周 陽,顧 偉

(上海市胸科醫(yī)院采購中心，上海 200030)

“檔案信息化建設(shè)”專章已經(jīng)入法，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期的檔案信息化建設(shè)提供全面的法律保障[1]。大環(huán)境下，公立醫(yī)院設(shè)備物資采購過程中“全生命周期”檔案管理已成為現(xiàn)代醫(yī)用管理的重要組成部分，其“全生命周期”信息化精準管理是醫(yī)療安全的重要保障[2-5]。醫(yī)用物資設(shè)備“全生命周期”管理采購檔案現(xiàn)狀為：未重視檔案管理工作，僅僅浮在表面，對檔案建設(shè)意識依舊薄弱，未注重檔案管理模式的更新與研發(fā)，未進一步完善規(guī)章制度[6]。檔案借閱制度以及流程不完整，會出現(xiàn)，如：借閱環(huán)節(jié)不完善、借閱任性度很廣等問題[7]。各部門對醫(yī)用物資采購及使用管理處于獨立管理狀態(tài)，切斷彼此之間以及與醫(yī)院庫房的聯(lián)系。物資采購檔案管理依舊處于雙套制管理模式，僅上海而言，目前上海大部分公立醫(yī)院醫(yī)用設(shè)備物資采購檔案管理依舊處于“雙套制”管理模式，而許多醫(yī)院實施信息化手段僅采取EXCEL進行登記與管理，未構(gòu)建一套完整的網(wǎng)絡(luò)平臺[8]。

1 措施和方法

1.1 措 施通過使用“內(nèi)聯(lián)網(wǎng)+外聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)建立醫(yī)用設(shè)備物資采購檔案管理平臺，實現(xiàn)醫(yī)用設(shè)備物資采購檔案管理信息化，即：“雙套制”向“單套制”轉(zhuǎn)換過渡，內(nèi)聯(lián)網(wǎng)可實現(xiàn)檔案信息醫(yī)院內(nèi)部共享；外聯(lián)網(wǎng)可使供應(yīng)商主動參與每一個項目之中，減少醫(yī)院人力物力。

1.2 方法利用制度加科技手段建立監(jiān)管長效機制，以機制、制度、流程、平臺為著手點，力爭在第一道關(guān)口把好關(guān)，建立相應(yīng)平臺使得管理具有時效性和約束性。

1.2.1 建章立制 制度規(guī)范建立醫(yī)用設(shè)備物資監(jiān)管長效機制模式 醫(yī)院審計檢查部門按照醫(yī)院滬胸紀[2019]3號《關(guān)于規(guī)范供應(yīng)商在我院開展業(yè)務(wù)活動的規(guī)定》要求，同時按時定期召開供應(yīng)商管理會議并制作《供應(yīng)商廉潔手冊》，讓供應(yīng)商進行自糾自查工作；建立“供應(yīng)商來訪證”申領(lǐng)流程以系統(tǒng)性支撐醫(yī)院監(jiān)控與監(jiān)督力度；醫(yī)院采購中心于2020年開始不斷建立與完善《醫(yī)用耗材應(yīng)急采購的規(guī)定》、《采購管理制度》、《醫(yī)用耗材準入制度》、《用耗材招標管理制度》等相關(guān)制度，通過建立供應(yīng)商考核評價制度、供應(yīng)商激勵機制、建立相關(guān)機制和制度以約束供應(yīng)商在院開展業(yè)務(wù)活動[9]。

