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        大數(shù)據(jù)時代電子檔案收集歸檔研究

        2021-09-07 02:48:34
        卷宗 2021年25期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息工作

        姚 艷

        (湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局407隊(duì),湖南 懷化 418000)

        檔案管理工作并不僅僅是指簡單的數(shù)據(jù)收集和匯總,它與企業(yè)中的每一個員工和工作的每一環(huán)都緊緊相扣,對一個企業(yè)的發(fā)展來說非常的關(guān)鍵。然而在數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,當(dāng)前的檔案管理工作中仍然存在著一定的問題,有待進(jìn)一步解決,因此,為了更深層次地推動企業(yè)的長效性發(fā)展,相關(guān)的檔案管理工作人員必須把握住時代背景下的發(fā)展機(jī)遇,結(jié)合新技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和突破,從而更好地保存和利用檔案信息,創(chuàng)造出更高的價值。

        1 數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的影響

        隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了一定的變化,它不僅讓檔案管理工作迎來了新的契機(jī),也同時帶來了一定困難和挑戰(zhàn)。從數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理的機(jī)遇性的角度出發(fā),一方面,由于信息和數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性,傳統(tǒng)的檔案處理工作需要耗費(fèi)大量的人力和資源,而這些浪費(fèi)勢必會對企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響,應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù),不僅能夠進(jìn)一步提升信息處理的先進(jìn)性,還能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員的勞動力的解放,從而提升檔案管理工作的實(shí)際效率。另一方面,隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展,企業(yè)中的工作信息和人員檔案的數(shù)據(jù)存儲越來越多,傳統(tǒng)的人力管理根本不能夠適應(yīng)海量的信息容量,并且,企業(yè)發(fā)展的結(jié)構(gòu)越來越完善,不同的檔案和資料的加密層數(shù)、保存期限都有不一樣的標(biāo)準(zhǔn),因而必須應(yīng)用數(shù)據(jù)化處理才能夠進(jìn)一步為提升數(shù)據(jù)處理的精確性提供保證[1]。而從數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)來看。一方面,就是相關(guān)的基礎(chǔ)性建設(shè)。不論從技術(shù)設(shè)備的革新還是人才資源的引進(jìn)層面出發(fā),相關(guān)單位都需要進(jìn)一步加強(qiáng)創(chuàng)新性工作的考慮,從而進(jìn)一步為提升檔案管理的精準(zhǔn)性提供支撐;另一方面,數(shù)據(jù)技術(shù)具有互通互聯(lián)的特點(diǎn),雖然這給檔案處理帶來了一定的積極影響,但是它也有可能會導(dǎo)致信息和數(shù)據(jù)的泄漏,進(jìn)一步給企業(yè)和個人帶來不可磨滅的危害。同時,當(dāng)前系統(tǒng)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等信息攻擊性行為屢見不鮮,這些不同層面的安全性因素造成了數(shù)據(jù)和檔案存儲的危險。

        2 當(dāng)前電子檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

        隨著對數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)理解的進(jìn)一步深入,當(dāng)前的檔案數(shù)據(jù)管理工作也有了一定的創(chuàng)新,但是依然存在著一定的問題和不足需要得到進(jìn)一步重視。首先,對當(dāng)前的發(fā)展情況來說,電子化的檔案管理已經(jīng)成為一種必然的趨勢,而企業(yè)也必須應(yīng)該提高重視,采取相對應(yīng)的應(yīng)對措施和方案,但是實(shí)際的工作中,很多企業(yè)并沒有關(guān)注到數(shù)據(jù)技術(shù)處理對檔案管理工作的重要意義,并沒有制定出相對應(yīng)的工作方案,也沒有進(jìn)一步完善工作體系,而依然采用相對來講效率更為低下的傳統(tǒng)工作模式,導(dǎo)致實(shí)際的工作效率并沒有實(shí)現(xiàn)明顯的提升。其次,很多企業(yè)雖然已經(jīng)關(guān)注到了數(shù)據(jù)管理的重要價值,但是實(shí)際設(shè)備技術(shù)和人員引進(jìn)上還存在著一定的問題,一方面,海量的檔案處理的精密性無從保證;另一方面,非專業(yè)性人員的操作和處理也不能夠充分發(fā)揮出數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。最后,當(dāng)前的檔案收集和歸檔工作暴露出了很多的風(fēng)險性因素,很多企業(yè)的檔案工作人員的安全性意識有待進(jìn)一步地提升[2]。一方面,企業(yè)相關(guān)的工作規(guī)章并沒有合理完善,檔案管理實(shí)際的制度缺乏科學(xué)性和機(jī)密性,容易造成一定程度的信息泄露風(fēng)險;另一方面,相關(guān)的技術(shù)處理未健全,很多企業(yè)還不懂得應(yīng)用系統(tǒng)加密、防火墻等信息保護(hù)措施完善檔案管理的安全性。對當(dāng)前電子檔案管理工作中暴露出的不足和問題,相關(guān)單位必須要提高關(guān)注,進(jìn)一步滿足企業(yè)發(fā)展對檔案和信息處理的需求。

