王 穎，李小飛

(中國航空研究院，北京 100029)

0 前言

科技興國是我國的基本國策，2020年國家對科技研發(fā)經(jīng)費投入突破新高，GDP占比達到2.5%[1]，企、事業(yè)單位對科研經(jīng)費投入力度也逐年增加，持續(xù)的科技投入，推動了我國科技的快速發(fā)展和經(jīng)濟的快速進步，提升了我國國際市場競爭力。科技的不斷投入意味著企、事業(yè)單位科研任務也日益繁重，科研管理工作者的工作量也越來越大，提高管理效率已經(jīng)成為目前研究的一個熱點問題，國內(nèi)學者分別從制度建設、管理系統(tǒng)構建等方便提出不同解決方案[2-5]，本文將基于專項科研管理過程中的矛盾問題和管理特點，對科研管理問題和系統(tǒng)構建方案進行討論。

1 專項科研管理問題分析

現(xiàn)有的科研管理手段和管理工具尚不能滿足管理要求，造成在項目管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)三個矛盾。

(1)管理人員數(shù)量與工作量之間的矛盾。近年來為提高行政管理效率，國家對行政管理部門編制數(shù)量進行了有力管控，企業(yè)也通過減員、增效的管理措施來提高管理效率，造成項目管理部門人員數(shù)量一直處于緊缺狀態(tài)，而項目數(shù)量逐年增加，每位項目管理人員要管理的項目任務越來越重，有的甚至多達數(shù)十幾項。而項目管理過程中，要涉及的任務、單位和人員數(shù)量較多、且對于不同的項目而言，其專業(yè)內(nèi)容也有較大的區(qū)別，導致項目管理工作量、工作難度較大，管理人員的壓力也越來越大，項目管理工作量和管理人員數(shù)量之間形成明顯的矛盾關系。

(2)管理人員知識儲備與管理要求之間的矛盾?？蒲许椖縼碓床煌㈩悇e不同，工程背景不同、涉密等級不同，導致有不同的管理要求，對科研管理人員的知識背景和管理水平要求也越來越高，科研管理人員要查閱大量的文件資料和學習更多新的知識，才能適應新條件下的項目管理要求，這就形成了管理人員知識儲備與管理要求之間的矛盾。

(3)然后是管理人員和管理質量之間的矛盾。管理過程中，管理人員更多時間被用來處理眾多項目的大量文字資料，進行文字資料的整理和總結，而對項目細節(jié)的管理工作和服務工作做得不足，對具體項目具體進展、完成情況、存在的問題，做不到心中有數(shù)，這就形成管理人員和管理質量之間的矛盾。

三個矛盾中，人員數(shù)量與工作量之間的矛盾以前可以通過人員借調等形式，來解決人員不足的問題，隨著各級單位“關于進一步規(guī)范干部借調工作的實施辦法”的實施，對借調人員的借調流程和相關要求都進行了嚴格的規(guī)定。也可以通過聘用第三方進行管理，但受到一些專項的特殊性及保密工作要求，委托第三方存在一定安全風險。管理人員知識儲備與管理要求的矛盾，可以通過聘用不同行業(yè)背景知識的人員來進行管理，但這又增加了人員的數(shù)量?，F(xiàn)有管理人員對新知識的學習也需要大量的時間和精力，目前已經(jīng)被當前的管理工作所束縛，也缺少大量的時間和精力。管理人員和管理質量之間的矛盾，想要提高管理質量，必須要投入大量的精力關注項目實施過程中的細節(jié)問題，因此，管理人員和管理工作要有所為、有所不為，對大量文字性工作，可以通過模板化模板，自動生成，通過智能校核和再進行人工校核和處理，把更多精力放在管理上。既要把握全局，又能把關注細節(jié)，提高項目完成質量。

提高管理效果，僅僅通過改變管理人員數(shù)量的方式來解決是不夠的，需要從先進的管理方法和管理工具入手來進行解決，可以基于現(xiàn)有的人工智能、機器學習、知識推理等新知識和技術的進步，構建新型項目管理系統(tǒng)和管理工具，提高管理效率，解決管理人員工作量大的問題；在管理系統(tǒng)中進行授權，使被管理方參與到管理的過程中，解決管理人員的知識背景不足的問題，又可以提高項目管理質量。建立先進的科研管理系統(tǒng)首先要明確項目管理的特點，本文將針對科研項目管理特點進行分析，提出可按項目管理系統(tǒng)的功能構建模型和智能化管理策略。

