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        企業(yè)信息化項(xiàng)目偏差的預(yù)防和糾正

        2021-09-10 01:43:29張冠豫曾俊羅曉潔
        科技研究 2021年16期
        關(guān)鍵詞:偏差調(diào)研信息化

        張冠豫 曾俊 羅曉潔

        一、序言

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展,各行各業(yè)開始了信息化建設(shè)。企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的目標(biāo)就是為了解決經(jīng)營過程中存在的問題,但由于軟件開發(fā)是一個迭代的過程,項(xiàng)目建成后經(jīng)常會出現(xiàn)信息化項(xiàng)目建設(shè)成果與最初設(shè)想不一致的情況。

        企業(yè)信息化項(xiàng)目的建設(shè)過程通常主要包括需求提出、可行性研究分析、設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、測試、實(shí)施、上線試運(yùn)行、正式上線等八個環(huán)節(jié),任何一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行結(jié)果都可能對信息化建設(shè)的成果產(chǎn)生影響。為保證項(xiàng)目建設(shè)成果符合預(yù)期要求,企業(yè)在建設(shè)信息化項(xiàng)目時,也對各環(huán)節(jié)加大了管控力度,但是項(xiàng)目建成后仍然會出現(xiàn)建設(shè)成果與設(shè)計(jì)有偏差、與需求有偏差的情況。偏差關(guān)系著信息化項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量的高低,并影響著整個信息化系統(tǒng)投運(yùn)后的實(shí)用化水平。

        二、信息化項(xiàng)目建設(shè)的偏差情況

        信息化項(xiàng)目的建設(shè)目的就是最大限度的為企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)提供信息化支撐,如果偏差有利于實(shí)現(xiàn)這一目的,則項(xiàng)目建設(shè)就是成功。反之,則是失敗的。但是,如果不對偏差進(jìn)行控制,需求分析、詳細(xì)設(shè)計(jì)的工作將失去意義,需求規(guī)格說明書、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔將無法反應(yīng)客戶的真實(shí)需求,必將影響信息化項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度。

        在企業(yè)信息化建設(shè)的初期,信息化項(xiàng)目野蠻發(fā)展的階段,企業(yè)對信息化項(xiàng)目建設(shè)的偏差習(xí)以為常。對于企業(yè)來說“黑貓白貓抓到老鼠就是好貓?!毙畔⒒到y(tǒng)建設(shè)完畢,能用,能解決問題就可以。隨著信息化系統(tǒng)逐步完善,部分企業(yè)已經(jīng)意識到這種無序的建設(shè)方式使企業(yè)在建設(shè)時不僅出于被動的地位,還造成了資金的浪費(fèi),給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

        三、偏差產(chǎn)生的原因

        信息化項(xiàng)目建設(shè)偏差在項(xiàng)目建設(shè)的每一環(huán)節(jié)都有可能產(chǎn)生,分析偏差產(chǎn)生的原因不僅要弄清楚偏差產(chǎn)生的環(huán)節(jié),而且要知道這部分偏差是正向偏差還是負(fù)向偏差,以及產(chǎn)生的原因,從而針對偏差采取有效的應(yīng)對措施。

        在信息化項(xiàng)目建設(shè)中,用戶、開發(fā)人員、項(xiàng)目需求、技術(shù)等都有可能造成建設(shè)的偏差,可歸納為客觀原因和主觀原因兩方面??陀^原因主要包括技術(shù)更新、軟硬件產(chǎn)品價格變化、外部環(huán)境變化、法律法規(guī)變化、其他;主觀原因包括調(diào)研不足、需求變更、設(shè)計(jì)缺陷、進(jìn)度變更等。以下,筆者將詳細(xì)對上述原因進(jìn)行分析說明。

        (一)客觀原因

        1、技術(shù)更新:計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及移動通信技術(shù)等信息化相關(guān)技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異。信息化項(xiàng)目的從需求提出到開始設(shè)計(jì)開發(fā)往往需要一兩個月甚至更長的時間,在這段時間之內(nèi),新的技術(shù)、理念有可能會迸發(fā)出來從而影響到信息化項(xiàng)目的建設(shè)。雖然新技術(shù)可能并不穩(wěn)定,但是對于某些信息化項(xiàng)目,新技術(shù)的采用反而能使系統(tǒng)得到更大的使用范圍、實(shí)用化程度更高,偏差也就產(chǎn)生了。

        2、軟硬件產(chǎn)品價格變化:在信息化項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行投資估算時必須要考慮需要使用的軟硬件配置、型號、價格。有時候會出現(xiàn)市場行情波動,軟硬件產(chǎn)品價格遠(yuǎn)高于投資估算時的價格。為控制項(xiàng)目成本,不得不改變軟硬件配置,導(dǎo)致了信息化項(xiàng)目建設(shè)的偏差。

        3、外部環(huán)境及法律法規(guī)變化:眾所周知,信息化項(xiàng)目的建設(shè)目的是為了服務(wù)于企業(yè),當(dāng)企業(yè)所處的國家、行業(yè)發(fā)生了變革時,信息化系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容也必將改變。往小了說,一個企業(yè)的組織架構(gòu)、機(jī)構(gòu)職責(zé)發(fā)生變動,正在建設(shè)中的信息化系統(tǒng)也必須根據(jù)新的架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。這種偏差是無法避免的。