1.2.2 信息科技 內(nèi)+外聯(lián)網(wǎng)多維提升醫(yī)用設(shè)備物資精準長效監(jiān)管模式 醫(yī)用物資設(shè)備“全生命周期”管理平臺系統(tǒng)組織框架由多個模塊組成，該管理平臺隸屬于醫(yī)院開發(fā)供應(yīng)商綜合管理平臺系統(tǒng)一部分(分為供應(yīng)商資質(zhì)庫、產(chǎn)品庫、項目庫、供應(yīng)商評價管理庫)(圖1)。基于供應(yīng)商資質(zhì)庫、產(chǎn)品庫和供應(yīng)商評價管理庫，能保證入院中標的供應(yīng)商已通過準入審核的資質(zhì)環(huán)節(jié)，并能從產(chǎn)品信息庫中調(diào)取由收集供應(yīng)商經(jīng)營的產(chǎn)品、提供的服務(wù)等。利用信息系統(tǒng)(信息共享平臺技術(shù))對醫(yī)用物資采購進行全生命周期的精細化管理，建立物資采購檔案管理平臺，對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備類、醫(yī)用耗材類、通用物資類、后保服務(wù)類等分別進行邏輯關(guān)系梳理，并劃分每個類別對應(yīng)的子目錄，為進一步建設(shè)信息化搭建基本框架。

圖1 醫(yī)用物資設(shè)備采購理平臺和供應(yīng)商綜合管理平臺系統(tǒng)組織框架

① 供應(yīng)商庫建設(shè)。供應(yīng)商注冊階段由醫(yī)院提供統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺，在用產(chǎn)品供應(yīng)商或者潛在產(chǎn)品供應(yīng)商在外網(wǎng)專用界面申請唯一的賬號，外網(wǎng)平臺應(yīng)滿足供應(yīng)商自己錄入公司資質(zhì)資料、各項授權(quán)文件、設(shè)置效期警示，同時上傳文件的原件掃描件，以便實時查閱。招標公司統(tǒng)一歸并為供應(yīng)商板塊，在外網(wǎng)設(shè)置招標公司自主平臺，醫(yī)院采購的每一個項目中的一部分項目檔案由招標公司上傳。

② 產(chǎn)品庫建設(shè)。建立“產(chǎn)品池”理念，外網(wǎng)供應(yīng)商資質(zhì)平臺對外開放，包括醫(yī)院現(xiàn)有供應(yīng)商以及潛在供應(yīng)商都可以登錄平臺進行注冊，因而該平臺分為兩大類，即合同供應(yīng)產(chǎn)品以及潛在供應(yīng)產(chǎn)品，合同供應(yīng)產(chǎn)品庫需進行動態(tài)績效評估；而潛在供應(yīng)產(chǎn)品庫將成為候選供應(yīng)商，在今后可進行配額調(diào)整。“產(chǎn)品池”分為兩類，即進入醫(yī)院產(chǎn)品以及未進入或即將進入醫(yī)院產(chǎn)品；醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)端口可在產(chǎn)品庫中實時查詢需要了解的產(chǎn)品信息，通過關(guān)鍵字段模糊查找可以隨時顯示相關(guān)產(chǎn)品信息以及相關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商信息。

③ 項目庫建設(shè)。由于物資采購招標方式不同，按項目庫建立時分為委外招標、自主招標。委外招標分為財政項目和自籌項目，兩者皆涉及外貿(mào)、非外貿(mào)、免稅、非免稅四類屬性；以項目采購為切入點建設(shè)項目庫，并與供應(yīng)商資質(zhì)庫、產(chǎn)品庫關(guān)聯(lián)，基于預(yù)算管理，對醫(yī)院每一個項目進行項目資料完善。遵循“一檔一建”原則，按醫(yī)院采購編號建立項目，相關(guān)數(shù)據(jù)源信息均從供應(yīng)商庫和產(chǎn)品庫中自動抓取展示。建立項目后，與外網(wǎng)招標公司平臺相關(guān)聯(lián)，對應(yīng)招標公司外網(wǎng)同步更新獲取后，可以獲得對應(yīng)的招標項目,利用信息技術(shù)手段，實現(xiàn)流程自動管控、資料自動歸檔。

