劉 迪

（濟(jì)南市智慧城管服務(wù)中心 山東 濟(jì)南 250000）

1 引言

隨著科技水平的不斷發(fā)展，人們已經(jīng)逐步邁入信息時(shí)代，數(shù)據(jù)的指數(shù)成倍增長(zhǎng)已經(jīng)使得數(shù)據(jù)的管理成為人們需要解決的難題[1]。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，引導(dǎo)人們從紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代邁進(jìn)。數(shù)字化技術(shù)的有效運(yùn)用，正改變著人們的生活，滿(mǎn)足了人們對(duì)于日常工作和生活過(guò)程中的管理需求[2]。檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，檔案的數(shù)量和種類(lèi)多，各類(lèi)檔案資料的文件形式不一，無(wú)法按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，現(xiàn)有的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代的要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行變革，借助數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，才會(huì)促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展[3]。鑒于此，本文對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用進(jìn)行了研究。

2 數(shù)字化技術(shù)及其在檔案管理中的意義

2.1 數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化技術(shù)的前身是計(jì)算機(jī)技術(shù)，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域比較廣，應(yīng)用場(chǎng)景相對(duì)固定，其載體大多通過(guò)虛擬化的形式展現(xiàn)[4]。信息和數(shù)據(jù)的種類(lèi)復(fù)雜多樣，如何利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行二次加工并傳遞給數(shù)據(jù)的需求者，以供使用者進(jìn)行數(shù)據(jù)的查閱和總結(jié)[5]。數(shù)字化技術(shù)最具特色的一點(diǎn)是虛擬化，同時(shí)數(shù)字化技術(shù)還具有信息快速處理的優(yōu)點(diǎn)。在日常業(yè)務(wù)中，數(shù)字化技術(shù)能夠很好地解決數(shù)據(jù)的傳遞和分析的問(wèn)題。檔案管理對(duì)處理速率要求較高，數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)正適合于檔案業(yè)務(wù)管理。

2.2 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的意義

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，并為其提供良好的保存環(huán)境，避免紙質(zhì)檔案的遺失。但此種管理方式存在弊端，檔案的日常管理和查詢(xún)工作耗費(fèi)人力物力。隨著數(shù)字化檔案技術(shù)的使用，以上問(wèn)題得到充分解決。以事業(yè)單位的檔案管理為例，數(shù)字化檔案管理工作具有以下意義。

2.2.1 降低管理成本，提升檔案管理工作效率

眾所周知，檔案的管理任務(wù)繁重，日常管理過(guò)程中的檔案查詢(xún)、調(diào)取和歸還等業(yè)務(wù)流程，需要耗費(fèi)大量的人力物力。對(duì)于檔案的管理過(guò)程中，政府的投入比較大。開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理一直是企事業(yè)單位研究的重要工作之一。通過(guò)數(shù)字化檔案館的建立，能夠在很大程度上降低人員在檔案的編碼、查詢(xún)和調(diào)取過(guò)程中的工作量，提升工作效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案館建成后，社會(huì)公眾或者各企事業(yè)單位均可以通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)及其原件的查詢(xún)工作，代替了采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案資料查詢(xún)和管理方式，在時(shí)間和勞動(dòng)成本上得到大幅降低，進(jìn)而提升了工作效率，降低了檔案的管理成本。

