宮本蓮

丹東市自然資源事務服務中心 遼寧 丹東 118000

引言

在社會進程中經常發(fā)生重大事項或專項工作,隨著專項工作和重大事項的發(fā)生,會產生大量文字資料形成專項檔案。專項檔案應當根據分類嚴格管理,保證檔案文件的完整度和真實性,建立管理標準展開規(guī)范化管理,為檔案后續(xù)應用和價值挖掘奠定基礎。因此針對專項檔案的規(guī)范化管理研究具有現(xiàn)實意義,有利于提高檔案管理工作的科學性。

一、專項檔案管理的問題

(一)征集渠道單一

目前專項檔案管理存在征集渠道單一的問題,由于征集渠道單一造成檔案完整性受到影響,很多資料未能及時歸檔。在項目進行過程中,流程復雜繁瑣,極容易出現(xiàn)疏忽造成資料文件丟失,檔案文件不完整。但在項目進行期間,檔案管理工作并未落實到具體的部門身上,部門員工對檔案管理責任意識不高,缺乏檔案整理意識,容易出現(xiàn)檔案丟失問題。

(二)檔案管理標準不統(tǒng)一

專項檔案管理工作中,檔案管理標準并不完善,雖然規(guī)定了檔案歸檔的模板和標準,但并未嚴格執(zhí)行,很多文件和模板不符,格式不正確。檔案管理人員并未及時整理,直接將文件放入檔案中,影響到檔案的規(guī)范化管理。檔案管理標準也存在不統(tǒng)一的問題,不同地區(qū)、不同項目的檔案標準不統(tǒng)一,很難實現(xiàn)跨地區(qū)或跨項目的檔案管理。

(三)缺乏質量監(jiān)管

檔案歸檔后并未注意對檔案的質量監(jiān)管,很多檔案管理問題并未得到及時發(fā)現(xiàn)和糾正,檔案管理人員沒能及時意識到管理不規(guī)范問題,造成管理不規(guī)范長時間存在,不利于規(guī)范化管理。針對檔案的質量管理較為粗泛,大多核對編錄和分類情況,對于檔案規(guī)范性和管理標準并未關注,很多檔案缺失也未能發(fā)現(xiàn)。質量監(jiān)管未形成長效機制,未能全面覆蓋檔案整體。

(四)信息化建設水平不高

目前檔案信息化建設逐漸完善,信息系統(tǒng)和電子檔案建設已取得初步成效,但部分檔案仍然需要人工掃描檔案或錄入檔案,再上傳至信息系統(tǒng)中,增加了檔案管理的工作量[1]。且檔案室信息化設備不足,監(jiān)控系統(tǒng)存在死角,未能對檔案室溫濕度展開監(jiān)控。由于信息化建設水平不高,影響到檔案室的一體化管理,對于檔案的二次利用也不充分,很難快速通過信息系統(tǒng)找到目標檔案。

(五)忽略管理人員培訓

傳統(tǒng)檔案管理被認為是簡單的工作,檔案人員長時間忽略自我學習和成長,自身素質水平落后于檔案管理工作發(fā)展,檔案人員沒有堅持學習檔案管理知識,難以滿足規(guī)范化管理要求。同時缺乏對檔案人員的培訓工作,忽略了檔案人員的專業(yè)成長,由于缺乏專業(yè)檔案管理知識,自然難以滿足檔案管理規(guī)范化發(fā)展需要。

