王樹惠

關鍵詞：國有企業(yè) 實物資產 強化措施

一、引言

實物資產是企業(yè)生產經營中正常進行的重要保障，做好實物資產管理，提高資產創(chuàng)效率，節(jié)約投資成本，防止國有資產流失，實現資產增值保值是國有企業(yè)實物資產管理的重要內容。A石油分公司是某國有石油銷售公司下屬的一家市級分公司，下屬部門包括油庫和約兩百家加油站，資產形態(tài)主要包括固定資產、無形資產、使用權資產、低值易耗品等，大約三萬余項，其中以加油站資產為主，加油站實物資產數量和價值均占公司全部資產的80%以上。該石油銷售公司有一套比較完善的實物資產管理制度，A石油分公司嚴格執(zhí)行上級資產管理制度，全力做好實物資產管理，為生產經營保駕護航。但由于實物資產種類、數量繁多，分布范圍廣，資產使用人變更頻繁等原因，在管理過程中可能會引發(fā)一些問題，本文淺析實物資產管理過程中可能產生的問題、產生問題的原因和強化措施，以便更好地做好基層實物資產管理工作。

二、實物資產管理過程中的問題及原因分析

A公司的資產包括機關部門資產、油庫資產、加油站資產，其中加油站資產占多數。因各加油站分布在市區(qū)、縣區(qū)各個角落，種類多、數量多，管理起來存在一定困難。

（一）存在的問題

1.管理不善容易出現賬實不符。在資產種類和數量繁多的企業(yè)，任何疏忽或不慎都可能導致賬實不符，特別是一些消耗性、可移動的信息、辦公設備、非油品貨架、生活用電器等不容易管理。

2.投資決策不當可能使資產利用率低。投資前要做好前期市場調查和科學預測，使所購置的資產不僅符合企業(yè)發(fā)展需要，還要符合當地市場監(jiān)管要求，否則可能會引起重復配置或資源浪費，降低資產利用率。

3.私自對外出租帶來安全隱患。資產使用部門不經過嚴格的市場調查并經上級批準，私自將資產對外出租，再向上級部門補辦相關的審批手續(xù)，使公司處于被動狀態(tài);資產使用部門不持續(xù)監(jiān)督承租方是否存在違規(guī)經營、不按合同約定用途使用出租資產、不安全使用出租資產等情況，會給公司帶來一定的安全隱患;誠信度低的承租人在租賃到期后，強行占有出租資產不返還，使之不能再繼續(xù)為公司創(chuàng)效。

4.租入資產提前退租不上報可能引起法律風險。有些加油站因經營需要，租入外部土地、房屋等，納入租賃系統核算，按合同規(guī)定的付款期間進行應付掛賬、費用攤銷等。有時由于經營環(huán)境發(fā)生變化，不再租賃，資產使用部門不及時向上級有關部門和財務部門報告并履行退租手續(xù)，一來財務部門無法及時終止賬務核算，使費用核算不準確;二來極易帶來法律風險。

5.歷史遺留問題難以解決。由于企業(yè)內部或外部的原因，企業(yè)在投資、資產處置過程中可能會形成一些不良資產難以解決，久而久之成為歷史遺留問題，使企業(yè)不良資產占比加大，影響創(chuàng)效。

（二）引起賬實不符的幾種情況

1.清查盤點流于形式。每個加油站的資產設備少則近百項，多則二三百項，分布在不同的區(qū)域，逐一清點，需要至少大半天的時間，再加上各加油站之間距離較遠，僅靠市、縣公司的一兩名資產管理員逐一盤點較為困難，最主要的還是要靠加油站的人員日常主動認真盤點。但有些加油站資產管理員的清查流于形式，以賬盤賬，不能真實反映資產的實際狀況，不能及時發(fā)現問題并及時處理，長時間積累后，賬實不符的問題會越發(fā)嚴重。

2.隨意調撥未辦手續(xù)。根據生產經營需要，各部門之間的閑置資產相互調劑，可以充分利用閑置資產，提高資產利用率和創(chuàng)效率，節(jié)約資產購置成本。但是有些部門事先不做調撥申請，隨意調撥，事后也未及時將調撥事項報告縣公司或財務部門，以便在SPS系統中提報調撥申請，財務部門無法進行賬務調撥，這樣一來調入調出的兩個部門都會出現賬實不符的情況。

