陳洋

摘要：本文對辦公室文秘與檔案管理二者緊密型關(guān)系進(jìn)行解析，并提出增強(qiáng)工作人員檔案管理意識、踐行融通工作機(jī)制等措施，希望能為促進(jìn)現(xiàn)代辦公室文秘與檔案管理一體化發(fā)展提供有效建議。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;檔案管理;緊密型

引言：

隨著時(shí)代不斷發(fā)展，現(xiàn)代化辦公成為主流發(fā)展趨勢，從目前辦公室文秘與檔案管理兩種工作形式來看，檔案管理服務(wù)于辦公室文秘工作高效開展，同時(shí)辦公室文秘為檔案管理提供高質(zhì)量文書檔案，二者存在一定緊密型關(guān)系，基于此，如何實(shí)現(xiàn)辦公室文秘與檔案管理一體化發(fā)展是目前各相關(guān)人員需要考慮的問題。

1.辦公室文秘與檔案管理二者緊密型關(guān)系解析

1.1檔案管理為辦公室文秘工作高效開展提供基礎(chǔ)保障

通過對現(xiàn)階段企業(yè)辦公室文秘工作情況調(diào)研與分析，企業(yè)后勤管理、檔案管理、檔案資料存儲以及各種類型材料收集與整理是辦公室文秘日常工作內(nèi)容，將企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的信息收集與整理起來，為企業(yè)作出重大決策、改變發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃等提供有價(jià)值參考依據(jù)，加上辦公室文秘需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部所有部門，促使辦公室文秘工作量大。基于此，通過檔案管理對各種類型信息進(jìn)行整理與分類，為辦公室文秘工作高效開展提供極大地便利同時(shí)，也進(jìn)一步延伸了文秘工作內(nèi)容[1]。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動、業(yè)務(wù)等其他投資項(xiàng)目開展均需要做好詳細(xì)記錄，以檔案形式將其進(jìn)行存儲，一方面可突顯檔案管理重要性，避免重要信息資源丟失情況出現(xiàn);另一方面為企業(yè)管理者提供內(nèi)部項(xiàng)目開展情況，了解與掌握項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)度，減輕文秘工作量同時(shí)，也積極促進(jìn)工作效率提升。所以，檔案管理為辦公室文秘工作高效開展提供基礎(chǔ)保障，同時(shí)文件材料鑒定、分類、編目及后期整理已成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理主要工作職責(zé)之一，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供高質(zhì)量信息服務(wù)。

1.2辦公室文秘工作質(zhì)量得到保證有利于促進(jìn)檔案管理水平提高

協(xié)調(diào)與服務(wù)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門是辦公室文秘核心工作職責(zé)內(nèi)容，企業(yè)辦公室文秘同樣具有管理組織，將信息、公告及文件在內(nèi)部進(jìn)行發(fā)布與傳閱等都屬于辦公室文秘日常工作。在辦公室文秘工作實(shí)際開展過程中，要求文秘人員必須了解檔案性質(zhì)范疇，明確意識到檔案管理對自身工作開展的重要性。例如，對關(guān)鍵性檔案進(jìn)行保存時(shí)，文秘人員可根據(jù)檔案性質(zhì)對其合理劃分與整理，完成分類存放，因部分檔案信息記錄著企業(yè)重要機(jī)密或私密性文件資料，一旦檔案信息丟失或泄露，對企業(yè)發(fā)展十分不利，要求文秘人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操作與道德品質(zhì)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定妥善處理內(nèi)部檔案。所以，辦公室文秘工作質(zhì)量得到保證，有利于促進(jìn)檔案管理水平提高，降低檔案資料丟失或泄露等情況發(fā)生幾率，確保企業(yè)利益不受侵犯。

