莊凱

摘要：在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理工作的重要性日益凸顯。隨著智能科技以及企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理模式的不足也逐漸暴露出來，也就是說現(xiàn)代企業(yè)也要改變?nèi)耸聶n案管理模式，加強模式創(chuàng)新才能更你好地為企業(yè)的發(fā)展服務。本文對傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理中存在的問題進行分析，并結(jié)合實踐提出了幾點對策，希望能夠有助于人事檔案管理模式的創(chuàng)新，提高企業(yè)人事檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供更強助力。

關鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;模式創(chuàng)新

對于企業(yè)來講，企業(yè)之間的競爭實質(zhì)上就是人才的競爭?，F(xiàn)代企業(yè)競爭日益激烈，在企業(yè)管理中人力資源管理至關重要，卓越的人力資源管理有助于企業(yè)的健康發(fā)展，而做好企業(yè)人事檔案管理可以為企業(yè)培養(yǎng)和選拔人才提供基礎支持。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應新時代的發(fā)展，所以，加強企業(yè)人事檔案管理模式的創(chuàng)新研究勢在必行。

1 傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理觀念相對落后

現(xiàn)在很多企業(yè)的人事檔案管理人員并沒有認識到企業(yè)人事檔案的真正作用和意義，同時也沒有意識到人事檔案管理工作會對企業(yè)的發(fā)展具有重要影響，所以，在實際檔案管理工作中只是簡單地對檔案進行歸檔保管，甚至部分企業(yè)根本就沒有設置專門的人事檔案管理崗位。有些檔案管理人員在實際工作中責任感較差，對檔案管理也不甚重視，經(jīng)常出現(xiàn)工作紕漏，甚至在信息錄入過程中將員工的重要信心遺漏，從而產(chǎn)生較多的信息錯誤，嚴重降低了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。顯然，這種管理模式顯然沒有發(fā)揮檔案管理的真正作用，人事檔案管理管理落后對企業(yè)的發(fā)展極為不利。

1.2 企業(yè)人事檔案管理制度不完善

一直以來，很多企業(yè)在人事檔案管理方面的工作都不夠細致和嚴謹，同時也缺乏相應的制度予以約束和管理，從而導致企業(yè)人事檔案管理過程中，工作人員比較容易出現(xiàn)攻錯紕漏，嚴重影響檔案管理效率和質(zhì)量。其一，沒有明確的分工，實際工作中并沒有將責任予以落實，職責不清晰。一旦工作中出現(xiàn)問題，就會出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，難以找到問題根源，從而加大了人事檔案管理工作的難度;其二，考核制度有待完善。在檔案管理工作中，由于該項工作的考核指標不明確，導致相關人員的責任意識淡薄，工作態(tài)度散漫。同時相關的管理工作也只是流于形式，難以落實檔案管理工作，從而嚴重制約了人事檔案管理工作真正作用的發(fā)揮。

1.3 人事檔案管理工作手段創(chuàng)新不足

雖然現(xiàn)在部分企業(yè)已經(jīng)認識到了認識檔案管理的重要性，同時也加大了管理系統(tǒng)的信息化建設，建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，提供了檢索便利。但是，其仍然缺乏專業(yè)管理人員對數(shù)字信息進行處理，導致檔案的信息量不足，實用性能不佳，檔案管理工作不能與企業(yè)的人力資源管理同步。另外，還有一部分企業(yè)的人事檔案管理僅僅是為了滿足企業(yè)的需求，主要通過手工操作來完成檔案信息的收集、分類和整理，管理方法落后，效率較低，不利于企業(yè)人事檔案管理水平的提升。

