汪 琸

法庫縣綜合事務服務中心 遼寧 沈陽 110400

檔案資源在機關事業(yè)單位中占有關鍵地位,因為檔案資源不僅屬于機關事業(yè)單位的基礎資料信息,并且還可以提供單位管理決策的有力支撐。在目前的情況下,機關事業(yè)單位針對檔案資源管理以及檔案數(shù)據(jù)共享的重要實踐工作領域日益表現(xiàn)為更高層次重視。單位管理人員在積極采納信息化的單位檔案收集、共享與保存技術手段基礎上,單位檔案管理的綜合實踐水準將會得到明顯優(yōu)化,有益于事業(yè)單位合理運用現(xiàn)有檔案資源。由此能夠判斷得出,檔案數(shù)字化與信息化管理的實踐工作措施應當貫穿于單位日常管理全過程。

一、信息化背景對于機關事業(yè)單位檔案管理產(chǎn)生的重要影響

首先是轉(zhuǎn)變了檔案管理的原有實施方式。檔案管理模式能否在根本上獲得更新與優(yōu)化,直接關系到單位檔案管理的預期成效實現(xiàn)程度。機關事業(yè)單位的原有檔案管理運行實施模式著眼于人工管理手段,那么就會消耗單位的較多檔案管理基礎設施成本,給單位增加了較多的管理成本負擔[1]。與之相比,信息化的單位網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫更加方便實時收集檔案數(shù)據(jù)資料,運用更為快捷的檔案管理全新手段方式來支撐檔案管理業(yè)務。從以上角度來講,機關事業(yè)檔案的信息化管理舉措有益于轉(zhuǎn)變檔案管理模式,提升了機關事業(yè)單位的綜合管理效益。

其次是合理控制了檔案管理的業(yè)務開展成本。檔案管理成本屬于機關事業(yè)單位必不可少的支出成本組成部分,現(xiàn)階段的信息化全新管理模式可以幫助機關事業(yè)單位達到相對更少的成本支出目標,有助于機關單位的最大化檔案資源利用成效得到體現(xiàn)。單位在投入更少業(yè)務成本的情況下,應當能夠取得單位預期的優(yōu)良管理效益,合理節(jié)約與控制了單位支出[2]。

第三是拓展了單位檔案資料的共享范圍。檔案信息資料覆蓋于機關事業(yè)單位的各個實踐業(yè)務領域,檔案資料資源重點包含了單位人事信息、單位各項業(yè)務的運行開展狀況、單位財務會計的統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息等。在機關事業(yè)單位的內(nèi)部,各個業(yè)務崗位的人員應當充分共享單位檔案資料,進而輔助機關決策人員給出完整與科學的發(fā)展決策。在不同領域行業(yè)的事業(yè)單位之間,帶有共享性的檔案數(shù)據(jù)資源應當?shù)玫礁蠓秶墓餐窒砝?有益于單位之間增進溝通融合,突顯了信息化手段在支撐檔案資源共享中的價值意義。

二、機關事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存缺陷

在目前的情況下,機關事業(yè)單位對于原有的單位檔案管理開展實施路徑正在積極進行轉(zhuǎn)變。機關事業(yè)單位的檔案業(yè)務人員在智能化的檔案資源管理共享平臺支撐下,應當能夠達到全面共享機關檔案資料的目標,進而輔助實現(xiàn)機關事業(yè)單位更加科學的決策制定過程。

但是不應當忽視,現(xiàn)階段的某些機關事業(yè)單位針對檔案管理模式并沒有全面加以更新,存在滯后性的單位檔案管理運行方式將會阻礙機關事業(yè)單位獲得更優(yōu)的檔案管理綜合實施效益。在情況嚴重時,單位檔案資源還可能會發(fā)生缺損或者丟失后果,威脅到機關事業(yè)單位的各項業(yè)務順利開展。檔案信息化管理的實踐工作若要保證得到順利推進,那么最根本的應當體現(xiàn)在機關事業(yè)單位提供必要物質(zhì)資源。但是很多機關事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)資料庫仍存在欠缺防火墻系統(tǒng)、缺乏網(wǎng)絡殺毒軟件以及維護監(jiān)管力度薄弱等現(xiàn)象。單位管理人員針對檔案智能化管理體系沒有投入必要的物質(zhì)資源保障,整體上存在比較薄弱的檔案管理資源投入力度。

