張云

摘要：本文將風險管理理論和方法應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，剖析醫(yī)院檔案風險管理要素，提出了醫(yī)院檔案管理應(yīng)對風險的措施，以保障檔案管理安全、規(guī)范。

關(guān)鍵詞：風險管理;醫(yī)院;檔案管理

作為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的真實寫照和原始記錄，醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作決策、計劃的直接文件參考和依據(jù)。做好醫(yī)院檔案管理工作是貫徹國家醫(yī)療衛(wèi)生政策，保障人民健康的需要。維護檔案安全是檔案工作的重要內(nèi)容，將風險管理理念和機制引入檔案安全管理是檔案工作精細化、規(guī)范化管理的升級和運用。只有加強檔案安全風險管理，才能把一切隱患消滅在事故發(fā)生之前，確保檔案最大限度發(fā)揮自身價值。

一、風險管理內(nèi)涵

風險管理是研究風險發(fā)生、規(guī)律和風險控制技術(shù)的一門新興管理學科，本質(zhì)上是指組織為實現(xiàn)風險管理目標，對風險進行有效識別、評估、預(yù)警和應(yīng)對等管理活動的過程?？茖W意義上的風險管理活動及思想的應(yīng)用經(jīng)歷了從金融、投資等經(jīng)濟領(lǐng)域到信息安全領(lǐng)域最后到人類社會諸多領(lǐng)域的發(fā)展過程。隨著科學技術(shù)的高速發(fā)展和全球化的擴展，人類社會已經(jīng)開始進入一個充滿“人為的不確定性”（Manufactured Uncertainty）的“風險社會”（Risk Society）時代?，F(xiàn)代風險已經(jīng)從制度上和文化上改變了傳統(tǒng)現(xiàn)代社會的運行邏輯。因此，近年來檔案風險管理成為檔案學研究的熱點。檔案風險管理正是在吸收、借鑒其他領(lǐng)域在風險管理所取得成就的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，使檔案安全管理問題上升到系統(tǒng)性、理論性和前瞻性的高度。

二、醫(yī)院檔案風險管理要素分析

風險管理要素分析是制定風險應(yīng)對措施的重要依據(jù)。風險的發(fā)生具有不確定性，只有首先充分認識到風險的存在點，即風險識別，在業(yè)務(wù)管理活動中貫穿風險管理的思路，提前防范，采取風險管理策略，才能降低或規(guī)避風險帶來的危害或損失。

近年來，黨和國家重視檔案安全工作，檔案安全工作體系不斷完善。根據(jù)《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》、《檔案館安全風險評估指標體系》、《云南省機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》等政策性文件，以及國內(nèi)已有的研究成果，將醫(yī)院檔案管理的風險因素進行分類，見下圖：

1.基礎(chǔ)設(shè)施風險

檔案庫房的環(huán)境條件很大程度上影響著檔案的保管壽命，包含選址、建筑、功能布局、設(shè)施設(shè)備等風險點。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010），庫房建設(shè)的防護內(nèi)容包括：保溫、隔熱、溫濕度要求、防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、抗震、防雷及防火等。此外，檔案庫房地址選擇應(yīng)遠離易燃易爆場所，與其他建筑保持一定距離，避免高壓輸電線從庫區(qū)上空穿過。為避免高溫和潮濕，醫(yī)院檔案庫房不宜設(shè)在辦公樓底層或頂層，不宜靠近盥洗室、食堂等，也不宜設(shè)在陽光直射和溫度過高的房間。庫房必須專用，做到辦公區(qū)、閱覽區(qū)、庫房三分開。

2.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)風險

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)風險主要指檔案行成過程中的風險。

2.1檔案收集風險

檔案收集不全、應(yīng)歸未歸的現(xiàn)象在醫(yī)院時有發(fā)生，根源在于各部門缺乏檔案存儲必要的意識，尤其合同檔案收集的完整性是醫(yī)院合同檔案管理的主要難點之一。隨著醫(yī)院參與市場經(jīng)濟活動的不斷增加，逐漸形成了購買設(shè)備合同、購買服務(wù)合同、基建合同等，合同的種類和數(shù)量也隨之增加。從辦理程序來看，由于合同檔案的辦理程序不同于文書檔案、科技檔案等，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同的職能部門擬定和承辦，每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立來看，合同送交所有責任方簽署完畢后才能成立。流程多、周期長，且出于查閱的便利性，導致合同容易出現(xiàn)“中途截流”和各臨床、職能部門分散保管的現(xiàn)象，造成檔案資源的缺失，從而影響檔案為醫(yī)院提供信息服務(wù)的質(zhì)量。

2.2檔案價值鑒定風險

檔案價值鑒定工作包括制定價值鑒定的標準和編制保管期限表。國家檔案局8號令對機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限做出了明確規(guī)定，但醫(yī)院檔案因其來源、內(nèi)容、形式特征、文種等不同于其他機關(guān)事業(yè)單位，故價值鑒定專業(yè)性和復(fù)雜性并存。例如，醫(yī)務(wù)管理類的業(yè)務(wù)檔案就包含醫(yī)療技術(shù)法令、法規(guī)及各項規(guī)章制度、突發(fā)事件及傳染病暴發(fā)的應(yīng)急救援紀實、醫(yī)療事故糾紛的處理意見、醫(yī)療協(xié)議與合同等。部分檔案文件，近期內(nèi)可能具有重要價值，但一定時期后卻有喪失價值的可能性。部分文件在移交存檔時，并不重要，但其價值也可能無限期延續(xù)，并上升或擴展。

