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        淺談收尾管理的問題及對策

        2021-09-10 16:09:32楊君林
        家園·建筑與設(shè)計 2021年4期
        關(guān)鍵詞:問題對策

        楊君林

        摘要:本文通過總結(jié)歸納收尾階段的主要工作內(nèi)容,分析其主要存在的問題及原因,提出幾點對策,旨在加強收尾項目管理,提高管理效益。

        關(guān)鍵詞:收尾工作;問題;對策

        一、收尾工作的重要性

        項目施工往往是主體施工打沖鋒,項目收尾馬拉松。由于項目收尾工作工程量小、分布面廣、數(shù)量較多,往往不被大家重視。

        但項目收尾期是項目成本控制的重要環(huán)節(jié),也是項目變更理賠工作解決的關(guān)鍵期,作好項目收尾期的管理工作,對于維護施工企業(yè)的經(jīng)濟利益、市場信譽和社會聲譽,防止企業(yè)資產(chǎn)流失,爭取企業(yè)效益和社會效益的最大化,都具有重要的現(xiàn)實意義。

        二、當(dāng)前收尾管理存在的問題

        1.重視不夠

        工程項目竣工驗收以后,還需要做大量瑣碎的收尾工作,諸如工程竣工資料的移交,竣工結(jié)算的編制,工程項目技術(shù)和管理工作的總結(jié),工程欠款的催收,債權(quán)債務(wù)的清理,二次經(jīng)營,設(shè)備材料的回收、整修、調(diào)配與利用,與業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理及地方政府有關(guān)方面遺留問題的處理等。

        收尾項目由于人員陸續(xù)調(diào)出,個別項目甚至沒有專人負(fù)責(zé),加之各項管理到位欠佳,導(dǎo)致部分項目在變更索賠、竣工結(jié)算、資料移交、清收清欠等方面嚴(yán)重滯后,工程款及質(zhì)保金不能按時回收,有可能形成壞賬損失。

        2.責(zé)任不清

        工程項目的收尾,少則一兩年,如果包括缺陷責(zé)任期和保修期在內(nèi),則需要更長的時間。而現(xiàn)在的實際情況是:一旦工程完工,項目部的管理人員就會迅速減少,一些專業(yè)技術(shù)人員,尤其是項目經(jīng)理和主要經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人的調(diào)離,使需要數(shù)年時間的收尾管理工作,處于責(zé)任人或責(zé)任主體缺位的狀態(tài)。一旦需要處理與原工程項目有關(guān)的問題,往往無法從容應(yīng)對,處于十分被動和尷尬的局面。尤其是通過變更索賠可以得到的效益由于少有過問,與建設(shè)單位交涉不力,往往不能全額得到。因此,如何在管理體制和人事安排上解決這一問題,就顯得十分迫切。

        3.資料缺失

        施工過程中原始記錄準(zhǔn)備不充分,缺乏相應(yīng)的書面簽證資料,有些甚至是口頭約定,項目因收尾早而多次更換駐地或人員,造成結(jié)算資料缺失,有的項目甚至做到“大雪無痕”。加之部分建設(shè)單位對工程竣工結(jié)算有意拖延,直接影響到最終對竣工結(jié)算金額的審定。應(yīng)收賬款長期不主動與建設(shè)單位核對,對爭議事項不積極處理,導(dǎo)致債權(quán)不能準(zhǔn)確確定,更談不上及時收回。

        4.清欠遲緩

        多年來,建設(shè)領(lǐng)域拖欠工程款的現(xiàn)象一直沒有明顯好轉(zhuǎn),在誠信機制不健全的情況下,拖欠工程款已經(jīng)成為建設(shè)領(lǐng)域流行的一個通病。一般來講,建設(shè)單位是不會主動按合同約定支付工程款的,如果施工單位無人催收,時間會越拖越長,稍有不慎就會過了訴訟時效,收不回來的風(fēng)險就會加大。這些年來,施工企業(yè)已經(jīng)嘗夠了工程款久拖不還的苦頭,給企業(yè)造成了不小的經(jīng)濟損失。