2 科研項目管理特點分析

科研項目管理的特點可以表述為一穩(wěn)、二準、三管服、四驗、五檔、六評估。其中，一穩(wěn)，即流程管理，要嚴格按照科研項目管理規(guī)定和管理流程對項目進行管理，如國家制定的相關科研項目管理規(guī)定、管理辦法等，必須要遵守[6-8]。二準，即項目實施過程中對項目任務書各階段應該完成的任務，有嚴格的時間節(jié)點要求，時間進度管理，必須嚴格按照時間節(jié)點對項目進行推進，具有一定時效性。三管服，具有兩層含義，其一是要具備管理職能，體現(xiàn)項目實施過程的嚴肅性；其二是要起到服務和協(xié)調作用，服務課題承擔單位和課題組，協(xié)助解決項目實施過程中遇到的困難，明確大家的共同目標，各子課題承擔單位要求同存異，同心協(xié)力完成項目任務；協(xié)調各單位、項目組和科研人員，對項目工作分工、經(jīng)費分配、具體任務之間的銜接，項目各階段實施過程中的相關問題進行協(xié)調。四驗，即項目實施過程中的各階段完成情況進行檢查，對項目實施結果進行驗收、交付，要嚴格按照立項合同完成任務研究工作，按指標要求交付軟、硬件產(chǎn)品，階段進展報告、結題報告、科技報告、第三方檢測報告等技術文件，知識產(chǎn)權成果(專利、論文)、財務使用報告和審計報告等文件資料。五檔，即要對項目實施過程中的必要文件進行建檔，即方面以后查閱，又可以做到過程可追溯、文件可追溯、責任可追溯。六評估，即對立項必要性進行評估、對項目實施過程中的技術風險點評估、經(jīng)費使用風險評估、項目實施效果評估、項目成果投入使用后的風險點評估、項目團隊的能力評估、科研人員信用評估等，在項目實施前、實施過程中、實施后最大可能降低風險，提高項目成功率。

基于科研項目管理的特點，可以對現(xiàn)有管理系統(tǒng)進行完善，通過系統(tǒng)功能構建，為開發(fā)專項管理系統(tǒng)提供參考。

3 科研項目管理系統(tǒng)功能構建

專項科研管理系統(tǒng)功能構建既要考慮一穩(wěn)，二準，三管服；四驗，五檔，六評估的項目管理特點，又要解決目前項目管理過程中存在的矛盾問題，還要結合項目管理過程中的一些現(xiàn)實問題，因此，在常規(guī)管理功能的基礎上，要考慮功能構建。

3.1 項目分類流程管理功能

項目根據(jù)來源不同分為不同的項目級別、項目密級、項目類別，不同的分管單位有不同的管理要求，同時不同級別行政單位與企事業(yè)單位都有各自的管理流程，項目基于自身特點，有一套項目管理流程；同時國家和企事業(yè)單位對不同的項目，也有專門的項目管理規(guī)定和條例，導致要進行項目管理，首先要梳理不同管理流程和不同管理規(guī)定所適用的項目類別情況。建立具有可選擇性的、通用項目管理流程模塊。針對不同項目要求，快速進行不同流程模塊的選擇和流程調整使其具有更廣泛的通用性。

3.2 全生命周期制度化管理功能

項目管理過程要伴隨一個項目的完整生命周期，一般項目生命周期如圖1所示，分為項目規(guī)劃、項目申報、合同管理、進度管理、驗收管理、歸檔管理、項目評估幾個階段。

圖1 項目生命周期

要把項目管理中的流程管理和項目生命周期相結合，和企事業(yè)單位的工作流程結合，同時把管理規(guī)定進行量化處理，相關附屬文件、證明材料和管理流程結合。對于管理過程中存在特殊情況的，在單獨添加說明和證明或審批材料的功能。

3.3 項目各級任務分配與模板定制化功能

由于科研項目很多需要多家協(xié)作完成，或者單位內(nèi)部由不同的團隊協(xié)作組成，因此，要細化管理，需要具備各級項目任務分配功能。并針對不同任務級別，建立定制化項目管理模板，進行各級文字材料的自動組合和項目報告的自動生成。

