張娟音

摘要：人力資源統(tǒng)計(jì)工作大多可以從人力資源管理系統(tǒng)直接導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)結(jié)果，但對(duì)于跨模塊或跨系統(tǒng)或者系統(tǒng)都不具備統(tǒng)計(jì)所需信息時(shí)，如果人工來完成，不僅大量耗費(fèi)工時(shí)，且效率、質(zhì)量、效果都不敢保證。對(duì)于這類復(fù)雜統(tǒng)計(jì)可以利用Excel的強(qiáng)大功能來幫助實(shí)現(xiàn)，下面舉例說明如何利用Excel來幫助實(shí)現(xiàn)人力資源復(fù)雜又機(jī)械的統(tǒng)計(jì)要求。

關(guān)鍵詞：Excel VBA語言 統(tǒng)計(jì)

對(duì)于企業(yè)來說，人力資源管理是非常重要的工作，而在人力資源管理中，最通常的應(yīng)用是基于Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，通過excel可以方便快捷的處理數(shù)據(jù)的收集、整合、呈報(bào)和傳輸，也可以保證人力資源管理工作的備案和追溯，從而促進(jìn)人力資源管理工作的效率提升。

本文從一個(gè)較簡單的案例入手，淺淡excel如何統(tǒng)計(jì)人力資源信息。

例子：將企業(yè)人員信息按照表1的格式上報(bào)，每人一表;并將人員基本情況匯成表2及生成表3人員統(tǒng)計(jì)表，表1電子版以“姓名+身份證”命名上報(bào)，表格的格式和內(nèi)容見附錄。

一、觀察各表信息情況

表1所需的信息有：姓名、性別、身份證、職工證號(hào)、畢業(yè)學(xué)校、所學(xué)專業(yè)、職稱/技能證、發(fā)證機(jī)構(gòu)、所屬信息局、工作簡歷、照片等。

表2的信息包含了表1的信息，但非全部信息。其中身份證、畢業(yè)學(xué)校、所學(xué)專業(yè)未包含。

表3是對(duì)表2的統(tǒng)計(jì)，包含了表2部分信息。

二、分析各表信息的獲取途徑

（一）途徑一：從表1匯總成表2再生成表3 。

表1中除“所屬信息局”外的其他信息都可以從人力資源管理系統(tǒng)中獲得，而“所屬信息局”的信息無法從人力資源管理系統(tǒng)中直接獲取，需要從人員的能力裝備庫中去獲得。如果管理系統(tǒng)能夠以“姓名+身份證”為文件名生成所需表1，但對(duì)于成千上萬人的企業(yè)，就得打開成千上萬的Excel去添加“所需信息局”信息，這方法不可取。

（二）途徑二：從表2生成表1和表3

如果將表1、表2、表3放在統(tǒng)一Excel文件，先制作好表2，再生成表1和表3。必須解決的問題：一是表2只包含表1的部分信息而非全部信息，如何獲表1全部信息問題;二是表2的“所屬信息局”信息是人力資源管理系統(tǒng)不具體的信息，該信息如何獲?。咳钦掌坎迦雴栴};四是生成以“姓名+身份證”命名的文件問題。

（三）途徑二的可行性分析

問題一：表2不含表1的全部信息，但表1的大多信息是人力資源管理系統(tǒng)具備的，可以通過在表2增加輔助列，待生成表1之后再把輔助列刪除來解決。

問題二：對(duì)于表2的“所屬信息局”信息是管理系統(tǒng)沒有的，但又可以從人員能力裝備庫中取獲取，也就是解決將信息從一個(gè)Excel引入到另一個(gè)Excel中的問題，這種引用是可行。

問題三、問題四是關(guān)聯(lián)的。因?yàn)镋xcel有將各個(gè)Sheets生成獨(dú)立文件的功能，那么我們只需將表2的人員生成以“姓名+身份證”命名的sheets就有途徑生成獨(dú)立的Excel文件，而從總表生成各個(gè)Sheets且統(tǒng)一命名sheets名是有辦法的;而Excel也有批量插入各個(gè)sheets照片的功能，至此采用途徑二是可行的。

三、實(shí)現(xiàn)過程分解

（一）從人力資源管理系統(tǒng)導(dǎo)出信息項(xiàng)