        (二)主觀原因

        1、需求變更。

        需求變更的原因主要原因是調(diào)研廣度、深度不足。信息化項(xiàng)目的提出往往是企業(yè)需要用信息化手段解決一些問題,完美的解決問題是建立在準(zhǔn)確、全面、廣泛、深入的需求調(diào)研基礎(chǔ)上。但是,實(shí)際的工作中,建設(shè)方初始需求不明確,或者對自身的需求認(rèn)知有偏差;建設(shè)方、需求方角色不統(tǒng)一導(dǎo)致對問題的理解不一致的情況比比皆是,造成了項(xiàng)目承建單位無法根據(jù)調(diào)研結(jié)果形成一個準(zhǔn)確的需求分析成果。隨著系統(tǒng)逐步建成,需求方對自身的需求有了明確的認(rèn)識、建設(shè)方和需求方也逐步達(dá)成一致認(rèn)知,勢必會要求變更需求,從而形成偏差。另一方面,企業(yè)有時候要求盡快解決問題,導(dǎo)致需求調(diào)研時間不足,無法深入、廣泛的收集需求,僅靠少數(shù)的數(shù)據(jù)開始項(xiàng)目建設(shè)。未解決企業(yè)深層痛點(diǎn),偏差也必然發(fā)生。另一方面,由于項(xiàng)目預(yù)算不足、工期縮短、客戶臨時不需要等原因也會導(dǎo)致需求變更,這也使得實(shí)際的建設(shè)成果與預(yù)期目標(biāo)發(fā)生了偏差。

        2、設(shè)計(jì)缺陷。

        信息化項(xiàng)目建設(shè)是逐漸細(xì)化的過程,隨著項(xiàng)目的逐漸推進(jìn),客戶的隱藏需求、設(shè)計(jì)缺陷以及技術(shù)問題會逐步暴露出來。當(dāng)然,也存在由于設(shè)計(jì)者對技術(shù)、流程的不了解,經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致的方案論證不充分等問題,也會使設(shè)計(jì)從一開始就存在缺陷,從而導(dǎo)致建設(shè)成果與設(shè)計(jì)存在偏差。

        3、軟硬件選型不當(dāng)。

        對于需要采購軟硬件設(shè)備的信息化項(xiàng)目來說,需要在項(xiàng)目建設(shè)初期充分考慮產(chǎn)品功能、型號、開發(fā)平臺及實(shí)施服務(wù)等問題。但是在實(shí)際建設(shè)過程中,由于技術(shù)更新、需求變更、人員變更等原因,原有的軟硬件選型已經(jīng)無法滿足項(xiàng)目建設(shè)要求,從而造成項(xiàng)目建設(shè)偏差。

        4、進(jìn)度成本變更。

        信息化項(xiàng)目建設(shè)是一個持續(xù)且需要多方協(xié)調(diào)的過程。雖然確定了建設(shè)內(nèi)容,但是也存在工期提前、成本削減情況,導(dǎo)致系統(tǒng)功能簡化或是直接刪除的情況。

        信息化項(xiàng)目建設(shè)是一個迭代的過程,從一開始的模糊設(shè)想到逐漸形成具體的信息系統(tǒng),是一個逐步完善的過程,存在一定的偏差是必然的。但是各環(huán)節(jié)的偏差多層累積,一方面造成工期延誤、成本增加,另一方面,也會導(dǎo)致實(shí)際成果不符合建設(shè)目標(biāo)的情況出現(xiàn)。所以,需要根據(jù)以上原因分析采取有效措施對偏差進(jìn)行控制,最大限度的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)。

        四、降低偏差的解決辦法

        首先,需要分清糾偏的主次。筆者認(rèn)為客觀原因?qū)е碌钠钍菬o法避免的。只能做到防患于未然,在信息化項(xiàng)目建設(shè)的過程中充分考慮到這些偏差所帶來的風(fēng)險(xiǎn),對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測、分析、評估、控制和管理,最大限度的減少因不可控因素導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

        而前文提到的主觀原因,在項(xiàng)目建設(shè)的過程中由它們引起的偏差對項(xiàng)目建設(shè)影響更大,而且是可以被控制的,所以主要考慮這方面的偏差糾正。

        1、 進(jìn)行詳盡的需求調(diào)研,確??蛻舴治龅纳疃?、廣度。需求調(diào)研應(yīng)深入需求方各層級崗位,系統(tǒng)的收集數(shù)據(jù)、資料、流程、文檔等資料。行業(yè)不同,企業(yè)內(nèi)部的各業(yè)務(wù)也存在極大的差異,在調(diào)研的過程中還需要收集該行業(yè)的項(xiàng)目信息、政策信息、法律法規(guī)、市場信息。同時,不能以時間緊為理由,放任對需求調(diào)研結(jié)果的要求。需求方、承建方、開發(fā)方需對需求調(diào)研的重要性達(dá)成一致,才能保證需求偏差降到最低。

        2、提升技術(shù)人員素質(zhì)。技術(shù)人員應(yīng)對技術(shù)平臺、新技術(shù)發(fā)展、開發(fā)流程有充分的了解,不能閉門造車。對客戶需求、項(xiàng)目架構(gòu)了然于胸,不斷積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),不斷提升自身素質(zhì)。

        3、信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中,需要做好整體規(guī)劃,嚴(yán)格按照需求進(jìn)行初步設(shè)計(jì),控制項(xiàng)目進(jìn)度。實(shí)施前做好準(zhǔn)備工作,建設(shè)期間做好過程管理,嚴(yán)格控制不合理變更。

        綜上所述,信息化項(xiàng)目的建設(shè)需要經(jīng)過需求、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施等多個環(huán)境,要將需求做扎實(shí)、設(shè)計(jì)做全面、開發(fā)有實(shí)力才能高質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]石秀偉等 《淺談?wù)畔⒒?xiàng)目全過程管理》,《項(xiàng)目管理技術(shù)》2018年6月第16卷第6期

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