2.2.2 提升檔案管理數(shù)量及安全性

信息安全已經(jīng)成為當(dāng)今世界重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題之一，檔案管理過(guò)程中，信息的安全至關(guān)重要，尤其是對(duì)一些保密級(jí)別要求較高的檔案文件更加需要對(duì)其進(jìn)行高密級(jí)管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式是使用紙質(zhì)加目錄的管理方式，在空間資源占用和庫(kù)存管理成本方面較高，檔案的管理容易受到損壞，例如紙張的變色和變脆，因此采用紙質(zhì)加目錄的管理方式，并無(wú)法從根本上解決檔案原件的損壞問(wèn)題。采用數(shù)字化檔案管理方式，可以通過(guò)控制訪問(wèn)權(quán)限的方法實(shí)現(xiàn)檔案的在線預(yù)覽，降低了由于檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案迅速老化的問(wèn)題，同時(shí)規(guī)避了在此過(guò)程中檔案的遺失問(wèn)題，進(jìn)而提升了檔案管理的安全度。另外，采用數(shù)字化檔案管理方式，檔案以數(shù)字化文檔的形式存儲(chǔ)在服務(wù)器硬盤(pán)中，可存儲(chǔ)檔案的數(shù)量不再受地理區(qū)域位置和庫(kù)位的影響，檔案的可存儲(chǔ)數(shù)量大幅增加。

2.2.3 提升企事業(yè)單位的形象

數(shù)字化已經(jīng)成為企事業(yè)單位人員進(jìn)步的最有效途徑，在未來(lái)的業(yè)務(wù)管理過(guò)程中，誰(shuí)先掌握最先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，誰(shuí)先將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在日常的業(yè)務(wù)管理過(guò)程中，誰(shuí)將占有管理優(yōu)勢(shì)，并且率先享受數(shù)字化技術(shù)帶給人們的成果和利益。掌握信息化和數(shù)字化的管理人員必將在眾多管理人員中脫穎而出。通過(guò)大多數(shù)管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)，能夠從整體上提升企事業(yè)單位人員的整體數(shù)字化水平。利用數(shù)字化，也從另一方面提升了企事業(yè)單位的整體形象。檔案的數(shù)字化管理，不僅可以貫徹國(guó)家對(duì)于檔案管理科學(xué)化的管理要求，也是促進(jìn)檔案管理信息化的一項(xiàng)重要舉措，不但是實(shí)際需要也是一項(xiàng)工作亮點(diǎn)。數(shù)字化檔案館推行以后，提高了檔案文件的查詢(xún)效率，在便民利民方面起到了很好的推動(dòng)作用，大幅提升了企事業(yè)單位在人民群眾中的形象。

3 數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)模型

建立任何管理系統(tǒng)其本質(zhì)上是要梳理業(yè)務(wù)邏輯，進(jìn)而形成業(yè)務(wù)模型。關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程涉及提卷、查卷、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)校對(duì)、文件掃描、圖像處理、文件質(zhì)檢、裝訂、還卷等。涉及的表單有提卷單、流程單、檔案目錄、還卷單等。業(yè)務(wù)模型見(jiàn)圖1。

圖1 數(shù)字化制作業(yè)務(wù)模型

3.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

一般而言，檔案管理系統(tǒng)的主要架構(gòu)可以分為3個(gè)層級(jí)，分別為客戶(hù)價(jià)值層、服務(wù)體系層、專(zhuān)業(yè)體系層。其中核心功能在服務(wù)體系層，本層包含5個(gè)主要模塊，主要是服務(wù)行業(yè)模塊、檔案類(lèi)型模塊、數(shù)字化加工服務(wù)模塊、整理服務(wù)模塊、協(xié)建流水線模塊。專(zhuān)業(yè)體系模塊是數(shù)字化檔案館運(yùn)營(yíng)的核心基礎(chǔ)，分為專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)、專(zhuān)業(yè)設(shè)備、專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)管理和專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)5個(gè)部分。客戶(hù)價(jià)值層分為原件的保護(hù)、數(shù)字化檔案、脫機(jī)光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)化利用、內(nèi)部數(shù)字化流水線。具體層級(jí)結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖2。

圖2 數(shù)字化檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

4 支持?jǐn)?shù)字化檔案管理的措施

除了建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)外，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的落地，還要有相關(guān)措施的配合，檔案管理要從規(guī)章制度、人才培養(yǎng)、信息化理念傳達(dá)、檔案數(shù)字化管理落地等方面開(kāi)展工作。

