于勇

（乳山市城市管理綜合服務(wù)中心，山東威海264500）

0 引言

項(xiàng)目檔案一般是項(xiàng)目立項(xiàng)審批到竣工驗(yàn)收過程形成的，針對(duì)建設(shè)完成之后的工程管理及維護(hù)等工作，存在一定的查考價(jià)值，是多種載體形式的文件資料。對(duì)于各個(gè)階段產(chǎn)生的文件資料，當(dāng)歸檔之后就會(huì)變?yōu)楣こ添?xiàng)目檔案。優(yōu)質(zhì)的檔案可以促進(jìn)工程的管理及維護(hù)等，為其提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考，從而提升項(xiàng)目的附加值。

1 檔案管理工作遇到的問題

1.1 管理人員缺乏重視

就施工企業(yè)來說，通常都具有點(diǎn)多、面廣、線長的特點(diǎn)，且工程建設(shè)者還有很強(qiáng)的流動(dòng)性?，F(xiàn)階段，工程項(xiàng)目大部分都是通過勞務(wù)分包及專業(yè)分包的形式，對(duì)于管理者的配置數(shù)量比較少，當(dāng)工程項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)時(shí)，往往因?yàn)楣て谳^短，且任務(wù)比較多，所以項(xiàng)目管理人員一般會(huì)在工程進(jìn)度及效益上投入很多精力，從而對(duì)工程建設(shè)過程中形成的檔案資料不夠重視，在日常工作中，也沒有對(duì)文件材料的分類及整理等加以重視，未安排相應(yīng)的管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案管理相對(duì)混亂，從而致使材料出現(xiàn)遺失及失真的問題，這將不利于工程后期的審計(jì)及驗(yàn)收等工作，會(huì)造成諸多不利影響，且在一定程度上提高管理成本[1]。

1.2 缺少科學(xué)的規(guī)劃，管理質(zhì)量較低

針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目而言，其施工工期有的達(dá)到數(shù)年，還有的是數(shù)十年，一些項(xiàng)目的管理人員在最開始進(jìn)行工程建設(shè)時(shí)，缺少對(duì)檔案管理的科學(xué)規(guī)劃，沒有做到統(tǒng)籌兼顧，基于工程的深入發(fā)展，極易被多種不確定的因素影響，如環(huán)境及人員變化等，導(dǎo)致工程開展建設(shè)時(shí)沒能有效保存相應(yīng)的材料，也未對(duì)檔案材料進(jìn)行定期的整理及歸檔，當(dāng)項(xiàng)目要建設(shè)完成時(shí)才想要臨時(shí)進(jìn)行整理，這不但會(huì)提高整編難度，還無法有效確保檔案資料的精確性及可靠性。

1.3 不具備獨(dú)立性，缺少專業(yè)檔案管理者

在施工企業(yè)檔案中，涉及的檔案類型是多種多樣的，如綜合類管理文件、變更類文件、技術(shù)交底類文件及驗(yàn)收類文件等。圖1為案卷，它們通常都分散在各個(gè)部門中，由其單獨(dú)進(jìn)行保管，因此這些材料根本無法在第一時(shí)間進(jìn)行整理及歸納，這使得材料查閱及運(yùn)用都比較困難。從現(xiàn)階段的施工企業(yè)來看，缺少專業(yè)的檔案管理者，在開展檔案管理工作時(shí)，一般都是讓別的部門人員兼職完成，所以檔案管理幾乎都是敷衍了事[2]。在項(xiàng)目后期階段，對(duì)檔案進(jìn)行整編的工作人員，通常都是臨時(shí)安排的，并未開展過相關(guān)的系統(tǒng)性培訓(xùn)，因而他們不具備檔案專業(yè)知識(shí)，也不了解檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)，無法有效完成檔案收集、整理及歸納等工作。就建設(shè)單位來說，其專業(yè)檔案管理者由于缺少施工管理方面的認(rèn)識(shí)，也無法對(duì)施工企業(yè)的檔案整編提供引導(dǎo)。在施工企業(yè)內(nèi)部，雖然已經(jīng)設(shè)置了專職檔案管理者，但是數(shù)量卻相對(duì)較少，很難同時(shí)勝任多個(gè)項(xiàng)目的管理工作。