由此可見,機關事業(yè)單位目前亟待展開針對全新檔案管理流程的深入探索。單位檔案業(yè)務人員應當將檔案數(shù)據(jù)資源全面納入網(wǎng)絡智能化系統(tǒng),正確運用單位數(shù)據(jù)庫來保存檔案數(shù)據(jù)資料[3]。并且,檔案業(yè)務人員必須要嚴格監(jiān)控檔案資料安全,積極促進單位檔案資源的充分共享,發(fā)揮出單位檔案資源應有的價值。

三、信息化背景下機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新完善路徑

機關事業(yè)單位的業(yè)務實施人員只有在正確運用了檔案信息化共享管理平臺的前提下,單位管理實施過程才能達到更好的綜合實踐效益[4]。在目前的情況下,機關事業(yè)單位對于檔案信息資料正在積極致力于促進全新的管理體系建設。然而從總體上來講,機關事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫并未真正達到完善合理程度,并且某些單位的檔案數(shù)據(jù)資源本身存在安全威脅風險。具體在實踐中,完善創(chuàng)新機關事業(yè)單位的信息化檔案管理工作模式應當體現(xiàn)為如下舉措:

(1)健全機關事業(yè)單位的檔案信息化管理保障機制

機關事業(yè)單位對于檔案智能化管理的全新思路方法應當積極進行采納,有力支撐機關事業(yè)單位的各個領域管理業(yè)務達到最為完善程度。現(xiàn)階段的機關事業(yè)單位針對檔案信息化的管理保障體系應當盡快予以完善建立,依靠單位體系機制保障的重要實踐手段來確保檔案資源安全。單位管理人員針對檔案信息化管理的日常實踐工作應當積極投入物質(zhì)經(jīng)費支撐,建立性能更為完善的單位檔案數(shù)據(jù)庫。除此以外,單位管理人員還要充分運用現(xiàn)行法規(guī)保障、單位管理規(guī)定保障、物質(zhì)基礎資源支撐以及人才保障等方式來構(gòu)建檔案智能化管理體系,促進檔案信息化的全新管理體系機制形成。單位管理者針對檔案信息化管理應當給予更多重視,切實轉(zhuǎn)變針對檔案信息化管理的傳統(tǒng)思路認識。

檔案管理人員要保證定期維護單位內(nèi)部的檔案資源庫,增強針對檔案數(shù)據(jù)庫各種安全漏洞的警惕意識,嚴格避免檔案資料丟失。檔案資料數(shù)據(jù)的全面采集過程必須要達到完整覆蓋各類檔案數(shù)據(jù)的效果,否則將會導致檔案數(shù)據(jù)的前期采集工作存在片面性,并且比較容易遺漏事業(yè)單位的關鍵檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容。檔案業(yè)務人員必須要重點針對事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案數(shù)據(jù)、財務會計數(shù)據(jù)、管理決策數(shù)據(jù)等檔案內(nèi)容予以完整采集,防止表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)種類單一的缺陷。檔案業(yè)務人員針對不同種類的單位檔案數(shù)據(jù)應當著眼于整合處理,全面增強檔案業(yè)務人員整合各種類型檔案資料的技術操作能力。檔案安全管理的重要實踐工作舉措在根本上需要依賴于網(wǎng)絡安全監(jiān)管技術,重點應當包含認證訪問人員身份、布置檔案數(shù)據(jù)庫的防火墻系統(tǒng)、正確運用檔案數(shù)據(jù)資料的加密管理手段等。事業(yè)單位人員針對牽涉單位財務數(shù)據(jù)、人事管理數(shù)據(jù)以及決策信息內(nèi)容的檔案資源務必做到妥善進行加密管理,禁止單位外部的無關人員隨意進入到檔案資料庫內(nèi)。在驗證檔案數(shù)據(jù)庫的訪問人員基本身份信息時,網(wǎng)絡管理人員針對訪問驗證流程應當予以啟動,然后經(jīng)由自動化的訪問驗證操作來確保檔案數(shù)據(jù)庫的訪問人員滿足合法身份標準。