3.4 定時自動管理功能

為減少管理工作量，可以在系統(tǒng)中，根據(jù)不同階段的進度規(guī)劃和要求，設定定時提醒檢查與自動分發(fā)功能，緊急提醒功能等，這樣讓系統(tǒng)自動根據(jù)時間節(jié)點對協(xié)同單位進行進度提醒和進度管理，減少工作量。

3.5 分級協(xié)同管理功能

根據(jù)項目不同級別的管理權限，設置項目各參與單位分級管理功能，使項目參加人員有效參與到項目管理過程中，既可以減少管理人員壓力，又可以提高項目管理效率和專業(yè)性。

3.6 項目在線協(xié)調功能

項目實施過程中，必然會有很多問題需要進行協(xié)調，建立在線問題協(xié)調功能，提出問題及問題解決方案，確定責任單位和責任人，配合單位和配合人，時間節(jié)點，任務的調整與分配，經(jīng)費調整等問題，在系統(tǒng)中自動記錄，自動形成會議紀要。同時需要進行人員、任務和經(jīng)費變更的，同步在協(xié)調功能模塊進行申請與記錄備案，這樣既可以提高管理效率，也可以進行后期的流程追溯。

3.7 后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能

建立后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能，將各子課題數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計整合成課題數(shù)據(jù)和項目數(shù)據(jù)，以及整系統(tǒng)項目數(shù)據(jù)，同時建立基于指標的風險評估指標數(shù)學模型，為課題和項目的風險評估提供技術支撐。

3.8 風險評估功能

項目流程管理的過程中，在項目規(guī)劃、進度管理、項目驗收三個階段，非常容易出現(xiàn)各種風險問題，需要基于不同階段的關鍵指標要求，建立如技術指標預警、財務指標預警、時間計劃預警、完成情況預警(風險識別評估模型)等不同的風險評估模型。概括來講主要包括時間計劃風險評估、任務達成度風險評估、經(jīng)費使用風險評估、技術指標風險評估模型、科研人員信用風險識別評估、審批風險評估。其中審批風險評估對管理效率有著非常重要的影響，項目管理過程中避免不了需要各種權限的審批，這就導致在項目管理過程中會經(jīng)常出現(xiàn)一個比較麻煩的問題，就是項目是有時間節(jié)點，但各個階段中審批流程的時間與項目管理節(jié)點相矛盾，審批領導更多考慮的是審批風險問題，但在多數(shù)條件下對項目的具體專業(yè)性內(nèi)容并不了解，導致對其風險評估性不足，在考慮過程中也會有其它事情的干擾，會浪費大量的時間，項目管理人員又不好催辦，導致經(jīng)常出現(xiàn)拖期問題。所以在各項目管理流程階段要基于現(xiàn)有的人工智能手段，建立合規(guī)性匹配識別能力模型，輔助審批人員快速地對項目各階段進行風險評估，對于完全無風險性的審批可以讓系統(tǒng)自動審批。把流程管控和風險管控在各個階段相互結合，既可以提高項目的管理效率又可以降低項目管理風險。

4 管理系統(tǒng)模塊組成與設計

根據(jù)功能需求分析，結合項目管理流程和項目生命周期，設計項目協(xié)同規(guī)劃模塊、項目協(xié)調申報模塊、項目合同管理模塊、項目進度管理模塊、項目驗收管理模塊、項目歸檔管理模塊、項目評估模塊。其中項目協(xié)同規(guī)劃模塊如圖2所示，首先進行需求分析，明確需求來源和目的，然后進行市場分析和市場定位，并對技術或產(chǎn)品現(xiàn)狀進行分析，以及發(fā)展趨勢預測，減少發(fā)生錯誤發(fā)展路線的可能性，在此基礎上，進行技術和經(jīng)濟分析，明確技術方案和資金預算，最后進行風險評估，形成項目規(guī)劃報告。完成規(guī)劃報告后，進行項目申報，設計項目協(xié)同申報模塊，如圖3所示。

