【摘要】? ? 協(xié)同辦公平臺是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是提高辦公效率、加大企業(yè)管理透明度的重要工具。本文以某大型國有煤炭企業(yè)為例，詳細介紹協(xié)同辦公平臺建設(shè)及應(yīng)用，全面提升企業(yè)管理水平。

【關(guān)鍵詞】? ? 協(xié)同辦公? ? 煤炭企業(yè)? ? 信息化

引言：

某大型國有煤炭企業(yè)是省政府為確保全省能源安全組建成立的大型國有獨資企業(yè)， 是省委省政府確定的全省能源保障主平臺和重點支持加快發(fā)展的企業(yè)。集團下屬40余家單位分布于湘、黔、新三省（自治區(qū)），致力打造以能源產(chǎn)業(yè)為依托，有限多元，產(chǎn)業(yè)經(jīng)營和資本運營融合發(fā)展的大型能源投資控股集團，逐步形成了能源供給、能源裝備及節(jié)能應(yīng)用、能源建設(shè)三大主要業(yè)務(wù)方向和煤炭、新能源、LED節(jié)能、能源機械、施工建設(shè)、資產(chǎn)管理六大業(yè)務(wù)板塊。隨著互聯(lián)網(wǎng)、移動應(yīng)用、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)的不斷發(fā)展，人類社會已全面進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。[1]集團原有辦公系統(tǒng)于2009年建設(shè)使用，系統(tǒng)從技術(shù)架構(gòu)、應(yīng)用深度、應(yīng)用廣度等方面均面臨瓶頸，存在不能移動辦公等重大弊端，已無法滿足集團業(yè)務(wù)發(fā)展及管理要求，系統(tǒng)急需更新?lián)Q代，重新建設(shè)一套新的協(xié)同辦公平臺。通過平臺的實施，引進先進的管理理念、管理方法和管理手段，促進管理流程標準化、規(guī)范化，以閉環(huán)、約束的方式使全集團高時效地協(xié)同工作。[2]

一、建設(shè)內(nèi)容

按照“一平臺、一門戶、各級使用”的總體建設(shè)思路，實現(xiàn)集團及下屬單位員工和業(yè)務(wù)的協(xié)同，進一步提高辦公效率，構(gòu)建一套基于互聯(lián)網(wǎng)、電子一體化、集團全覆蓋、統(tǒng)一的現(xiàn)代化協(xié)同辦公平臺，滿足跨時間、跨地域、跨部門的集團化協(xié)同管理要求。平臺建設(shè)內(nèi)容主要包括工作協(xié)同、移動應(yīng)用、系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)遷移、權(quán)限管理等。

1.工作協(xié)同。全集團業(yè)務(wù)處理在網(wǎng)上完成，實現(xiàn)無紙化辦公，集團及下屬單位員工在統(tǒng)一桌面環(huán)境下辦公，全部信息一目了然，第一時間掌握最新動態(tài)。通過規(guī)范辦文、辦事、辦會的工作流程，將原有的“人找事”和“人找人”變革為完全基于工作流程進行的“人與人、事與人、事后歸檔、效率可控”的辦公邏輯，進一步提高工作效率、降低辦公成本。

2.移動應(yīng)用。建設(shè)全集團統(tǒng)一的移動端APP，統(tǒng)一移動應(yīng)用入口，增強移動辦公的應(yīng)用需求，把各種業(yè)務(wù)辦理、流程審批、信息展示等功能移植到手機等移動終端，實現(xiàn)隨時、隨地、隨手移動辦公。

3.系統(tǒng)集成。平臺實現(xiàn)與集團其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成，使員工能高效獲取、處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。同時其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為底層數(shù)據(jù)支撐，相關(guān)數(shù)據(jù)報表通過平臺門戶以圖形化方式展現(xiàn)。