2.3 檔案開發(fā)利用風險

檔案管理的最終目的在于開發(fā)利用。對于實體檔案，如醫(yī)院未建立規(guī)范的檔案調(diào)閱制度，缺乏調(diào)閱審批程序，借閱人借閱未經(jīng)授權(quán)或未獲相應(yīng)授權(quán)的檔案，則導致重要或保密的檔案信息泄漏的風險。電子檔案存在因檔案系統(tǒng)受到內(nèi)部或外部的非法訪問，造成醫(yī)院信息外泄或失真。

3.信息管理系統(tǒng)風險

檔案信息化工作中，數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的風險因素主要表現(xiàn)為：服務(wù)器、終端設(shè)備、存儲設(shè)備不能滿足實際需要，數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、掃描軟件等與硬件設(shè)備不配套，數(shù)據(jù)備份、日志管理、元數(shù)據(jù)管理、防病毒軟件的缺失等，以及未按保密規(guī)定進行數(shù)字化備案，未對檔案進行數(shù)字化鑒定，數(shù)字化成果質(zhì)量不符合國家技術(shù)規(guī)范要求等。

三、醫(yī)院檔案風險管理措施

1.全面樹立檔案風險意識

意識是行動的指南。風險意識是對風險存在的一種警惕、預(yù)測與責任，以便隨時做好風險防范，使風險管理具有主動性、前瞻性、規(guī)劃性和預(yù)防性。因此醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建由院長統(tǒng)一領(lǐng)導、分管院長負責各部門檔案管理落實情況的組織體系。設(shè)立風險管理部門，安排專職風險管理人員，健全風險管理制度，實現(xiàn)組織、人員、制度與資金上的保障。

2.規(guī)范檔案基礎(chǔ)管理

細化檔案管理工作流程，圍繞檔案的收集、移交、鑒定、保管、開發(fā)利用等制定相應(yīng)管理制度。針對自然因素等不可抗因素，預(yù)先制定檔案管理應(yīng)急處理預(yù)案，制定嚴密高效的防控措施，提升防災(zāi)減災(zāi)能力;針對密級檔案的失泄密風險，建立嚴格的密級檔案查借閱審批制度，及時跟蹤密級檔案去向，建立失泄密檔案追責制度。編制檔案管理工作方案、檔案借閱登記表、檔案庫房安全檢查登記表、要害部位檢查登記表等，完善基礎(chǔ)管理工作。

（1）加大各類檔案收集力度。對原有檔案管理的工作流程進行改進，明確業(yè)務(wù)工作中的節(jié)點，規(guī)范各部門移交檔案的時間、移交的方式和期限。設(shè)置部門兼職檔案員，負責收集、整理本部門檔案資料，按規(guī)定立卷后移交綜合檔案室。對暫存部門內(nèi)部的檔案，應(yīng)做好提供利用及安全保護工作。綜合檔案室必須指導兼職檔案員收集檔案，避免“有文必檔”和“有檔不歸”兩個誤區(qū)。不加鑒別將所有文件歸檔勢必加重庫存負擔，也無法體現(xiàn)檔案價值;遺漏文件又將影響檔案后期的開發(fā)利用。如醫(yī)院設(shè)備檔案的收集除購銷合同外，還需收集生產(chǎn)企業(yè)資質(zhì)證明、供應(yīng)商及生產(chǎn)商授權(quán)或資質(zhì)，確保應(yīng)歸盡歸。

（2）科學組織實施檔案鑒定。檔案鑒定是對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的“資格審查”和確定檔案“生存期”的過程。為避免個人認識的局限性和片面性，首先應(yīng)全面了解醫(yī)院的基本職能和各部門的職責，從總體上把握部門開展職能活動的規(guī)律和特點。從醫(yī)院發(fā)展的總體需求出發(fā)，綜合檔案來源、內(nèi)容、形式特征和社會效益，按照國家《檔案法》規(guī)定和上級檔案工作方針，編制《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，依法實行檔案科學分類管理。

3.構(gòu)建安全高效的軟、硬件設(shè)施保障

按照《檔案館建設(shè)標準》建設(shè)檔案庫房，安裝運用入侵報警系統(tǒng)、出入口控制系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng);加強對日常線路、管道的檢修和維護，禁止無關(guān)人員出入檔案重地。在檔案保護、裝裱、修復(fù)、縮微、備份等方面提供設(shè)備支持，確保檔案安全。配備符合檔案室建設(shè)需要的服務(wù)器、終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備和其它配套設(shè)備。根據(jù)相關(guān)管理規(guī)范，制定適合本院實際的電子檔案管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、異地存放、物理隔離、定期升級轉(zhuǎn)換等有效手段防范電子檔案風險。

結(jié)語

檔案安全是醫(yī)院檔案事業(yè)的根基。面對眾多安全風險因素，檔案管理者要善于學習，積極轉(zhuǎn)變工作思路，積極開展風險評估，全面、系統(tǒng)梳理可能存在的隱患，分析風險點，采取預(yù)防措施，做到從源頭控制，切實為醫(yī)院各項工作開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不斷推動醫(yī)院持續(xù)、快速、健康的發(fā)展。

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