1.4 人事檔案內(nèi)容不全，信息的真實度較差

對于企業(yè)而言，其員工檔案信息必須真實完整，但是，在實際工作中，很多企業(yè)的員工檔案信息并不完整，真實性更難以保證。其一，在員工錄用過程中缺乏相應的學歷證明、黨團資料以及相關證書等等，檔案重要資料不全;其二，對員工的檔案信息不能及時進行整理和歸檔，比如，在發(fā)生員工崗位調(diào)動，職稱晉升以及工資調(diào)整時并沒有將相關信息進行及時整理，檔案資料亂堆亂放，造成檔案信息混亂，甚至丟失;其三，存檔資料鑒別失真。在歸檔過程中將一些手續(xù)不全或者是不該歸檔的其他資料進行錯誤歸檔，從而降低了檔案信息的真實性。

2 創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理的建議

2.1 在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)

隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)人事檔案資料也會越來越多，不僅會占用大量的辦公空間，同時也會加大檔案管理人員的工作量，影響人事檔案管理效率，制約企業(yè)發(fā)展。所以，在今后的人事檔案管理工作中一定要加強對信息化技術(shù)的應用，利用計算機技術(shù)提高檔案信息處理效率，提高信息的真實度，同時也有利于檔案信息的存儲和搜索，減少辦公空間的占用，提高檔案管理效率。

2.2 完善對檔案管理人員的考核制度

為了有效提升人事檔案管理人員的工作積極性和責任感，企業(yè)建立科學的考核制度有著重要的作用。在實際工作中要對各項工作進行責任劃分，將責任落實到個人，從而有利于增強工作人員的責任感，提高員工工作積極性。另外，獎罰分明的考核制度也有利于提高員工的擔當，有利于提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率。

2.3 增強人事檔案管理人員的工作意識

在企業(yè)人事檔案管理工作中，工作態(tài)度和直接技能也是非常關鍵的因素。在檔案管理工作中，檔案管理工作人員是與檔案信息進行直接接觸的人員，所以，在工作過程中及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改將是提高檔案管理質(zhì)量的關鍵。另外，也要加強企業(yè)各部門之間的交流與和溝通，在自身工作角度來對檔案管理中的問題提出建議，對于利于管理創(chuàng)新的建議可以給予相應的獎勵，從而有效調(diào)動全體員工在檔案管理創(chuàng)新中的創(chuàng)造性。同時也可以有助于員工在實際工作中不斷自我完善，改善自身不足?？傊?，在新媒體時代，現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新要依靠企業(yè)的所有員工，只有大家團結(jié)一致、群策群力才能夠利于企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新，利于企業(yè)發(fā)展。

2.4 實現(xiàn)檔案管理的信息共享

傳統(tǒng)的檔案管理的主要模式就是各個部門的分散管理，并且這種模式也導致各部門之間缺乏有效的交流和溝通，信息不暢，從而導致企業(yè)的人事檔案管理工作系統(tǒng)性較差。事實上，企業(yè)人事檔案管理需要加強各部門間的溝通和交流，比如，可以通過座談會的方式，將部門間的工作重點進行布置，有效地進行分工合作，同時還可以實現(xiàn)部門之間的相互監(jiān)督，確保檔案管理工作的有效性。在實際開展中，使用者要將相關的資料信息上傳到檔案信息管理系統(tǒng)中，并對信息的來源以及資料的類型進行標注，從而可以為其他人員日后利用資料提供便利。

2.5 建立創(chuàng)新型的檔案數(shù)據(jù)庫

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，，在日后檔案管理工作中信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢。企業(yè)人事檔案管理工作也要緊跟時代步伐，加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設，并不斷創(chuàng)新。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立是一個循序漸進的過程，不能一蹴而就，在不斷完善的過程中使其逐漸成熟。檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建要將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，并且要保證檔案信息的我智能診斷。通過檔案信息數(shù)據(jù)庫可以有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，確保企業(yè)人事檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。

結(jié)束語：總之，創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理模式勢在必行，在未來工作中不僅要加強對員工思想意識以及專業(yè)技能的提升，同時還要建立相應的考核制度來對檔案管理人員進行有效約束，提高其工作責任感和積極性。另外，還要加強信息化技術(shù)的應用，建立創(chuàng)新型檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息管理的科學化和規(guī)范化，為企業(yè)發(fā)展提供支撐。

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