二、專項檔案規(guī)范化管理的重點

專項檔案大多為社會專項活動,具有社會性、綜合性和階段性的特點。通過檔案記錄項目全程,能夠客觀評估項目開展的成績,總結開展項目的經驗,對于未來我國經濟發(fā)展和社會進步有重要歷史意義。檔案包括重要會議記錄、實施方案、實施過程記錄、作業(yè)單位、驗收報告等重要文件,是明確責任、問題分析的重要依據?，F(xiàn)階段專項檔案管理還存在一定程度的誤區(qū),認為檔案管理工作為事后總結,完整收集資料即可,但檔案資料具有重要的保存價值和記錄價值,涉及到多個領域,在總結經驗、社會發(fā)展等研究中有重要價值[2]。因此需要保證檔案管理的科學性和規(guī)范性,保證檔案資料得到完整保存。需要從檔案征集、歸檔管理、質量監(jiān)控以及檔案人員等不同層面展開規(guī)范化管理,提高檔案管理的完整度和規(guī)范性,為檔案二次利用奠定基礎。

三、專項檔案規(guī)范化管理的對策

(一)完善檔案征集渠道

專項檔案管理為了保證檔案資料完整性和規(guī)范性,需要完善征集渠道,有序開展管理工作。要求相關部門建立協(xié)同管理機制,要求全體相關部門一同參與檔案管理,形成聯(lián)動效應,將檔案資料整合起來,提高檔案完整度。為了完整呈現(xiàn)項目全程,檔案館也應面對群眾開放資料征集渠道,讓廣大群眾參與到檔案管理中,提供更多元化的資料,包括視頻、照片、物品等,充實檔案內容。對檔案征集工作建立規(guī)范程序,要求跟隨項目的開展,進行全生命周期的檔案征集。在項目開始到結束,均需要對應的部門做好檔案整理工作,將整理好的檔案完整封存,及時傳遞給檔案部門,保證資料的完整度。

(二)完善檔案管理標準

首先需要完善檔案管理標準,明確詳細的標準內容,展開標準化管理。明確檔案資料紙質版和電子版的格式,由對應的部門整理提交,并做好責任簽字,經過管理人員審核后才能保存至檔案中。明確檔案人員存檔的程序和標準,要求檔案人員按照規(guī)定嚴格執(zhí)行。由2名以上管理人員核對確認后,簽字存檔,確保檔案資料規(guī)范完整。其次對調取檔案、修改檔案等作出明確規(guī)定,要求管理人員嚴格制定程序,經過逐層審批和記錄后才能調取和修改檔案。電子檔案也需要經過申請審批后,確定查閱檔案的范圍和權限,才能翻閱電子檔案。所有查閱和修改信息均要完整記錄。最后要求管理人員組建檔案質檢小組,定期或不定期對檔案管理質量展開考核,按照檔案管理標準進行檢查,將檢查中發(fā)現(xiàn)的問題第一時間指出,進行修補整改。并圍繞問題對管理人員展開培訓,指出管理人員的問題。對于反復指出問題不整改的管理人員,停職學習。

(三)建立PDCA質控模式

對專項檔案建立PDCA質控管理模式,通過制定質量控制標準,展開全過程質量控制,持續(xù)性改進檔案管理質量。以檔案管理標準為基礎建立質量控制要求,明確對檔案管理質量的要求,對檔案管理全過程展開管理。嚴格檢查檔案資料是否含有簽審人員簽字;資料格式是否規(guī)范;文件是否符合模板要求;檔案完整程度等情況。詳細檢查檔案編錄、分類等情況,有問題立即整改[3]。針對質量管理發(fā)展的問題,對檔案管理規(guī)范予以完善,調整檔案管理標準。不斷優(yōu)化檔案管理規(guī)范和管理質量。在PDCA質控模式下,要求檔案管理過程中,需要在交接環(huán)節(jié)做好核對和驗收,嚴格檢查檔案質量。對于重大專項檔案需要進行多次審查,務必保證檔案管理的規(guī)范性和完整性。驗收是質控的關鍵,尤其是財務驗收,務必以批準文件為依據,仔細核對發(fā)票和合同等資料,嚴格審查資金是否到位,預算執(zhí)行情況等,保證資料內容有據可依,檔案文件完整。

(四)積極開發(fā)檔案信息系統(tǒng)