圖2 項目協(xié)同規(guī)劃模塊

圖3 項目協(xié)同申報模塊

通過項目協(xié)同申報模塊，召集優(yōu)勢協(xié)同單位，進行協(xié)同申報，明確研究目標和研究內(nèi)容，細化研究技術方案，進行經(jīng)費核算，明確驗收課題指標和時間節(jié)點，以及提前規(guī)劃項目驗收所需要的相關文件資料，為提高協(xié)同申報效率，預設定時自動管理功能，根據(jù)時間節(jié)點催促協(xié)同單位和課題責任人盡快完成子課題模板內(nèi)容，并自動匯總成項目申報書。立項后簽訂立項合同，為更好地進行項目合同管理，設計在項目合同管理模塊，如圖4所示。

圖4 項目合同管理模塊

在合同管理模塊可進行合同管理，明確項目、任務、課題責任單位，以及責任人和參加人，各自的研究目標、研究內(nèi)容、技術方案、課題指標、經(jīng)費預算、時間節(jié)點和規(guī)劃最終存檔文件，做到在項目執(zhí)行過程中可以有據(jù)可依。項目管理過程中，周期最長、工作難度最大和工作量最大的工作就是項目的進度管理，為解決項目管理過程中的三個突出矛盾問題，設計項目進度管理模塊，如圖5所示。

圖5 項目進度管理模塊

下放權限，采取協(xié)同管理方案讓各子課題責任人參加項目管理，定時管理模塊，自動提醒課題責任人定期在系統(tǒng)中完善項目進度情況，系統(tǒng)通過風險評估模塊對項目進度進行風險評估，并生成預警信息，對于項目實施過程中存在需要協(xié)調的問題，課題責任人可自行在系統(tǒng)中提交具體問題和協(xié)調方案，同時系統(tǒng)將風險預警信息和項目協(xié)調信息快速發(fā)送給項目管理人員，項目管理人員分析問題后，及時進行項目的協(xié)調工作。這樣既提高了項目管理的質量和效率,又降低了管理人員的工作量。在項目完成后，很重要的一個環(huán)節(jié)就是項目驗收，為減少項目管理工作量，設計項目驗收模塊，如圖6所示。

圖6 項目驗收管理模塊

通過項目驗收模塊，各子課題責任人上傳驗收報告、科技報告、財務報告、設計報告、成果支撐材料、調整及申請批復材料以及答辯評審材料等文件，自動合成項目驗收材料，減少了項目驗收管理工作量。項目驗收過程伴隨著項目檔案驗收和歸檔管理過程，檔案驗收涉及內(nèi)容除結題驗收材料之外還需要補充過程管理文件和試驗計算報告文件，可以進行項目后期問題追溯。根據(jù)歸檔要求，設計項目歸檔管理模塊，如圖7所示。

圖7 項目歸檔管理模塊

通過各子課題責任人上傳項目歸檔文件，自動分單位、分任務形成歸檔文件，可有效地提高項目管理效率。項目完成后，我們要對項目的實施情況進行綜合評估，涉及到項目目標、指標、成果、技術成熟度、市場以及協(xié)同團隊能力等情況進行評估，設計項目評估模塊如圖8所示。

圖8 項目評估模塊

基于項目驗收材料后臺數(shù)據(jù)，以及知識數(shù)據(jù)庫和互聯(lián)網(wǎng)引擎檢索數(shù)據(jù)，通過評估算法模型，對項目進行綜合評估，發(fā)現(xiàn)問題，為項目后期進一步完善和改進提供支撐?；陧椖抗芾淼膯栴}和特點，進行項目管理系統(tǒng)模塊設計，在項目管理的過程中進行了部分功能的實際應用，減少了項目管理的工作量，在此基礎上，可以進一步開發(fā)高效的項目管理系統(tǒng)，能夠有效地降低項目管理人員的工作量，提高管理質量和管理效率，解決現(xiàn)有項目管理過程中存在的矛盾問題。

5 結論

分析了專項管理存在的問題和矛盾以及項目管理的特點，提出基于現(xiàn)有的人工智能、機器學習、知識推理技術手段，構建新型項目管理系統(tǒng)和管理工具的構想，在此基礎上，進一步分析管理系統(tǒng)的功能需求，基于項目生命周期設計了項目管理系統(tǒng)的各模塊組成，為進一步提高項目管理效率和項目管理質量，解決管理人員工作量大的問題奠定了基礎。