從人力資源管理系統(tǒng)導(dǎo)出表2+輔助列的信息項(xiàng)，如表4，格式和內(nèi)容見附錄。

表4中（13）列至（17）列是輔助列，在生成表1后刪除形成表2。因?yàn)槲募且浴靶彰?身份證”命名，所以表4輔助列（17）是為文件命名用的。

（二）從人員能力裝備庫中提取信息局信息

人員能力裝備庫中是姓名+裝備信息，而裝備信息又與信息局對(duì)應(yīng)，則可以通過裝備信息作為引用項(xiàng)，使用Vlookup（）公式將信息局的信息引入到人員能力裝備庫，形成“姓名+裝備信息+信息局”信息，也就實(shí)現(xiàn)了人員與信息局的對(duì)應(yīng)。將信息局通過“姓名”這個(gè)引用項(xiàng)，引入到表4中，這里要注意的是同姓名的情況，Vlookup（）的引用只引用第一個(gè)出現(xiàn)的姓名的信息，若出現(xiàn)同名的情況會(huì)名引用源文件第一出現(xiàn)姓名的信息，需人工加以修正。

自此生成表1、表2、表3所需的信息都齊全，接下來四步就可以完成，第一步生成多個(gè)Sheets，第二步以“姓名+身份證”統(tǒng)一命名Sheets名，第三步插入照片，第四步生成以“姓名+身份證”命名的獨(dú)立文件。

（四）生成多個(gè)Sheets

將表1的打印格式設(shè)置好并設(shè)置好打印區(qū)域，然后在打印區(qū)域外，增加“序號(hào)”（G1單元格）和“姓名+身份證”（H1單元格）兩項(xiàng)信息，通過“序號(hào)”這個(gè)引用項(xiàng)將表4的信息引入到表1，包括“姓名+身份證”信息。這樣“序號(hào)”輸入幾，表2“序號(hào)”所對(duì)應(yīng)的信息就會(huì)引入到表1中。然后通過“移動(dòng)或者復(fù)制工作表”的功能把表1復(fù)制，將復(fù)制生成的表格的“序號(hào)”通過公式設(shè)置成前一表格的“序號(hào)”+1，這樣復(fù)制的生成的表就是序號(hào)首尾相連的表格（如20個(gè)），再將這20個(gè)首尾相連的表格選中復(fù)制，則又是另20個(gè)首尾相連的表格，將第21個(gè)表1的序號(hào)設(shè)置成第20個(gè)表1的“序號(hào)”+1，則生成了40個(gè)“序號(hào)”首尾相連的表1，這樣反復(fù)操作，將以2n的速度生成表1，就很快可以把表2的所有人員生成Sheets。

（五）統(tǒng)一命名Sheets名

使用VBA語言，對(duì)Sheets進(jìn)行統(tǒng)一命名，VBA語言（代號(hào)A）如下：

Sub 統(tǒng)一命名（）

For?Each?Sheet?In?Sheets

If?Trim（Sheet.Cells（1，?8）.Text?）<>?""

Then

Sheet.Name?=?Trim（Sheet.Cells（1，?8）.Text?）

End?If

Next

End?Sub

注意：因Sheets名不能為空，所以必須保證各表H1內(nèi)容非空。

因?yàn)镠1單元格的值是“姓名+身份證”，通過上述VBA語言的運(yùn)行，各Sheets的名就變成了“姓名+身份證”的形式。

（六）各表插入照片

插入照片的VBA語言（代號(hào)B）如圖1 。

代號(hào)B的VBA語言是指以C3的左邊和頂端為標(biāo)準(zhǔn)插入照片，照片以B3單元格命名的jpg照片。B3單元格內(nèi)容為姓名，所以照片是姓名命名的jpg照片。照片的存儲(chǔ)路徑與Excel文件所在位置一致。因表3、表4的B3單元格不一定就是姓名，所以必須有以表3、表4的B3單元格內(nèi)容命名的jpg照片，不然會(huì)顯示圖2的錯(cuò)誤。