4.數(shù)據(jù)遷移。將原辦公系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)完整、無縫地遷移到新平臺中，能夠利用新平臺訪問原辦公系統(tǒng)中所有遷移數(shù)據(jù)，包括公文、檔案、文件、流程等歷史數(shù)據(jù)。

5.權(quán)限管理。平臺使用權(quán)限實現(xiàn)精細化管理，通過用戶和用戶組的管理，定義用戶和用戶組在平臺中的權(quán)限，平臺中的每一個操作均通過權(quán)限設(shè)置來管理。采用分級權(quán)限管理、按需分配應(yīng)用方式，保證系統(tǒng)間的良性互動， 根據(jù)不同用戶的實際需求分配功能模塊與應(yīng)用權(quán)限，最大程度的避免資源的浪費與重復建設(shè)。

二、總體解決方案

1.設(shè)計理念。以人為核心、工作流為血脈，構(gòu)建協(xié)同辦公平臺，如圖1所示。平臺以人力資源和工作流程為基礎(chǔ)應(yīng)用模塊。人力資源管理主要是對組織結(jié)構(gòu)、人員、角色、權(quán)限的管理，從而作為用戶在平臺中進行信息處理和應(yīng)用的操作，以及整個業(yè)務(wù)流程定義的基礎(chǔ);工作流程管理主要根據(jù)用戶的實際情況設(shè)定各種業(yè)務(wù)流程，同時作為獨立的引擎承載信息到各個業(yè)務(wù)功能模塊，保證信息的協(xié)同和關(guān)聯(lián)性。人力資源和工作流程的高度可定義性確保了整個平臺的靈活性，充分適應(yīng)集團組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的重組。

2.采用J2EE技術(shù)架構(gòu)。為了充分滿足平臺在安全性、實用性、可移植性、易擴操作、易維護性等方面的要求，平臺采用基于Java的J2EE技術(shù)體系，構(gòu)建于B/S三層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)之上，并采用JSP、Servlet、EJB、XML等編程技術(shù)和面向?qū)ο蟪绦蛟O(shè)計方法，將復雜的業(yè)務(wù)邏輯、流程控制邏輯和數(shù)據(jù)存取邏輯通過在不同的技術(shù)層面上實現(xiàn)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯的快速部署和靈活調(diào)整，充分保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全可靠訪問。

3.基于云服務(wù)的應(yīng)用模式。平臺采用SaaS應(yīng)用支撐平臺架構(gòu)和基于SOA的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)架構(gòu)，只需考慮系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯，關(guān)注某個部分業(yè)務(wù)功能的實現(xiàn)，并將它們包裝成為合適的服務(wù)，無需考慮和其他服務(wù)之間的互操作性問題，從而減少系統(tǒng)的開發(fā)風險和成本，真正為企業(yè)提供一站式服務(wù)。[3][4]硬件網(wǎng)絡(luò)資源采用最新的云計算技術(shù)構(gòu)建，所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一集中部署，最大程度的保證資源的節(jié)約與統(tǒng)一管理，實現(xiàn)從主機、網(wǎng)絡(luò)、存儲、安全防護、系統(tǒng)軟件以及應(yīng)用軟件的全層次服務(wù)。

4.流程驅(qū)動。高效有序的流程驅(qū)動是平臺的核心理念，不僅僅是定位于單一的流程審批，更著眼于流程與流程、業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的聯(lián)動，最大程度的規(guī)范和保障各項工作的驅(qū)動式協(xié)同與執(zhí)行。實現(xiàn)流程、信息和數(shù)據(jù)的貫通和共享，通過事事有流程的流程化體系讓工作自動流轉(zhuǎn)，加快信息傳遞和交流，縮短領(lǐng)導與各部門、各單位的距離，提高跨部門、跨單位的協(xié)調(diào)、協(xié)作能力。

