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        淺談收尾管理的問(wèn)題及對(duì)策

        2021-09-10 16:09:32楊君林
        家園·建筑與設(shè)計(jì) 2021年4期
        關(guān)鍵詞:問(wèn)題對(duì)策

        楊君林

        摘要:本文通過(guò)總結(jié)歸納收尾階段的主要工作內(nèi)容,分析其主要存在的問(wèn)題及原因,提出幾點(diǎn)對(duì)策,旨在加強(qiáng)收尾項(xiàng)目管理,提高管理效益。

        關(guān)鍵詞:收尾工作;問(wèn)題;對(duì)策

        一、收尾工作的重要性

        項(xiàng)目施工往往是主體施工打沖鋒,項(xiàng)目收尾馬拉松。由于項(xiàng)目收尾工作工程量小、分布面廣、數(shù)量較多,往往不被大家重視。

        但項(xiàng)目收尾期是項(xiàng)目成本控制的重要環(huán)節(jié),也是項(xiàng)目變更理賠工作解決的關(guān)鍵期,作好項(xiàng)目收尾期的管理工作,對(duì)于維護(hù)施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、市場(chǎng)信譽(yù)和社會(huì)聲譽(yù),防止企業(yè)資產(chǎn)流失,爭(zhēng)取企業(yè)效益和社會(huì)效益的最大化,都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        二、當(dāng)前收尾管理存在的問(wèn)題

        1.重視不夠

        工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以后,還需要做大量瑣碎的收尾工作,諸如工程竣工資料的移交,竣工結(jié)算的編制,工程項(xiàng)目技術(shù)和管理工作的總結(jié),工程欠款的催收,債權(quán)債務(wù)的清理,二次經(jīng)營(yíng),設(shè)備材料的回收、整修、調(diào)配與利用,與業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理及地方政府有關(guān)方面遺留問(wèn)題的處理等。

        收尾項(xiàng)目由于人員陸續(xù)調(diào)出,個(gè)別項(xiàng)目甚至沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé),加之各項(xiàng)管理到位欠佳,導(dǎo)致部分項(xiàng)目在變更索賠、竣工結(jié)算、資料移交、清收清欠等方面嚴(yán)重滯后,工程款及質(zhì)保金不能按時(shí)回收,有可能形成壞賬損失。

        2.責(zé)任不清

        工程項(xiàng)目的收尾,少則一兩年,如果包括缺陷責(zé)任期和保修期在內(nèi),則需要更長(zhǎng)的時(shí)間。而現(xiàn)在的實(shí)際情況是:一旦工程完工,項(xiàng)目部的管理人員就會(huì)迅速減少,一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,尤其是項(xiàng)目經(jīng)理和主要經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人的調(diào)離,使需要數(shù)年時(shí)間的收尾管理工作,處于責(zé)任人或責(zé)任主體缺位的狀態(tài)。一旦需要處理與原工程項(xiàng)目有關(guān)的問(wèn)題,往往無(wú)法從容應(yīng)對(duì),處于十分被動(dòng)和尷尬的局面。尤其是通過(guò)變更索賠可以得到的效益由于少有過(guò)問(wèn),與建設(shè)單位交涉不力,往往不能全額得到。因此,如何在管理體制和人事安排上解決這一問(wèn)題,就顯得十分迫切。

        3.資料缺失

        施工過(guò)程中原始記錄準(zhǔn)備不充分,缺乏相應(yīng)的書(shū)面簽證資料,有些甚至是口頭約定,項(xiàng)目因收尾早而多次更換駐地或人員,造成結(jié)算資料缺失,有的項(xiàng)目甚至做到“大雪無(wú)痕”。加之部分建設(shè)單位對(duì)工程竣工結(jié)算有意拖延,直接影響到最終對(duì)竣工結(jié)算金額的審定。應(yīng)收賬款長(zhǎng)期不主動(dòng)與建設(shè)單位核對(duì),對(duì)爭(zhēng)議事項(xiàng)不積極處理,導(dǎo)致債權(quán)不能準(zhǔn)確確定,更談不上及時(shí)收回。