        3 大數(shù)據(jù)時代檔案收集歸檔的創(chuàng)新路徑

        3.1 加強(qiáng)設(shè)備技術(shù)的投入

        對數(shù)據(jù)時代的信息處理來說,設(shè)備和技術(shù)是最基礎(chǔ)性的支撐,如果實(shí)際的檔案處理工作中不能夠充分應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,那么工作效率和效果很難實(shí)現(xiàn)綜合性的提升。首先,企業(yè)單位的高層和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對數(shù)據(jù)處理技術(shù)的認(rèn)識,從而進(jìn)一步提升資金投入的占比,為檔案的處理工作提供更加先進(jìn)和科學(xué)的技術(shù)支持。其次,相關(guān)單位應(yīng)該進(jìn)一步對數(shù)據(jù)處理技術(shù)進(jìn)行綜合性的對比和分析,從而選定出更為貼合自身實(shí)際工作環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容的方案。對信息的收集和歸檔工作來講,不同的工作環(huán)節(jié)中需要應(yīng)用差異性的技術(shù)處理,一是針對檔案歸檔的工作環(huán)節(jié)而言,一方面可以應(yīng)用實(shí)時歸檔的技術(shù),聯(lián)通好各個環(huán)節(jié)中的文件傳輸和管理端口,從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)及時的數(shù)據(jù)和信息處理,隨時隨地進(jìn)行歸檔。另一方面是集中式的定時歸檔,這種方式是利用數(shù)據(jù)平臺信息處理海量性的特點(diǎn),在歸檔環(huán)節(jié)先將數(shù)據(jù)儲存在終端系統(tǒng)中,然后根據(jù)實(shí)際的時間設(shè)定在后臺完成不同層次和類別的檔案的劃分。二是對信息存儲環(huán)節(jié)而言,傳統(tǒng)的檔案處理工作中,很多紙質(zhì)檔案在存儲環(huán)節(jié)中帶有一定的唯一性,如果保護(hù)不佳很容易造成數(shù)據(jù)的缺失,同時,這樣的方式也不利于后續(xù)資料的查詢和使用,而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下,電子備份技術(shù)給了這種情況新的突破,利用文件備份技術(shù),上傳至云端的檔案信息可以在第一時間形成后臺的備份文件,并且備份文件同樣具備一定的可讀性和完整性,這樣能夠完全擺脫傳統(tǒng)管理模式中檔案的唯一性和信息調(diào)取的不便性。最后,企業(yè)也應(yīng)該建立并完善內(nèi)部的檔案管理平臺,實(shí)現(xiàn)電子檔案的一站式處理和統(tǒng)一化管理,并為內(nèi)部的工作人員提供數(shù)據(jù)信息查詢端口,從而保證在工作過程中,工作人員能夠通過實(shí)時的數(shù)據(jù)查詢匹配到自身需要的信息。

        3.2 優(yōu)化工作隊(duì)伍的素質(zhì)