4.1 完善檔案管理的相關(guān)制度

規(guī)章制度是任何管理的前提，為推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的落地，各單位應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定出符合條件的規(guī)章管理制度，保障制度能夠可執(zhí)行，以便于規(guī)章工作人員能夠貫徹并落實(shí)。例如，首先做好紙質(zhì)檔案的分類(lèi)、編目及排序工作，為后續(xù)的查找奠定基礎(chǔ)。然后，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)完成開(kāi)發(fā)后，需要借助數(shù)字化手段，對(duì)目錄及檔案內(nèi)容進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的存儲(chǔ)和管理，將檔案信息錄入系統(tǒng)。同時(shí)，對(duì)于檔案的管理應(yīng)該根據(jù)保存年限的要求進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，對(duì)于已經(jīng)超出保存年限的檔案，進(jìn)行集中銷(xiāo)毀。

4.2 檔案管理人才培養(yǎng)

對(duì)于人才的培養(yǎng)，主要是從主觀能動(dòng)性和自身技能方面出發(fā)。為了順應(yīng)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的快速落地，應(yīng)該充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，做好檔案管理人員的培養(yǎng)工作。應(yīng)該定期進(jìn)行檔案數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)，提升全員的整體水平，使檔案管理人員在日常工作過(guò)程中積極利用數(shù)字化的理念進(jìn)行工作，提高工作效率。

4.3 擺正理念并引入新型信息技術(shù)

采用數(shù)字化技術(shù)搭建檔案管理系統(tǒng)以后，應(yīng)該做好檔案的管理和收集工作，做好目錄的檢索和目錄編制工作，體現(xiàn)檔案管理帶來(lái)的收益。還需要不斷引入新技術(shù)來(lái)充實(shí)檔案管理，采用云計(jì)算技術(shù)，依據(jù)用戶(hù)的指令，檢索出各類(lèi)信息資料，以滿(mǎn)足檔案管理的需求。同時(shí)，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)虛擬化的特點(diǎn)，建立云計(jì)算平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新。還需要采用專(zhuān)業(yè)的采集設(shè)備，如OCR等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔電子化，降低檔案收集過(guò)程中的人力物力損耗。

另外，采用數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理，對(duì)傳統(tǒng)的管理方式是一種沖擊。檔案管理的老員工對(duì)信息化技術(shù)存在抵觸情緒，因此應(yīng)該通過(guò)日常培訓(xùn)等方式，提升工作人員對(duì)數(shù)字化理念的理解程度，確保檔案管理工作能夠和數(shù)字化進(jìn)行深度融合。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)深入到日常管理的各個(gè)領(lǐng)域，利用數(shù)字化解決人們?nèi)粘９芾磉^(guò)程中的痛點(diǎn)問(wèn)題，已經(jīng)成為當(dāng)今世界發(fā)展的主要措施之一。人們已經(jīng)離不開(kāi)數(shù)字化，數(shù)字化也需要人們對(duì)其大力推廣，檔案數(shù)字化也不例外。檔案管理是各企事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，在日常管理工作過(guò)程中需要對(duì)檔案的管理高度重視。現(xiàn)如今傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)無(wú)法適用于大批量、多品種的檔案管理模式，借助數(shù)字化手段，提升檔案管理的水平，是檔案管理的大趨勢(shì)，只有順應(yīng)趨勢(shì)的要求，采用更加有針對(duì)性的數(shù)字化管理方法，才可以提升檔案管理的整體數(shù)字化水平，從而推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。但是，對(duì)于檔案的數(shù)字化管理不能僅僅拘泥于將檔案進(jìn)行數(shù)字化存檔，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查閱和共享。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展盡頭絕不是簡(jiǎn)單的搜索和查詢(xún)，在未來(lái)研究如何通過(guò)數(shù)字化和智能化技術(shù)，提升檔案管理的效率，提升對(duì)于檔案管理過(guò)程中的業(yè)務(wù)事件的預(yù)警和預(yù)測(cè)是主要趨勢(shì)和方向。