多余的開銷，不能給企業(yè)增加收入，還加大資金投入，使得企業(yè)的檔案管理得不到認(rèn)可，就會使企業(yè)發(fā)展緩慢，在競爭中，處于落后狀態(tài)。大多企業(yè)單位的檔案管理都沒有采用數(shù)字化技術(shù)，導(dǎo)致檔案查找困難，還不能多個人同時觀看，也會使一些檔案在翻閱時出現(xiàn)損壞，增加管理人員的工作難度。要運用數(shù)字化管理，就要采購大量的先進設(shè)備，部分企業(yè)為了減少資金的投入，就會放棄這一想法，從而導(dǎo)致在查找資料不能及時準(zhǔn)確的獲取，不利于企業(yè)的正常發(fā)展。

二、企業(yè)單位檔案管理的重要性

企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人要認(rèn)識到檔案管理的重要性，檔案記錄了企業(yè)開展之初到正常運轉(zhuǎn)發(fā)展歷程，包括企業(yè)內(nèi)部人員動態(tài)、各項榮譽的獲得等等，其在企業(yè)發(fā)展中起到非常重要的作用，如在企業(yè)進行一個新項目的研究時，要參考之前同類型的項目，不斷進行優(yōu)化，這時就要進行檔案查找，從而保證項目正常開展，為員工獲取更大的利益，增加個人收入。

（一）有利于單位的規(guī)范化

檔案管理能體現(xiàn)出企業(yè)的整體管理水平，應(yīng)該不斷更新管理措施，采用新技術(shù)新手段，對其進行系統(tǒng)管理。隨著企業(yè)單位不斷發(fā)展，創(chuàng)造出許多好成績，將其記錄下來，方便以后查找并進行宣傳，促進企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)的收益不斷增加，通過將檔案管理和收入管理相結(jié)合，為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟效益，加快其發(fā)展步伐，提高其平均管理水平，使企業(yè)在市場競爭中取得勝利，更加規(guī)范性管理企業(yè)單位[1]。

（二）使企業(yè)趨于信息化

企業(yè)單位的檔案存儲方式要及時創(chuàng)新，并且能夠準(zhǔn)確記錄，方便各個部門翻閱，提高辦公效率。隨著社會步入信息化，在進行檔案的日常管理時，也要不斷采用數(shù)字化，相對于之前的管理方式，此管理技術(shù)能將檔案備份到服務(wù)器中，當(dāng)人員進行查找時，只需要在電腦上操作就可以看到，避免檔案被破壞的現(xiàn)象，而且能夠多人在線共同翻閱。進行信息化管理，要對管理人員進行定期培訓(xùn)，使其能夠掌握先進技術(shù)，熟練使用軟件，了解相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識，快速找到所需要的材料，促進企業(yè)走向信息化管理。

（三）促進企業(yè)的整體發(fā)展

在進行企業(yè)文化宣傳時，檔案具有重要地位，里面詳細記錄企業(yè)獲得各種榮譽以及舉辦參加的活動等等，其標(biāo)志著企業(yè)在不斷壯大發(fā)展，當(dāng)外部人員進行參觀時，主要就是觀察企業(yè)單位的內(nèi)部環(huán)境、配套設(shè)施以及歷史發(fā)展，所以要做好檔案管理工作。其內(nèi)部記錄企業(yè)各種業(yè)務(wù)交際，能夠在出現(xiàn)問題時，發(fā)揮參考和證據(jù)的作用，使企業(yè)在進行其他管理時，提供相關(guān)數(shù)據(jù)，促進企業(yè)快速運營，增加企業(yè)項目的收入。

檔案管理是企業(yè)發(fā)展不可缺少的一個步驟，應(yīng)該要詳細記錄企業(yè)各項發(fā)展過程，做到分類整理，管理人員要有強烈的責(zé)任心，做事認(rèn)真，還要有豐富的檔案管理經(jīng)驗，能夠及時完成檔案的收集、整理以及保存等工作內(nèi)容，不斷總結(jié)管理經(jīng)驗，創(chuàng)造新的管理手段，吐故納新，還可以像其他企業(yè)借鑒管理經(jīng)驗，取其精華去其糟粕，提高企業(yè)檔案管理水平，促進企業(yè)整體發(fā)展[2]。

