文/王景杰

人工智能技術(shù)就是模擬人的大腦進(jìn)行思維，諸如依靠信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云技術(shù)等，進(jìn)行操作與管理。本文從說明人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的重要性切入，重點(diǎn)分析人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的有效運(yùn)用，借以實(shí)現(xiàn)為檔案管理工作提供有益的助力

人工智能模擬人的大腦進(jìn)行思維推導(dǎo)，依靠信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云技術(shù)等可模擬人工進(jìn)行操作或管理，達(dá)到解放人力的目的。在檔案管理中引入人工智能技術(shù)，能夠快速響應(yīng)用戶的需求，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的精準(zhǔn)定位，從而提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供助力。

一、人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的重要性

1.有助于滿足檔案管理工作發(fā)展需求

檔案管理中涉及到保密、安全方面的內(nèi)容時(shí)，檔案服務(wù)需要加強(qiáng)安全操作與管理，這無疑增加了管理人員的工作壓力。引入人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案管理和服務(wù)，就可以根據(jù)管理需求預(yù)先設(shè)定檔案的開放程度，并根據(jù)檔案的密級(jí)提供相應(yīng)的智能服務(wù)，減輕管理人員的工作壓力。例如，恒大集團(tuán)利用人工智能技術(shù)在保密檔案形成之初就設(shè)定了語料庫，然后利用語音搜索技術(shù)進(jìn)行檔案定位，實(shí)現(xiàn)音頻檔案輸出，為檔案管理和檔案開發(fā)提供了便利。

2.有助于響應(yīng)國(guó)家政策的發(fā)展宗旨

人工智能技術(shù)嵌入檔案管理符合國(guó)務(wù)院《人工智能發(fā)展規(guī)劃》政策，能夠積極與人工智能企業(yè)尋求合作來推動(dòng)檔案管理水平的提高，推動(dòng)我國(guó)檔案管理手段和模式走向世界前列。在政策的引導(dǎo)下，檔案管理的人工智能應(yīng)用也在根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行不斷變革和創(chuàng)新，其目的就是提升檔案的管理與運(yùn)用價(jià)值，服務(wù)人民、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)國(guó)家。如一些檔案管理的專利不再保密，這對(duì)于相關(guān)技術(shù)的推廣、深入研究起到了良好的智能管理作用。

3.是信息技術(shù)進(jìn)步后的必然發(fā)展大勢(shì)

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的層次不斷加深，檔案管理也迎來了信息化時(shí)代。信息技術(shù)發(fā)展迅速，人工智能如雨后春筍般發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)成為了人類決策的有力幫手。人工智能嵌入檔案管理完全依賴于信息技術(shù)的進(jìn)步。可見，信息技術(shù)的不斷拓展，將推動(dòng)檔案管理走向智慧化服務(wù)、智能化發(fā)展方向。而且，在信息技術(shù)的支持下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的挖掘功能在檔案智能管理中將發(fā)揮越來越重要的作用。

二、人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的有效運(yùn)用

1.人工智能技術(shù)的有效應(yīng)用的首要前提是更新檔案服務(wù)理念

面對(duì)大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，檔案管理要轉(zhuǎn)向服務(wù)型和業(yè)務(wù)拓展型，首先需要更新服務(wù)理念。面對(duì)用戶的多元化需求，檔案信息資源服務(wù)要做到精準(zhǔn)而全面，離不開AI技術(shù)的加盟，最終實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的個(gè)性化定制。檔案管理中運(yùn)用AI技術(shù)，能夠在服務(wù)過程中更好地體現(xiàn)需求導(dǎo)向，體現(xiàn)以人為本的服務(wù)理念，除了精準(zhǔn)性更高外，服務(wù)范圍更全面，服務(wù)更加細(xì)致和周到，檔案信息資源服務(wù)更加高質(zhì)高效。同時(shí)，檔案管理人員能夠形成主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，更新服務(wù)理念，挖掘業(yè)務(wù)拓展的各種可能，促進(jìn)檔案管理服務(wù)的同時(shí)拓展業(yè)務(wù)空間。

2.人工智能技術(shù)在檔案鑒定工作中的運(yùn)用

人工智能技術(shù)可以模擬人腦進(jìn)行推演，從而表現(xiàn)出外在的自我學(xué)習(xí)、自我識(shí)別功能。其原理就是運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行目標(biāo)分析和挖掘，從而激活目標(biāo)數(shù)據(jù)，達(dá)到人工智能使用的目標(biāo)。所以，在運(yùn)用人工智能前，需要數(shù)據(jù)庫來提供大量的檔案數(shù)據(jù)，利用計(jì)算機(jī)的深度學(xué)習(xí)原理反復(fù)實(shí)踐，并聘請(qǐng)專業(yè)的檔案鑒定專家進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的鑒定，將其錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，供計(jì)算機(jī)對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和實(shí)踐，掌握檔案鑒定的方法和規(guī)律，為檔案管理人員提供鑒定幫助，最終實(shí)現(xiàn)檔案智能鑒定，為后續(xù)的檔案使用、檔案服務(wù)、檔案價(jià)值挖掘打好基礎(chǔ)。

3.人工智能技術(shù)在檔案深度挖掘中的運(yùn)用

通常而言，檔案定位往往是用戶需求的定向表達(dá)后確定的。這種方式傳統(tǒng)低效，檔案利用率很低。有些檔案館雖然對(duì)檔案信息進(jìn)行了一定的宣傳，但服務(wù)范圍不廣。而在AI技術(shù)的支持下，人工智能借助OCR技術(shù)可以將檔案進(jìn)行文本形式的語義拆分，通過語義框架、知識(shí)圖譜等重新建立檔案信息網(wǎng)，進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，可以更好地挖掘出檔案數(shù)據(jù)背后的規(guī)律。因此，人工智能嵌入檔案管理將重點(diǎn)應(yīng)用文本深度挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級(jí)。

4.加強(qiáng)人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的學(xué)習(xí)與總結(jié)

首先，檔案管理引入人工智能后，服務(wù)的深度和廣度轉(zhuǎn)向更深層次，新技術(shù)、新成果在檔案管理中應(yīng)用得越來越廣泛，就會(huì)產(chǎn)生一定的人工智能檔案管理理論。因此，檔案工作者在檔案管理過程中要有終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與總結(jié)，利用好人工智能做好檔案管理工作。其次，在學(xué)習(xí)和總結(jié)時(shí)，善于發(fā)現(xiàn)缺點(diǎn)和不足，要有創(chuàng)新精神，大膽嘗試人工智能應(yīng)用的新方法，甚至跨專業(yè)開拓創(chuàng)新，只要能夠提高檔案管理的質(zhì)量、檔案服務(wù)的水平、檔案挖掘的效率就是有益之舉，應(yīng)該提倡與贊揚(yáng)。

毋庸置疑，人工智能檔案服務(wù)模式是信息技術(shù)進(jìn)步后檔案管理工作的必然發(fā)展方向，是滿足檔案管理工作發(fā)展需求和響應(yīng)國(guó)家政策發(fā)展宗旨的重要手段，檔案工作人員需要積極更新智能檔案服務(wù)理念，在檔案智能鑒定和檔案文本深度挖掘等工作中不斷學(xué)習(xí)與總結(jié)，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。