5.一體化平臺。在繼承傳統(tǒng)辦公理念的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新和融合，打造用戶全覆蓋、應(yīng)用全集成、業(yè)務(wù)全貫通、數(shù)據(jù)全集中的一體化協(xié)同云平臺。用戶全覆蓋，就是進行縱橫向的用戶全覆蓋;應(yīng)用全集成，就是形成平臺獨有的應(yīng)用組件集，不同用戶可以依據(jù)實際業(yè)務(wù)需求定制功能模塊;業(yè)務(wù)全貫通，就是深入分析業(yè)務(wù)模型和挖掘業(yè)務(wù)的廣度與深度，囊括企業(yè)日常辦公的文、會、事、人、財、物等各個領(lǐng)域;數(shù)據(jù)全集中，就是進行數(shù)據(jù)的集中管控。

6.因需而變。采用平臺化設(shè)計、自定義流程與業(yè)務(wù)表單工具，滿足業(yè)務(wù)不斷擴展、流程持續(xù)優(yōu)化、組織結(jié)構(gòu)不斷完善、知識持續(xù)積累、管理不斷提升的應(yīng)用需求。

7.簡潔易用。平臺使用是關(guān)鍵，平臺涵蓋所有員工的日常工作。因此，人性化的操作界面、友好的用戶體驗是保證用戶使用平臺的關(guān)鍵和有力抓手。平臺秉承“把復雜的事情簡單化、簡單的事情規(guī)范化”的原則設(shè)計，徹底改變傳統(tǒng)軟件單調(diào)、繁鎖的操作方式，功能清晰、簡潔、易用，便于用戶快速掌握平臺的使用。

8.安全可靠。平臺通過統(tǒng)一部署的安全認證體系，不僅依靠技術(shù)手段提供系統(tǒng)級、數(shù)據(jù)庫級、文檔級的訪問和執(zhí)行權(quán)限控制以及完善的密碼驗證與登錄驗證機制，同時規(guī)劃標準規(guī)范體系、運維保障體系、安全防護體系，確保平臺的安全穩(wěn)定運行。

三、總體功能框架

3.1功能框架概述

平臺總體功能框架包括基礎(chǔ)設(shè)施、運行支撐、協(xié)同辦公、移動辦公、系統(tǒng)集成、接入終端，如圖2所示?；A(chǔ)設(shè)施包括平臺運行所需的網(wǎng)絡(luò)資源、計算資源、存儲資源等;運行支撐是實現(xiàn)平臺功能所需的其它平臺支撐，包括統(tǒng)一用戶認證平臺、應(yīng)用支撐平臺、數(shù)據(jù)交換與共享平臺、統(tǒng)一門戶資源平臺等;協(xié)同辦公是平臺的核心內(nèi)容，包括門戶、公文管理、溝通管理、機關(guān)事務(wù)管理、知識管理、系統(tǒng)管理等;移動辦公包括公文處理、移動郵件、即時通訊、待辦事宜、通知公告、我的日程、任務(wù)交辦、通訊錄等;系統(tǒng)集成實現(xiàn)與集團其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，包括人資系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、供銷系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等;接入終端包括可以接入系統(tǒng)的各種硬件終端，包括PC、手機、平板電腦等。

3.2主要功能模塊

1.門戶。集團門戶建設(shè)的重要目的，就是提供一個有效的信息展現(xiàn)平臺，聚合后臺分散的各類信息，通過整合應(yīng)用、信息和業(yè)務(wù)流程等關(guān)鍵資源，為企業(yè)各個層面的使用機構(gòu)和用戶提供信息發(fā)布、內(nèi)容管理、應(yīng)用集成、統(tǒng)一待辦等功能。通過門戶的建設(shè)，各類資源信息根據(jù)不同的業(yè)務(wù)范圍和需求在企業(yè)內(nèi)部進行有效的共享，通過后臺系統(tǒng)集成，將信息和業(yè)務(wù)處理過程在門戶中進行展示，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)、資源的全景可視化。

