文/張新燕
(青島市嶗山區(qū)醫(yī)療保障局)
新世紀(jì)下,計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展成熟,并且在日常的生活生產(chǎn)中日益推廣應(yīng)用[1-2]。計(jì)算機(jī)廣泛普及,給整個(gè)社會(huì)都帶來了很大的便利。通過引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù),能夠大量規(guī)避各種問題,全面縮減工作量。
而在現(xiàn)階段的醫(yī)療保險(xiǎn)中,通過計(jì)算機(jī)技術(shù),則更是能夠明顯改善檔案管理狀況,進(jìn)而全方位加快管理速率,充分踐行科學(xué)化、現(xiàn)代化管理檔案的目標(biāo)。
近些年來,伴隨各行各業(yè)全面引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案信息管理體系也大量涌現(xiàn)。在現(xiàn)代醫(yī)療保險(xiǎn)單位,日常的檔案工作發(fā)揮著愈發(fā)凸顯的地位及功用,并且也變得更加依賴計(jì)算機(jī)技術(shù),提出了更高的檔案管理要求。在醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)蒸蒸日上的環(huán)境下,醫(yī)保領(lǐng)域的工作對(duì)象及服務(wù)內(nèi)容也越來越豐富多樣,并且形成了不計(jì)其數(shù)的文件檔案資料。
同時(shí),借閱的頻率也在不斷遞增,所以檔案業(yè)務(wù)員也面臨著更大的工作壓力。而先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)則可以用于有效緩解以上問題。這項(xiàng)技術(shù)擁有很強(qiáng)大的存儲(chǔ)體系,并且檢索起來也相當(dāng)方便,所以,便能夠減輕很多的瑣碎、繁雜工作。這么一來,計(jì)算機(jī)技術(shù)便一度成了現(xiàn)代醫(yī)保部門有效管理檔案的一種必然選擇[3-5]。這樣便能夠滿足范圍更廣、容量更大的參保需求和更快捷的工作效率。通過引進(jìn)電子檔案,除了能夠從某種程度上大幅節(jié)省檔案管理所需經(jīng)費(fèi)外,還能夠幫助工作人員全面梳理檔案管理流程(見圖1),從而極大地優(yōu)化改善了整個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,可以促進(jìn)檔案更便捷地完善日常工作的步驟及內(nèi)容。最后,檔案人員還會(huì)省出充裕的時(shí)間,來深入思考增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的新方法,并摸索電子文檔管理的新規(guī)范等。
圖1 計(jì)算機(jī)管理檔案流程圖
通過計(jì)算機(jī)來管理檔案,借閱者僅需從計(jì)算機(jī)上輸入必要詞匯,便能找到資料。從計(jì)算機(jī)上,借閱者便能直觀、全面地了解所需資料信息。若超出借閱時(shí)間,則可通過檔案管理員直接在計(jì)算機(jī)上輸入信息,便能打印催還單,既節(jié)約了時(shí)間,又加快了工作進(jìn)程。
通過電腦管理檔案,檔案管理員不僅能檢索詞匯、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),而且還能對(duì)檔案卷宗實(shí)施分類、編制、添目錄、打印等工作。由于檔案管理具有較大工作量,所以通過計(jì)算機(jī)來有效管理檔案,則可大幅減輕工作強(qiáng)度,加快工作效率提升。
通過計(jì)算機(jī)檢索體系,可以更準(zhǔn)確、高效地展開多樣化檢索。在具體檢索文件時(shí),只需管理檔案員從計(jì)算機(jī)上檢索一定的詞匯,便能迅速找到想要的文件。其中所需時(shí)間很短暫,并且還很便捷。
通過計(jì)算機(jī)來管理檔案時(shí),針對(duì)資料查找,能直接從電腦上查找、翻閱。除了縮短查找時(shí)間外,還避免翻閱資料而帶來的磨損。在原保存件檔案中,通過減少翻閱,便可以減少磨損,更好地保護(hù)檔案。
以往在傳遞信息時(shí),均通過郵政傳送,所以,傳送時(shí)間較長,還會(huì)耽擱處理文件的時(shí)間。但通過計(jì)算機(jī)管理,則能實(shí)時(shí)傳遞各種資料。從網(wǎng)絡(luò)上便可以傳送完信息,極大地提高了傳送速度,令工作更加有效率。例如,在表1中便顯示出了,基于計(jì)算機(jī)管理檔案帶來的快捷效果。
表1 比較應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)前后的醫(yī)保查詢業(yè)務(wù)辦理
