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        微信公眾號在高校財務(wù)管理戰(zhàn)略中的應(yīng)用

        2021-08-13 14:29:07涂炎棱
        審計與理財 2021年5期
        關(guān)鍵詞:微信

        涂炎棱

        【摘 要】在高校信息化建設(shè)過程中,微信作為一種受眾廣泛的工具,被越來越多的高校所采用。發(fā)展伴隨著挑戰(zhàn),通過對205所高校公眾號的調(diào)研,結(jié)合IC報告模型,本文分析了微信的根本優(yōu)勢,并提出了如何和財務(wù)管理戰(zhàn)略相結(jié)合,進(jìn)一步完善高校的財務(wù)管理工作。

        【關(guān)鍵詞】微信;IC報告模型;財務(wù)管理戰(zhàn)略

        習(xí)近平總書記指出:“要運用新媒體新技術(shù)使工作活起來,推動思想政治工作傳統(tǒng)優(yōu)勢同信息技術(shù)高度融合,增強(qiáng)時代感和吸引力.”隨著數(shù)字時代的到來,高校的財務(wù)工作作為各部門的終端環(huán)節(jié),直接面對師生展示學(xué)校的管理水平,為學(xué)校各項工作開展提供了支持。尤其是后疫情時代,財務(wù)工作面臨著工作量的提升,人員緊張的雙重考驗。財務(wù)工作如何平衡好服務(wù)與監(jiān)督,為高校各項工作開展提供支持。他符合新形勢下高校財務(wù)的工作需求。

        一、高校財務(wù)公眾號發(fā)展現(xiàn)狀

        在騰訊微校發(fā)布了《2019校園新媒體觀察報告》,通過對高校新媒體發(fā)展?fàn)顩r及高校學(xué)生的新媒體使用情況,呈現(xiàn)當(dāng)代高校“微”生活。全國各大高校所持有的公眾號總量已超過45萬個,高校新媒體立足于打造微信公眾號矩陣,強(qiáng)化高校品牌。數(shù)據(jù)顯示,985/211院校平均公眾號數(shù)量是普通本科院校的近2倍。矩陣中主賬號內(nèi)容“大而全”,子賬號“專而精”,內(nèi)容聚焦目標(biāo)用戶,傳播趨向精準(zhǔn)化,服務(wù)愈加高效化。報告中指出高校運用騰訊的云、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、AI等能力,打造包括共享數(shù)據(jù)中心的中臺服務(wù),為學(xué)校的決策提供數(shù)據(jù)助力;71%的高校學(xué)生是通過微信獲取資訊,93%的學(xué)生曾評論、轉(zhuǎn)發(fā)校園微信公眾號文章。在希望微信公眾號搭載的功能里面,46%贊成微信公眾號需帶有線上繳費功能,僅次于55%的成績查詢功能。

        一般來說,財務(wù)的日常工作分為“報銷”,“發(fā)放工資及獎勵酬金”,“學(xué)雜費收取”和“科研項目中期和結(jié)題檢查”,而這些工作存在著報銷人員更換頻繁,各管理部門規(guī)定繁雜,重復(fù)工作量居多的特點,因此是最容易電子化的工作。

        在205個調(diào)查高校公眾號里面,根據(jù)日常工作基本集中于幾個方面的功能:

        1.預(yù)約報賬:一部分高校將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和微信公眾號相連,師生填寫好報賬單后,報賬單可保存在移動終端,打印出來附上相關(guān)票據(jù)投遞到財務(wù)處即可。并在辦理之后及時推送最新狀態(tài),便于學(xué)生了解報銷情況,這也是最基礎(chǔ)的功能。

        2.繳納費用:涉及到的主要有學(xué)費、停車費和水電氣費等零星費用的繳納,在微信公眾平臺設(shè)置此模塊和校內(nèi)其他部門連通,或者通過小程序直接充值繳費,實現(xiàn)此功能需要必要的技術(shù)支撐,為實現(xiàn)此類基本繳費業(yè)務(wù)的實時辦理。

        3.信息查詢:主要包括工資、到款、借款和報銷記錄查詢。將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與此模塊整合,可通過用戶名和密碼登錄,跳轉(zhuǎn)到查詢服務(wù)器,就可以實現(xiàn)運用移動終端來查詢相關(guān)財務(wù)信息。