圖1 案卷

針對(duì)項(xiàng)目部施工管理者而言，由于其工作范圍比較小，實(shí)際的工作又比較多且復(fù)雜，對(duì)于那些已經(jīng)初步掌握的人員，在別的項(xiàng)目中可能會(huì)勝任別的工作。具備一定檔案管理以及施工管理經(jīng)驗(yàn)的人員，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)及個(gè)人規(guī)劃等一系列原因，通常都不愿意長時(shí)間負(fù)責(zé)檔案管理工作。就檔案收集過程來看，是比較混亂的，且相關(guān)人員也缺少參與意識(shí)。一些一線施工項(xiàng)目部，往往對(duì)經(jīng)濟(jì)效益及施工進(jìn)度比較關(guān)注，而對(duì)材料的收集及管理不夠重視，因此檔案的整理及歸檔，很難同工程進(jìn)度保持一致。這導(dǎo)致檔案資料的收集等工作不及時(shí)，且也不夠規(guī)范，等到開展檔案驗(yàn)收工作時(shí)，才會(huì)找出其中存在的問題，這樣就會(huì)重新返工，比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。與此同時(shí)，大部分工程管理者的檔案意識(shí)不足，覺得其自身職責(zé)就是做好工程建設(shè)，對(duì)于檔案工作來說，在后期會(huì)有專門人員完成，同自身沒有直接的關(guān)系，從而導(dǎo)致各個(gè)部門之間缺少協(xié)作，造成材料及信息丟失等現(xiàn)象。

2 改進(jìn)建議探討

2.1 改變思想意識(shí)，明確科學(xué)管理理念

對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目來說，衡量其質(zhì)量的關(guān)鍵指標(biāo)就包括工程檔案，它也能充分體現(xiàn)施工企業(yè)的管理水平及工程施工質(zhì)量[3]。對(duì)此，要求施工企業(yè)應(yīng)改變思想意識(shí)，由原本的重工程輕材料收集等的思想，轉(zhuǎn)變成重視檔案管理工作。在項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)階段，構(gòu)建檔案管理部門，并為其分配具備施工及檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專職人員，還要求他們具備較強(qiáng)的責(zé)任心，從而更好地完成項(xiàng)目資料的收集、整理及保管等工作，全面落實(shí)“三同步”，即要做到同步收集、整理及歸檔。要求項(xiàng)目管理人員應(yīng)形成檔案管理意識(shí)，具備科學(xué)的管理理念，設(shè)置檔案資料收集及整理等相關(guān)的機(jī)制。

2.2 科學(xué)控制費(fèi)用，安排專業(yè)人員，增加管理效率

在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行策劃的過程中，應(yīng)構(gòu)建檔案管理部門，科學(xué)配置人員數(shù)量，有效控制檔案管理資金。針對(duì)配置的檔案管理者來說，需具備相關(guān)的工程實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，且對(duì)于檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)應(yīng)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，掌握檔案資料收集及管理的內(nèi)容。只有配置專業(yè)的工作人員，在開展收集工作時(shí)，才能更好地鑒別材料，判斷材料具備的價(jià)值，知道哪些數(shù)據(jù)是有效的，并在第一時(shí)間對(duì)材料開展分類及整理工作，為后期的檔案資料查詢提供便利。在項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)的最初階段，應(yīng)根據(jù)策劃標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建相應(yīng)的管理部門，并配置相關(guān)的工作設(shè)施，如檔案柜（見圖2）等，以確保檔案設(shè)施全面，實(shí)際進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，應(yīng)根據(jù)投入的資金對(duì)檔案及相關(guān)的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，若條件允許，應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)開發(fā)及購買管理軟件等方式，達(dá)到資源的集約化及存儲(chǔ)數(shù)字化發(fā)展，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)化及共享化，幫助檔案管理工作提供物質(zhì)保障。