3.未經授權人員隨意處置資產。加油站的信息、辦公等設備發(fā)生故障，上報維修申請后，由市公司委派維修人員上門維修，有時需要更換為新設備，維修人員隨手帶走舊設備，而加油站人員認為舊設備換走新設備，加油站的資產數量總和沒發(fā)生變化，便對被帶走的設備置之不理。其實新設備要入賬，而舊設備如果不處理，其財務信息仍在;同樣，對加油站進行改造，市公司委派的施工單位安裝完新設備后，把舊設備帶走，加油站未要求出具證明，不登記臺賬，也不及時向縣公司反映，以便進行調撥或申請報廢，就造成了舊設備的賬實不符。

4.舊資產不及時申請報廢。為提高市場競爭力，加油站形象改造、提量改造等頻繁，有些房屋、罩棚等需要推倒重建，有些油罐、加油機、信息設備等需要更新，在新資產安裝到位，舊資產被拆卸下來后，要及時將舊資產進行報廢處置，核銷賬務。但是被改造的加油站沒有處置舊資產的意識，對其不管不問，市公司投資部門也不及時和財務部門溝通以上信息，致使老舊資產仍在賬上，引起賬實不符。

另外，實物資產的價值在使用過程中會逐步損耗，喪失使用價值。有些實物狀態(tài)已報廢、無法使用的資產需要有規(guī)范的報廢手續(xù)才能處置。但有時資產使用部門的管理意識不強，拆卸下的資產隨意露天堆放或堆積于倉庫，或直接作為廢品處理，而并沒有提前向上級部門申請履行報廢手續(xù)，使該資產在賬務系統中仍是正常使用狀態(tài)，引起賬實不符。

5.投資部門臨時調整新增資產安裝地點。有時投資部門可能會根據施工情況調整一些資產的安裝地點，把本來配送給甲站點的資產調撥到乙站點安裝，而又沒有及時通知財務部門調賬，也會引起賬實不符。

6.資產使用部門實物驗收不認真。實物資產除了極少部分由市公司自采，大部分都是省公司統一采購。實物配送到站點后，由采購部門通知各資產使用部門在EM系統中對新設備申請創(chuàng)建設備號。有時錄入人員不認真核實，將設備的規(guī)格型號誤作為數量入賬，比如一個貨柜的規(guī)格是N米，但有時會把N誤作為數量，創(chuàng)建N個設備號，代表了N項設備，這樣資產在初始入賬時就可能存在賬實不符的情況。

7.投資部門提供的工程類單項資產不明細。對于工程部分的轉資，一般是在工程完工或資產達到預定可使用狀態(tài)后，由投資部門提供工程明細，如房屋、建筑物等名稱、規(guī)格、價值等資料進行轉資，如果工程部門提供的工程項目明細不全或不準確，財務部門沒法將這些資產作為單項資產單獨入賬，也會引起資產核算不準確。

8.低值易耗品沒有建立設備號。市公司自采的列入費用的低值易耗品，費用管理員審核時使沒有創(chuàng)建設備號的低值易耗品單據審批通過，在實物盤點時這些設備可能會盤盈，引起賬實不符。

（三）引發(fā)以上資產問題的原因

1.公司對資產管理的重視程度不夠。從公司管理層到基層單位，都很重視經營業(yè)績，抓生產，創(chuàng)效益;在風險管控方面也更加側重防范資金、發(fā)票等可能產生的風險，忽視資產管理的作用和資產管理過程中可能會引發(fā)的風險。

2.資產使用部門責任心不強。資產使用部門沒有意識到資產管理和自己有關，比如對維修人員、施工人員帶走舊資產不管不問;比如對于賬實不符等問題，如果資產使用部門能自主地進行日常盤點，認真對待每一次定期盤點，都能及時地發(fā)現問題。但有些賬實不符問題只有在市公司抽盤時才被發(fā)現，而發(fā)現問題后資產使用部門不主動及時查找原因并進行處理，這些現象充分說明資產使用者的責任心不強。

3.內部信息溝通不通暢。資產的管理涉及投資部門、資產歸口管理部門、財務部門、資產使用部門等。部門之間各司其職，互相配合，有利于資產的管理，但有時也會因職責劃分不清，信息共享不暢，給資產管理帶來困難。資產多頭管理，各部門對資產管理的認識不足，信息交流不及時，職責劃分不清，各自為營，都認為資產管理主要是財務部門的事情。但是如果其他資產管理部門沒有及時將相關資產變動的信息通知財務，財務在賬務處理方面就會有偏差。財務部門主要負責的是資產的價值管理，實物資產的現場管理還是要依靠其他相關資產管理部門。

