文/郭東花

檔案信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理水平和質(zhì)量以及優(yōu)秀服務(wù)具有重要意義，特別是在2020年以來，在新冠肺炎疫情影響下，人與人之間的交流轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭藱C(jī)”交流，更加依賴網(wǎng)絡(luò)信息化等科技手段來獲取信息。因此，加快檔案信息化建設(shè)對(duì)提高檔案服務(wù)價(jià)值具有重要意義

2020年一場(chǎng)突如其來的新冠肺炎疫情既是檢驗(yàn)各行各業(yè)信息化建設(shè)的試金石，也是加速其更新發(fā)展的催化劑。其中，檔案的信息化建設(shè)工作也不例外，特別是高校檔案工作，在新冠肺炎疫情防控中發(fā)揮了重要作用。當(dāng)前，雖然新冠疫情在我們國(guó)家得到了良好控制，但后疫情時(shí)代下對(duì)各行各業(yè)帶來的影響依舊不可避免。首當(dāng)其沖受影響較大的就是線下各種產(chǎn)品，而有效解決的方法就是加快并提升信息化建設(shè)步伐，盡可能地采用線上形式替代線下。檔案工作信息化已基本全面普及，但為了更好地從容應(yīng)對(duì)今后類似新冠疫情等重大突出范圍的公共事件，加快推進(jìn)檔案建設(shè)信息化水平尤為重要。

一、檔案信息化建設(shè)為新冠肺炎疫情防控工作發(fā)揮積極作用

高校檔案記錄著學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展歷程，以及歷年教師和學(xué)生在校期間的思想、活動(dòng)和成果，具有存憑、留史、資政、育人等重要作用。在今年的新冠肺炎疫情期間，高校檔案館及時(shí)發(fā)揮其信息化建設(shè)功能，不但緩解了特殊時(shí)期檔案員不足帶來的工作壓力，同時(shí)便捷的信息化手段也極大地降低了人力勞動(dòng)，節(jié)約了檔案管理成本，也提高了檔案管理的工作效率和服務(wù)功能。

（一）檔案信息化建設(shè)為廣大師生提供便捷查詢服務(wù)

新冠肺炎疫情嚴(yán)重期間，高校作為師生查檔使用頻率較高的部分，為了排除新冠肺炎疫情帶來的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，檔案館上至領(lǐng)導(dǎo)下至工作人員集思廣益召開線上視頻會(huì)，通過商量、提出建議拿出應(yīng)對(duì)特殊時(shí)期查檔工作的解決方案。一致認(rèn)為檔案信息化必須發(fā)揮重要作用，切實(shí)搞好為民服務(wù)。根據(jù)師生以往的查檔需求和特點(diǎn)，開通線上便民查閱窗口，避免了現(xiàn)場(chǎng)查檔可能造成的交叉感染或不良隱患，既保障了師生的生命健康安全，也確保了檔案服務(wù)質(zhì)量。

（二）檔案信息化建設(shè)為疫情防控工作提供信息參考資源

檔案信息化建設(shè)的核心在于檔案保存方式的轉(zhuǎn)變，也就是以數(shù)字信息化存儲(chǔ)方式取代傳統(tǒng)實(shí)物存儲(chǔ)，這種以數(shù)字化信息存儲(chǔ)的方式可以不受空間與時(shí)間的制約，更便于第一時(shí)間尋找和查閱有關(guān)新冠肺炎疫情方面的各種文字、視頻、圖像、音頻等多形式的檔案資料和歷史記錄，與傳統(tǒng)實(shí)物存儲(chǔ)相比較，為分析疫情、做好防控工作提供更全面、更廣泛的參考信息和有效憑證，為快速分析形勢(shì)、得出結(jié)論、實(shí)施新冠肺炎疫情防控方案提供了積極幫助，充分發(fā)揮了檔案資料的服務(wù)價(jià)值。