通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來全面管理醫(yī)保檔案時(shí),應(yīng)高度重視信息安全問題。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)相對(duì)隱蔽,通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案時(shí),在互聯(lián)網(wǎng)下的管理系統(tǒng),極有可能會(huì)遭受安全威脅。所以,通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來有效管理醫(yī)保檔案時(shí),便應(yīng)做好對(duì)信息安全性的管理,以充分規(guī)避醫(yī)保檔案出現(xiàn)泄露的情況。這樣便需要醫(yī)保檔案管理者擁有足夠強(qiáng)的安全保密意識(shí),然后在工作中認(rèn)真規(guī)范操作,并防止泄露信息情況出現(xiàn)。同時(shí),針對(duì)信息系統(tǒng),還應(yīng)做好安全防護(hù),來充分保障檔案信息處于安全狀態(tài),所以醫(yī)保檔案管理者便應(yīng)定期維護(hù)好系統(tǒng)。此外,醫(yī)保檔案管理者還應(yīng)備份重要信息,以防種種突發(fā)狀況而丟失檔案信息?;谝陨戏绞?,便可保障醫(yī)保檔案切實(shí)完整,并保護(hù)好有關(guān)人員的切身利益。
針對(duì)醫(yī)保檔案實(shí)施的信息化建設(shè)既屬于電子化管理實(shí)施的前提條件,又屬于發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)作用來管理醫(yī)保檔案的主要基礎(chǔ)。這里說的信息化建設(shè),主要就是結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案信息。先直接轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案為電子檔案,并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來存儲(chǔ),再保留紙質(zhì)原始檔案。在檢索、查閱中,僅提供對(duì)應(yīng)的電子檔案,以精簡業(yè)務(wù)流程,加快信息檢索、使用速率。同時(shí),通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來具體管理醫(yī)保檔案時(shí),憑借互聯(lián)網(wǎng)來建立起信息查閱與投入使用間的橋梁,便可在要用信息時(shí),從互聯(lián)網(wǎng)上找到所需信息。同時(shí),還應(yīng)創(chuàng)建完善的檔案管理體系,按個(gè)人信息做好分類整理,以便快捷查閱各類信息。
通過創(chuàng)建起完善的管理體系后,方才能保障對(duì)醫(yī)保檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理,并充分展現(xiàn)檔案管理領(lǐng)域計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要應(yīng)用價(jià)值。所以,各級(jí)醫(yī)院在這個(gè)過程中便應(yīng)撥發(fā)專項(xiàng)資金,來搭建整個(gè)系統(tǒng)。在具體創(chuàng)建系統(tǒng)時(shí),還應(yīng)注意聘請(qǐng)專業(yè)人員,按醫(yī)院情況創(chuàng)建起信息化管理體系,并大力培訓(xùn)管理人員,以便工作人員能夠嫻熟地使用整個(gè)管理系統(tǒng)。在搭建完系統(tǒng)以后,在投入使用中,還應(yīng)及時(shí)找出問題,大量累積經(jīng)驗(yàn)。通過不斷改進(jìn)系統(tǒng),使其與醫(yī)院整體情況更相符,以便更有效地管理醫(yī)保檔案。此外,還應(yīng)及時(shí)維護(hù)好信息系統(tǒng),以便檔案管理體系得以穩(wěn)定運(yùn)作。
通過計(jì)算機(jī)來管理醫(yī)保檔案時(shí),還應(yīng)全面布設(shè)好硬件及基礎(chǔ)設(shè)施,方才可以保障檔案管理的效果。所以,醫(yī)院應(yīng)通過專項(xiàng)資金來買入必要的專業(yè)化設(shè)備,進(jìn)而布設(shè)好硬件、基礎(chǔ)設(shè)施,以提高管理醫(yī)保檔案整體的質(zhì)量及效率。然后,還應(yīng)定期維護(hù)各種硬件,注意及時(shí)淘汰落后的設(shè)備,以便硬件設(shè)施可以滿足醫(yī)保檔案管理所需,從而全面提升醫(yī)保檔案的整體管理實(shí)效。所以,醫(yī)院為了規(guī)范管理檔案,還應(yīng)注意對(duì)硬件設(shè)施全方位做好維護(hù)工作。