1.3檔案管理高質(zhì)量文書檔案由辦公室文秘提供

企業(yè)在對部分檔案進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，通常情況下，由辦公室文秘人員為其提供一些高質(zhì)量文書檔案，其中企業(yè)需要作出重大決策時(shí)，辦公室文秘人員可查閱檔案資料為文件起草提供有價(jià)值參考依據(jù)，最大程度上保障企業(yè)決策正確性。從目前檔案管理情況來看，在日常工作中需要多多聽取辦公室文秘部門所提出的意見和建議，使其不斷完善檔案管理內(nèi)容，提升企業(yè)各個(gè)部門對檔案信息資源利用率，了解檔案信息資源使用者實(shí)際需求，以此來優(yōu)化原有檔案管理模式，為使用者提供針對性信息服務(wù)，促進(jìn)工作效率與質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性提升。與此同時(shí)，隨著時(shí)代不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理也應(yīng)具備與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，靈活運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，辦公室文秘人員借助先進(jìn)的管理手段為檔案資源使用者提供高質(zhì)量、精準(zhǔn)化信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式構(gòu)建，創(chuàng)新原有工作及服務(wù)形式，為企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化與智能化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.促進(jìn)辦公室文秘與檔案管理一體化發(fā)展的有效措施

2.1二者對接現(xiàn)存問題

企業(yè)辦公室文秘與檔案管理進(jìn)行對接時(shí)，現(xiàn)存問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是文秘人員尚未形成歸檔意識。辦公室文秘工作就企業(yè)而言，是協(xié)調(diào)內(nèi)部各個(gè)部門高效運(yùn)行的有效途徑，且日常工作量較大，大部分辦公室文秘人員也負(fù)責(zé)檔案管理崗位工作，由于文秘人員缺乏檔案管理意識，在處理檔案信息時(shí)，無法精準(zhǔn)分類與鑒定檔案，導(dǎo)致檔案資料丟失或遺漏等情況高頻率出現(xiàn)。

二是，辦公自動化程度不高。受傳統(tǒng)辦公模式影響，企業(yè)引入自動化辦公模式初期階段對其文秘人員并未進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致文秘人員對自動化辦公相關(guān)技術(shù)掌握不夠熟練，如目前檔案存在紙質(zhì)與電子版兩種形式，在管理上提升了難度，在實(shí)際管理過程中，受到新舊辦公模式交替影響，造成檔案出現(xiàn)疏漏問題。

2.2文檔一體化發(fā)展有效措施

基于二者緊密型聯(lián)系，為了更好地促進(jìn)辦公室文秘與檔案管理深度融合，推進(jìn)文檔一體化發(fā)展，切實(shí)解決對接過程中潛在問題，需要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，增強(qiáng)工作人員檔案管理意識。無論是文秘人員還是檔案管理人員均需要不斷增強(qiáng)自身檔案管理意識，做好辦公室文件與資料的檔案管理工作，將企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的信息資料詳細(xì)記錄，提升辦公室文秘人員對檔案管理重視程度，一來減少檔案疏漏情況出現(xiàn)，二來為文檔一體化發(fā)展打好基礎(chǔ)[2]。

其次，提升文檔一體化管理質(zhì)量。從文件生成、整理再到檔案管理，此過程即為文檔一體化管理，現(xiàn)下正處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，自動化辦公理念逐漸被各類型企業(yè)重視，精準(zhǔn)落實(shí)文檔一體化管理工作，提升管理工作效率與質(zhì)量，有利于確保文件資料完整性，以互聯(lián)網(wǎng)為載體，運(yùn)用信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化水平，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。此外，辦公室文秘人員可在企業(yè)內(nèi)部管理平臺發(fā)布信息或公告等，省去傳統(tǒng)辦公模式層層審批環(huán)節(jié)，提升辦公效率。

最后，踐行融通工作機(jī)制，為確保二者有機(jī)結(jié)合，結(jié)合實(shí)際情況，精準(zhǔn)落實(shí)融通工作機(jī)制，一方面促進(jìn)檔案管理工作效率提升，減少實(shí)際工作中信息差、溝通不及時(shí)等問題發(fā)生;另一方面幫助辦公室文秘人員快速了解檔案管理流程，有效識別與鑒定檔案信息，使其更好地完成檔案管理工作。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案管理是辦公室文秘工作高效開展的基礎(chǔ)，辦公室文秘工作范疇得以延伸，為其提供極具利用價(jià)值的信息資源，同時(shí)保證辦公室文秘工作質(zhì)量，也有利于提高檔案管理水平，基于二者緊密型關(guān)系，促進(jìn)辦公室文秘與檔案管理深度融合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化發(fā)展，充分滿足現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)

[1]鄒金坊.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].中外企業(yè)家，2019（24）：97.

[2]趙丹.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯(lián)系淺析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（22）：155+157.