（三）檔案信息化建設(shè)為整理疫情防控資料提高效率質(zhì)量

2020年初，突然暴發(fā)的新冠肺炎疫情，在我國(guó)全民上下抗擊新冠肺炎疫情防控工作中形成了大量的真實(shí)的文件資料和歷史記錄，除了文字還主要包括音頻、視頻以及圖片等重要寶貴資料，及時(shí)做好這些資料的信息歸檔，對(duì)今后的經(jīng)驗(yàn)借鑒、歷史研究和資政育人都具有十分重要的參考利用價(jià)值。但新冠肺炎疫情防控資料涉及面廣，分布社會(huì)各個(gè)角落，且內(nèi)容繁多，同時(shí)新冠肺炎疫情防控工作又是一個(gè)系統(tǒng)復(fù)雜龐大的工程，由于工作相互交叉必然出現(xiàn)內(nèi)容相互重疊，要及時(shí)整理歸檔并非易事。但自公開發(fā)布新冠肺炎疫情不到半月之后，2020年2月初，國(guó)家檔案局就發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，其中特別強(qiáng)調(diào)指出：“各級(jí)檔案部門要充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動(dòng)客戶端等適宜方式，加強(qiáng)對(duì)疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭(zhēng)取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸?！边@份文件充分體現(xiàn)了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在非常時(shí)期對(duì)檔案資料歸檔方式的影響和作用，特別是相較2003年“非典時(shí)期”歸檔工作有了較大進(jìn)步甚至是質(zhì)的飛躍。目前進(jìn)行的檔案信息化技術(shù)不僅可以及時(shí)記錄和保存彌補(bǔ)紙質(zhì)材料所不易達(dá)到的水平和質(zhì)量，也為今后出現(xiàn)的突發(fā)疫情事件提供更為全面、精確和詳細(xì)的歷史資料；更重要的是對(duì)量大繁雜的各類資料、數(shù)據(jù)提供了便捷有效的分類管理路徑和整理方法，有效地提高了歸檔質(zhì)量。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

檔案信息化建設(shè)是我國(guó)信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，也是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛，既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，又要依靠高素質(zhì)管理的人才隊(duì)伍。檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。信息化的難點(diǎn)在于信息的收集和保存，核心是電子文件的管理。雖然檔案信息化建設(shè)在這次新冠肺炎疫情防控大考中發(fā)揮了積極作用，提供了有效服務(wù)，方便了師生，檔案信息化功能實(shí)現(xiàn)了穩(wěn)定發(fā)揮，但仍存在一些不盡如人意的問題。諸如：

一是檔案信息化建設(shè)重視程度不夠。部分高校對(duì)檔案信息化建設(shè)仍存在不夠重視現(xiàn)象，功能開發(fā)及現(xiàn)有模塊未能全員普及，同時(shí)加之對(duì)檔案信息化建設(shè)宣傳教育力度不大，導(dǎo)致部分人員的思想觀念仍停留在傳統(tǒng)線下運(yùn)行管理的模式當(dāng)中，這點(diǎn)在此次新冠肺炎疫情中就暴露出了缺陷，疫情期間部分高校的檔案館處于停閉狀態(tài)，對(duì)需要查閱或利用檔案資源的公眾造成一定的困擾。

二是檔案信息化管理不規(guī)范。高校的檔案信息庫都是獨(dú)立運(yùn)行，造成檔案信息化轉(zhuǎn)變形式復(fù)雜多樣，未達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在使用過程中存在信息系統(tǒng)不能互聯(lián)互通，因此使得檔案信息資源在一定范圍內(nèi)的共享服務(wù)方面受到諸多不利影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發(fā)揮，致使信息不能達(dá)到最大化利用和有效發(fā)揮，同時(shí)也造成一定程度上的資源浪費(fèi)。例如，受新冠肺炎疫情的影響各地都按下暫停鍵，交通阻斷，如何在異地異網(wǎng)合法地查閱獲悉檔案信息值得進(jìn)一步思考與探索。

三是檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新不足。目前常規(guī)文件、記錄等大部分資料實(shí)現(xiàn)了信息化歸檔管理，但對(duì)于機(jī)要檔案，其信息化建設(shè)仍存在爭(zhēng)議，目前的存儲(chǔ)形式仍主要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)版載體為主，但隨著信息化腳步的不斷加快，安全技術(shù)的升級(jí)加固，機(jī)要檔案的管理運(yùn)行則缺乏與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新發(fā)展，特別是受此次的疫情影響，導(dǎo)致紙質(zhì)版的機(jī)要材料的閱讀人數(shù)、閱讀時(shí)間、傳閱速度嚴(yán)重滯后，信息傳遞及獲取存在弊端，進(jìn)而影響了部分工作效率。