圖2 檔案柜

2.3 促進(jìn)各部門的交流及協(xié)作

對(duì)于施工企業(yè)來說，在開展檔案管理工作的過程中有一定的被動(dòng)性。因?yàn)榻ㄔO(shè)單位屬于項(xiàng)目的帶領(lǐng)者，建設(shè)單位開展檔案管理工作，往往會(huì)對(duì)施工企業(yè)的檔案管理造成較大的影響。這就需要項(xiàng)目部利用書面報(bào)告等方式，確保第一時(shí)間與建設(shè)單位進(jìn)行對(duì)接，或是讓其同檔案接收單位進(jìn)行對(duì)接。將被動(dòng)方式轉(zhuǎn)變成主動(dòng)方式，加強(qiáng)各部門之間的交流及協(xié)作，掌握相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，盡早進(jìn)行檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，為其提供可靠的保障。

2.4 完善管理機(jī)制，增強(qiáng)參與意識(shí)

構(gòu)建并完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化各部門之間的配合，進(jìn)一步完善資源建設(shè)，提高工作效率，防止由于人員及環(huán)境等因素的變化，對(duì)檔案工作造成影響。將檔案管理工作貫徹到各個(gè)崗位工作中。全面落實(shí)崗位職責(zé)，將管理責(zé)任分配給個(gè)人。設(shè)置問責(zé)機(jī)制，做到獎(jiǎng)罰分明，運(yùn)用針對(duì)性措施來提高有關(guān)人員的積極性，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，確保檔案管理者可以認(rèn)真完成工作，降低失誤現(xiàn)象，保證檔案資料完整性。就檔案管理工作來說，它包含多方面的內(nèi)容，且還落實(shí)在工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，有效的項(xiàng)目檔案管理應(yīng)形成全員檔案理念，按照工程建設(shè)及檔案形成的規(guī)律開展統(tǒng)籌規(guī)劃，做到早收集早歸檔。檔案管理需要具備較強(qiáng)的專業(yè)性，因此檔案管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)，加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，可邀請(qǐng)專業(yè)單位授課，延伸知識(shí)面，進(jìn)一步增強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)?；诰C合業(yè)務(wù)素質(zhì)的持續(xù)增強(qiáng)，還應(yīng)培育檔案管理者的責(zé)任心及業(yè)務(wù)能力，從而更好地滿足新時(shí)代背景下檔案管理工作的要求[4]。就施工企業(yè)而言，其專職檔案管理者應(yīng)進(jìn)入一線辦公。如果條件允許，可在企業(yè)總部統(tǒng)一進(jìn)行辦班培訓(xùn)，其培訓(xùn)對(duì)象包括項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)工作者及檔案管理者等相關(guān)人員。對(duì)其開展法律法規(guī)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)；針對(duì)實(shí)際項(xiàng)目的收集及立卷等工作進(jìn)行指導(dǎo)，讓一線人員快速了解相關(guān)的操作方法，掌握施工中產(chǎn)生的各類文件材料，學(xué)會(huì)判斷材料的保存價(jià)值及歸檔范圍等。利用定期及不定期回頭看的方式，全面提高檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)論

綜上所述，就施工企業(yè)而言，檔案是其項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)工程建設(shè)的過程進(jìn)行記錄，充分反映出企業(yè)的技術(shù)實(shí)力以及核心競(jìng)爭(zhēng)力。它不但是工程的歷史記錄，還能為同類工程建設(shè)提供一定的借鑒，能夠反復(fù)應(yīng)用，全面體現(xiàn)檔案的價(jià)值，是積累經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)的重要途徑。對(duì)此，施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作，構(gòu)建并完善相關(guān)的管理體系，強(qiáng)調(diào)檔案人才培育機(jī)制的構(gòu)建，進(jìn)一步增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)，持續(xù)優(yōu)化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)增強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量，從而促進(jìn)施工企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。