在管理醫(yī)保檔案具體用到計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí),是需要依賴檔案管理人才來完成的。與以往的檔案管理員相比,這些人員需要擁有更加高超的專業(yè)技術(shù)、綜合素質(zhì),以便達(dá)到醫(yī)保檔案管理方面的要求。一方面,應(yīng)全面提升檔案管理員的整體專業(yè)技能。管理醫(yī)保檔案的新型人才需要擁有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)知識(shí),并熟知管理知識(shí)。唯有不斷提高管理員的專業(yè)技能,方才能達(dá)到新時(shí)期提出的醫(yī)保檔案管理要求。另一方面,還應(yīng)增強(qiáng)檔案管理員整體的思想認(rèn)識(shí)。尤其是領(lǐng)導(dǎo)更加需要強(qiáng)化自身的科技、現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)管理等方面的意識(shí),以便充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的作用。同時(shí),還應(yīng)端正檔案管理員日常工作的態(tài)度。其實(shí)醫(yī)保檔案管理并不簡單,需要工作中的人員保持認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致。此外,還應(yīng)職業(yè)操守也足夠強(qiáng),因?yàn)闄n案資料往往關(guān)乎許多用戶的隱私,所以,工作人員便要注意端正工作態(tài)度,進(jìn)而真正勝任工作,在檔案管理行業(yè)貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。
與其他工作不同的是,管理檔案按各種情況,往往具有很多類價(jià)值。譬如,短期與長遠(yuǎn)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)與政治、顯性與隱性、歷史與現(xiàn)實(shí)等方面的價(jià)值。其中短期與長遠(yuǎn)方面的價(jià)值,要求醫(yī)保單位工作者認(rèn)清認(rèn)真對(duì)待檔案的必要性。針對(duì)短期價(jià)值類型文件,在單位可留存一定時(shí)間后便需要銷毀;而針對(duì)長期價(jià)值的檔案,則要求以更加高級(jí)、穩(wěn)妥的方法加以保護(hù)。同時(shí),針對(duì)電子檔案,還應(yīng)注意完善相關(guān)管理制度。基于制度讓電子文件從產(chǎn)生至利用中均有章有據(jù)??紤]到電子文件普遍易更改,任一環(huán)節(jié)思慮不周或模糊職責(zé),則均會(huì)弱化電子文件的唯一性、真實(shí)性。同時(shí),在醫(yī)保機(jī)構(gòu)不僅保存著文書、業(yè)務(wù)類型檔案,而且還會(huì)涉及其他類別檔案。所以,應(yīng)針對(duì)各類別檔案,完善預(yù)立卷制度以及收集、整理、使用制度等。從全過程來規(guī)范管理電子文件,確保產(chǎn)生、采集、整理、鑒定、存儲(chǔ)、檢索均科學(xué)規(guī)范。然后,讓檔案主管部一起協(xié)調(diào),并專門指派人員管理檔案,在不同部門均配備兼職人員,以有序化做好檔案工作。同時(shí),還應(yīng)嚴(yán)格控制、大力保護(hù)電子文件儲(chǔ)存載體,確保文件質(zhì)量。
綜上所述,伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的增長,醫(yī)保事業(yè)也獲得了長足的發(fā)展。其中參保用戶也日益增多,令醫(yī)保檔案管理也迎來了很嚴(yán)酷的挑戰(zhàn),所以以往的檔案管理方式現(xiàn)已無法適應(yīng)新時(shí)代下的需求,而計(jì)算機(jī)技術(shù)則呈現(xiàn)出很明顯的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。除了可以加快醫(yī)保檔案管理進(jìn)程外,還可以實(shí)現(xiàn)該領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、科學(xué)化目標(biāo),所以值得加以推廣應(yīng)用。