（四）維護企業(yè)的權(quán)益

在企業(yè)發(fā)展中，有效的檔案管理，可以保證企業(yè)的合法權(quán)益，如經(jīng)濟權(quán)益等，企業(yè)的經(jīng)濟權(quán)益關(guān)系到群體員工的個人收入以及企業(yè)的未來發(fā)展，合理地進行檔案管理，對其各項合同和交易進行詳細記錄，并保存錄像，當(dāng)出現(xiàn)問題時，就會減少企業(yè)的各項損失以及相關(guān)的法律責(zé)任。還要對出入檔案管理室的人員進行嚴(yán)格檢查，確保企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害，當(dāng)出現(xiàn)檔案被盜時，要用法律保證其自身利益不受損害。

檔案記錄了企業(yè)許多重要內(nèi)容，其安全管理也是重中之重，要對企業(yè)檔案進行多重管理，如在電腦上設(shè)置多個密碼等等，避免檔案出現(xiàn)被泄露情況，做好保密工作，管理人員要嚴(yán)格遵守管理制度，保證企業(yè)在知識領(lǐng)域創(chuàng)造的成就不受侵害，檔案管理會記錄此項知識產(chǎn)權(quán)的各個內(nèi)容，包括提出的目的等，是非常重要的證據(jù)，可以方便解決各種產(chǎn)權(quán)的糾紛，保證企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。

（五）提高企業(yè)的科學(xué)決定

現(xiàn)如今，企業(yè)之間的競爭逐漸激烈，若企業(yè)對一個項目沒有進行科學(xué)的決定，就有可能導(dǎo)致企業(yè)在市場競爭失敗，最后導(dǎo)致其破產(chǎn)。經(jīng)驗豐富的企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，可以通過外部各種信息結(jié)合檔案記錄的相關(guān)內(nèi)容，得出相應(yīng)的結(jié)論，再做出科學(xué)的決定，就會使企業(yè)在競爭中取得勝利，加快企業(yè)發(fā)展步伐，提高其收益。所以要仔細做好企業(yè)單位的檔案管理，使其在變化莫測的市場中，占主導(dǎo)地位。

（六）有利于實現(xiàn)資源共享

站在企業(yè)發(fā)展角度上考慮，檔案管理涉及到企業(yè)的各項發(fā)展，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，將檔案信息資源充分利用，促使企業(yè)工作順利進行，領(lǐng)導(dǎo)者也能參考檔案資料，了解市場的發(fā)展動態(tài)，及時對經(jīng)營手段進行調(diào)整。將其轉(zhuǎn)變成為一種企業(yè)文化，利于提高企業(yè)人員的凝聚力。能夠及時記錄企業(yè)各項內(nèi)容，將企業(yè)的各項資源共享，資源能夠整合并二次利用，增加企業(yè)部門之間的聯(lián)系，方便資源共享，使領(lǐng)導(dǎo)人能夠及時掌握當(dāng)前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，提高企業(yè)的收益。

總結(jié)

總而言之，企業(yè)單位的檔案管理在企業(yè)發(fā)展中占有重要地位，能夠使企業(yè)向信息化方向發(fā)展，提高經(jīng)濟收入，不斷優(yōu)化企業(yè)管理方案，使企業(yè)能夠跟上時代腳步，在日益競爭激烈的市場中，站穩(wěn)腳步，促進企業(yè)走向更加輝煌的未來。

參考文獻

[1]郝慧.如何提高國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性認(rèn)識[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019，000（005）：200.

[2]樊云娜.淺談檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性[J].商情，2019，000（018）：195.

作者簡介：

孔燕（1977-10）;性別：女，民族：彝，籍貫：云南石屏，學(xué)歷：?？?現(xiàn)有職稱：檔案管理助理館員;研究方向：企業(yè)檔案工作管理。