        4.清欠遲緩

        多年來(lái),建設(shè)領(lǐng)域拖欠工程款的現(xiàn)象一直沒(méi)有明顯好轉(zhuǎn),在誠(chéng)信機(jī)制不健全的情況下,拖欠工程款已經(jīng)成為建設(shè)領(lǐng)域流行的一個(gè)通病。一般來(lái)講,建設(shè)單位是不會(huì)主動(dòng)按合同約定支付工程款的,如果施工單位無(wú)人催收,時(shí)間會(huì)越拖越長(zhǎng),稍有不慎就會(huì)過(guò)了訴訟時(shí)效,收不回來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)加大。這些年來(lái),施工企業(yè)已經(jīng)嘗夠了工程款久拖不還的苦頭,給企業(yè)造成了不小的經(jīng)濟(jì)損失。

        5.服務(wù)與監(jiān)管缺失

        在項(xiàng)目收尾期間,上級(jí)部門(mén)對(duì)收尾清欠進(jìn)度掌握不及時(shí)、建設(shè)單位發(fā)函不妥善處理、項(xiàng)目提出的困難不幫助解決、成本費(fèi)用支出無(wú)通道,對(duì)項(xiàng)目缺乏有效監(jiān)督和服務(wù)。沒(méi)有安排足夠的力量,使收尾工作“尾巴”拖得很長(zhǎng),工程該完善的未完善,該結(jié)算的未結(jié)算,該了結(jié)的事情不及時(shí)了結(jié),不僅增大了管理成本,還影響了企業(yè)的聲譽(yù)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了自身利益,報(bào)喜不報(bào)憂(yōu),大量滯后費(fèi)用在考核兌現(xiàn)時(shí)未預(yù)計(jì),導(dǎo)致本來(lái)預(yù)期效益不錯(cuò)的項(xiàng)目在進(jìn)行考核兌現(xiàn)后,由于實(shí)際確認(rèn)收入減少,計(jì)劃外費(fèi)用大量發(fā)生,應(yīng)收賬款長(zhǎng)期不能清回,項(xiàng)目由盈利轉(zhuǎn)為虧損,最終影響企業(yè)整體利益。

        三、采取的對(duì)策

        1.提高認(rèn)識(shí)

        工程項(xiàng)目是施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的源泉,是展示企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的窗口,也是對(duì)外聯(lián)系的橋梁。施工企業(yè)不僅要在項(xiàng)目投標(biāo)上把策略和方法運(yùn)用得當(dāng),施工時(shí)把好安全質(zhì)量關(guān),根據(jù)合同要求按期交付工程項(xiàng)目,而且還要善始善終地搞好收尾管理工作。

        收尾項(xiàng)目管理工作牽涉到工程零星施工、工程質(zhì)保整修、計(jì)價(jià)結(jié)算、項(xiàng)目審計(jì)、檔案移交、債權(quán)債務(wù)管理等方方面面的工作,而最終的清欠工作則依賴(lài)于這些基礎(chǔ)工作的順利進(jìn)行。因此,項(xiàng)目清欠工作與項(xiàng)目收尾工作密不可分,是項(xiàng)目收尾工作的一個(gè)重要組成部分,收尾和清欠工作應(yīng)結(jié)合進(jìn)行。

        準(zhǔn)確界定收尾項(xiàng)目清欠管理工作內(nèi)容,從思想上認(rèn)識(shí)到清欠工作并非僅僅要錢(qián),而是要參與整個(gè)債權(quán)形成、確認(rèn)、收回的全過(guò)程。部分工程項(xiàng)目將債權(quán)清收與債務(wù)償還結(jié)合進(jìn)行,這就要求還要參與債務(wù)清算支付管理工作。