        4.財務(wù)規(guī)章、辦事流程:此模塊是學(xué)校的展示窗口,主要日常詢問較多的規(guī)章制度,業(yè)務(wù)辦理流程和咨詢電話。同時,將報賬過程中涉及面廣、最基本的流程以可視化視頻的鏈接放置在此模塊,便于觀看。98%的學(xué)校財務(wù)公眾號上為服務(wù)號,2%的高校還開設(shè)了訂閱號以便于及時發(fā)送消息。

        因此,不少高校在信息化建設(shè)的過程中會以微信公眾號為入口,一方面為宣傳財務(wù)工作帶來了便利,拓展信息獲取的途徑。特別是多校區(qū)和附屬醫(yī)院的高等學(xué)校,因為主流用戶對微信的使用頻次高,使用門檻低,讓所有用戶都能享受到新技術(shù)帶來的便利。

        二、高校財務(wù)微信公眾號對學(xué)校治理水平的影響

        本文提出的知識資本管理和報告是一種新的工具,用于大學(xué)管理的各部門和政策對大學(xué)的管理,它應(yīng)能夠在提高自治的背景下在組織內(nèi)形成決策。近年來,對高校最重要的評價和管理體系是近年來研究和討論的重要手段。大學(xué)的財務(wù)管理中如何控制內(nèi)部人控制,是現(xiàn)代管理當(dāng)中一大難題。通常在制度上,內(nèi)部人的權(quán)力往往大于外部產(chǎn)權(quán)所有者的權(quán)力,如何完善制度設(shè)計的缺陷,值得我們認(rèn)真去思考和分析。

        財務(wù)管理系統(tǒng)使用財務(wù)和非財務(wù)指標(biāo),主要目的是確定結(jié)果,并收集定量指標(biāo),通常建立在信息技術(shù)系統(tǒng)或管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。然而,在實踐中,他們通常會產(chǎn)生簡單的統(tǒng)計數(shù)據(jù)來回答關(guān)鍵的規(guī)劃和管理問題,而不是進(jìn)行更復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析。因此,如何衡量一些“軟”指標(biāo)就成了解決問題的關(guān)鍵。

        近年來,越來越多的工具被綜合起來。特別是在美國,有關(guān)財務(wù)資源、學(xué)生滿意度或?qū)W術(shù)聲譽的數(shù)據(jù)部分通過問卷收集,在國內(nèi),由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,這些評估數(shù)據(jù)都可以通過微信來收集。微信公眾平臺與傳統(tǒng)媒體相比姿態(tài)放得更低,作為校內(nèi)財務(wù)信息的傳播門戶,通過展示學(xué)校財務(wù)文化,展現(xiàn)學(xué)校的管理水平,并在師生和社會的監(jiān)督下健康發(fā)展,通過公眾平臺塑造出充滿正能量的學(xué)校形象。其次,關(guān)于各部門運作效果審計,傳統(tǒng)的評估是由一個外部專家小組進(jìn)行的,該小組根據(jù)不同的方法生成數(shù)據(jù),解釋數(shù)據(jù)并編寫報告。內(nèi)部評估由組織成員進(jìn)行,將來由第三方通過調(diào)查將控制這一過程,并確保生產(chǎn)質(zhì)量,微信公開不受時間和地點限制,又有一定的匿名性。利用微信平臺進(jìn)行財務(wù)信息公開倒逼管理部門規(guī)范廉潔履職,加強(qiáng)財務(wù)管理。因此,與其說是財務(wù)制度作為學(xué)校制度的窗口本身在公開化和透明化的發(fā)展,不如說是溝通帶來了好處,通過信息直接收集和反饋帶來變化。

        三、構(gòu)建和運營財務(wù)微信公眾號存在的問題及對策

        在筆者構(gòu)建高校財務(wù)公眾號過程中,發(fā)現(xiàn)公眾號有不少優(yōu)點,但是依然有一些存在的問題不可忽視。

        1.微信公眾號功能不齊全

        在調(diào)查中發(fā)現(xiàn),各高校的微信公眾號并不能完全滿足業(yè)務(wù)的需求。微信公眾平臺本身的能力限制目前微信公眾平臺對發(fā)送消息存在限制,服務(wù)號的公眾號一個月只能發(fā)送四次圖文消息;發(fā)在第二條或者第三條的消息往往容易被忽視;圖片消息大小須在2M以內(nèi);對于用戶在后臺提出的問題,往往也只有24小時的有效期,24小時后消息不能回復(fù)。由于這些限制,高校的微信公眾號的推送內(nèi)容和數(shù)量受到限制。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)仍有部分高校的財務(wù)微信公眾平臺與財務(wù)軟件系統(tǒng)未能對接,無法實現(xiàn)微信端的財務(wù)數(shù)據(jù)查詢及繳費功能。而且部分高校功能,點擊后提示“建設(shè)中”,功能模塊尚未完善就公布出來,容易造成誤解。