        為了進(jìn)一步發(fā)揮出電子檔案管理工作的實(shí)效性,企業(yè)單位必須要關(guān)注到工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升,從而提高檔案和管理工作的專業(yè)性。首先,要幫助員工轉(zhuǎn)變實(shí)際的工作思想,應(yīng)該重視到的數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的優(yōu)勢和必要性,保證他們能夠在實(shí)際的工作中對數(shù)據(jù)技術(shù)和管理平臺進(jìn)行充分的應(yīng)用。其次,為了提升員工對數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理的了解,相關(guān)單位可以組織員工定期參加相關(guān)的工作會和研討會,深入了解不同技術(shù)在實(shí)際工作中的應(yīng)用。同時,也可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和社交媒體,對員工的實(shí)際媒介接觸習(xí)慣進(jìn)行調(diào)研和分析,通過線上學(xué)習(xí)的方式增強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)興趣,幫助他們提高綜合性的意識。最后,要注意相關(guān)技術(shù)人才的引進(jìn),這樣能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的專業(yè)性,從而進(jìn)行更標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理。因此,相關(guān)單位可以和高校建立聯(lián)系,在引進(jìn)專業(yè)人才充實(shí)工作隊(duì)伍的同時,為優(yōu)秀的檔案管理人才提供適宜的工作崗位,實(shí)現(xiàn)雙贏。

        3.3 促進(jìn)操作流程規(guī)范化

        為了進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率,應(yīng)該促進(jìn)操作流程的規(guī)范化,首先,應(yīng)該關(guān)注到公司內(nèi)部的管理體系,進(jìn)一步結(jié)合企業(yè)的工作實(shí)際,制定出更貼合于本企業(yè)的管理操作流程。為了避免出現(xiàn)不同部門的工作各自為伍的情況,應(yīng)該注意促進(jìn)不同部門和環(huán)節(jié)之間的交流,從而建立更為合理的檔案歸檔機(jī)制。其次,應(yīng)該注意到前端控制工作的重要性,從而更有針對性地對信息和檔案的生命周期形成全面的處理和規(guī)劃。最后,應(yīng)該注意應(yīng)用全程管理的策略目標(biāo),一方面,要注意在信息采集的過程中使用相應(yīng)的劃分和排序方式針對不同特點(diǎn)的檔案進(jìn)行分類;另一方面,也要注意在文件歸檔工作結(jié)束后對文件進(jìn)行完善的處理,進(jìn)一步保證智能化、信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用[3]。

        3.4 提升管理平臺安全性

        針對技術(shù)操作和平臺管理中存在的安全隱患,企業(yè)單位要及時提高關(guān)注,應(yīng)用不同的管理方法進(jìn)一步提升整體的安全系數(shù),為檔案和信息安全提供保障。在當(dāng)前的檔案管理工作環(huán)節(jié)中,系統(tǒng)安全受到很多層面的影響,一方面,病毒木馬和非法的侵入有可能會造成數(shù)據(jù)的丟失,而另一方面,由于操作不規(guī)范而導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤的情況也時有發(fā)生。首先,要加強(qiáng)人員層面的管理,一方面要注意對檔案管理員工進(jìn)行安全教育,提高他們的信息安全意識,需要讓其針對不同層面的信息安全隱患進(jìn)行精準(zhǔn)地識別,并能夠采取相對應(yīng)的應(yīng)對方式。另一方面,也需要進(jìn)一步規(guī)范他們的平臺操作行為,從而提升數(shù)據(jù)和信息處理的精準(zhǔn)度。其次,要注意應(yīng)用不同的技術(shù)軟件完善檔案管理平臺的防范系統(tǒng),例如信息加密、殺毒軟件、電子防火墻等,這樣不僅能夠防止異常侵入的風(fēng)險,也能夠進(jìn)一步排除失誤操作帶來的危害。防火墻的具體的系統(tǒng)設(shè)計如表1所示。

        表1 電子檔案防火墻系統(tǒng)構(gòu)成

        最后,為了提升數(shù)據(jù)的可再生性,從而保證在信息事故發(fā)生后能夠正常進(jìn)行信息的應(yīng)用,在日常工作中,相關(guān)人員要注意數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時的備份,并合理處理存儲路徑,進(jìn)一步提高防范力度。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,大數(shù)據(jù)時代下,企業(yè)電子檔案的管理工作需要尋求新的突破,傳統(tǒng)模式下的信息收集和檔案歸檔已經(jīng)不能夠適用于當(dāng)前的檔案管理。因此,針對目前工作中出現(xiàn)的問題和不足相關(guān)企業(yè)應(yīng)該及時提高關(guān)注,進(jìn)一步加大設(shè)備技術(shù)的投入、優(yōu)化工作隊(duì)伍的素質(zhì)、促進(jìn)操作流程規(guī)范化、促進(jìn)操作流程規(guī)范化、提升管理平臺安全性,從而進(jìn)一步為企業(yè)的工作和發(fā)展提供更加全面的基礎(chǔ)性保障。

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