(2)完善機關事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在機關事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理實踐領域中占據(jù)核心地位,機關事業(yè)單位的管理負責人員針對檔案數(shù)據(jù)庫應當增加必要的數(shù)據(jù)安全防范手段,旨在嚴格確保機關事業(yè)單位的內(nèi)部檔案資料安全。在目前的現(xiàn)狀下,單位管理人員必須要著眼于全面統(tǒng)籌單位檔案資料以及數(shù)據(jù)信息資源,正確運用單位檔案資料的智能化管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。單位數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應當增設必要的訪問加密措施以及防火墻軟件,嚴格禁止機關事業(yè)單位的外部人員隨意進入到數(shù)據(jù)庫內(nèi)。檔案業(yè)務人員對于包含單位會計財務數(shù)據(jù)以及單位重大決策信息等重要檔案資料都要妥善進行加密,增強針對檔案資料資源的安全管理維護工作力度。

(3)培養(yǎng)機關事業(yè)單位的優(yōu)秀檔案業(yè)務人才

機關事業(yè)單位在當前階段中仍然表現(xiàn)為普遍欠缺檔案管理實踐人才的傾向,因此決定了管理人員必須要更加側(cè)重于構(gòu)建單位檔案管理的全新人才隊伍[5]。單位管理人員目前針對檔案智能化管理領域必須要重視吸引優(yōu)秀業(yè)務人才,對于現(xiàn)有的單位檔案管理技術人才應當重點進行培養(yǎng)。機關事業(yè)單位只有在具備了優(yōu)質(zhì)實踐人才隊伍支撐的前提下,檔案管理工作才會達到更高層次的網(wǎng)絡信息化水準,有力促進事業(yè)單位實現(xiàn)更好的檔案管理綜合效益。

檔案信息化管理旨在運用檔案數(shù)據(jù)庫等網(wǎng)絡管理手段來保存單位檔案資料,據(jù)此達到避免單位檔案丟失、全面收集與共享單位檔案資源的目的。近些年以來,信息化的機關事業(yè)單位檔案管理各個層面舉措都在不斷獲得優(yōu)化。然而從總體角度來講,某些事業(yè)單位現(xiàn)有的信息化檔案管理運行保障體系仍存在漏洞,那么將會明顯減損事業(yè)單位的檔案資源利用實效性。機關事業(yè)單位的檔案管理負責人員必須要深刻認識檔案信息化管理的價值作用,結(jié)合單位的檔案資源運行使用狀況來實現(xiàn)改進與調(diào)整。單位檔案管理工作應當置于各項管理工作中的關鍵地位。機關事業(yè)單位的檔案材料資源能否得到完整保存,在根本上關系到機關事業(yè)單位的決策科學性?，F(xiàn)階段的信息化檔案管理模式已經(jīng)普遍運用于機關事業(yè)單位,展現(xiàn)了檔案管理建設領域的信息化手段重要支撐意義。

結(jié)束語

經(jīng)過分析可見,機關事業(yè)單位若要達到檔案資源的信息化管理實踐目標,那么關鍵的改進完善路徑應當體現(xiàn)在健全單位的檔案資源安全管理機制,充分依靠檔案數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)安全保存單位檔案資源的目標。在此前提下,事業(yè)單位中的檔案管理業(yè)務人員需要積極促進自身的信息化業(yè)務素養(yǎng)提升,積極采納檔案智能化管理業(yè)務平臺與手段,嚴格確保機關事業(yè)單位的數(shù)據(jù)檔案資料安全。