④ 供應(yīng)商評價庫建設(shè)。按照結(jié)構(gòu)合理、配置科學(xué)、程序嚴密、制約有效的原則，優(yōu)化流程，強化監(jiān)督。制定防控規(guī)則和措施，供應(yīng)商評價管理庫應(yīng)實現(xiàn)評價體系與項目庫、供應(yīng)商庫、產(chǎn)品庫的關(guān)聯(lián)，對于醫(yī)院采購過程中的流程規(guī)范、過程留痕、資料歸檔、不良行為監(jiān)管等實現(xiàn)全方位供應(yīng)商監(jiān)控管理。其中重點對于資質(zhì)監(jiān)控，產(chǎn)品監(jiān)控、項目過程監(jiān)控以及供應(yīng)商行為監(jiān)控，要求對供應(yīng)商進行誠信度管理，實施誠信準入制度、誠信承諾制度、不良記錄制度記錄等。

2 成 效

“檔案信息化建設(shè)”專章已入法背景下[10]，醫(yī)院相關(guān)部門，即審計檢查部門、采購中心等相關(guān)部門通過建章立制，開始重視檔案管理工作的建設(shè)。同時利用信息科技手段，即采取內(nèi)聯(lián)網(wǎng)+外聯(lián)網(wǎng)模式讓供應(yīng)商主動參與設(shè)備物資“全生命周期”項目檔案管理過程中，全角度提升管理效率。

管理平臺實施后，能對醫(yī)院采購項目實行檔案電子化管理，確保檔案查閱準確、調(diào)取快速，科學(xué)管理規(guī)范指導(dǎo)以及科學(xué)化的檔案查閱流程與制度，實現(xiàn)真正意義上“單套制”檔案管理[11-12]。以供應(yīng)商作為入錄主體，不僅可實現(xiàn)供應(yīng)商“注冊、準入、審核、入庫、更新、評價”全流程管理各環(huán)節(jié)相互約束，而且由被動管理者變?yōu)橹鲃訁⑴c者，極大地提高證件到期更新的速度，實現(xiàn)醫(yī)院對供應(yīng)商資質(zhì)的有效管理，多維度提升效率。

3 討論與展望

3.1 基于醫(yī)院正逐步推行HRP系統(tǒng)如何把管理平臺嫁接于HRP系統(tǒng)中，嫁接過程中是否會影響醫(yī)院信息數(shù)據(jù)安全問題[13]；數(shù)據(jù)信息量大小是否影響醫(yī)院信息平臺日常運行速度；如何有效關(guān)聯(lián)“供應(yīng)商庫、產(chǎn)品庫、項目庫、評價管理庫”等問題，需要在設(shè)計過程中不斷探索與實踐。

3.2 需要多部門協(xié)商、制定合理有效的方案在設(shè)備物資采購項目建設(shè)過程中如何實現(xiàn)資質(zhì)監(jiān)控、過程監(jiān)控、行為監(jiān)控三者在設(shè)備物資“全生命周期”過程中有序有機結(jié)合，對供應(yīng)商進行公平、公正、公開誠信度管理，實施誠信準入制度、誠信承諾制度、不良記錄制度記錄等進行信息反饋，需要多部門進行協(xié)商，制定合理有效的方案落實到位[14]。

3.3 要緊抓加快推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略良好契機通過數(shù)字賦能，推動醫(yī)院醫(yī)用物資設(shè)備采購“全生命周期”檔案管理再上新臺階。在平臺使用成熟后，將“內(nèi)網(wǎng)+外網(wǎng)”形式組成的“云平臺”模式作為醫(yī)療行業(yè)評級以及供應(yīng)商推薦成為標桿，以“功能定位清晰透明、流程規(guī)范全程透明、全生命周期性綜合評價”定位下的醫(yī)療行業(yè)B2B專業(yè)采購平臺形式為其他醫(yī)院提供借鑒[15]。進一步做好前期的需求調(diào)研，將平臺做精做深，做出檔案行業(yè)新亮點。