        從IC報告的角度分析,成功實施的關(guān)鍵因素是高層領(lǐng)導(dǎo)的支持、高級管理層的個人參與、相關(guān)利益相關(guān)者的參與以及績效信息如何使用的明確性。在實踐過程中發(fā)現(xiàn),所有參與者的承諾和參與以及在戰(zhàn)略規(guī)劃過程中的整合是至關(guān)重要的。因此,整合各部門服務(wù),加大師生對于各項政策反饋就成了重點,而現(xiàn)有高校中,應(yīng)用微信平臺整合水電雜費等收費工作也在逐步完善中。

        2.微信公眾號的安全性難以管控。

        在外網(wǎng)可以登錄的微信公眾號,微信公眾平臺相比較財務(wù)處網(wǎng)站而言,面對的是更為開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,就會遇到較多的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險和攻擊,存在泄露財務(wù)信息的風(fēng)險。原本網(wǎng)站需要進(jìn)行身份驗證,工號、姓名或者證件號碼作為身份驗證的方式,驗證無誤才能進(jìn)入財務(wù)系統(tǒng)查詢更改信息。微信用戶關(guān)注公眾號即可查看財務(wù)微信公眾平臺上的信息,而對于通過微信公眾號重置財務(wù)系統(tǒng)的密碼,大部分老師就忽略了其安全性,甚至以工作繁忙為由,拒絕提供身份信息,例如通過電話通知或者安排學(xué)生辦理財務(wù)重置密碼,為財務(wù)密碼盜用人為開了后門。用戶個人信息安全、資金安全是目前移動網(wǎng)絡(luò)支付中的最大隱患。國內(nèi)目前并未出臺關(guān)于第三方公眾平臺的法律監(jiān)管條例,在我國高校內(nèi)對于平衡財務(wù)信息共享的便利和信息安全的度上并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此,不少高校也在強(qiáng)化監(jiān)管力度,開展自查和審批權(quán)限的完善。同時,對平臺的內(nèi)容管理、安全風(fēng)險、突發(fā)事項處理、人員職責(zé)等設(shè)計方案,逐步完善各項規(guī)章制度。

        3.微信運營的局限性。

        構(gòu)建和運營的微信公眾號主要基于財務(wù)工作而展開,除了轉(zhuǎn)發(fā)國家財經(jīng)變化外,基本就是發(fā)布財務(wù)工作動態(tài)。而且通過調(diào)查的高校的公眾號,均無專業(yè)運營人員,都是財務(wù)人員兼職。專業(yè)能力受限,原創(chuàng)性文章很少,每周定期推送內(nèi)容大部分是轉(zhuǎn)發(fā)自其他公眾號,而且發(fā)文不論是排版還是行文,都偏向于公文化,不能很好發(fā)揮公眾號面對大眾宣傳的特點。從本人運營的公眾號的閱讀情況來看,閱讀人數(shù)往往不及關(guān)注人數(shù)的二分之一,可見有效性不高,即使個別人員具備自媒體運營的能力,對素材中的圖片進(jìn)行編輯、視頻剪輯制作等亦需耗費大量時間與精力,對于日常工作任務(wù)已趨飽和的財務(wù)人員來說確實難以負(fù)荷。因此,在遴選平臺運營及維護(hù)的人員時,必須充分調(diào)研并吸納一批專職人才或者第三方團(tuán)隊,為平臺發(fā)展做好多方位保障,不斷推進(jìn)高校宣傳服務(wù)工作。

        參考文獻(xiàn)

        [1]Leitner, K., Intellectual capital reporting for universities: conceptual background and application for Austrian universities[J]. Research evaluation,2004,13(2):129-140.

        [2]姜良松,任元明.基于微信公眾平臺的高校財務(wù)服務(wù)創(chuàng)新研究[J].會計之友,2018(7):133-135.

        [3]趙際骎.高校財務(wù)微信公眾平臺運營存在的問題及對策[J].教育財會研究,2020,31(3):88-95.

        (作者單位:南方醫(yī)科大學(xué))

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