        2.建立責(zé)任制

        責(zé)任制體現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)方式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的有機(jī)統(tǒng)一,是施工企業(yè)搞好工程項(xiàng)目管理的重要制度。要使收尾工作責(zé)任明確、目標(biāo)清晰、計(jì)劃周密,企業(yè)同樣需要建立責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一的責(zé)任制,建立項(xiàng)目收尾工作班子,并與相關(guān)負(fù)責(zé)人簽訂工程項(xiàng)目收尾管理工作責(zé)任書(shū)。

        責(zé)任制一般可以有兩種模式,一是在項(xiàng)目經(jīng)理產(chǎn)生后,與企業(yè)法定代表人就項(xiàng)目全過(guò)程管理簽訂責(zé)任書(shū),責(zé)任書(shū)包括了竣工以后的收尾管理內(nèi)容;二是在工程項(xiàng)目竣工交付后,如果原項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)因工作需要調(diào)離崗位,無(wú)法履行收尾管理職責(zé),企業(yè)可以通過(guò)競(jìng)聘等方法重新確定一名熟悉該工程項(xiàng)目情況,能勝任后期管理工作的負(fù)責(zé)人,并與其簽訂工程項(xiàng)目收尾管理工作責(zé)任書(shū),明確其責(zé)任、權(quán)利和義務(wù),按年對(duì)其收尾工作的業(yè)績(jī)進(jìn)行考評(píng),待工程項(xiàng)目收尾工作全部完成后進(jìn)行終評(píng),并對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

        3.高度重視收尾人員的連續(xù)與穩(wěn)定

        工程項(xiàng)目在施工后期,領(lǐng)導(dǎo)班子成員及部門(mén)管理人員陸續(xù)調(diào)往其他工程項(xiàng)目部,因新開(kāi)工項(xiàng)目人員到位時(shí)間要求緊迫,部分管理人員在調(diào)離崗位時(shí)沒(méi)有辦理規(guī)范的交接手續(xù),而新接手人員又不熟悉情況,不能很好地銜接處理問(wèn)題。針對(duì)這種情況,應(yīng)強(qiáng)調(diào)“終身責(zé)任”,即,項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目收尾工作的第一責(zé)任人不得改變。項(xiàng)目部其他人員在調(diào)離之前,一定要辦理嚴(yán)格的交接手續(xù),明確哪些是移交給別人的事項(xiàng),哪些是還要負(fù)責(zé)到底或是繼續(xù)配合完成的事項(xiàng),沒(méi)有正常交接的應(yīng)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

        企業(yè)收尾管理部門(mén)以經(jīng)濟(jì)手段保證這一制度的落實(shí)。

        4.加大清欠工作日常管理力度

        (1)清查摸底、責(zé)任到人

        首先,對(duì)各項(xiàng)目債務(wù)人信息、發(fā)生時(shí)間、金額、形成原因和簽訂合同情況進(jìn)行調(diào)查摸底,并分項(xiàng)逐筆建立臺(tái)賬,做好日常動(dòng)態(tài)管理。

        其次,統(tǒng)籌安排清收計(jì)劃,確定清收責(zé)任人,原項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為清收第一責(zé)任人,工經(jīng)、財(cái)務(wù)等負(fù)責(zé)人為相關(guān)責(zé)任人,對(duì)于責(zé)任人調(diào)離或其他原因不能履行清收職責(zé)的,由企業(yè)另行指定或由上級(jí)債權(quán)管理部門(mén)全面接管,防止管理脫節(jié)。在此基礎(chǔ)上,與責(zé)任人簽訂收尾及清欠責(zé)任書(shū),明確計(jì)價(jià)結(jié)算完成目標(biāo)和時(shí)間、收回工程款及各類(lèi)保證金數(shù)額和時(shí)間、費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)罰規(guī)定等事項(xiàng),并以此為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核管理。

        (2)資料規(guī)整、完善簽認(rèn)

