摘要：近些年來，市場競爭越來越激烈，企業(yè)對于人才的需求越來越大，因此人事檔案管理工作成為目前企業(yè)高度關(guān)注的問題。人事檔案是將企業(yè)的個(gè)人信息記錄在檔案中，成為企業(yè)重要的文件，人事檔案影響著個(gè)人的求職和企業(yè)未來的發(fā)展，基于我國現(xiàn)階段的人事檔案管理工作來看，還存在著一些大大小小的問題，影響到人事檔案工作的全面性和有效性，因此企業(yè)的人事管理部門需要加強(qiáng)管理力度，優(yōu)化管理機(jī)制，針對人事檔案管理中的問題采取科學(xué)合理的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)員工;人事檔案管理;有效性探究

人事檔案是人事管理工作中的重要組成部分，企業(yè)想要在激烈的市場競爭中取得競爭優(yōu)勢，就需要加強(qiáng)人事管理力度，優(yōu)化人事檔案管理工作。近些年來，我國開始重視人事檔案管理工作，并制定了一系列的制度和條約，規(guī)范管理工作，但是在具體實(shí)施的過程中依然存在著一些問題，這些問題逐漸成為了企業(yè)加強(qiáng)人事管理的內(nèi)在動(dòng)力。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）不具備良好的檔案收集能力

許多人事檔案管理人員缺乏專業(yè)檔案收集能力，這樣的情況導(dǎo)致企業(yè)的檔案分散，長期流于個(gè)人或是單位，不能及時(shí)地歸納整理到檔案中，同時(shí)，相關(guān)部門不按照規(guī)定時(shí)間上交檔案，同樣也是導(dǎo)致檔案缺失的重要原因。

（二）管理人員對于人事檔案管理工作理解不足

在實(shí)際的工作過程中，許多檔案管理人員，包括領(lǐng)導(dǎo)干部等等，他們在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)存在著認(rèn)知上的錯(cuò)誤，他們認(rèn)為人事檔案管理工作只需要檔案員負(fù)責(zé)任，引導(dǎo)其他崗位的人員都將完成的工作放在檔案員的身上，檔案文件眾多，檔案員無法及時(shí)整理收集，導(dǎo)致一些檔案管理工作上的問題不能得到快速解決。除此之外，企業(yè)在人事檔案管理工作中沒有投入足夠的人力、物力、財(cái)力資源，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有力支持，影響著企業(yè)人事檔案管理工作的順利開展。

（三）管理制度缺乏創(chuàng)新

部分企業(yè)的人事檔案管理部門由于在日常的工作中對于檔案管理工作缺乏清晰的認(rèn)知，導(dǎo)致企業(yè)對于人事檔案管理工作不夠重視，沒有及時(shí)創(chuàng)新和完善管理制度，落后的檔案管理制度無法與新時(shí)代的管理要求相適應(yīng)，因此會(huì)引發(fā)一些問題。除此之外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國如今已經(jīng)邁進(jìn)了信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與現(xiàn)階段實(shí)行的人事制度存在著脫節(jié)的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法發(fā)揮積極作用。并且，人事檔案由于在日常的工作中沒有得到重視，導(dǎo)致檔案存放不合理的現(xiàn)象，部分檔案會(huì)出現(xiàn)破損丟失的狀況，還有部分檔案由于存放時(shí)間過長，字跡開始不清晰，內(nèi)容不夠完整。在信息化的時(shí)代，一些企業(yè)仍然采用人工的方式進(jìn)行管理，影響人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（四）管理人員缺乏專業(yè)性

企業(yè)由于不夠重視人事檔案管理工作，安排一些專業(yè)性不強(qiáng)的人員擔(dān)任人事檔案管理人員，還有一些人員身兼數(shù)職，無法全心投入到管理工作中。部分管理人員沒有全面地認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作，認(rèn)為這項(xiàng)工作無需較高的專業(yè)性，對于自身能力的提升沒有幫助，因此導(dǎo)致崗位人員的流動(dòng)現(xiàn)象比較嚴(yán)重，不能留住專業(yè)性人才，一定程度上限制了人事檔案管理水平的提升。

二、優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的有效性

（一）提高人事檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)

作為一名專業(yè)的人事檔案管理人員，需要針對收集到的檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢ぷ鳎ＷC人事檔案的真實(shí)性和全面性，提高檔案整理的有效性為日后的工作提供參考依據(jù)[1]。人事檔案管理人員要對人事檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，保證管理質(zhì)量，避免在管理工作中疏忽粗心，影響管理工作效果，因此，企業(yè)要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高人事檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)管理人員在工作中始終秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，防止外部因素的影響。

（二）加強(qiáng)檔案資料收集，整理，核對的規(guī)范性

企業(yè)要想提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，首要條件就是要加強(qiáng)檔案資料收集，整理，核對的規(guī)范性[2]。管理人員要針對收集到的檔案資料進(jìn)行全面地核實(shí)工作，保證檔案的手續(xù)齊全，表述精準(zhǔn)無誤，觀點(diǎn)清晰明確等等，對于不符合規(guī)范的要及時(shí)退反，給予相關(guān)人員規(guī)定的時(shí)間修正和完善，然后再歸檔。對于不屬于歸檔范圍的材料要及時(shí)退還到有關(guān)單位，做到不丟失，不積壓，提高檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的管理能力

激烈的市場競爭形勢下，國家和社會(huì)對于人事檔案管理人員提出了更高的要求。首先，人事檔案管理人員必須具備良好的道德修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，擁有較高的思想覺悟，思想意識(shí)是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)保障[3]。作為管理人員要對于自己的職業(yè)盡職盡責(zé)，嚴(yán)格保守人事檔案的機(jī)密，在工作中秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具有奉獻(xiàn)精神。其次，人事檔案管理工作人員還要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和嫻熟的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要擁有良好的溝通能力和協(xié)調(diào)組織能力，為人事檔案管理工作貢獻(xiàn)人才力量。特別是現(xiàn)階段，我國邁進(jìn)了信息化的時(shí)代，許多企業(yè)不再僅僅依靠人工進(jìn)行檔案管理，而是利用信息技術(shù)手段，人事檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提高自身的操作水平，將自身打造成綜合素質(zhì)良好，專業(yè)能力過硬且能夠熟練操作計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。

（四）促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)

如今我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代，信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用于人們生產(chǎn)生活的方方面面。在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)手段，能夠提高人事檔案的真實(shí)性和全面性，在根本上提高工作效率。檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)的材料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，提高檔案管理的便捷性和靈活性，同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)，能夠方便人員查閱和核對，避免檔案材料的丟失和破損，促進(jìn)人事檔案管理工作的有效性。

結(jié)束語：

隨著國家和社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)企業(yè)之間的競爭形勢越來越激烈，為了優(yōu)化人才資源的配置，保障人才的管理適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，需要企業(yè)不斷地優(yōu)化人事檔案管理，制定完善的管理制度，提高管理人員專業(yè)能力，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王姝.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及措施分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2020（10）：22-23.

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[3]張夢楠.淺談如何做好企業(yè)人事檔案管理工作[J].現(xiàn)代國企研究，2019（10）：28-28.

作者簡介：陳聰聰（1987.05-），女，漢族，山東聊城人，本科，從事人力資源服務(wù)和檔案管理工作。