        5.服務(wù)與監(jiān)管缺失

        在項目收尾期間,上級部門對收尾清欠進度掌握不及時、建設(shè)單位發(fā)函不妥善處理、項目提出的困難不幫助解決、成本費用支出無通道,對項目缺乏有效監(jiān)督和服務(wù)。沒有安排足夠的力量,使收尾工作“尾巴”拖得很長,工程該完善的未完善,該結(jié)算的未結(jié)算,該了結(jié)的事情不及時了結(jié),不僅增大了管理成本,還影響了企業(yè)的聲譽。項目負(fù)責(zé)人為了自身利益,報喜不報憂,大量滯后費用在考核兌現(xiàn)時未預(yù)計,導(dǎo)致本來預(yù)期效益不錯的項目在進行考核兌現(xiàn)后,由于實際確認(rèn)收入減少,計劃外費用大量發(fā)生,應(yīng)收賬款長期不能清回,項目由盈利轉(zhuǎn)為虧損,最終影響企業(yè)整體利益。

        三、采取的對策

        1.提高認(rèn)識

        工程項目是施工企業(yè)經(jīng)濟效益的源泉,是展示企業(yè)競爭實力的窗口,也是對外聯(lián)系的橋梁。施工企業(yè)不僅要在項目投標(biāo)上把策略和方法運用得當(dāng),施工時把好安全質(zhì)量關(guān),根據(jù)合同要求按期交付工程項目,而且還要善始善終地搞好收尾管理工作。

        收尾項目管理工作牽涉到工程零星施工、工程質(zhì)保整修、計價結(jié)算、項目審計、檔案移交、債權(quán)債務(wù)管理等方方面面的工作,而最終的清欠工作則依賴于這些基礎(chǔ)工作的順利進行。因此,項目清欠工作與項目收尾工作密不可分,是項目收尾工作的一個重要組成部分,收尾和清欠工作應(yīng)結(jié)合進行。

        準(zhǔn)確界定收尾項目清欠管理工作內(nèi)容,從思想上認(rèn)識到清欠工作并非僅僅要錢,而是要參與整個債權(quán)形成、確認(rèn)、收回的全過程。部分工程項目將債權(quán)清收與債務(wù)償還結(jié)合進行,這就要求還要參與債務(wù)清算支付管理工作。

        2.建立責(zé)任制

        責(zé)任制體現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)方式與市場經(jīng)濟的有機統(tǒng)一,是施工企業(yè)搞好工程項目管理的重要制度。要使收尾工作責(zé)任明確、目標(biāo)清晰、計劃周密,企業(yè)同樣需要建立責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一的責(zé)任制,建立項目收尾工作班子,并與相關(guān)負(fù)責(zé)人簽訂工程項目收尾管理工作責(zé)任書。

        責(zé)任制一般可以有兩種模式,一是在項目經(jīng)理產(chǎn)生后,與企業(yè)法定代表人就項目全過程管理簽訂責(zé)任書,責(zé)任書包括了竣工以后的收尾管理內(nèi)容;二是在工程項目竣工交付后,如果原項目經(jīng)理確實因工作需要調(diào)離崗位,無法履行收尾管理職責(zé),企業(yè)可以通過競聘等方法重新確定一名熟悉該工程項目情況,能勝任后期管理工作的負(fù)責(zé)人,并與其簽訂工程項目收尾管理工作責(zé)任書,明確其責(zé)任、權(quán)利和義務(wù),按年對其收尾工作的業(yè)績進行考評,待工程項目收尾工作全部完成后進行終評,并對有關(guān)人員進行獎懲兌現(xiàn)。

        3.高度重視收尾人員的連續(xù)與穩(wěn)定

        工程項目在施工后期,領(lǐng)導(dǎo)班子成員及部門管理人員陸續(xù)調(diào)往其他工程項目部,因新開工項目人員到位時間要求緊迫,部分管理人員在調(diào)離崗位時沒有辦理規(guī)范的交接手續(xù),而新接手人員又不熟悉情況,不能很好地銜接處理問題。針對這種情況,應(yīng)強調(diào)“終身責(zé)任”,即,項目經(jīng)理作為項目收尾工作的第一責(zé)任人不得改變。項目部其他人員在調(diào)離之前,一定要辦理嚴(yán)格的交接手續(xù),明確哪些是移交給別人的事項,哪些是還要負(fù)責(zé)到底或是繼續(xù)配合完成的事項,沒有正常交接的應(yīng)補辦相關(guān)手續(xù)。