        清欠工作的首要前提是準(zhǔn)確確定債務(wù)單位欠款數(shù)額,由于收尾工程項(xiàng)目具體經(jīng)辦人員變動(dòng)頻繁,部分有爭(zhēng)議往來(lái)款項(xiàng)人賬不及時(shí),這給清欠工作帶來(lái)一定困難。工程項(xiàng)目施工期間要及時(shí)完善項(xiàng)目部?jī)?nèi)部管理資料,整理隱蔽工程記錄、設(shè)計(jì)變更、質(zhì)量檢查及驗(yàn)收單、聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要等簽證資料,督促建設(shè)單位及時(shí)批復(fù)結(jié)算資料,保證應(yīng)收賬款確認(rèn)依據(jù)合法有效。收尾項(xiàng)目要建立債權(quán)管理檔案,對(duì)清欠原始資料進(jìn)行整理歸類(lèi),定期辦理應(yīng)收款項(xiàng)簽認(rèn)手續(xù),并詳細(xì)記錄債務(wù)單位電話(huà)號(hào)碼、負(fù)責(zé)人等變動(dòng)情況,為采取各種手段清欠準(zhǔn)備好原始證據(jù)。

        (3)方法多樣、靈活清欠

        在項(xiàng)目初步完工、指揮機(jī)構(gòu)尚未撤銷(xiāo)、人員沒(méi)有變動(dòng)之前,實(shí)時(shí)跟蹤、速戰(zhàn)速?zèng)Q,可以起到事半功倍的效果,并節(jié)約清欠費(fèi)用。同時(shí),可考慮將清欠工作與承攬任務(wù)相結(jié)合,利用與建設(shè)單位建立的長(zhǎng)期合作關(guān)系,實(shí)現(xiàn)區(qū)域經(jīng)營(yíng)、施工、清欠一條龍滾動(dòng)發(fā)展。針對(duì)每筆拖欠款的特點(diǎn),靈活運(yùn)用聯(lián)合追討、訴訟追討、節(jié)日追討、打折追討、上訪(fǎng)追討、專(zhuān)業(yè)追討、抵債追討等多種方式推動(dòng)清收清欠工作開(kāi)展。對(duì)容易清收的應(yīng)收賬款采用常規(guī)方法清欠,對(duì)清收難度大的工程欠款可簽訂還款協(xié)議,重新確認(rèn)債權(quán),恢復(fù)和保證訴訟時(shí)效。對(duì)個(gè)別拖欠時(shí)間長(zhǎng)、情況復(fù)雜的應(yīng)收款項(xiàng),周密準(zhǔn)備原始資料,搜集陳述有利證據(jù),借助司法訴訟手段追回欠款。

        針對(duì)某些特殊工程欠款,可借助政府或新聞媒體力量進(jìn)行清收。例如,現(xiàn)在國(guó)家和政府非常重視農(nóng)民工工資發(fā)放問(wèn)題,都在強(qiáng)調(diào)要按時(shí)支付農(nóng)民工工資款,對(duì)于企業(yè)外欠的勞務(wù)工工資和材料費(fèi)等款項(xiàng),可以通過(guò)與建設(shè)單位溝通并辦理相關(guān)手續(xù),由建設(shè)單位直接代付,這樣雖然沒(méi)有收回現(xiàn)款,但解決了企業(yè)資金支付壓力,同樣達(dá)到了清收目的。

        在清欠過(guò)程中,清欠人員要苦練內(nèi)功,不斷提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。清欠人員應(yīng)具備多方面的業(yè)務(wù)知識(shí),從工程計(jì)價(jià)結(jié)算到配合竣工審計(jì),從財(cái)務(wù)往來(lái)對(duì)賬到辦理付款手續(xù),從現(xiàn)場(chǎng)溝通談判到起草協(xié)議紀(jì)要,從搜集法律證據(jù)到追蹤訴訟進(jìn)展,無(wú)論遇到什么問(wèn)題,都能應(yīng)付自如和妥善處理。

        在與建設(shè)方交往中,要有良好的溝通能力和大企業(yè)員工風(fēng)范,對(duì)對(duì)方提出的合理要求予以解釋和處理,對(duì)不合理要求婉言謝絕,向建設(shè)單位陳述企業(yè)的資金困難及共同面對(duì)按時(shí)支付外欠款、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的義務(wù),做到有禮有節(jié),取得對(duì)方的充分理解和支持。