目前信息管理系統(tǒng)逐漸建設完善,讓檔案管理信息化進程得到推進。未來還需要進一步豐富信息系統(tǒng)的功能,提高信息系統(tǒng)的實用價值,并建立物聯(lián)網,將信息系統(tǒng)和掃描系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、傳感器等建立連接,各系統(tǒng)的數據均能第一時間傳遞至信息系統(tǒng),形成一體化管理。如門禁系統(tǒng)人員數據、進入檔案室數據等傳輸至信息系統(tǒng),信息系統(tǒng)自動生成權限人員名單,檔案室進出入情況。監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)控視頻自動傳輸至信息系統(tǒng)中,一旦發(fā)生檔案丟失等問題,可以通過查閱監(jiān)控視頻查找檔案位置。另一方面,優(yōu)化檔案的查詢功能,積極借鑒其他網站的查詢程序,優(yōu)化查詢功能,豐富檔案查詢的關鍵詞?？梢酝ㄟ^查詢檔案項目、日期、負責人、關鍵詞等內容查詢檔案,更有利于檔案的二次利用。此外也可以積極和相關單位建立合作,對公開檔案建立聯(lián)網查詢,滿足檔案異地查詢功能,能夠方便檔案的二次利用。

(五)加強安全化建設

專項檔案管理要高度重視安全化建設,不斷完善安全管理漏洞。隨著電子檔案逐漸建設完善,對電子檔案的安全管理成為重中之重。因此一方面,對檔案室安裝無死角監(jiān)控設備,并展開24h電子監(jiān)控,升級門禁系統(tǒng),使用指紋解鎖或面部解鎖等先進系統(tǒng),避免鑰匙丟失等安全問題的發(fā)生。錄入有權限人員的指紋或面部信息,使用智能化門禁系統(tǒng),保證檔案室的安全,并記錄檔案室進入人員。安裝消防系統(tǒng),一旦發(fā)生火災事故能夠第一時間滅火,保障檔案資料安全性。使用空調系統(tǒng)控制檔案室濕度和溫度,建立一個規(guī)范的保存環(huán)境,并通過空調系統(tǒng)減少檔案室灰塵。另一方面對電子檔案加強安全建設,要求管理人員登錄個人賬號后才允許對電子檔案進行訪問和查詢、刪改。

(六)加強對檔案人員培訓

在傳統(tǒng)觀念中檔案管理被認為是專業(yè)性低、簡單的工作,隨著檔案管理意識的升級和修正,對于檔案人員專業(yè)素養(yǎng)的要求逐漸提高,需要檔案人員具備較高的專業(yè)素質和實踐能力[4]。目前檔案人員專業(yè)水平參差不齊,由于工作經驗、學歷以及知識面等存在差異,造成工作能力參差不齊,影響到規(guī)范化管理的開展。因此針對檔案人員的工作崗位和職責,明確崗位要求和管理標準,展開對檔案人員的職業(yè)培訓。首先圍繞檔案管理標準和規(guī)范展開培訓,要求檔案人員熟練掌握檔案管理規(guī)范,能夠熟悉檔案管理操作,在檔案管理中嚴格執(zhí)行規(guī)范化管理。其次經過培訓后對檔案人員展開考核,通過考核后才允許繼續(xù)工作,未通過考核還需要進行重新學習。最后需要提供給檔案人員深造的機會,積極和高校合作,提供給檔案人員到高校檔案管理專業(yè)進行深度學習的機會,充實專業(yè)知識,用理論知識指導實踐工作,提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。

結論

綜上所述,現(xiàn)階段專項檔案管理的問題主要包括征集渠道單一、檔案管理標準不統(tǒng)一、缺乏質量監(jiān)管、信息化建設水平不高、忽略管理人員培訓。對此本文提出了檔案規(guī)范化管理的對策,需要完善檔案征集渠道,完善檔案管理標準,建立PDCA質控模式,積極開發(fā)檔案信息系統(tǒng),加強安全化建設,加強對檔案人員培訓。