        企業(yè)收尾管理部門以經(jīng)濟手段保證這一制度的落實。

        4.加大清欠工作日常管理力度

        (1)清查摸底、責(zé)任到人

        首先,對各項目債務(wù)人信息、發(fā)生時間、金額、形成原因和簽訂合同情況進行調(diào)查摸底,并分項逐筆建立臺賬,做好日常動態(tài)管理。

        其次,統(tǒng)籌安排清收計劃,確定清收責(zé)任人,原項目負(fù)責(zé)人為清收第一責(zé)任人,工經(jīng)、財務(wù)等負(fù)責(zé)人為相關(guān)責(zé)任人,對于責(zé)任人調(diào)離或其他原因不能履行清收職責(zé)的,由企業(yè)另行指定或由上級債權(quán)管理部門全面接管,防止管理脫節(jié)。在此基礎(chǔ)上,與責(zé)任人簽訂收尾及清欠責(zé)任書,明確計價結(jié)算完成目標(biāo)和時間、收回工程款及各類保證金數(shù)額和時間、費用支出標(biāo)準(zhǔn)、獎罰規(guī)定等事項,并以此為標(biāo)準(zhǔn)進行考核管理。

        (2)資料規(guī)整、完善簽認(rèn)

        清欠工作的首要前提是準(zhǔn)確確定債務(wù)單位欠款數(shù)額,由于收尾工程項目具體經(jīng)辦人員變動頻繁,部分有爭議往來款項人賬不及時,這給清欠工作帶來一定困難。工程項目施工期間要及時完善項目部內(nèi)部管理資料,整理隱蔽工程記錄、設(shè)計變更、質(zhì)量檢查及驗收單、聯(lián)系單、會議紀(jì)要等簽證資料,督促建設(shè)單位及時批復(fù)結(jié)算資料,保證應(yīng)收賬款確認(rèn)依據(jù)合法有效。收尾項目要建立債權(quán)管理檔案,對清欠原始資料進行整理歸類,定期辦理應(yīng)收款項簽認(rèn)手續(xù),并詳細(xì)記錄債務(wù)單位電話號碼、負(fù)責(zé)人等變動情況,為采取各種手段清欠準(zhǔn)備好原始證據(jù)。

        (3)方法多樣、靈活清欠

        在項目初步完工、指揮機構(gòu)尚未撤銷、人員沒有變動之前,實時跟蹤、速戰(zhàn)速決,可以起到事半功倍的效果,并節(jié)約清欠費用。同時,可考慮將清欠工作與承攬任務(wù)相結(jié)合,利用與建設(shè)單位建立的長期合作關(guān)系,實現(xiàn)區(qū)域經(jīng)營、施工、清欠一條龍滾動發(fā)展。針對每筆拖欠款的特點,靈活運用聯(lián)合追討、訴訟追討、節(jié)日追討、打折追討、上訪追討、專業(yè)追討、抵債追討等多種方式推動清收清欠工作開展。對容易清收的應(yīng)收賬款采用常規(guī)方法清欠,對清收難度大的工程欠款可簽訂還款協(xié)議,重新確認(rèn)債權(quán),恢復(fù)和保證訴訟時效。對個別拖欠時間長、情況復(fù)雜的應(yīng)收款項,周密準(zhǔn)備原始資料,搜集陳述有利證據(jù),借助司法訴訟手段追回欠款。

        針對某些特殊工程欠款,可借助政府或新聞媒體力量進行清收。例如,現(xiàn)在國家和政府非常重視農(nóng)民工工資發(fā)放問題,都在強調(diào)要按時支付農(nóng)民工工資款,對于企業(yè)外欠的勞務(wù)工工資和材料費等款項,可以通過與建設(shè)單位溝通并辦理相關(guān)手續(xù),由建設(shè)單位直接代付,這樣雖然沒有收回現(xiàn)款,但解決了企業(yè)資金支付壓力,同樣達(dá)到了清收目的。

