董 敏

（濰坊職業(yè)學院，山東 濰坊261041）

0 前言

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案是檔案管理工作發(fā)展的總趨勢。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用為檔案數(shù)字化建設提供了技術(shù)支撐，檔案數(shù)字化管理能夠使檔案管理更加高效、便捷、準確；數(shù)字化的管理方式使檔案信息文件更加全面和準確，需要加強建設力度，提高檔案管理的數(shù)字化水平。

1 檔案數(shù)字化管理的作用和意義

檔案數(shù)字化管理能夠不斷提高檔案管理的信息化水平，使各部門的檔案信息得以共享，檔案信息共享能夠極大提高各部門的工作效率，使決策的制定更加科學。數(shù)字化的管理方式是目前檔案管理發(fā)展的主要方向，改變了傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。檔案數(shù)字化管理符合新時期檔案管理的要求，能夠?qū)ΨN類眾多、數(shù)量龐大的檔案文件進行規(guī)范化的管理，滿足了不同部門和人群對檔案文件的需求，使檔案文件能夠發(fā)揮更大的作用和價值。

2 檔案數(shù)字化管理面臨的困難

2．1 檔案數(shù)字化管理體系不夠完善

檔案數(shù)字化管理在建設和應用中缺少完善的管理體系，當前的檔案管理體系和管理標準都比較落后，無法為檔案的數(shù)字化建設提供幫助。制度和體系的缺失令檔案的數(shù)字化建設過程經(jīng)常出現(xiàn)問題，整體的建設進展較為緩慢。管理人員對檔案數(shù)字化管理缺少正確的認識且重視程度不夠，始終沒有對檔案數(shù)字化管理體系進行完善，也沒有針對檔案數(shù)字化管理標準及時更新。檔案數(shù)字化管理標準和制度體系中的規(guī)定得不到執(zhí)行和落實，檔案在進行數(shù)字化管理的過程中頻繁出現(xiàn)各種問題。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)能力較低

檔案數(shù)字化管理要求管理人員具備信息技術(shù)的應用能力，而目前的檔案管理隊伍普遍存在著技術(shù)水平較低的問題，檔案管理人員無法熟練使用數(shù)字化管理的系統(tǒng)軟件，檔案數(shù)字化管理工作難以正常推進。有很多企業(yè)和單位對檔案數(shù)字化管理不夠重視，很少會專門招聘檔案管理方面的專業(yè)人才，往往會安排其他人員管理，導致檔案數(shù)字化管理缺少專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員。

2.3 檔案數(shù)字化管理缺少安全保障

保證檔案的安全是檔案管理工作非常重要的問題，檔案數(shù)字化管理需要使用網(wǎng)絡系統(tǒng)對檔案信息進行統(tǒng)一管理，這種管理方式對安全性提出了較高的要求。檔案文件中有很多資料都涉及企業(yè)和單位的機密信息，也有很多保密級別非常高的文件，如果無法保證檔案存儲和管理過程的安全，檔案文件很可能會遭到竊取、篡改或毀壞，為企業(yè)、單位和國家?guī)矸浅４蟮膿p失。

3 提高檔案數(shù)字化管理水平的有效措施

3．1 建立完善的檔案數(shù)字化管理體系

首先，要對當前的管理流程進行完善和優(yōu)化，明確檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容和過程，在錄入電子檔案的時候要鑒定檔案文件的真實性、準確性和全面性，要對不同的檔案文件做好分類，對損壞或遺失的檔案進行修復，規(guī)定檔案共享的方式。應當明確檔案數(shù)字化管理的不同層次，根據(jù)檔案數(shù)字化建設的總體方向建立管理體系，并根據(jù)不同層次的管理內(nèi)容對管理體系進行完善，使檔案數(shù)字化管理體系更加科學和全面[1]。

其次，要完善當前的檔案管理標準，補充數(shù)字化管理方面的內(nèi)容，及時更新檔案數(shù)字化管理的技術(shù)、管理、評估、業(yè)務等方面的標準。在評估標準的更新中，需要根據(jù)檔案數(shù)字化管理存在的問題補充評估標準，對檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡平臺、設備條件和實際管理內(nèi)容設定標準。完善管理標準需要對傳統(tǒng)檔案管理工作的流程進行簡化，建立動態(tài)的管理標準修訂機制，對數(shù)字化管理新出現(xiàn)的問題進行研究并及時補充，解決傳統(tǒng)管理標準修訂時間較長的問題，使檔案管理標準在數(shù)字化管理中更具有實際作用。