4.制度執(zhí)行不到位。公司雖然有比較完善的資產管理制度，但是如果不按制度執(zhí)行或執(zhí)行力度不到位，就容易使制度停留在形式上。

5.人員更換頻繁，遺留問題無人管。根據生產經營的需要，站點負責人更換比較頻繁。由于資產數量多，盤點難度大，很多新老負責人交接工作時很難在短時間內盤清部門資產，并且可能存在歷史原因形成的賬實不符問題未解決，解決起來難度大，大家都不愿意主動處理遺留問題。

6.專職資產管理人員數量不足。資產管理員大多為兼職，精力、時間有限。加油站資產品種多，分布廣，但縣公司沒有專職的資產管理員，一般由財務代表兼職。財務代表不僅要做各種賬冊表單的財務工作，還要做人力資源、黨群等各項工作，沒有足夠精力去對資產進行精細的管理，很多資產工作疲于應付;加油站也沒有專職的資產管理員，再加上對資產管理不夠重視，資產管理被放在了邊緣地帶。

三、加強實物資產管理的建議措施

（一）促進員工思想意識的轉變

人是企業(yè)的根本，員工的思想意識統一了，一切問題就迎刃而解。公司要加強宣傳和培訓，加強企業(yè)所有員工對資產管理重要性的認識，加強基層資產管理人員的責任心，調動每位員工的積極性，使人人意識到資產管理與本職工作息息相關，認真主動地管好資產;特別是公司管理層更要樹立重視資產管理觀念，認真對待資產管理中出現的問題，盤活資產，提高資產創(chuàng)效率。

（二）進一步加強實物資產管理制度的完善和執(zhí)行

一是要進一步完善基層實物資產管理制度。目前的實物資產管理制度雖已比較完善，但大部分是管理層面的，指導意義居多，還有待進一步細化，使之更加具有可操作性;基層各部門的職責也要進一步明確和細化，使之更加便于執(zhí)行。

二是要加強制度的執(zhí)行力度。任何完美的制度都要得到執(zhí)行才能發(fā)揮其作用，制度的執(zhí)行要有力度，做到令行禁止，而不是只停留在形式上。

三是嚴格考核制度?；鶎淤Y產管理嚴格遵循“誰使用，誰管理，誰負責”的原則，要求各部門嚴格按規(guī)定履行驗收、保管、使用、調撥、報廢處置等手續(xù);建立追溯機制，落實各項責任，嚴格考核獎懲制度。

（三）加強實物資產現場盤點和賬實核對

一是定期實物資產清查盤點要堅持實事求是的原則，做到全面清查和重點清查相結合，實物現場盤點與賬務核查相結合，保證清查工作全面完整、不重不漏，清查結果準確可靠，不走過場。對賬實不符的要及時查找原因，及時上報處置。

二是資產使用部門要建立資產動態(tài)臺賬，隨時記錄資產新增、減少、報廢、調撥等變動情況;并及時將變動情況上報財務或歸口管理部門，及時處理。

三是資產使用部門要主動進行日常盤點，隨時發(fā)現問題隨時解決;隨時進入條形碼系統導出賬務明細與實物進行比較，有差異的及時查明原因，并報告相關部門進行處理。

四是將資產保管的任務分解到每位資產使用者，簽訂保管責任書，人人都是資產管理員，全員做好資產管理工作。

五是加強基層資產管理人員的技術培訓，提高其對EM系統的操作水平和管理意識，準確地在EM系統提交創(chuàng)建設備號的申請，并在錄入賬務前與實物核對，保證錄入系統的設備與所驗收的實物逐一對應。

六是主動防止未經授權人員隨意處置資產。不管是市公司委派的維修人員還是部門改造的施工人員，如未經授權，一律無權帶走任何資產，如需帶走，需要手持市公司的委托書并簽字確認。加油站要留好相關證明并及時上報。

（四）進一步完善信息系統

打造統一的信息共享平臺，使財務系統、采購系統、EM系統、資產實物管理系統等信息共享，各資產管理部門可以方便地在系統中查詢各資產的實時信息，實現資產線上管理全環(huán)節(jié)、全生命周期管理。

四、結論

基層石油銷售企業(yè)的實物資產管理要靠公司全體員工共同參與，共同努力;要把資產管理放在和生產經營管理、其他風險管理同樣重要的位置，全員提高對資產管理重要性的認識，加強員工的責任心;依靠各種先進的信息平臺建立健全資產管理制度，并保證制度的有力執(zhí)行，做好資產日常管理，積極解決遺留問題，減少不良資產占用，實現國有資產的保值增值。

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作者單位：中國石化銷售股份有限公司山東臨沂石油分公司