2.公文管理。公文管理是平臺最基本的功能和重要組成部分，實現(xiàn)全集團收文、發(fā)文、呈批件的草擬、審批、簽發(fā)、歸檔等全過程的自動化，提高公文流轉(zhuǎn)效率，并支持多種文件處理控件、電子公章、電子簽名、電子套紅、痕跡保留等功能。

3.溝通管理。溝通管理主要包括郵件管理、即時通訊、通知公告。郵件管理主要是統(tǒng)一郵箱的設(shè)置規(guī)范，實現(xiàn)郵箱的統(tǒng)一管理，與企業(yè)郵箱結(jié)合，即基于企業(yè)郵件系統(tǒng)，進行二次開發(fā)接口，從而實現(xiàn)與平臺有機集成，能夠在平臺內(nèi)收發(fā)郵件。平臺具有海量、高效、安全、可靠等特點，滿足企業(yè)級用戶對郵件交換的需求;平臺內(nèi)置即時通訊功能模塊，方便用戶及時溝通，并為第三方即時通訊軟件（企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┨峁┘山涌?員工通過通知公告模塊可以對通知公告進行發(fā)布和管理，實現(xiàn)審批后再發(fā)布，并可發(fā)布到指定的用戶及用戶組。

4.個人辦公管理。個人辦公管理為用戶提供新建工作、待辦工作、已辦工作、我的日程、通訊錄、個人設(shè)置以及其他輔助個人辦公的工具。它采用瀏覽器和安全技術(shù)，輔以多種便利手段，提供全面的個人辦公輔助和協(xié)同工作功能，通過權(quán)限管理實現(xiàn)個性化設(shè)置，使用戶能更有效地獲取、利用和處理信息，實現(xiàn)工作的高速、高效、科學和智能化。

5.機關(guān)事務(wù)管理。機關(guān)事務(wù)管理主要包括申購管理、資產(chǎn)管理、接待管理、會議管理、車輛管理、考勤管理等。

6.知識管理 。知識管理模塊以內(nèi)容管理技術(shù)為基礎(chǔ)，對系統(tǒng)生成的文件、圖片、音像資料等信息資源進行有效地組織、管理、處置和利用。通過內(nèi)容管理技術(shù)，將文本、圖像、圖形、音視頻、網(wǎng)頁、郵件等不同類型的電子文件妥善保存，并利用標引、著錄、分類、關(guān)聯(lián)等手段對電子文件進行管理，為電子文件的利用和查詢提供依據(jù);利用數(shù)據(jù)分析和挖掘引擎，對數(shù)據(jù)進行智能化的分析和處理，提供高效的查詢手段對所保存的電子文件進行查詢和檢索，最終使得這些電子文件能夠得到最充分地利用。與公文管理自動銜接，實現(xiàn)文檔一體化，幫助檔案管理人員進行檔案管理工作。

7.系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理主要包括人員管理、機構(gòu)管理、權(quán)限管理、工作流管理、數(shù)據(jù)接口管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)日志等功能。

四、結(jié)束語

集團正處在深化改革轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時期，借力先進的信息技術(shù)，不斷提高企業(yè)管理創(chuàng)新能力，建設(shè)了一套以平臺為支撐、應(yīng)用用為目的、安全為前提、標準為關(guān)鍵、服務(wù)為保障的協(xié)同辦公平臺。通過平臺的推廣使用，實現(xiàn)了全集團的一體化協(xié)同，顯著提高了辦公效率和綜合管理水平。后續(xù)，將充分運用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，持續(xù)加強對平臺的優(yōu)化升級，為集團高質(zhì)量發(fā)展、智能化管控保駕護航。

作者簡介

張文藝（1977-），男，湖南省婁底市人。碩士研究生學歷，工程師，現(xiàn)任職于湖南省煤業(yè)集團有限公司。研究方向為計算機應(yīng)用。

參? 考? 文? 獻

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