        往往有這種情況,項(xiàng)目部將竣工結(jié)算報(bào)告及相關(guān)資料送達(dá)建設(shè)單位后,建設(shè)單位將該結(jié)算報(bào)告長(zhǎng)期擱置,或是資料報(bào)送上級(jí)部門(mén),或是委托第三方審計(jì),成為不予支付工程款的理由,如果長(zhǎng)期無(wú)人過(guò)問(wèn)的話(huà),可能過(guò)去好幾年都沒(méi)有結(jié)果。為了加快清收清欠工作,清欠人員應(yīng)積極與投資方、審計(jì)方溝通聯(lián)系,一個(gè)個(gè)解決遇到的障礙,推動(dòng)建設(shè)單位工程結(jié)算、資料歸檔、落實(shí)資金等工作及早開(kāi)展,讓建設(shè)單位沒(méi)有拒絕支付欠款的理由。

        (4)過(guò)程跟蹤、配合服務(wù)

        收尾項(xiàng)目責(zé)任人應(yīng)定期向上級(jí)“雙清”管理部門(mén)匯報(bào)清欠工作進(jìn)展情況?!半p清”領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)責(zé)任人在新老項(xiàng)目上的關(guān)系,協(xié)助抽調(diào)原經(jīng)辦人員、職能管理部門(mén)精兵強(qiáng)將配合責(zé)任人開(kāi)展工作,審核清欠費(fèi)用并建立臺(tái)賬包干控制,對(duì)遇到的困難提供幫助,全力做好各項(xiàng)服務(wù)工作。配合收尾責(zé)任人建立并完善資產(chǎn)質(zhì)量臺(tái)賬,加大債權(quán)管理工作力度,對(duì)于久拖不清的應(yīng)收賬款,“雙清”領(lǐng)導(dǎo)小組在詳細(xì)了解情況并掌握原始資料的情況下直接介入,采取更為強(qiáng)有力的措施進(jìn)行清欠。

        (5)獎(jiǎng)罰分明、及時(shí)兌現(xiàn)

        清欠考核是一項(xiàng)重要而敏感的工作,它關(guān)系到對(duì)收尾工程項(xiàng)目清欠成果的認(rèn)定和清欠業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià),也關(guān)系到清欠人員的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)于清欠工作完成好的項(xiàng)目及責(zé)任人加大兌現(xiàn)力度、大力宣傳,激發(fā)清欠責(zé)任人更加努力完成好清收清欠工作,同時(shí)也讓更多的人投身“雙清”工作中。對(duì)于拖拉推諉、工作不力、效果不好的項(xiàng)目和個(gè)人,應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行通報(bào)批評(píng)或給予經(jīng)濟(jì)處罰,并幫助責(zé)任人分析查找原因。

        另外,公司應(yīng)將收尾清欠工作成效與項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核兌現(xiàn)掛鉤,使項(xiàng)目原領(lǐng)導(dǎo)班子成員都來(lái)關(guān)心重視清收清欠工作,只有將全部債權(quán)清收完畢,才會(huì)真正實(shí)現(xiàn)考核兌現(xiàn)指標(biāo),才能獲得考核兌現(xiàn)收益。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        總之,明確收尾工程項(xiàng)目清欠責(zé)任,核定包干清欠費(fèi)用,區(qū)別專(zhuān)職、兼職責(zé)任人工資待遇,制定獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行,定期考核兌現(xiàn),將會(huì)大大促進(jìn)收尾項(xiàng)目清欠工作。

        只要我們要樹(shù)立全心全意的服務(wù)意識(shí),領(lǐng)導(dǎo)正確決策部署,主管部門(mén)緊盯收尾清欠進(jìn)度,各業(yè)務(wù)歸口部門(mén)全力配合,收尾項(xiàng)目責(zé)任人積極努力,收尾項(xiàng)目清欠工作就一定能取得成功。

        中鐵一局市政環(huán)保公司

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