常沛

（中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司產(chǎn)品中心 北京市 100033）

1 背景

在科技快速發(fā)展推動(dòng)下，世界經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)一體化趨勢(shì)，各國(guó)貿(mào)易往來(lái)日益密切。隨著我國(guó)制造業(yè)蓬勃發(fā)展，國(guó)內(nèi)企業(yè)制造的產(chǎn)品快速走向國(guó)際市場(chǎng)，企業(yè)內(nèi)部管理、銷(xiāo)售、技術(shù)、服務(wù)人員頻繁參與國(guó)際業(yè)務(wù)，各企業(yè)內(nèi)部對(duì)外事業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)需求較為緊迫。本文設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)了一種適合企業(yè)內(nèi)部使用的外事管理系統(tǒng)。文章第二部分介紹了系統(tǒng)功能，第三部分給出了關(guān)鍵審批流程，第四部分對(duì)全文做了小結(jié)。

2 系統(tǒng)功能

2.1 功能架構(gòu)

外事管理系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)辦理需要分成7個(gè)模塊，主要是外事審批、外事會(huì)見(jiàn)、證件信息、外事資料、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理、我的工作，各個(gè)模塊內(nèi)包含若干功能點(diǎn)。系統(tǒng)整體功能架構(gòu)如圖1所示。

圖1：外事管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

2.2 外事審批

外事審批模塊主要實(shí)現(xiàn)出國(guó)任務(wù)審批、邀請(qǐng)外國(guó)人來(lái)華審批、團(tuán)組成員名單管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批、信息公示、日程信息、行前教育等審批流程和信息展示等功能。

2.3 外事會(huì)見(jiàn)

外事會(huì)見(jiàn)模塊主要針對(duì)會(huì)見(jiàn)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)外事收文登記、外事會(huì)見(jiàn)發(fā)布、外事會(huì)見(jiàn)查看、外事會(huì)見(jiàn)查詢等功能。

2.4 證件信息

證件信息模塊主要實(shí)現(xiàn)員工護(hù)照管理和護(hù)照狀態(tài)查詢功能。該模塊與外交部管理系統(tǒng)通過(guò)接口進(jìn)行互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)員工護(hù)照規(guī)范管理。

2.5 外事資料

外事資料模塊主要包括通訊錄、資料管理、制度法規(guī)、通用模板、相關(guān)鏈接等功能，便于用戶快捷了解外事相關(guān)規(guī)章制度和各部門(mén)聯(lián)系人聯(lián)系方式。

2.6 查詢統(tǒng)計(jì)

查詢統(tǒng)計(jì)模塊主要實(shí)現(xiàn)外遣、邀請(qǐng)函、報(bào)銷(xiāo)單、聯(lián)絡(luò)單等審批文件的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，便于用戶和管理員從統(tǒng)一查詢?nèi)肟诓樵兿嚓P(guān)文件。

2.7 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊主要實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)管理、用戶角色配置、用戶權(quán)限配置等功能，使得外事審批流程能按既定規(guī)則流轉(zhuǎn)，確保信息查詢按權(quán)限范圍可見(jiàn)。

2.8 我的工作

我的工作模塊主要把用戶常用工作任務(wù)聚合在一個(gè)入口，實(shí)現(xiàn)新建流程、待辦工作、已辦工作、待閱文件、已閱文件、辦結(jié)文件、委托待辦、待辦提醒等功能的統(tǒng)一展示和辦理。

3 關(guān)鍵流程

3.1 因公出國(guó)任務(wù)審批

因公出國(guó)任務(wù)審批流程分成四個(gè)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門(mén)審批、綜合部門(mén)審批、紀(jì)檢部門(mén)會(huì)簽、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。業(yè)務(wù)部門(mén)為申請(qǐng)出國(guó)員工所在部門(mén)，出國(guó)目的通常是處理公司相關(guān)業(yè)務(wù)。申請(qǐng)出國(guó)員工需起草出國(guó)任務(wù)審批單，先后由業(yè)務(wù)部門(mén)外事專辦員、處室經(jīng)理、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。業(yè)務(wù)部門(mén)審批完成后流程進(jìn)入負(fù)責(zé)外事管理的綜合部門(mén)，綜合部門(mén)內(nèi)部先后由外事處員工、外事處經(jīng)理、綜合部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。綜合部門(mén)在審批過(guò)程中需與紀(jì)檢部門(mén)會(huì)簽，紀(jì)檢部門(mén)會(huì)簽后返回綜合部門(mén)，最終由綜合部門(mén)提交公司總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批。因公出國(guó)任務(wù)審批流程如圖2所示。

圖2：因公出國(guó)任務(wù)審批流程

3.2 出國(guó)費(fèi)用報(bào)帳審批

如圖3所示，出國(guó)費(fèi)用報(bào)賬審批流程分成三個(gè)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門(mén)審批、綜合部門(mén)審批、財(cái)務(wù)部門(mén)審批。由出國(guó)員工起草費(fèi)用報(bào)賬單，先后由業(yè)務(wù)部門(mén)外事專辦員、處室經(jīng)理、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。業(yè)務(wù)部門(mén)審批完成后流程進(jìn)入負(fù)責(zé)外事管理的綜合部門(mén)，綜合部門(mén)內(nèi)部先后由外事處員工、外事處經(jīng)理審批。綜合部門(mén)審批完成后流程進(jìn)入財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算管理員、財(cái)務(wù)經(jīng)理、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。

圖3：出國(guó)代表團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批流程

4 小結(jié)

本文設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)的外事管理系統(tǒng)適合大中型企業(yè)，該系統(tǒng)已在國(guó)內(nèi)大型企業(yè)使用，系統(tǒng)覆蓋集團(tuán)總部、31省分公司以及多個(gè)子公司，實(shí)現(xiàn)了因公出國(guó)業(yè)務(wù)審批、出國(guó)費(fèi)用報(bào)賬審批、外國(guó)人來(lái)華審批、證件護(hù)照管理等外事業(yè)務(wù)的電子化操作，有效提升了企業(yè)外事管理水平和效率。