所有照片插入后，刪除表3、表4的照片。

（七）生成以“姓名+身份證”命名的獨(dú)立文件

從上一步可以看出，各表的信息已完整齊全，具備生成以“姓名+身份證”命名的獨(dú)立文件的條件，但各表內(nèi)容是有公式引用的，需變成無公式無鏈接文本。首先，全選所有表格，按住Ctrl反選表3和表4 ;然后選擇其中一個(gè)表1，選擇整表內(nèi)容，復(fù)制，選擇性粘貼成無公式文本;第三，統(tǒng)一刪除各個(gè)表1的G1和H1的輔助列，使用VBA生成以“姓名+身份證”命名的獨(dú)立文件。

VBA語言（代號(hào)C）如下：

Private Sub 分拆工作表（）

Dim sht As Worksheet

Dim MyBook As Workbook

Set MyBook = ActiveWorkbook

For Each sht In MyBook.Sheets

sht.Copy

ActiveWorkbook.SaveAs Filename：=MyBook.Path & "＼" & sht.Name， FileFormat：=xlNormal '將工作簿另存為EXCEL默認(rèn)格式

ActiveWorkbook.Close

Next

MsgBox "文件已經(jīng)被分拆完畢！"

End Sub

最后刪除表4（13）-（17）輔助列形成表2。

（八）統(tǒng)計(jì)生成表3

用counta（）公式從表2統(tǒng)計(jì)形成表3的總?cè)藬?shù)，用countif（）公式從表2統(tǒng)計(jì)形成表3信息局?jǐn)?shù)量。

至此，統(tǒng)計(jì)任務(wù)完成。

四、本次任務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)

本此任務(wù)有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。一是把所需的信息在表4收集齊;二是把表1模板設(shè)置好，因它是N多個(gè)表的模板，事先設(shè)置好避免重復(fù)的操作動(dòng)作;三是插入照片之前做好備份工作，因插入照片之前幾乎是單個(gè)表操作，而插入照片后就是多個(gè)表操作，為保證萬無一失，插入照片前做好備份，若后面的操作中有不合心意的情況，有補(bǔ)救辦法;四是確保照片齊全?？梢酝ㄟ^工具來確認(rèn)照片是否齊全。首先，在照片所在的文件夾，新建文本文檔;其次，打開創(chuàng)建的txt文件，輸入：dir *.jpg>jpg.txt之后保存;再次，進(jìn)入文件夾選項(xiàng)選擇隱藏已知文件類型的擴(kuò)展名，去掉勾選;第四，將創(chuàng)建的txt文件后綴名修改為bat，雙擊運(yùn)行bat文件，就自動(dòng)生成文件夾及子目錄下的所有文件清單了。第五，從清單中提取姓名，用Vlookup（）公式與表4的人員姓名作匹配，就可以查出哪些人員照片缺失，補(bǔ)齊照片即可。

當(dāng)遇到復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)任務(wù)，一是先觀察、再分析、尋找最簡便可行的解決辦法，盡量把一些細(xì)節(jié)想周全，避免尾部工作的繁瑣。二是當(dāng)任務(wù)完成，對(duì)此次工作過程進(jìn)行復(fù)盤，將所用的工具方法和關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行歸納總結(jié)，匯總進(jìn)入Excel工具集，以備它用或者再次啟動(dòng)此類工作可以輕松應(yīng)對(duì)。三是實(shí)施的過程中遇到困難時(shí)，要不恥下問，百度也好，咨詢Excel專家也好，尋求解決辦法，下次就會(huì)有提高。這樣經(jīng)過幾次這種大型的統(tǒng)計(jì)，經(jīng)驗(yàn)將會(huì)大大增加，遇到更大的問題都容易解決。

結(jié)束語：Excel具備強(qiáng)大的功能，對(duì)一些復(fù)雜繁瑣機(jī)械的任務(wù)有妙招，可以適當(dāng)考慮。

參考文獻(xiàn)

【1】作者：揣素榮，《淺議統(tǒng)計(jì)在人力資源管理工作中的應(yīng)用》，2017

【2】作者：陳長偉，《Excel在人力資源管理中的應(yīng)用》，2013

【3】作者：林金燦，《Excel在統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用技巧》，2003

作者：樊娟玲，《信息系統(tǒng)在人力資源社會(huì)保障管理中的應(yīng)用》，2015

廣州市長島光電機(jī)械廠