平淡

○構(gòu)建數(shù)據(jù)

比如圖1是某公司一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃表，按圖示先在B2單元格中輸入任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間，在C2到C7單元格中依次輸入每個(gè)子項(xiàng)目的預(yù)計(jì)耗時(shí)。接著在B3單元格中輸入公式“=B2+C2”（表示下個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)始時(shí)間是“上個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)始時(shí)間+預(yù)計(jì)耗時(shí)”），

然后下拉填充到B7單元格，這樣便可以將每個(gè)子項(xiàng)目的開(kāi)始時(shí)間自動(dòng)地計(jì)算出來(lái)了（圖2）。

為了方便查看，我們先在A13單元格中隨意輸入一個(gè)日期，接著在D2單元格中輸入公式“=IFS（B2>$A$13，0，（B2+C2）<$A$13，C2，B2<=$A$13，$A$13-B2）”，然后下拉填充到D7單元格。再定位到E2單元格并輸入公式“=C2-D2”，下拉填充到E7單元格（圖3）。

公式解釋：

在D列通過(guò)I FS函數(shù)將B列中的日期（開(kāi)始時(shí)間）和A13單元格中的日期進(jìn)行對(duì)比并顯示對(duì)應(yīng)的值。

1如果B列中的日期比A13單元格中的大，那么“已完成”就顯示為0，因?yàn)轫?xiàng)目尚未開(kāi)始。

2如果“B2+C2”比A13單元格中的日期小，那么“已完成”就顯示為C2單元格中的數(shù)值，即已過(guò)去的天數(shù)。

3如果B列中的日期小于等于A13單元格中的日期，則“已完成”就顯示為“A13-對(duì)應(yīng)B列單元格”的數(shù)值，表示任務(wù)只完成其中的一部分。

最后在F2單元格中輸入公式“=SUM（$C$2：C2）”，然后下拉填充到F7單元格（圖4）。該公式表示從C2單元格開(kāi)始對(duì)數(shù)值進(jìn)行累加，目的是為了在下個(gè)任務(wù)的甘特圖的前方疊加上個(gè)任務(wù)已完成的數(shù)值占位符，這樣前后任務(wù)的甘特圖才能像圖1所示那樣無(wú)縫地銜接排列。

○制作甘特圖

構(gòu)建完數(shù)據(jù)后，我們就可以制作甘特圖了。在H2單元格中輸入公式“=REPT（"█"，D2）&REPT（ " ? " ， E 2 ） ”，H 3 單元格中輸入公式“ = R E P T （ " " ， F 2 * 4 ）&REPT（ " █ "， D3）&REPT （ "?"，E3）”并下拉填充到H7單元格，同時(shí)將H2：H7區(qū)域的字體設(shè)置為“等線”、加粗顯示（圖5）。

公式解釋

使用REPT函數(shù)根據(jù)D列和E列中的數(shù)值，分別重復(fù)填充“█”和“?”字符作為“已完成”和“未完成”的圖標(biāo)（這兩個(gè)字符通過(guò)點(diǎn)擊“插入→符號(hào)”進(jìn)行選擇）。H2單元格作為初始單元格直接填充字符，從H3單元格開(kāi)始添加函數(shù)“=REPT（" "，F(xiàn)2*4）”（使用空格填充）并和原來(lái)的公式進(jìn)行連接，因?yàn)橐_(dá)到圖1所示的前后銜接排列效果，在H3單元格中的字符圖標(biāo)之前要增加H2單元格中數(shù)值的占位空格。比如在圖1中H 2單元格對(duì)應(yīng)的數(shù)值是“5”，因此要增加“5*4=20”個(gè)空格字符（正好對(duì)應(yīng)5個(gè)“█”字符，一個(gè)字符對(duì)應(yīng)4個(gè)半角空格字符）。

接下來(lái)選中H2： H 7區(qū)域，依次點(diǎn)擊“開(kāi)始→ 條件格式→ 新建規(guī)則→只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”，設(shè)置一個(gè)包含“█”字符的單元格，將其字體顏色設(shè)置為“綠色”（表示項(xiàng)目全部完成）。同上，設(shè)置一個(gè)包含“?”字符的單元格，字體顏色設(shè)置為“紅色”（表示項(xiàng)目未完成）。再設(shè)置一個(gè)包含“█”和“?”字符的單元格，字體顏色設(shè)置為“藍(lán)色”（表示項(xiàng)目正在進(jìn)行中），這樣每個(gè)項(xiàng)目都可以通過(guò)對(duì)應(yīng)的圖標(biāo)和顏色進(jìn)行區(qū)分了（圖6）。

然后定位到H1單元格并輸入公式“=IFS（B2>A13，"任務(wù)尚未開(kāi)始"，B2<=A13，TEX T（A13，"y y y/mm/dd"）&"工作進(jìn)度圖"）”，最后在G9：G12區(qū)域中添加圖標(biāo)備注文字。

○實(shí)際使用

完成上述的操作后，我們只需更改A13單元格中的日期，那么甘特圖中的圖標(biāo)就會(huì)自動(dòng)發(fā)生變化了。比如在A1 3 單元格中輸入2021/4/27，因?yàn)轫?xiàng)目尚未開(kāi)始，此時(shí)甘特圖中的圖標(biāo)全部顯示為“?”（表示項(xiàng)目均未完成），同時(shí)它的標(biāo)題顯示為“任務(wù)尚未開(kāi)始”。如果在A13單元格中輸入2021/5/18，這時(shí)已經(jīng)超過(guò)所有任務(wù)的日期，此時(shí)甘特圖中的圖標(biāo)全部顯示為綠色的“█”（表示項(xiàng)目已經(jīng)全部完成），同時(shí)它的標(biāo)題顯示為“2021/5/18工作進(jìn)度圖”（圖7）。

當(dāng)然，在實(shí)際使用時(shí)A13單元格是要和當(dāng)天日期相對(duì)應(yīng)的，在A 1 3 單元格中輸入公式“=TODAY（）”，再將不需要的D、E、F列隱藏。以后我們每天打開(kāi)工作表后就可以看到甘特圖中的內(nèi)容和標(biāo)題都會(huì)發(fā)生不同的變化，這樣查看工作進(jìn)度是不是更方便了（圖8）？