最后，要在完善檔案數(shù)字化管理體系的同時加強法制化建設，用法律法規(guī)對檔案數(shù)字化管理工作進行規(guī)定，根據(jù)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀、問題和發(fā)展方向來修訂當前的法律法規(guī)。檔案數(shù)字化管理方面的法律法規(guī)需要明確規(guī)定檔案文件的著作權(quán)和使用權(quán)等內(nèi)容，根據(jù)具體的檔案數(shù)字化管理工作的內(nèi)容和流程修訂法律法規(guī)的相關條例，對各項管理工作進行約束和提供保護。

3.2 打造專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊伍

掌握管理知識和信息技術(shù)的人才是建立檔案數(shù)字化管理團隊的關鍵，要想打造專業(yè)化的、高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊伍，首先，要做的就是加強人才引進，為檔案管理工作引入優(yōu)秀的人才，為人才提供福利，吸引人才加入檔案數(shù)字化管理工作中，為檔案的數(shù)字化建設貢獻力量，構(gòu)建和優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。其次，高水平的檔案管理隊伍還需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓，充分利用現(xiàn)有的人員資源，通過專業(yè)培訓提高檔案管理人員的管理水平和技術(shù)水平，讓檔案管理人員熟悉數(shù)字化管理的方式，熟練使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，切實提高檔案數(shù)字化管理團隊的整體水平[2]。最后，可以根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作制定科學的績效評估方式，使檔案管理人員明確自身發(fā)展的目標和規(guī)劃，將時間和精力全部投入到檔案的數(shù)字化建設中，積極主動地推進檔案數(shù)字化建設。

3.3 加強檔案數(shù)字化管理的安全保障

網(wǎng)絡安全技術(shù)需要應用在檔案數(shù)字化管理工作的各個方面，要在采集數(shù)據(jù)的過程中保證安全性，更要在傳輸和存儲的過程中保證數(shù)字檔案信息的安全，在查詢和提取檔案的時候也要注意檔案信息的安全，確保檔案數(shù)字化管理的安全防護能夠滿足檔案的安全要求。首先，在數(shù)字檔案的安全防護中應當加強網(wǎng)絡邊界防護，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有著非常多的數(shù)據(jù)接口，這為檔案的安全帶來了較大的威脅，所以要提高網(wǎng)絡邊界防護水平，加強檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)重要設備的安全防護。其次，需要在檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)中加強安全監(jiān)測和安全風險預警，定期進行安全測試和修復安全漏洞，通過嚴格的安全防護措施降低檔案信息的安全風險。最后，要針對檔案安全構(gòu)建完整的防護系統(tǒng)和防護體系，對數(shù)字檔案信息的管理人員和其他使用人員進行分析，對不同的人員設置不同的權(quán)限，同時加入人臉識別、指紋識別或者聲音識別等防護方式，為數(shù)字檔案的安全提供保障[3]。

3.4 完善檔案數(shù)字化管理的基礎設施

檔案數(shù)字化建設對軟硬件設施有一定的要求，最主要的是要有資金的支持，企業(yè)和單位應當重視檔案數(shù)字化管理，為檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展提供充足的資金。一方面，檔案數(shù)字化管理需要專門的硬件設備，要根據(jù)數(shù)字化管理的需求引進先進的設備，對傳統(tǒng)的硬件設備進行優(yōu)化或者更換，保證硬件設備能夠滿足數(shù)字化管理的需求。另一方面，檔案數(shù)字化管理需要有完善的管理系統(tǒng)，要引入先進的技術(shù)并對管理系統(tǒng)進行設計和完善，提高檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的全面性和針對性，最重要的是要提高檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性，安全、可靠、完善的管理系統(tǒng)能夠讓檔案管理工作更加高效，切實提高檔案管理的數(shù)字化水平。

4 結(jié)論

檔案數(shù)字化建設需要有制度體系、人才隊伍和基礎設施的支持，最重要的是保證檔案數(shù)字化管理的安全。檔案文件的安全性是檔案數(shù)字化管理的關鍵，在沒有明確數(shù)字化管理的安全防護措施之前，不可以將需要保密的檔案文件錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)。為提高數(shù)字檔案的安全性和可靠性，需要建立安全的檔案管理系統(tǒng)，應用多種網(wǎng)絡安全技術(shù)對敏感的檔案信息進行保護。