三、高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

去年，我國(guó)針對(duì)《檔案法》進(jìn)行了再次修訂，這表明了我國(guó)檔案建設(shè)向規(guī)范化、法制化建設(shè)的步伐又邁進(jìn)了一步，信息化建設(shè)是進(jìn)入21世紀(jì)以來的新型產(chǎn)業(yè)，更需要制度、人力、科技等各方面條件加強(qiáng)保障才能有效推進(jìn)其建設(shè)并發(fā)揮最大效能。特別是針對(duì)這次新冠肺炎疫情中檔案管理及運(yùn)行中出現(xiàn)的情況，我們通過綜合分析與思考，堅(jiān)持問題導(dǎo)向和目標(biāo)導(dǎo)向，積極探索優(yōu)化檔案信息化建設(shè)方案，提升檔案信息化建設(shè)水平，不斷助力檔案事業(yè)加快發(fā)展。為此，特提出以下對(duì)策：

對(duì)策之一，提高認(rèn)識(shí)，筑牢檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案現(xiàn)代化高質(zhì)量發(fā)展的有力抓手。必須深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性。因此，高校應(yīng)進(jìn)一步重視檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)責(zé)任，同時(shí)加大資金投入，重視宣傳和引導(dǎo)工作，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，重視信息化應(yīng)用培訓(xùn)指導(dǎo)，不斷提高檔案信息化管理水平，以此推進(jìn)檔案事業(yè)完成跨越內(nèi)涵式發(fā)展目標(biāo)，為高校發(fā)展提供重要的理論依據(jù)和實(shí)踐動(dòng)力。

對(duì)策之二，規(guī)范管理，保障檔案信息化建設(shè)揚(yáng)長(zhǎng)避短。檔案信息化建設(shè)已勢(shì)不可擋，而檔案信息化管理與信息技術(shù)及相關(guān)設(shè)備有著緊密聯(lián)系，因此其建設(shè)水平會(huì)有所制約，也會(huì)有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，努力克服其缺點(diǎn)的同時(shí)更重要的是發(fā)揮其長(zhǎng)處，高校應(yīng)建立檔案信息化規(guī)范制度、檔案信息安全制度，并制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣不但可以提高檔案資源的有效整合與利用，提高信息的安全保障，還有助于信息集成，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)建立資源服務(wù)共享平臺(tái)，更好地發(fā)揮檔案的開放性、動(dòng)態(tài)性、使用性和互動(dòng)性等特色優(yōu)勢(shì)，不斷提高檔案信息化管理質(zhì)量，并為今后的突發(fā)事件提供可靠的大數(shù)據(jù)庫和安全的交流平臺(tái)。

對(duì)策之三，注重創(chuàng)新，推進(jìn)檔案信息化提速增效。一方面要針對(duì)機(jī)要檔案進(jìn)行進(jìn)一步探索研究，實(shí)現(xiàn)其信息化建設(shè)，從而有助于在特殊時(shí)期安全可靠的前提下提高工作效率，保障工作質(zhì)量；另一方面，要加快檔案信息化管理技術(shù)升級(jí)與創(chuàng)新，特別是將包含有文字、圖標(biāo)等多方面內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多的信息如何實(shí)現(xiàn)快速錄入、收集、整理方面的技術(shù)，從而防止出現(xiàn)復(fù)雜多樣的編碼，給檔案信息化管理工作帶來困擾，降低檔案管理工作效率。

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展帶來的技術(shù)轉(zhuǎn)變，同時(shí)也是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的必然發(fā)展趨勢(shì)，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化建設(shè)有助于提高檔案資料的服務(wù)功能和參考價(jià)值。因此，把高校檔案建設(shè)成一個(gè)巨大的信息資源庫具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，而檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)目標(biāo)的有效途徑和重要方式。誠然，時(shí)下我國(guó)檔案信息化管理仍處于探索階段，還需要相關(guān)領(lǐng)域科研工作者和管理人員進(jìn)一步加大技術(shù)的研究開發(fā)和管理模式的探索實(shí)踐，由此推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)工作不斷向前開拓，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)蓬勃健康發(fā)展，借以更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和有效地服務(wù)于社會(huì)民生。