        在清欠過程中,清欠人員要苦練內(nèi)功,不斷提升個人業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。清欠人員應(yīng)具備多方面的業(yè)務(wù)知識,從工程計價結(jié)算到配合竣工審計,從財務(wù)往來對賬到辦理付款手續(xù),從現(xiàn)場溝通談判到起草協(xié)議紀(jì)要,從搜集法律證據(jù)到追蹤訴訟進展,無論遇到什么問題,都能應(yīng)付自如和妥善處理。

        在與建設(shè)方交往中,要有良好的溝通能力和大企業(yè)員工風(fēng)范,對對方提出的合理要求予以解釋和處理,對不合理要求婉言謝絕,向建設(shè)單位陳述企業(yè)的資金困難及共同面對按時支付外欠款、維護社會穩(wěn)定的義務(wù),做到有禮有節(jié),取得對方的充分理解和支持。

        往往有這種情況,項目部將竣工結(jié)算報告及相關(guān)資料送達(dá)建設(shè)單位后,建設(shè)單位將該結(jié)算報告長期擱置,或是資料報送上級部門,或是委托第三方審計,成為不予支付工程款的理由,如果長期無人過問的話,可能過去好幾年都沒有結(jié)果。為了加快清收清欠工作,清欠人員應(yīng)積極與投資方、審計方溝通聯(lián)系,一個個解決遇到的障礙,推動建設(shè)單位工程結(jié)算、資料歸檔、落實資金等工作及早開展,讓建設(shè)單位沒有拒絕支付欠款的理由。

        (4)過程跟蹤、配合服務(wù)

        收尾項目責(zé)任人應(yīng)定期向上級“雙清”管理部門匯報清欠工作進展情況。“雙清”領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)責(zé)任人在新老項目上的關(guān)系,協(xié)助抽調(diào)原經(jīng)辦人員、職能管理部門精兵強將配合責(zé)任人開展工作,審核清欠費用并建立臺賬包干控制,對遇到的困難提供幫助,全力做好各項服務(wù)工作。配合收尾責(zé)任人建立并完善資產(chǎn)質(zhì)量臺賬,加大債權(quán)管理工作力度,對于久拖不清的應(yīng)收賬款,“雙清”領(lǐng)導(dǎo)小組在詳細(xì)了解情況并掌握原始資料的情況下直接介入,采取更為強有力的措施進行清欠。

        (5)獎罰分明、及時兌現(xiàn)

        清欠考核是一項重要而敏感的工作,它關(guān)系到對收尾工程項目清欠成果的認(rèn)定和清欠業(yè)績的評價,也關(guān)系到清欠人員的經(jīng)濟利益。對于清欠工作完成好的項目及責(zé)任人加大兌現(xiàn)力度、大力宣傳,激發(fā)清欠責(zé)任人更加努力完成好清收清欠工作,同時也讓更多的人投身“雙清”工作中。對于拖拉推諉、工作不力、效果不好的項目和個人,應(yīng)視情節(jié)輕重進行通報批評或給予經(jīng)濟處罰,并幫助責(zé)任人分析查找原因。

        另外,公司應(yīng)將收尾清欠工作成效與項目經(jīng)濟責(zé)任考核兌現(xiàn)掛鉤,使項目原領(lǐng)導(dǎo)班子成員都來關(guān)心重視清收清欠工作,只有將全部債權(quán)清收完畢,才會真正實現(xiàn)考核兌現(xiàn)指標(biāo),才能獲得考核兌現(xiàn)收益。

        四、結(jié)束語

        總之,明確收尾工程項目清欠責(zé)任,核定包干清欠費用,區(qū)別專職、兼職責(zé)任人工資待遇,制定獎罰標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行,定期考核兌現(xiàn),將會大大促進收尾項目清欠工作。

        只要我們要樹立全心全意的服務(wù)意識,領(lǐng)導(dǎo)正確決策部署,主管部門緊盯收尾清欠進度,各業(yè)務(wù)歸口部門全力配合,收尾項目責(zé)任人積極努力,收尾項目清欠工作就一定能取得成功。

        中鐵一局市政環(huán)保公司

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